Denna guide handlar om att överföra bokföringsdata från externa system till Netvisor med hjälp av ett smart formulär.

​

Med importformuläret för bokföringsdata kan du importera bokföringsverifikat till Netvisor. Formuläret är utformat för att användas vid överföring av data från exempelvis ett externt system till Netvisor när det i materialet som ska importeras finns kostnadsobjektsdata eller Momskod. Användningsprincipen för formuläret är att antingen mata in eller kopiera verifikatdata till formuläret, kontrollera data innan sändning och efter sändning kontrollera data igen, till exempel via Netvisors verifikationsgranskning (Ekonomihantering > Verifikationslista). Formuläret har också ett verktyg för konvertering av kontonummer, som kan användas för att konvertera kontonummer i det material som ska importeras när det har funnits en annan kontoförteckning i det andra systemet än i Netvisor.

Innan du använder det smarta formuläret måste förberedelserna för användningen vara gjorda. Gå först igenom de allmänna instruktionerna för smarta formulär, som finns här: Smarta Excel-formulär.

Det smarta formuläret för import av bokföringsdata behöver resursen accounting.nv, som används för att importera bokföringsmaterial till Netvisor (verifikat). Användarbehörigheter för API-resurser kan hanteras via Företagsmeny > Användarbehörigheter för API-resurser. Sök bland befintliga integrationer "Netvisor bokföringsdata Excel-import" och tillåt integrationens resurs .nv.

​

​
​

Importformuläret för bokföringsdata består av två delar: "Verifikatets grunddata" (se bild nedan, punkt 1) och "Verifikatradens data" (2) -fält, obligatoriska fält på formuläret är markerade med en röd stjärna. Byte av verifikat är färgkodat på formuläret, vilket innebär att efterföljande verifikat är markerade med olika färger.

​

​

Byte av verifikat påverkas av att någon av verifikatets grunddata: Verifikationsnummer, Verifikatets datum, Verifikattyp eller Momsgrund har ändrats. Verifikatets grunddata kan antingen matas in endast på verifikatets första rad eller på varje verifikatrad. Om data matas in på varje rad måste grunddata vara identiska för att raderna ska hamna på samma verifikat. Tabellen nedan innehåller "Verifikatets grunddata" -fält och deras ytterligare information:

| Fält | Ytterligare information | Exempel |
| --- | --- | --- |
| Verifikationsnummer | Inte obligatorisk information. Netvisor ger automatiskt nästa lediga verifikationsnummer från systemet om informationen inte ges på formuläret. Maximal längd på verifikationsnummer är 9 siffror. | 12345 |
| Verifikatdatum | Inte obligatorisk information. Aktuellt datum används om informationen inte ges på formuläret | 1.2.2016 |
| Verifikattyp | Inte obligatorisk information. Som standard används verifikattypen för försäljningsfaktura om verifikattypen inte har angetts.
​
Verifikattypen måste finnas i Netvisor. Information kan importeras antingen med verifikattypens förkortning eller namn, om Netvisors standardverifikattyper importeras.
​
För användarens egen skapade verifikattyper måste hela namnet på verifikattypen användas (t.ex. Löneverifikat).
​
Systemets skapade standardverifikattyper (förkortning inom parentes):
​
​- Försäljningsfaktura (ML)
​
- Försäljningsbetalning (MS)
​
- Bank (PT)
​
- Kassa (KT)
​
- Importerade transaktioner (PUMP)
​
- Automatiska bokslutsbokningar (T)
​
- Systemets skapade (AT)
​
- Övriga (MU)
​
- Inköpsfaktura (OL)
​
- Inköpsbetalning (OS)
​
- Periodiseringar (JK)
​
OBS! Om verifikattypen inte är skapad av systemet kan information endast importeras med verifikattypens namn. | ML eller
​
​Löneverifikat |
| Momsgrund (netto/brutto) | Inte obligatorisk information. Netto används som standard momsgrund om informationen inte har angetts | brutto |

När du vill att Netvisor automatiskt ska skapa momsregistreringar för verifikatet vid import av verifikat måste verifikatet importeras med momsgrund brutto. Om verifikatet importeras med momsgrund netto måste även verifikatraden som ska bokföras på momsskuldkontot göras manuellt på formuläret eller alternativt måste verifikatet korrigeras via Netvisors användargränssnitt efter import.

Obligatoriska fält i verifikatradens data är: Kontonummer, Radbelopp och Momsprocent. Tabellen nedan innehåller mer detaljerad information om "Verifikatradens data" -fält:

| Fält | Ytterligare information | Exempel |
| --- | --- | --- |
| Kontonummer | Obligatorisk information. Bokföringens kontonummerinformation. Kontonumret måste finnas i Netvisor | 3000 |
| Radbelopp | Obligatorisk information. Beloppsinformation utan valutatecken, decimalavgränsare är komma.
​
Debetbokning som positivt belopp, kredit som negativt | -50,25 |
| Momskod | Inte obligatorisk information. Momskod måste finnas i Netvisor om informationen importeras. Om informationen inte ges hämtas informationen till verifikatet baserat på kontonumrets momshantering. Momskod får inte vara i konflikt med momsprocenten. Tillåtna momskoder finns i tabellen nedan. Se även instruktioner Momshantering och momskoder | KOMY |
| Momsprocent | Obligatorisk information. Momsprocenten måste vara en procent som finns i Netvisor | 24 |
| Förklaring | Inte obligatorisk information. Fri förklaringstext för verifikatraden, maximalt antal tecken 200 | Fri text för verifikatraden |
| Kostnadsobjektrubrik 1-5 | Inte obligatorisk information. Vid import av kostnadsobjekt anges kostnadsobjektrubriken på den översta raden i kolumnen där de kostnadsobjekt som ska användas ges. Vid verifikatraden läggs det kostnadsobjekt till som den aktuella raden allokeras till. Om kostnadsobjektet inte finns i Netvisor skapas det automatiskt vid import.
​
Om ett kostnadsobjekt har ett separat ID och namn anges kostnadsobjektet som en kombination där det är ett mellanslag mellan ID och namn, till exempel P105 Förnyelse av webbplats. Ett kostnadsobjekt som anges endast med ID eller endast med namn allokeras inte till ett befintligt kostnadsobjekt, utan ett nytt kostnadsobjekt skapas vid import.
​
Objektdata kan innehålla ett så kallat wildcard-tecken i slutet, t.ex. projekt 4114* som matchar kostnadsobjektsdata som börjar med 4114. Wildcard-tecknet kan också användas med ID:t, t.ex. P105*. Objektdata länkas inte om det finns flera resultat med det angivna sökkriteriet. | Projekt 123 |
| Uppföljningsobjekt | Inte obligatorisk information. Uppföljningsobjektet måste finnas i Netvisor och namnet på uppföljningsobjektet måste vara exakt samma som det är i Netvisor. | Tillägg för räkenskapsåret |

Verifikatets allokering till kostnadsobjekt med det smarta formuläret kräver att kostnadsobjektrubriken är korrekt angiven. Om kostnadsobjektrubriken inte har angetts i fältet Kostnadsobjektrubrik 1-5 kommer verifikatraden inte att allokeras till något kostnadsobjekt.

Observera att när du använder wildcard-tecknet * kommer kostnadsobjektdata inte att länkas om det finns flera resultat med det angivna sökkriteriet.

Tillåtna momskoder:

Efter att ha matat in verifikationsdata importeras formulärets data till Netvisor med knappen "Skicka verifikat" eller om kontonumren i det material som ska importeras fortfarande behöver konverteras för att matcha Netvisors kontoförteckning innan materialet skickas, se instruktionen nedan Verktyg för konvertering av kontonummer.

Vid import av data meddelar formuläret efter sändning om lyckade eller felaktiga överföringar av verifikatrader. Lyckade överföringar markeras med grönt på formuläret och raderna låses för redigering för att förhindra att dessa rader av misstag skickas igen. Misslyckade överföringar markeras med rött och i kolumnen "Sändningsstatus" anges orsaken till den misslyckade sändningen. För dessa misslyckade verifikatrader kan felaktig information korrigeras och informationen skickas igen. Felet kan bero på att formuläret saknar någon obligatorisk information, kontonumret saknas i Netvisors kontoförteckning eller att någon information är i fel format. Alla rader i verifikatet måste vara korrekta för att verifikationsdata ska kunna skickas till Netvisor.

Efter sändning kan användaren fortsätta att hantera felaktiga överföringar genom att ta bort lyckade överföringar från formuläret med knappen "Rensa OK överföringar" eller endast visa lyckade överföringar genom att ta bort felaktiga överföringar med knappen "Rensa felaktiga överföringar".

​

Formulärets verktyg för konvertering av kontonummer finns på fliken "Ersätt kontonummer -inställningar". I verktyget läggs kontonummer från ett annat system till i kolumnen "Ersätt kontonummer" samt deras motsvarigheter i Netvisor i kolumnen "Ersättande kontonummer". När ersättande och ersättande kontonummer har ställts in på fliken "Ersätt kontonummer -inställningar" - och verifikationsmaterialet har kopierats till fliken "Import av bokföringsmaterial" - kan kontonumren i materialet konverteras genom att trycka på knappen "Konvertera kontonummer". Innan materialet importeras till Netvisor bör materialet fortfarande kontrolleras.

Nyckelord: Import av bokföringsdata, Netvisor, Smart formulär, Verifikat, Kontonummer, Momskod, Verktyg för konvertering av kontonummer.

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.