INNEHÅLL
Öppna vyn genom att välja Ekonomiförvaltning > Räkenskapsperiodsarkiv.
Använd räkenskapsperiodsarkivet enligt följande:
Arkivera företagets bokslut och andra dokument som hör till räkenskapsperioden.
Arkivera vid behov också andra dokument för företaget.
Skicka från räkenskapsperiodsarkivet en inbjudan att underteckna bokslutet elektroniskt.
Behörigheter
Användaradministratör kan ställa in behörigheter för räkenskapsperiodsarkivet i tjänstehanteringen (under företagets namn, punkten ”Behörigheter för räkenskapsperiodsarkiv”). Om möjlighet ges att spara material i räkenskapsperiodsarkivet måste användaren också ha redigeringsrätt till räkenskapsperiodsarkivet i de funktionsspecifika behörigheterna.
Du ser räkenskapsperiodsarkivets rättigheter per person på följande sätt:
Rättigheten till vyn för räkenskapsperiodsarkivet ger åtkomst till räkenskapsperiodsarkivet.
Rätt att spara material ger möjlighet att spara blanketter i räkenskapsperiodsarkivet.
Rätt till bokslutets statushantering (bekräfta bokslutet) ger möjlighet att bekräfta räkenskapsperioden och vid behov upplösa periodens försegling (ta bort bokslutsmaterialet från räkenskapsperiodsarkivet).
När du har lagt till rättigheterna för de nödvändiga personerna, tryck på knappen Uppdatera uppgifter.
Observera att rättigheterna till bokslutets statushantering är nödvändiga för att du ska kunna ta bort bokslutsrapporterna och förseglingen. Utan dessa rättigheter kan du inte redigera eller ta bort bokslutsmaterialet från räkenskapsperiodsarkivet.
Räkenskapsperiodsarkiv
Räkenskapsperiod:
Välj vilken räkenskapsperiods material som ska visas i vyn för räkenskapsperiodsarkiv.
Tryck på knappen Uppdatera vy för att hämta uppgifterna för den aktuella räkenskapsperioden.
Visa företagsvisa bilagor för alla räkenskapsperioder, om företaget har företagsvisa bilagor.
Visa räkenskapsperiodsspecifikt material endast för den valda räkenskapsperioden.
Säkerställ att bilagorna är i PDF-format.
Säkerställ att bilagornas storlek inte överstiger 350 MB.
Bokslutets inställningar: Läs mer detaljerade instruktioner på sin egen hjälpsida.
Tidsstämpel för bokslutsmaterial:
När räkenskapsperiodens status är ”Låst” blir den som skapat räkenskapsperioden den som anges på tidsstämpeln för bokslutsmaterialet.
Den som anges på tidsstämpeln är inte den som avslutar räkenskapsperioden, utan den som har lagt till räkenskapsperioden i räkenskapsperiodernas hantering.
När bokslutet har skapats i räkenskapsperiodsarkivet ändras räkenskapsperiodens status till förseglad.
I den förseglade statusen visas den personens namn som skapat bokslutet.
Bifogning av material: Lägg till önskade dokument i räkenskapsperiodsarkivet enligt följande.
Företagsvisa bilagor:
Lägg här till önskade dokument, såsom avtal.
Visa dessa bilagor i den övre delen av räkenskapsperiodsarkivet.
Observera att företagsvisa bilagor visas för alla räkenskapsperioder.
Räkenskapsperiodsspecifika bilagor:
Lägg här till räkenskapsperiodens bilagefiler manuellt.
Välj vid behov dessa bilagor som bilageuppgifter till inkomstskattedeklarationen.
Observera att om man tar bort förseglingen av materialet, finns räkenskapsperiodens bilagefiler fortfarande kvar synliga i räkenskapsperiodsarkivet.
Bokslutsmaterialets bilagor:
Lägg här till material om bokslutsmaterialet inte redan har skapats och arkiverats från bokslutets sammanställningsvy.
Välj vid behov dessa bilagor som bilagor till inkomstskattedeklarationen.
Observera att även om man tar bort förseglingen av materialet, ligger bokslutsmaterialets bilagor kvar sparade i räkenskapsperiodsarkivet.
Ta vid behov bort bilagor med x-symbolen efter bilagan.
Tillägg av bokslutsmaterial
Öppna bokslutets sammanställningsvy genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokslutets sammanställning (länk till hjälp nedan).
Skapa en färdig balansbok i bokslutets sammanställningsvy.
Tryck på knappen Skapa och arkivera bokslutsrapporter för att få den färdiga balansboken till räkenskapsperiodsarkivet.
Observera att när materialet skapas får det alltid ett nytt arkiverings-ID vid skapandet.
Läs mer om bokslutets sammanställning i hjälpen bokslutets sammanställning.
Elektronisk underskrift
Skicka en inbjudan till elektronisk underskrift enligt följande:
Skapa och arkivera bokslutet i bokslutets sammanställnings-vy.
Välj i räkenskapsperiodsarkivet den önskade blanketten som har skapats och arkiverats.
Tryck på länken ”Bjud in undertecknare ..” vid den aktuella blanketten.
Gå till sidan för elektronisk underskrift, där det finns mer detaljerade instruktioner på sin egen hjälpsida.
Observera att endast en blankett åt gången kan skickas i den elektroniska underskriften.
Hämta undertecknarnas uppgifter till underskriftsinbjudan enligt följande:
Mata in undertecknarnas uppgifter i förväg i vyn bokslutets inställningar så att uppgifterna kommer färdiga till underskriftsinbjudan.
Om uppgifterna inte har matats in i bokslutets inställningar, lägg manuellt till uppgifterna för de personer som ska underteckna under ”Lägg till undertecknare”.
Läs mer om elektronisk underskrift i hjälpen Elektronisk underskrift.
Upplösning av bokslutsarkivering, dvs. försegling
Lös upp skapat bokslutsmaterial enligt följande:
Öppna räkenskapsperiodsarkivet genom att välja Ekonomiförvaltning > Räkenskapsperiodsarkiv.
Välj den räkenskapsperiod vars bokslutsmaterial du vill lösa upp.
Tryck på knappen Ta bort bokslutsrapporter och försegling.
Skapa materialet på nytt från bokslutets sammanställning om du vill skapa materialet igen.
Upplösning lyckas om du har KP-roll och rättigheten ”Rätt till bokslutets statushantering (bekräfta bokslut)” i räkenskapsperiodsarkivet.
Observera följande konsekvenser när du löser upp bokslutsmaterialet:
Om en blankett var elektroniskt undertecknad och du löser upp bokslutsmaterialet, försvinner de elektroniska underskrifterna från denna blankett.
När du skapar materialet senare på nytt måste du skicka inbjudningarna till elektronisk underskrift på nytt för denna blankett.
Underteckna blanketten på nytt elektroniskt när du har skickat nya inbjudningar.
Om du tar bort räkenskapsperiodsarkiveringen kan du inte återställa det ursprungliga läget.
Skapa materialet på nytt i bokslutets sammanställningsvy om du vill ha nytt material.
Materialet för räkenskapsperioden kan ha följande status:
Förseglad: statusen blir förseglad när materialet har körts till räkenskapsperiodsarkivet via länken Skapa och arkivera bokslutsrapport i bokslutets sammanställningsvy.
Bekräftad: statusen kommer när en behörig användare uppdaterar statusen på räkenskapsperiodsnivå genom att trycka på Markera räkenskapsperiod som bekräftad.
Reviderad: statusen kommer när en användare med revisorsroll trycker på knappen Reviderad. Knappen ”Markera räkenskapsperiod som reviderad” aktiveras för revisorn när räkenskapsperioden har markerats som bekräftad.
Med statushanteringen säkerställs att det bara kan finnas en version av de officiella rapporterna i arkivet och att den stämmer överens med systemets transaktionsdatabas.
Upplösning och återskapande av bokslutsmaterialet skapar en ny arkivreferens för materialet.
Vanliga frågor
Fråga: Var hittar jag räkenskapsperiodsarkivet i Netvisor?
Svar: Öppna räkenskapsperiodsarkivet genom att välja Ekonomiförvaltning > Räkenskapsperiodsarkiv.
Fråga: Vilka behörigheter behöver jag för att använda räkenskapsperiodsarkivet och för att lösa upp bokslutets försegling?
Svar: Du behöver rätt till vyn för räkenskapsperiodsarkivet, rätt att spara material om du sparar blanketter samt rätt till bokslutets statushantering (bekräfta bokslut) om du vill bekräfta räkenskapsperioden eller lösa upp förseglingen. För att lösa upp förseglingen behöver du dessutom KP-roll.
Fråga: Hur lägger jag till bilagor i räkenskapsperiodsarkivet och vilka begränsningar har bilagorna?
Svar: Lägg till bilagor i företagsvisa bilagor, räkenskapsperiodsspecifika bilagor eller bokslutsmaterialets bilagor i räkenskapsperiodsarkivet. Bilagorna ska vara i PDF-format och en enskild bilaga får inte överstiga 350 MB.
Fråga: Hur skapar jag bokslutsmaterial i räkenskapsperiodsarkivet?
Svar: Skapa en färdig balansbok i bokslutets sammanställningsvy och tryck på knappen Skapa och arkivera bokslutsrapporter. Materialet får alltid ett nytt arkiverings-ID vid skapandet.
Fråga: Hur skickar jag bokslutet till elektronisk underskrift?
Svar: Skapa och arkivera bokslutet, välj önskad blankett i räkenskapsperiodsarkivet och tryck på länken ”Bjud in undertecknare ..”. I den elektroniska underskriften kan man skicka endast en blankett åt gången.
Fråga: Vad händer om jag tar bort bokslutsrapporter och försegling?
Svar: Bokslutsmaterialet tas bort från räkenskapsperiodsarkivet, de elektroniska underskrifterna försvinner från undertecknade blanketter, du kan inte återställa det ursprungliga läget och du måste skapa materialet på nytt i bokslutets sammanställningsvy samt skicka nya underskriftsinbjudningar.
Fråga: Vilka statusar kan materialet i räkenskapsperioden ha?
Svar: Materialet för räkenskapsperioden kan ha status Förseglad, Bekräftad eller Reviderad. Statusen Förseglad kommer när materialet har körts till räkenskapsperiodsarkivet från bokslutets sammanställningsvy. Statusen Bekräftad kommer när en behörig användare markerar räkenskapsperioden som bekräftad. Statusen Reviderad kommer när en användare med revisorsroll markerar räkenskapsperioden som reviderad.
Nyckelord: Räkenskapsperiodsarkiv, bokslut, upplösning av försegling
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.