Tässä ohjeessa käsitellään matka- ja kululaskujen hallintaa, tarkastellaan laskuja eri tilojen mukaan ryhmiteltynä sekä opastetaan hakutoimintojen ja käyttöoikeuksien käytössä.
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Matkat > Matka- ja kululaskut > Avoimet matka- ja kululaskut.
Matka- ja kulukirjaukset
Tarkastele tällä sivulla matkalaskuja tilan mukaisesti ryhmiteltyinä.
Avaa matkalasku valitsemalla sen otsikko.
Huomioi, että mikäli matka- ja kululaskujen kierrossa on otettu palkanlaskennan asetuksista mukaan Asiatarkastus, näkyy tästä oma otsikko ennen hyväksyntää.
Kuittaamattomat matkalaskut
Tarkastele otsikon alla matka- ja kululaskuja, jotka sisältävät keskeneräisiä kulurivejä.
Asiatarkastamattomat (valinnainen)
Tarkastele otsikon alla matka- ja kululaskuja, jotka on kuitattu, mutta ei vielä asiatarkastettu.
Hyväksymättömät matkalaskut
Huomioi, että kun matka- ja kululaskurivi on kuitattu, siirtyvät ne odottamaan hyväksyntää.
Valitse matkalaskun hyväksynnässä jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista: Hyväksy valitut tai Hyväksy ja siirrä valitut maksatukseen.
Hyväksy valitut
Siirrä matka- ja kulurivit vaiheeseen Maksamattomat matkalaskut otsikon alle. Huomioi, että matka- ja kulurivit maksetaan tällöin palkkalaskelman muodostamisen yhteydessä.
Hyväksy ja siirrä valitut maksatukseen
Siirrä matka- ja kulurivit Maksatusta odottavat matkalaskut otsikon alle. Huomioi, että matkalaskut maksetaan tällöin Maksa matka- ja kululaskuja -valikosta.
Maksamattomat matkalaskut
Huomioi, että hyväksynnän jälkeen matka- ja kulurivit jäävät odottamaan, kunnes ne maksetaan palkanlaskennan yhteydessä.
Maksatusta odottavat matkalaskut
Siirrä matka- ja kululaskut pankkiin maksuun suoraan tilisiirtona valitsemalla Matkat > Matka- ja kululaskut > Maksa matka- ja kululaskuja.
Lisää uusi matkalasku
Luo uusi matkalasku. Voit luoda uuden matkalaskun myös matkalaskulistauksesta.
Valitse sivun yläreunasta linkki uuden matkalaskun luomista varten.
Omien tai suorien alaisten matkalaskujen rajaukset
Rajaa näkyviin vain ne matkalaskut, joissa olet osallisena (osallistuja tai matkalaskun luoja), valitsemalla Näytä vain omat matkalaskut -linkki. Hae itseäsi koskevia maksettuja matkalaskuja tarkennetun haun kautta.
Maksetut matkalaskut: Tarkennettu haku
Hae maksetut matkalaskut tarkennetun haun kautta:
Avaa tarkennettu haku.
Valitse hakuun Näytä maksetut.
Hakutoiminnot
Perushaku
Rajaa matkalaskuja nopeasti hakusanalla. Huomioi, että hakusanalla haetaan vastaavuutta matkalaskun nimestä ja osallistujista.
Tarkennettu haku
Rajaa näkyviä matkalaskuja hakusanalla tai ota käyttöön tarkennettu haku valitsemalla Tarkennettu haku -linkki sivun oikeassa yläreunassa.
Hakutulokset
Huomioi, että haun jälkeen matkalaskuja ei enää ryhmitellä tilan mukaan, vaan kaikki näytetään saman Hakutulokset-otsikon alla. Palaa takaisin Avoimet matka- ja kululaskunäkymään valitsemalla Matka- ja kulukirjaukset -välilehti.
Kohdistamattomat ostolaskurivit
Suorita luottokorttitapahtumien kohdistaminen matkalaskulle valitsemalla matka- ja kululaskulistauksen toinen välilehti.
Käyttöoikeudet
Huomioi, että käyttöoikeudet, roolit sekä asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeudet vaikuttavat siihen, mitä matkalaskuja listauksessa nähdään ja mihin käyttäjä saa porautua.
Varmista, että matka- ja kululaskulistaukseen ja matkalaskujen hallintaan on toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet matkalaskujen hallintaan. Tarvittava oikeus on valmiina seuraavissa profiileissa: Hyväksyjä, Kaikki oikeudet, Palkansaaja, Yrityksen johto.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mistä löydän kaikki avoimet matka- ja kululaskut?
Löydät ne valitsemalla Matkat > Matka- ja kululaskut > Avoimet matka- ja kululaskut.
Miten voin hakea jo maksettuja matkalaskuja?
Käytä "Tarkennettu haku" -toimintoa ja valitse hakukriteeriksi "Näytä maksetut".
Avainsanat: matkalasku, kululasku, hyväksyntä, asiatarkastus, maksatus, haku, käyttöoikeudet.