Tällä ohjesivulla käsitellään matkalaskujen näkemiseen, asiatarkastamiseen ja hyväksyntään liittyviä toimintokohtaisia käyttöoikeuksia, hierarkiaoikeuksia sekä palkanlaskennan roolien vaikutuksia. Ohjeessa esitellään, kuinka asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeudet määräytyvät yrityshierarkian perusteella ja miten niihin voidaan asettaa poikkeuksia palkansaaja- tai matkalaskukohtaisesti.
Oletuksena matkalaskun tiedoissa ei näytetä, kuka on matkalaskun oletushyväksyjä, koska oikeudet noudattavat yrityshierarkiaa automaattisesti. Matkalaskun asiatarkastamisesta ja hyväksynnästä jää matkalaskun kuluriville merkintä, milloin ja kuka on matkalaskun kuluriviä käsitellyt. Matkalaskun kuittauksesta ei jää merkintää kuluriville.
Toimintokohtaisissa oikeuksissa määritellään, mille sivuille sinulla on luku- tai muokkausoikeus. Yrityshierarkiassa annat asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuden siihen tasoon, kenen palkansaajien matka- ja kululaskuja saat nähdä, asiatarkastaa tai hyväksyä. Ilman yrityshierarkian asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeutta käyttäjä ei voi nähdä muiden palkansaajien matkalaskuja.
Matkalaskujen hyväksyntäkierto
Matkalaskun käsittelyvaiheet avoimet matka- ja kululaskut -näkymässä ovat:
Luominen (avoin)
Kuittaaminen
(Asiatarkastaminen / hylkääminen asiatarkastuksessa)
Hyväksyminen / Hylkääminen
Maksatukseen siirtäminen
Maksaminen / Maksetuksi merkitseminen matkaennakolla
Kun kuittaat matkalaskurivin syötetyksi, se siirtyy oletuksena hyväksyttäväksi ja siitä edelleen maksettavaksi. Voit halutessasi ottaa matkalaskujen hyväksyntäkiertoon käyttöön kuittaamisen ja hyväksynnän väliin asiatarkastusvaiheen.
Käyttöohje: Matka- ja kululaskujen käsitteleminen
Hyväksyntä on valmiina omana vaiheenaan matkalaskukierrossa, eikä sitä tarvitse kytkeä erikseen käyttöön, kuten asiatarkastustoimintoa.
Asiatarkastus
Asiatarkastustoiminto tuo matkalaskuriveille lisävaiheen kuittaamisen ja hyväksymisen väliin. Asiatarkastusvaihe ei oletuksena ole käytössä matkalaskujen käsittelyssä. Kytke asiatarkastustoiminto erikseen päälle tai pois palkanlaskun asetuksista.
Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset
Palkanlaskennan asetuksiin pääsee henkilö, jolla on Palkanlaskijan (P) -rooli ja palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet kohtiin "Perustiedot" ja "Kirjauslajien hallinta".
Jos kytket asiatarkastustoiminnon pois päältä:
Asiatarkastukseen liittyvät tiedot poistuvat matkalaskulta
Hyväksymättömät, asiatarkastetut rivit palautetaan tilaan "kuitattu"
Hyväksytyt, asiatarkastetut rivit jäävät normaalisti hyväksytyiksi
Toimintokohtaiset oikeudet
Jotta voit nähdä, asiatarkastaa ja/tai hyväksyä kulurivejä, sinun tulee päästä Matkat-osion "Avoimet matka- ja kululaskut" -näkymiin.
Matkat > Avoimet matka- ja kululaskut
Matkalaskujen käsittelyä (kuittaaminen, muokkaaminen, asiatarkastaminen ja hyväksyminen) varten tarvitset palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeudet Matkalaskujen hallinta -kohtaan.
Lukuoikeudella saat pääsyn avoimet matka- ja kululaskut -näkymään, mutta et voi muokata matkalaskuja tai kulurivejä.
Hyväksy matka- ja kululaskuja -näkymään pääset tiedotusnäkymän "Minulla käsittelyssä" -widgetin linkkien kautta.
Matkat > Matka- ja kululaskut > Hyväksy matka- ja kululaskuja
Sivulle pääsemiseksi sinulle on annettava palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeus kohtaan "Hyväksyntä".
Kulurivien muokkaaminen
Et voi vain asiatarkastaa tai hyväksyä kulurivejä ilman, että niihin on samalla myös kuittaus- tai muokkausoikeus. Asiatarkastus/hyväksyntäoikeuksien myötä voit automaattisesti käsitellä kuluriviä myös muuten.
Poraudu matkalaskun tietoihin ja kuluriveille "Matkan otsikko" -sarakkeesta matkalaskun otsikon nimestä.
Pääset matkalaskulle samoilla oikeuksilla kuin matkalaskulistaankin. Asiatarkastamista varten tarvitset ajanhallinnan Matkalaskujen hallinta -kohtaan muokkausoikeuden. Pelkällä lukuoikeudella näet kulurivitiedot, mutta et voi muokata tai käsitellä niitä.
Palkanlaskennan roolit
Palkanlaskennan roolit vaikuttavat matkalaskujen rivien käsittelyyn ja matkat-valikon näkymiin toimintokohtaisten oikeuksien lisäksi.
Ei rooleja
Näet matkalaskurivit vain palkansaajilta, joihin sinulla on hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus. Oletuksena näet vain omat matkalaskusi.
Henkilötietojen hallinnoija (HH) -rooli
Näet matkalaskurivit vain palkansaajilta, joihin sinulla on hierarkian kautta asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus.
Palkanlaskija (P) -rooli
Näet kaikki matkalaskun matkalaskurivit.
Hierarkiaoikeudet
Matka- ja kululaskujen käsittelyoikeuksiin vaikuttavat sekä hierarkiaoikeutesi että matkalaskukohtaiset sekä palkansaajakohtaiset oikeudet.
Yrityshierarkiassa asiatarkastusoikeus ja hyväksymisoikeus määrittävät oletuksena, kenen palkansaajien matkalaskuja saat nähdä, asiatarkastaa tai hyväksyä. Jos palkansaaja kuuluu tasoon, johon sinulla on asiatarkastusoikeus tai hyväksyntäoikeus, saat käsitellä ja muokata kyseisen tason palkansaajien matkalaskurivejä.
Lue lisää hierarkiaoikeuksien asettamisesta: Yrityshierarkiat
Esimerkissä Pomo Pasi hyväksyy ylintä tasoa, eli voi hyväksyä kaikkien matkalaskut. Osakas Osku asiatarkastaa "Hallinto" tasoon kuuluvien palkansaajien matkalaskut ja hyväksyy "MYYJÄT" tasoon kuuluvien matkalaskut.
Palkansaajakohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus
Voit asettaa palkansaajan perustietoihin oletuksena käytettävän asiatarkastajan ja hyväksyjän. Asetus antaa valitulle käyttäjälle oikeudet palkansaajan kaikkiin matkalaskuriveihin, vaikka hänellä ei muuten oikeudet riveihin riittäisi. Oikeus säilyy, vaikka matkalaskulle valittaisiin matkalaskukohtainen asiatarkastaja/hyväksyjä.
Suorita palkansaajakohtaisen oikeuden asettaminen seuraavasti:
Avaa palkansaajanäkymän ensimmäinen välilehti.
Valitse kohta "Asetukset".
Valitse matkalaskujen asiatarkastajaksi käyttäjä, jolla on hierarkiassa johonkin tasoon asiatarkastusoikeus.
Valitse vastaavasti matkalaskujen hyväksyjäksi henkilö, jolla on yrityshierarkiassa hyväksymisoikeuksia.
Jos palkansaajan taakse on valittu asiatarkastaja tai hyväksyjä, jolta myöhemmin poistetaan hierarkiaoikeuksista kaikki asiatarkastus- tai hyväksymisoikeudet, poistuu henkilön valinta automaattisesti myös palkansaajan takaa.
Matkalaskukohtainen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeus
Voit lisätä matkalaskun kautta hyväksyntä- tai asiatarkastusoikeuden henkilölle, jolla ei oikeutta muuten olisi. Valittavissa ovat käyttäjät, joilla on hierarkiaoikeuksien mukaan edes johonkin tasoon asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeus. Valittu käyttäjä saa asiatarkastus- tai hyväksyntäoikeuden kaikkiin kyseisen matkalaskun riveihin. Matkalaskukohtainen oikeus ei poista mahdollisia palkansaajakohtaisia oikeuksia.
Minulla käsittelyssä -widgetti
Widgetissä näytetään sinulle kuittaamattomat, asiatarkastettavat, hyväksyttävät ja maksettavat matkalaskut toimintokohtaisten oikeuksien ja hyväksyntäoikeuksien asetuksien mukaisesti. Voit muokata omia widgettejäsi aloitussivulta.
Käyttöohje: Aloitusnäkymän widgettien muokkaus
Kirjautuessasi Netvisoriin voit Minulla käsittelyssä -widgetistä nähdä matkalaskut, jotka sinun pitää:
Kuitata
Vain asiatarkastaa
Vain hyväksyä
Sekä asiatarkastaa että hyväksyä
Merkitse tällaiset suoraan hyväksytyiksi ilman, että niitä tarvitsee erikseen ensin merkitä asiatarkastetuiksi ja sitten erikseen hyväksytyiksi.
Näiden linkkien kautta pääset suoraan Hyväksy matka- ja kululaskuja -näkymään.
Matkat > Matka- ja kululaskut > Hyväksy matka- ja kululaskuja
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kuka näkee kaikki yrityksen matkalaskurivit?
Palkanlaskija (P) -roolilla varustettu käyttäjä näkee kaikki matkalaskun matkalaskurivit.
Mitä täppiä ja oikeuksia tulee antaa, että käyttäjä näkee ja voi hyväksyä matkalaskuja?
Matkalaskujen näkemiseen ja hyväksymiseen käyttäjällä tulee olla vähintään seuraavat oikeudet ja täpät:
Yrityshierarkiassa hyväksyntäoikeus siihen tasoon, kenen matkalaskuja saa nähdä tai hyväksyä.
Palkanlaskennan toimintokohtaisissa oikeuksissa luku- tai muokkausoikeus kohtaan "Matkalaskujen hallinta", joka antaa oikeudet Avoimet matka- ja kululaskut -sivulle.
Palkanlakennan toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeus kohtaan "hyväksyntä", joka tarvitaan hyväksyntää varten. Oikeus antaa muokkausoikeudet Hyväksy matka- ja kululaskuja -sivulle.
Mitä tapahtuu asiatarkastetuille riville, jos asiatarkastustoiminto kytketään pois päältä?
Hyväksymättömät, asiatarkastetut rivit palautetaan tilaan "kuitattu", ja hyväksytyt rivit jäävät hyväksytyiksi. Asiatarkastukseen liittyvät tiedot poistuvat matkalaskulta.
Voiko kulurivejä asiatarkastaa ilman muokkausoikeutta?
Ei ole mahdollista. Asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeuksien myötä kuluriviä voi automaattisesti myös käsitellä ja muokata muuten.
Avainsanat: matkalasku, asiatarkastus, hyväksyntä, yrityshierarkia, käyttöoikeudet, palkanlaskenta, widgetti, hyväksyntäkierto, matkalaskujen hyväksyntä, hyväksyntä, oikeudet