Tämä ohje käsittelee kirjanpitotietojen siirtämistä ulkoisista järjestelmistä Netvisoriin älykkään lomakkeen avulla.
SISÄLTÖ
Yleistä
Kirjanpitotietojen tuontilomakkeella voi Netvisoriin tuoda kirjanpidon tositteita. Lomake on suunniteltu käytettäväksi tietojen siirtämiseen esimerkiksi ulkoisesta järjestelmästä Netvisoriin silloin, kun tuotavassa aineistossa on laskentakohtetietoja tai ALV-tunnus. Lomakkeen käyttöperiaate on se, että lomakkeelle joko syötetään tai kopioidaan tositteiden tiedot, tarkastetaan tiedot ennen lähetystä ja lähetyksen jälkeen tiedot tarkistetaan vielä esimerkiksi Netvisorin tositeselailun kautta (Taloushallinto > Tositelistaus). Lomakkeelle on toteutettu myös tilinumeroiden muuntamistyökalu, jolla voidaan muuntaa tuotavan aineiston tilinumerot silloin, kun toisessa järjestelmässä on ollut erilainen tililuettelo kuin Netvisorissa.
Ennen älykkään lomakkeen käyttämistä tulee käytön valmistelu olla tehtynä. Käythän aluksi läpi yleiset ohjeet älykkäisiin lomakkeisiin liittyen, jotka löytyvät täältä: Älykkäät Excel-lomakkeet.
Kirjanpitotietojen tuonnin älykäs lomake tarvitsee toimiakseen resurssin accounting.nv, jolla tuodaan kirjanpitoaineistoa Netvisoriin (tositteet). Rajapintaresurssien käyttöoikeuksia voi hallita Yritysvalikko > Rajapintaresurssien käyttöoikeudet. Hae valmiista integraatioista "Netvisor kirjanpitotietojen Excel-tuonti" ja salli integraation resurssi .nv.
Perustoiminnot lomakkeella
Kirjanpitotietojen tuontilomake koostuu kahdesta osasta: "Tositteen perustiedot" (katso kuva alla, kohta 1) ja "Tositerivin tiedot"(2) -kentistä, lomakkeen pakolliset kentät on merkattu punaisella tähdellä. Tositteen vaihtuminen on värikoodattu lomakkeelle, eli peräkkäiset tositteet ovat merkitty eri väreillä.
Tositteen vaihtumiseen vaikuttaa se, että joku tositteen perustiedoista: Tositenumero, Tositteen päiväys, Tositelaji tai ALV-peruste on muuttunut. Tositteen perustiedot voidaan syöttää joko vain tositteen ensimmäiselle riville tai jokaiselle tositeriville. Jos tiedot syötetään jokaiselle riville, tulee perustietojen olla identtisiä, jotta rivit tulevat samalle tositteelle. Alla olevasta taulukosta löytyy "Tositteen perustiedot" -kentät ja niiden lisätiedot:
Kenttä | Lisätiedot | Esimerkki |
Tositenumero | Ei pakollinen tieto. Netvisor antaa automaattisesti järjestelmästä seuraavan vapaan tositenumeron, jos tietoa ei anneta lomakkeella. Tositenumeron maksimipituus 9 numeroa. | 12345 |
Tositteen päiväys | Ei pakollinen tieto. Käytetään kuluvaa päivää, jos tietoa ei anneta lomakkeella | 1.2.2016 |
Tositelaji | Ei pakollinen tieto. Oletuksena käytetään myyntilaskun tositelajia, jos tositelajia ei ole annettu. | ML tai |
ALV-peruste (netto/brutto) | Ei pakollinen tieto. Käytetään oletus-ALV-perusteena nettoa, jos tietoa ei ole annettu | brutto |
Kun halutaan, että Netvisor muodostaa tositteen ALV-kirjaukset automaattisesti tositteiden tuonnin yhteydessä, täytyy tosite tuoda ALV-perusteella brutto. Jos tosite tuodaan ALV-perusteella netto, myös ALV-velkatilille kirjattava tositerivi on tehtävä lomakkeella manuaalisesti tai vaihtoehtoisesti tuonnin jälkeen tosite on korjattava Netvisorin käyttöliittymän kautta.
Tositerivin tiedot -kentistä pakollisia ovat: Tilinumero, Rivisumma ja ALV-prosentti. Alla olevasta taulukosta löytyy tarkemmat tiedot "Tositerivin tiedot" -kentistä:
Kenttä | Lisätiedot | Esimerkki |
Tilinumero | Pakollinen tieto. Kirjanpidon tilinumerotieto. Tilinumeron täytyy löytyä Netvisorista | 3000 |
Rivisumma | Pakollinen tieto. Summatieto ilman valuuttamerkkiä, desimaalierottimena pilkku. | -50,25 |
ALV-tunnus | Ei pakollinen tieto. ALV-tunnus täytyy löytyä Netvisorista, jos tieto tuodaan. Jos tietoa ei anneta, tieto noudetaan tositteelle tilinumeron verokäsittelyn perusteella. ALV-tunnus ei saa olla ristiriidassa ALV-prosentin kanssa. Sallitut ALV-tunnukset löytyvät alla olevasta taulukosta. Katso myös ohjeet Arvonlisäveron käsittely ja ALV-tunnisteet | KOMY |
ALV-prosentti | Pakollinen tieto. ALV-prosentin täytyy olla Netvisorissa oleva prosentti | 24 |
Selite | Ei pakollinen tieto. Vapaa seliteteksti tositeriville, maksimimerkkimäärä 200 merkkiä | Vapaa teksti tositeriville |
Kohdeotsikko 1-5 | Ei pakollinen tieto. Laskentakohteita tuodessa määritetään ylimmälle riville sarakkeessa käytettävien laskentakohteiden laskentakohdeotsikko. Tositerivin kohdalle lisätään laskentakohde, johon kyseinen rivi kohdistetaan. Mikäli laskentakohdetta ei löydy Netvisorista, perustetaan se automaattisesti tuonnin yhteydessä. | Projekti 123 |
Seurantakohde | Ei pakollinen tieto. Seurantakohde tulee löytyä Netvisorista valmiiksi ja seurantakohteen nimi tulee olla tismalleen samassa muodossa kuin se on Netvisorissa. | Tilikauden lisäykset |
Tositteen kohdistus laskentakohteelle älykkäällä lomakkeella vaatii, että kohdeotsikko on määritetty oikein. Jos laskentakohdeotsikkoa ei ole annettu Kohdeotsikko 1-5 kentässä, tositerivi ei kohdistu millekään laskentakohteelle.
Anna laskentakohdeotsikko "Kohdeotsikko 1" -sarakkeeseen.
Lisää tositeriville kyseisen otsikon alla oleva laskentakohde.
Jos tuodaan useamman eri laskentakohdeotsikon alle laskentakohteita samalla tuonnilla, täytä jokainen otsikko omaan Kohdeotsikko -kenttään.
Huomioi, että wildcard-merkkiä * käyttäessä laskentakohdetietoa ei linkitetä, jos tuloksia on useampi annetulla hakuehdolla.
Sallitut ALV-tunnukset:
ALV-tunniste | ALV-koodi | ALV-prosentti |
Ei alv-käsittelyä | NONE | 0 |
Kotimaan myynti | KOMY | 0, 10, 14, 24, 25,5 |
EU-myynti | EUMY | 0 |
EU:n ulkopuolinen myynti | EUUM | 0 |
Kotimaan osto | KOOS | 0, 10, 14, 24, 25,5 |
EU-osto | EUOS | 10, 14, 24, 25,5 |
EU-palveluosto | EUPO | 10, 14, 24, 25,5 |
EU:n ulkopuolinen osto | EUUO | 0 |
100% | 100 | 0 |
312 EU-palvelumyynti | EUPM312 | 0 |
309 EU-palvelumyynti | EUPM309 | 0 |
Muu arvonlisäveroton liikevaihto (310) | MUUL | 0 |
Tavaraostot muista EU-maista, vähennyskelvoton | EVTO | 10, 14, 24, 25,5 |
Palveluostot muista EU-maista, vähennyskelvoton | EVPO | 10, 14, 24, 25,5 |
Ei vähennyskelpoinen käännetty verovelvollisuus | EVKV | 0, 10, 14, 24, 25,5 |
Käänteinen verovelvollisuus | KAVE | 0, 10, 14, 24, 25,5 |
Rakentamispalvelun myynti | RAMY | 0 |
Rakentamispalvelun osto | RAOS | 10, 14, 24, 25,5 |
Ei vähennyskelpoinen rakentamispalvelun osto | EVRO | 10, 14, 24, 25,5 |
EU:n ulkopuolinen maahantuonti ALV | MAAL | 0, 10, 14, 24, 25,5 |
EU:n ulkopuolinen maahantuonti ALV ei väh.kelp | EVMA | 0, 10, 14, 24, 25,5 |
KOMY 0% | KOMY0 | 0 |
Tositetietojen syöttämisen jälkeen lomakkeen tiedot tuodaan Netvisoriin "Lähetä tositteet" -painikkeella tai jos tuotavan aineiston tilinumerot tulee vielä muuntaa vastaamaan Netvisorin tililuetteloa ennen aineiston lähettämistä, katso alla oleva ohje Tilinumeroiden muuntamistyökalu.
Tietoja tuotaessa lomake ilmoittaa lähetyksen jälkeen onnistuneet tai virheelliset tositerivien siirrot. Onnistuneet siirrot merkitään lomakkeelle vihreällä värillä ja rivit lukitaan muokkaukselta, jotta näitä rivejä ei vahingossa lähetetä uudelleen. Epäonnistuneet siirrot merkitään punaisella värillä ja "Lähetyksen tila" -sarakkeessa ilmoitetaan epäonnistuneen lähetyksen syy. Näiden epäonnistuneiden tositerivien osalta voidaan virheelliset tiedot korjata ja lähettää tiedot uudelleen. Virhe voi johtua esimerkiksi siitä, että lomakkeelta puuttuu jokin pakollinen tieto, Netvisorista tililuettelosta puuttuu tilinumero tai jokin tieto on väärän muotoista. Tositteen kaikkien rivien tiedot tulee olla oikein, jotta tositetietojen lähetys onnistuu Netvisoriin.
Lähetyksen jälkeen käyttäjä voi jatkaa virheellisten siirtojen käsittelyä poistamalla lomakkeelta onnistuneet siirrot lomakkeella olevalla "Tyhjennä OK siirrot" -painikkeella tai tarkastastella vain onnistuneita siirtoja poistamalla virheelliset siirrot "Tyhjennä virheelliset siirrot" -painikkeella.
Tilinumeroiden muuntamistyökalu
Lomakkeen tilinumeroiden muuntamistyökalu löytyy "Korvaa tilinumeroita -asetukset" -välilehdeltä. Työkaluun lisätään toisesta järjestelmästä olevat tilinumerot "Korvattava tilinumero" -sarakkeeseen sekä näiden vastineet Netvisorissa "Korvaava tilinumero" -sarakkeeseen. Kun korvattavat sekä korvaavat tilinumerot on asetettu "Korvaa tilinumeroita -asetukset" -välilehdellä ja tositeaineisto on kopioitu lomakkeen "Kirjanpitoaineiston tuonti" -välilehdelle, voidaan aineiston tilinumerot muuntaa painamalla "Muunna tilinumerot" -painiketta. Ennen aineiston tuontia Netvisoriin, kannattaa aineisto vielä tarkastaa.
Avainsanat: Kirjanpitotietojen tuonti, Netvisor, Älykäs lomake, Tositteet, Tilinumerot, ALV-tunnus, Tilinumeroiden muuntamistyökalu.