Tämä ohje tarjoaa yksityiskohtaiset ohjeet palkkalaskelmien ja MaraPlan-aineistojen tuomiseksi Netvisoriin.
SISÄLTÖ
Yleistä
Palkkalaskelmien tuontilomake on suunniteltu käytettäväksi tietojen siirtämiseen esimerkiksi ulkoisesta järjestelmästä Netvisoriin silloin, kun ulkoisesta järjestelmästä ei ole rakennettu ohjelmistointegraatiota. Lomakkeella voidaan helpottaa palkkatietojen tallentamista Netvisoriin ja tietojen tuonnin jälkeen Netvisorissa voidaan hyödyntää ohjelmiston automaatioita esimerkiksi maksatuksien ja viranomaisilmoituksien lähettämisessä.
Lomakkeen käyttöperiaate on se, että lomakkeelle joko syötetään tai kopioidaan palkkalaskelmien tiedot, tarkastetaan tiedot ennen lähetystä ja lähetyksen jälkeen tiedot tarkistetaan vielä Netvisorin Palkat -osiosta (Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot). Lomakkeella on mahdollista tuoda myös Maraplan-aineistot Netvisoriin lataamalla aineisto "Mara-Plan aineistot" -välilehdelle.
Ennen älykkään lomakkeen käyttämistä tulee käytön valmistelu olla tehtynä. Käythän aluksi läpi yleiset ohjeet älykkäisiin lomakkeisiin liittyen, jotka löytyvät täältä: Älykkäät Excel-lomakkeet.
Palkkalaskelmien tuonnin älykäs lomake tarvitsee toimiakseen resurssin payrollpaycheckbatch.nv, jolla tuodaan palkkalaskelmat Netvisoriin. Rajapintaresurssien käyttöoikeuksia voi hallita Yritysvalikko > Rajapintaresurssien käyttöoikeudet. Hae valmiista integraatioista "Netvisor Palkkalaskelmien Excel-tuonti" ja salli integraation resurssi payrollcheckbatch.nv.
Palkkalaskelmien tuontilomake jakautuu "Palkkalaskelman perustiedot" ja "Palkkalaskelman rivitiedot" -kenttiin. Lomakkeen pakolliset kentät on merkitty punaisella tähdellä.
Palkkalaskelman perustiedot
Alla olevasta taulukosta löytyy "Palkkalaskelman perustiedot" -kentät ja niiden lisätiedot:
Kenttä | Lisätiedot | Esimerkki |
*Henkilötunnus / palkansaajanumero | Pakollinen tieto. Palkansaaja pitää olla perustettuna Netvisoriin ennen tuontia. Palkansaajalla täytyy olla määritetty palkkamalli | 120791-123C |
* Jakson aikaväli: |
|
|
* aloituspäivä | Pakollinen tieto. Palkkajakso tulee olla perustettuna Netvisoriin | 1.12.2016 |
* lopetuspäivä | Pakollinen tieto | 31.12.2016 |
Henkilötunnus
Henkilötunnus/palkansaajan numero voidaan antaa palkansaajan perustiedoissa kohdassa Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajan nimi > Palkansaajan tiedot > Asetukset > Palkanlaskennan tiedot.
Jakson aikaväli
Jakson aikavälin aloitus- ja lopetuspäivämäärät määritellään Palkkalaskelmat ja -jaksot sivulla kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot.
Perustietojen lisäksi lomakeelle tulee syöttää palkkalaskeman rivitiedot.
Palkkalaskelman rivitiedot
Alla kentät ja niiden lisätiedot:
Kenttä | Lisätiedot | Esimerkki |
*Palkkalajin numerotunnus | Pakollinen tieto. Tieto, jolla palkkalaji linkitetään riviin, joten palkkalajit pitää numeroida Netvisorissa | 100 |
Tapahtuma: |
|
|
* Kappalemäärä | Pakollinen tieto | 10 |
*Yksikkösumma | Pakollinen tieto | 15 |
Selite | Ei pakollinen tieto. Vapaa riviselite. Jos selitteeseen halutaan esimerkiksi pelkkä luku tai päivämäärä, tulee solun muotoilu muuttaa tekstimuotoon. Solun muotoilua pystyy muuttamaan ottamalla solujen suojauksen ottaa hetkellisesti pois valitsemalla Home > Format > Unprotect Sheet. Tämän jälkeen selite-sarakkeen muotoilun pystyy muuttamaan tekstiksi. | Palkkalaskelmariviin liittyvä seliteteksti |
Kohdeotsikko 1-4 | Ei pakollinen tieto. Laskentakohteita tuodessa määritetään ylimmälle riville sarakkeessa käytettävien laskentakohteiden laskentakohdeotsikko. Tositerivin kohdalle lisätään laskentakohde, johon kyseinen rivi kohdistetaan. | Projekti 123 |
Palkkalajin numerotunnus
Palkkalajin numero annetaan yrityskohtaisissa palkkalajeissa kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit.
Kohdeotsikko 1 - 4
Laskentakohteita tuotaessa määritetään ylimmälle riville sarakkeessa käytettävien laskentakohteiden laskentakohdeotsikko. Tositerivin kohdalle lisätään laskentakohde, johon kyseinen rivi kohdistetaan.
Lähetä palkkalaskelmat
Palkkalaskelmatietojen syöttämisen jälkeen lomakkeen tiedot tuodaan Netvisoriin "Lähetä palkkalaskelmat >>" -painikkeella.
Tietoja tuotaessa lomake ilmoittaa lähetyksen jälkeen onnistuneet tai virheelliset siirrot. Onnistuneet siirrot merkitään lomakkeelle vihreällä värillä ja rivit lukitaan muokkaukselta, jotta näitä rivejä ei vahingossa lähetetä uudelleen.
Epäonnistuneet siirrot merkitään punaisella värillä sekä "Lähetyksen tila" -sarakkeessa ilmoitetaan epäonnistuneen lähetyksen syy. Näiden epäonnistuneiden rivien osalta voidaan korjata virheelliset tiedot ja lähettää tiedot uudelleen. Virhe voi johtua esimerkiksi siitä, että lomakkeelta puuttuu jokin pakollinen tieto, Netvisorista puuttuu palkkalajin numero tai jokin tieto on väärän muotoista. Palkkalaskelman kaikkien rivien tiedot tulee olla oikein, että tietojen lähetys onnistuu Netvisoriin.
Lähetyksen jälkeen käyttäjä voi jatkaa virheellisten siirtojen käsittelyä poistamalla lomakkeelta onnistuneet siirrot "Tyhjennä OK siirrot" -painikkeella tai tarkastella vain onnistuneita siirtoja poistamalla virheelliset siirrot "Tyhjennä virheelliset siirrot" -painikkeella.
Huom! Jos palkkalaskelmalle halutaan tuoda negatiivisia summia, tulee yksikkösumma antaa positiivisena ja kappalemäärä negatiivisena lukuna.
MaraPlan aineisto -välilehti
MaraPlan-aineiston saa tuotua älykkäälle lomakkeelle käyttämällä MaraPlan -välilehteä. Huomioithan tuonnissa, että jos MaraPlan -aineistolla ei ole yksikkösummia, nämä tiedot tulee syöttää aineiston lataamisen jälkeen lomakkeelle manuaalisesti.
Hae tuotava MaraPlan-tiedosto klikkaamalla painiketta "Selaa", valitse tiedosto tiedostoluettelosta ja paina "Avaa" -painiketta. Tuo aineisto lomakkeelle painamalla ">> Muunna aineisto" -painiketta. Aineisto siirtyy älykkään lomakkeen "Palkkalaskelmien tuonti" -välilehdelle. Tarkista aineisto ennen tuontia. Tuonti tapahtuu samalla tavalla kuin muutkin palkkalaskelmat.
Avainsanat: Palkkalaskelma, Netvisor, Älykäs lomake, MaraPlan-aineisto, Palkkatiedot, Tietojen tuonti, Automaatiotilitoimisto, Palkkahallinta