Ohjeessa käsitellään matka- ja kululaskujen luomista, muokkaamista ja hyväksymistä Netvisor-mobiilisovelluksella. Tässä ohjeessa myös opastetaan päivärahojen, kilometrikorvausten ja liitteiden lisääminen sekä matkalaskurivien hallinta.
Matka- ja kululaskun teko Netvisor-mobiilisovelluksella
Netvisor-mobiilisovelluksen matkalaskujen kirjauksella voit tehokkaasti hallita matkoihin liittyviä kuluja suoraan mobiililaitteelta. Sovellus mahdollistaa matkalaskujen luomisen ja muokkaamisen, ja sen avulla voit helposti kirjata sekä kotimaan että ulkomaan päivärahat. Näin matkalaskujen hallinta on yksinkertaista ja joustavaa milloin ja missä tahansa. Uusi matkalasku tallentuu automaattisesti kuitatuksi ja siirtyy joko asiatarkastettavaksi tai hyväksyntään.
Matkat ja kulut -etusivulla voit tarkastella omia matkalaskuja, joista näet matkalaskun tilan. Voit tarkastella kaikkia matkalaskuja kerrallaan tai valita näkyville vain "Matkat" tai vain "Kulut" valitsemalla painikkeista. Matkalaskujen tilat ovat:
Luonnos (Avoin)
Hyväksynnässä (Odottaa asiatarkastusta)
Asiatarkastettu (Odottaa hyväksyntää)
Hyväksytty
Maksatuksessa
Maksettu
Useita tiloja
Uuden kululaskun lisääminen
Matkat ja kulut > Uusi kulu
Lisää kuluriville yksi tai useampi liite ottamalla kuva, valitsemalla galleriasta tai lisäämällä tiedosto. Voit lisätä PDF-liitteen puhelimen kansiosta, johon tiedosto on tallennettu esimerkiksi sähköpostista.
Anna kululle otsikko.
Lisää tarvittaessa kuvaus.
Valitse sopiva kulun tyyppi.
Anna kulutyypin mukaisesti tarvittavat tiedot, kuten määrä, yksikköhinta, alv % ja päiväys.
Lisää tarvittaessa kuvaus.
Lisää tarvittaessa lisävalinnoista kustannuspaikka. Palkansaajan oletuslaskentakohteet ovat valittuna automaattisesti.
Paina Tallenna-painiketta. Syötetyn kulun tiedot sekä matkalaskun otsikkotiedot tallentuvat, kun ensimmäinen rivi tallennetaan.
Lisää matkalaskulle tarvittaessa uusia kulurivejä ensimmäisen tallentamisen jälkeen.
Kun matkalasku on muodostettu ja olet kulurivillä, voit antaa laskentakohdetiedot seuraavasti:
Avaa käsiteltävä matkalasku ja valitse haluamasi kulurivi.
Valitse rivin tiedoista Lisävalinnat.
Paina Kustannuspaikka-otsikkoa.
Valitse avautuvasta listasta haluamasi kustannuspaikka.
Tallenna rivin tiedot.
Liitteet
Mobiilin kautta tehdylle kululaskulle lisättävien liitteiden tuetut tiedostomuodot ovat PNG, JPG / JPEG ja PDF. Muita tiedostomuotoja ei tueta. Mobiilisovelluksessa ei ole tiukkoja tiedostokokorajoituksia, mutta mikäli tiedostokoko on todella suuri, voi liitteen latauksessa olla hitautta tai se voi epäonnistua verkon rajoitusten vuoksi. Pidä liitetiedostojen koko kohtuullisena (muutama megatavu), jotta käyttökokemus on paras mahdollinen.
Kilometrikorvauksen lisääminen
Matkat ja kulut > Uusi matka
Valitse korvauksen tyypiksi "Kilometrit"
Anna matkalaskulle otsikko
Lisää tarvittaessa kuvaus.
Korvauksen tyyppi-kohdassa voit vaihtaa vielä tarvittaessa korvauksen tyypin.
Anna kilometrikorvaustyyppi.
Syötä määrä eli ajetut kilometrit manuaalisesti. Vaihtoehtoisesti voit laskea etäisyyden osoitteista laittamalla päälle valinnan "Laske etäisyys osoitteista" ja tämän jälkeen syöttämällä lähtöpisteen ja määränpään osoitteet.
Ilmoita tarvittaessa kyydissä olevien henkilöiden määrä. Tämä nostaa a-hintaa verottajan vahvistaman senttimäärän verran kutakin matkustajaa kohden.
Lisää reitti.
Lisää tarvittaessa riviselite.
Lisää tarvittaessa Kulu.
Lisää tarvittaessa lisävalinnoista laskentakohteet.
Kotimaan päivärahan lisääminen
Matkat ja kulut > Uusi matka
Valitse korvauksen tyypiksi "Kotimaa"
Anna matkalaskulle otsikko.
Lisää tarvittaessa kuvaus.
Korvauksen tyyppi-kohdassa voit vaihtaa vielä tarvittaessa korvauksen tyypin.
Käytä päivärahalaskuria, joka laskee päivärahan määrän automaattisesti.
Syötä lähtöaika ja paluuaika.
Merkitse ilmaiset ateriat.
Lisää tarvittaessa Kilometrikorvaus.
Lisää tarvittaessa Kulu.
Lisää tarvittaessa lisävalinnoista laskentakohteet.
Ulkomaan päivärahan lisääminen
Matkat ja kulut > Uusi matka
Valitse korvauksen tyypiksi "Ulkomaa".
Anna matkalaskulle otsikko.
Lisää tarvittaessa kuvaus.
Korvauksen tyyppi-kohdassa voit vaihtaa vielä tarvittaessa korvauksen tyypin.
Käytä laskuria ja syötä koko matkareitti, mukaan lukien kaikki maiden väliset siirtymät, kuten lennot ja laivamatkat.
Aloita matkasi kohteesta Suomi: Syötä päivämäärä ja kellonaika, kun poistut kodista tai kotitoimistosta.
Syötä lähtö- ja saapumisaika (yleensä lipun mukainen aika, jolloin kulkuneuvo lähti alueelta/maasta):
Lähtö: päivämäärä, kellonaika sekä aikavyöhyke.
Saapuminen: päivämäärä, kellonaika, aikavyöhyke sekä maa, mihin saavut.
Lisää tarvittaessa uusi kohde/reitti.
Päätä matka: Syötä päivämäärä, kellonaika ja aikavyöhyke, kun palasit kotiin tai kotitoimistolle.
Merkitse ilmaiset ateriat: Valitse "Lisää" sen mukaan, kuinka monta ilmaista ateriaa sisältyy matkaan (aamiaista ei lasketa mukaan).
Lisää tarvittaessa Kilometrikorvaus.
Lisää tarvittaessa Kulu.
Tarkista päivärahat ja lisää tarvittaessa lisävalinnoista laskentakohteet.
Valitse "tallenna", kun matkalaskun teko on valmis.
Aikavyöhyke on oletusarvoisesti paikallinen aika, mutta voit vaihtaa sen tarvittaessa.
Ateriakorvauksen lisääminen
Matkat ja kulut > Uusi matka
Valitse korvauksen tyypiksi "Ateriakorvaus"
Anna matkalaskulle otsikko.
Lisää tarvittaessa kuvaus.
Korvauksen tyyppi-kohdassa voit vaihtaa vielä tarvittaessa korvauksen tyypin.
Syötä alkuaika ja loppuaika.
Valitse päivät, joilta ateriakorvaus maksetaan.
Lisää tarvittaessa Kilometrikorvaus.
Lisää tarvittaessa Kulu.
Lisää tarvittaessa lisävalinnoista laskentakohteet.
Rivin muokkaaminen ja poistaminen
Tallennettua riviä voi muokata sovelluksessa, jos sitä ei ole vielä hyväksytty tai maksettu. Muokkaaminen tapahtuu valitsemalla käsiteltävä matkalasku ja klikkaamalla muokattavaa riviä. Muuta tiedot ja tallenna.
Tarvittaessa voit myös poistaa matkalaskurivin siirtymällä riville. Poistamisen edellytyksenä on se, ettei riviä ole vielä hyväksytty tai maksettu. Kokonaisen matkalaskun poistaminen onnistuu kun kaikki matkalaskurivit on ensin poistettu.
Matkalaskun hyväksyntä
Matkalaskurivit tallentuvat suoraan "Kuitattu" tilaan, jonka jälkeen ne ovat välittömästi hyväksyjien hyväksyttävissä Netvisorin selainversiossa. Hyväksyjä ei voi hyväksyä matkalaskuja mobiilisovelluksessa.
Matkalaskun tekijänä sinun ei tarvitse tehdä muita toimenpiteitä tietojen ilmoittamisen ja tallentamisen lisäksi. Matkalaskut hyväksytään ja maksetaan yrityksen käytännön mukaisesti.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä tiedostomuotoja liitteissä tuetaan?
Tuetut tiedostomuodot ovat PNG, JPG / JPEG ja PDF.
Miten ilmaiset ateriat vaikuttavat ulkomaan päivärahaan?
Ilmaiset ateriat lisätään laskuriin (pois lukien aamiainen), ja ne vaikuttavat laskettavan päivärahan määrään.
Voiko jo tallennettua matkalaskua muokata?
Kyllä, riviä voi muokata tai sen voi poistaa sovelluksessa, kunhan sitä ei ole vielä hyväksytty tai maksettu.
Miten saan matkalaskun maksuun?
Kun tallennat rivit, ne siirtyvät automaattisesti "Kuitattu"-tilaan ja eteenpäin hyväksyntäkiertoon. Sinun ei tarvitse tehdä erillistä lähetystoimintoa.
Avainsanat: Netvisor-mobiilisovellus, matkalasku, kululasku, päiväraha, kilometrikorvaus, liitteet, hyväksyntä, mobiililaite
Miksi matkalaskun tallentaminen ei onnistu ja saan virheilmoituksen?
Mikäli yritys ei ole ALV-velvollinen, esimerkiksi yhdistys ry, tallenna matkalasku ilman alv %, jotta tallennus onnistuu ilman virheilmoitusta.