Ohjeen sisältö
Toimintalogiikka
Netvisor - Epassi integraatio sisältää kaksi toimintoa: palkansaajien tietojen siirtymisen Epassiin, sekä lounasetujen palkkakäsittelyn palkanlaskentaan Netvisorissa. Palkansaajatiedot syötetään Netvisoriin, josta ne siirtyvät automaattisesti Epassiin kerran päivässä. Lounasedut siirtyvät automaattisesti joko päivittäin tai kerran kuukaudessa Epassista palkanlaskentaan.
Kun integraatio on toiminnassa, palkansaajien hallinnointi tapahtuu aina Netvisorissa. Palkansaajatietoja ei voi päivittää Epassin puolella.
Epassi integraation saa otettua käyttöön kaikkiin Netvisor palvelupaketteihin, joissa on Palkat-paketti mukana. Vaihtoehtoisesti integraatiota voi käyttää myös pelkästään Palkat-paketilla.
Tilaus
Kun yrityksesi on jo Netvisorin ja Epassin asiakas:
Aloita tilaamalla Epassin Netvisor-integraatio Epassin sivulta (nykyiset asiakkaat). Tilauksen jälkeen saat Epassilta tiedon rajapinnan avauksesta sekä rajapinta-avaimen.
Kun olet saanut rajapinta-avaimen Epassilta, voit aktivoida palvelun Netvisor Storesta:
Kirjaudu Netvisoriin.
Klikkaa valikosta Store.
Avaa Storesta Lisäpalvelut-välilehti.
Klikkaa Epassin kohdalta Aloita käyttöönotto.
Valitse, oletko nykyinen vai uusi Epassin asiakas.
Syötä rajapintatunnus sille varattuun kenttään.
Valitse ajankohta, milloin lounasedut siirretään Netvisoriin.
Aktivoi integraatio.
Mikäli tarvitset apua integraation aktivoimiseen Storessa, voit olla yhteydessä Netvisorin asiakastukeen [email protected]
Kun yrityksesi on uusi Epassi-asiakas ja Netvisor on jo käytössä:
Aloita tilaamalla Epassin Netvisor-integraatio Epassin sivulta (uudet asiakkaat). Tilauksen jälkeen saat Epassilta tiedon rajapinnan avauksesta sekä rajapinta-avaimen.
Kun olet saanut rajapinta-avaimen Epassilta, voit aktivoida palvelun Netvisor Storesta:
Kirjaudu Netvisoriin.
Klikkaa valikosta Store.
Avaa Storesta Lisäpalvelut-välilehti.
Klikkaa Epassin kohdalta Aloita käyttöönotto.
Valitse, oletko nykyinen vai uusi Epassin asiakas.
Syötä rajapintatunnus sille varattuun kenttään.
Valitse ajankohta, milloin lounasedut siirretään Netvisoriin.
Aktivoi integraatio.
Mikäli tarvitset apua integraation aktivoimiseen Storessa, voit olla yhteydessä Netvisorin asiakastukeen [email protected]
Kun yrityksesi ei ole vielä Netvisorin asiakas:
Kysy lisää olemalla suoraan yhteydessä Netvisor myyntitiimiin ma-pe klo 9-16 puh. 010 778 3700 tai jätä yhteydenottopyyntö.
Tiedonsiirto
Palkansaajat Netvisor -> Epassi
HUOM! Kun palkansaaja siirtyy Epassiin, aktivoituvat hänelle kaikki yrityksen etuudet käyttöön.
Integraatio ollessa toiminnassa palkansaajat luodaan ja tietoja päivitetään aina Netvisorissa. Palkansaajatietoja ei voi päivittää Epassin puolella. Jotta uusi luotu palkansaaja siirtyy Epassiin, tulee siltä löytyä seuraavat tiedot Netvisorista:
Nimi
Sähköpostiosoite
Työsuhde tulee olla voimassa (tai työsuhteen alkamispäivä on tulevaisuudessa)
Palkansaajan tulee olla aktiivinen
Henkilöstöetu -valinta tulee olla päällä
Seuraavat tiedot siirtyvät automaattisesti Netvisorista Epassiin kerran vuorokaudessa illalla noin klo 22:
Nimi
Kaupunki
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työsuhteen alkamis- ja päättymispäivä (mikäli on määritelty) (työsuhteen alkamispäivä on Epassissa aktivointipäivä ja työsuhteen päättymispäivä on Epassissa keskeytyspäivä)
Osa-aikaisuusprosentti, mikäli henkilö on osa-aikainen
Jos yllä olevia tietoja päivitetään Netvisorissa, ne päivitetään Epassin puolelle.
Henkilöstöetu valinta löytyy Netvisorista kohdasta Palkat > Palkansaajalistaus > Valitse palkansaaja > Rullaa sivun alas josta löytyy Palkansaajakohtaiset palvelut:
Lounasedut Epassi -> Netvisor
Käytetyt lounasedut siirtyvät automaattisesti Epassista Netvisoriin joko kerran päivässä tai kerran kuukaudessa. Siirtoväli valitaan integraation käyttöönoton yhteydessä. Mikäli siirtoväliä halutaan myöhemmin muuttaa, ota yhteyttä asiakastukeemme [email protected].
Käytetyt lounasedut siirretään Epassista Netvisoriin, jossa ne kohdistetaan Lounasetu palkkalajille. Palkkalajin numerona tulee olla aina 707. Netvisorin valmiissa palkkamallipohjissa on valmiina palkkalaji lounasetua varten, jota voi käyttää Epassin integraatiossa. Mikäli palkkalaji puuttuu, katso alta ohje palkkalajin luomiseen.
Siirtovälin muuttaminen
Jos siirtoväli muutetaan päivittäisestä kuukausittaiseksi, muutos tulee ajoittaa kalenterikuukauden ensimmäiselle päivälle. Kuukausittainen siirto hakee kerralla koko kalenterikuukauden aikana käytetyt edut. Jos muutos tehdään kesken kuukauden, jo päivittäisinä siirtoina tulleet edut siirtyisivät palkanlaskentaan toiseen kertaan.
Lounasetu -palkkalajin luominen
Netvisorin valmiissa palkkamallipohjissa on valmiina palkkalaji lounasetua varten, jota voi käyttää Epassin integraatiossa. Tässä ohjeessa neuvotaan, miten tällaisen palkkalajin voi luoda mikäli se puuttuu palkkamallipohjasta.
Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit > Lisää uusi palkkalaji
Palkkalajin numero: 707
Ryhmä: Vähennykset
Palkkalistan ryhmä: Muut vähennykset
Lähde: Palkkajaksokohtainen kirjaus
Tulolaji: 334 Ravintoetu
Valitse haluttu käsittelytapa ravintoedun lisätietoon
Liitä palkkalaji palkkamalliin
Palkkalaji liitetään palkkamalliin kohdasta: Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamallin kohdalta > Kaavat > Palkkalajien kaavat -välilehti > Laskennalliset > Maksetaan > Muokkaa (kynä/lehtiö kuva)
Palkkalaji liitetään "maksetaan" -palkkalajin kaavaan miinuksena, jotta tämä vähentää nettopalkkaa palkkalaskelmalla.
Valitse kaavan lopusta vihreä plussa kaksi kertaa ja muokkaa rivit seuraavasti:
Laskutoimitus: - (miinus)
Palkkalaji: Lounasetu Epassi
Tallenna
Muotoilu
Muokkaa uusi palkkalaji palkkamallin asetuksista "muotoilu" -välilehdeltä haluamaasi kohtaan.
Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Valitse palkkamalli > Muotoilu -välilehti
Esimerkki palkkalaskelmasta
Epassi-integraatiossa palkkalaji tuodaan työaikakirjauksiin palkkajaksokohtaisena kirjauksena.
Palkkajaksokohtaiset kirjaukset tulevat mukaan seuraavalle muodostettavalle palkkalaskelmalle ja näkyvät "tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheessa ennen palkkalaskelman muodostamista.
Palkkalaskelmalla palkkalaji "Lounasetu Epassi" näkyy palkkamallin muotoilun mukaan ja vähentää maksettavaa nettopalkkaa.
Palkkajakson tilan vaikutus aineiston siirtoon
Lounasedut siirtyvät Netvisoriin joko päivittäin tai kerran kuukaudessa. Molemmissa tapauksissa palkanlaskennassa tulee siirtohetkellä olla avoimena palkkajakso hakujakson päivälle. Jos palkkajaksoa ei ole avoimena, lounasedut eivät siirry palkanlaskentaan.
Siirtoväli | Hakujakson päivä | Siirtopäivä | Palkkajakso oltava avoimena |
Päivittäin | Siirtopäivä | Joka päivä n. klo 22 | Siirtopäivälle |
Kerran kuukaudessa | Kalenterikuukauden viimeinen päivä | Seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä n. klo 22 | Kuukauden viimeiselle päivälle |
Esimerkit:
Päivittäinen siirto: 1.2. siirtyvät kyseisenä päivänä käytetyt lounasedut, joten 1.2. tulee olla avoimena palkkajakso 1.2. päivälle.
Kuukausittainen siirto: 1.2. siirtyvät tammikuussa käytetyt lounasedut, joten 1.2. tulee olla avoimena palkkajakso 31.1. päivälle.
Huomioita
Uusi palkansaaja
Palkansaaja siirtyy Epassiin seuraavan ilta-ajon aikana, kun hänellä on Netvisorissa nimi, sähköpostiosoite, voimassa oleva työsuhde, aktiivinen tila ja Henkilöstöetu-valinta päällä. Jos jokin näistä puuttuu, palkansaaja jää siirrosta pois.
Palkansaajan voi luoda Netvisoriin myös etukäteen. Jos työsuhteen alkamispäivä on tulevaisuudessa, tiedot siirtyvät Epassiin normaalisti ja etujen käyttö alkaa vasta työsuhteen alkamispäivänä. Työsuhteen alkamispäivä on Epassissa aktivointipäivä.
HUOM! Kun palkansaaja siirtyy Epassiin, aktivoituvat hänelle kaikki yrityksen etuudet käyttöön.
Palkansaajan poissaolo
Kun palkansaaja on poissa, mutta työsuhde pysyy voimassa, etuja hallinnoidaan palkansaajan Henkilöstöetu-valinnalla. Tämä koskee sekä lyhyitä että pitkiä poissaoloja. Kun Henkilöstöetu-valinnan ottaa pois päältä, palkansaaja passivoituu Epassista seuraavan ilta-ajon aikana eivätkä edut ole enää käytettävissä.
Työsuhdetta ei tarvitse päättää eikä työsuhteelle tarvitse asettaa päättymispäivää poissaolon ajaksi. Jos palkansaaja kuitenkin asetetaan Netvisorissa passiiviseksi, hän passivoituu Epassista myös sitä kautta.
Henkilöstöetu-valinta löytyy Netvisorista kohdasta Palkat > Palkansaajalistaus > Valitse palkansaaja > Palkansaajakohtaiset palvelut.
Palkansaajan paluu poissaolosta
Kun palkansaaja palaa takaisin töihin, aseta hänet Netvisorissa aktiiviseksi ja kytke Henkilöstöetu-valinta takaisin päälle. Palkansaaja aktivoituu Epassissa seuraavan ilta-ajon aikana ja edut palautuvat käyttöön.
Palkansaajaa ei luoda Epassiin uutena käyttäjänä, vaan sama käyttäjä aktivoidaan uudelleen.
HUOM! Etujen palautumiselle ei voi asettaa tulevaa päivämäärää. Henkilöstöetu-valinta vaikuttaa aina seuraavassa ilta-ajossa, joten tee muutos vasta silloin, kun etujen halutaan olevan jälleen käytettävissä.
Palkansaajan työsuhteen ja henkilöstöetujen päättäminen
Kun palkansaajan viimeinen työpäivä on tiedossa, päivitä työsuhteen päättymispäivä Netvisorissa palkansaajan työsuhdetietoihin. Tieto siirtyy seuraavan ilta-ajon aikana Epassiin, jossa työsuhteen päättymispäivä on keskeytyspäivä. Edut lakkaavat automaattisesti kyseisen päivän jälkeen.
Passivointi Epassissa tapahtuu työsuhteen päättymispäivän perusteella. Lopputulos on siis sama riippumatta siitä, onko palkansaaja Netvisorissa vielä aktiivinen vai jo passiivinen ja onko Henkilöstöetu-valinta päällä vai pois. Kun työsuhde on päättynyt, palkansaajan voi asettaa Netvisorissa passiiviseksi.
Jos etujen halutaan päättyvän jo ennen työsuhteen päättymispäivää, ota Henkilöstöetu-valinta pois päältä.