Mikä muuttuu kuitin lähettäjälle
Skannaussovellus vaihtuu 16.10 julkaistaan uusi versio. Visma Scannerin sijaan kuitit skannataan Netvisor-mobiilisovelluksella. Se onnistuu mobiilisovelluksen etusivun Skannaa napista tai Kuitit osion kautta. Jos osio ei näy, syy on oikeuksissa tai sovelluksen versiossa.
Tiedot tarkistetaan ennen lähettämistä. Sovellus lukee kuitin tiedot, ja lähettäjä korjaa ne tarvittaessa ja kertoo mihin ostos liittyy ja valitsee kululajin. Lähetettyä kuittia ei voi enää muokata.
Puuttuvat kuitit näkyvät sovelluksessa. Uutta: kun yrityksen kortilla on maksettu eikä kuittia ole lähetetty, maksutapahtuma näkyy kortinhaltijalle sovelluksen etusivun Vaatii huomiota -listassa, josta kuitin voi lähettää suoraan.
Samasta sovelluksesta voi lähettää myös eScaniin. 16.10. alkaen Netvisor-mobiilisovelluksesta voi lähettää tiedoston eScaniin, kuten ennen Visma Scannerilla. Kuva skannataan samalla Skannaa-toiminnolla, ja kanavaksi valitaan Dokumentti eScaniin. Korttikuitit lähetetään kuittikäsittelyyn, muu aineisto eScaniin.
Sähköposti ei vie kuittikäsittelyyn. eScanin osoite toimii edelleen, mutta sinne lähetetty kuitti päätyy eScaniin ja käsitellään käsin.
Käteis- ja omalla rahalla maksetut kuitit toimitetaan kuten ennenkin: eScaniin (sovelluksesta tai sähköpostilla) tai matkalaskulle.
Mikä muuttuu kirjanpitäjälle
Yhdestä ostosta syntyy kaksi tositetta
Ennen eScanin kuvasta tehtiin yksi tosite käsin. Nyt kuitista syntyy KU-tosite heti, kun pakolliset tiedot ovat kasassa. Maksutapahtumasta syntyy PT-tosite, kun tiliote saapuu, tai OL-tosite, kun luottokorttilasku on asiatarkastettu ja tiliöity. Tositteet syntyvät automaattisesti ja toisistaan riippumatta.
Molemmat kirjataan samalle kohdistus- ja selvittelytilille. Kun kuitti ja maksutapahtuma kohdistuvat, selvittelytilin rivit paritetaan ja ne poistuvat tase-erittelyn avoimista eristä. Siihen asti tilillä on avoin erä, joka myös näkyy tase-erittelyssä.
Jos kuitti saapuu lukitulle kaudelle, KU-tosite päivätään avoimen kauden ensimmäiselle päivälle. Kautta ei tarvitse avata.
Työ siirtyy eScanista kahteen näkymään
Avoimet kuitit (Ostot → Kuitit): kuitit tiloineen Puutteellinen, Kohdistamaton, Kohdistettu ja Kuitti puuttuu.
Tarkastamattomat tiliöinnit: kaikki automaattisesti syntyneet tositteet nousevat tänne linkillä kuittiin ja pysyvät listalla, kunnes ne on tarkastettu. Näkymään tarvitaan tiedotusnäkymän muokkaus oikeudet tarkastamattomiin tiliöinteihin.
Käsittely selaimessa vaatii KP-oikeudet sekä muokkausoikeudet kuitit kohtaan.
Kohdistus tehdään automaattisesti
Kuitille etsitään maksutapahtumaa ja maksutapahtumalle kuittia aina, kun uusi kuitti tai tiliote saapuu, sekä yö ajossa. Kohdistus perustuu summaan, päivämäärään, kortin neljään viimeiseen numeroon ja ostopaikkaan.
Mikäli automaattista kohdistusta ei tapahtunut, kuitin voi aina myös kohdistaa käsin. Käsin kohdistaminen aloitetaan kuitilta: Kuitin toiminnot → Kohdista maksutapahtumaan. Tositteesta käsin kohdistusta ei tehdä. Käsin kohdistetaan toistaiseksi useimmat luottokorttikuitit ja valuuttakuitit.
Puuttuvat kuitit näkyvät ennen kuin tiliote pitäisi kirjata
Ennen puuttuva kuitti huomattiin vasta tiliotetta kirjatessa. Nyt yö ajo nostaa jokaisen kuitittoman korttitapahtuman Avoimiin kuitteihin tilassa Kuitti puuttuu. Maksutapahtuma kirjataan selvittelytilille, ja saapuva kuitti kuittaa kirjauksen vastakirjauksella.
Kuitti puuttuu -tilassa oleva maksutapahtuma näkyy aina kirjanpitäjälle Avoimissa kuiteissa. Kortinhaltijalle se näkyy vain, jos kortti on rekisteröity kuittiasetuksiin ja kohdistettu häneen. Silloin maksutapahtuma näkyy hänelle sovelluksen etusivun Vaatii huomiota -listassa, ja hän voi lähettää puuttuvan kuitin itse.
Korttiostojen vanhoja tiliöintisääntöjä ei enää tarvita
Kuittikäsittely kirjaa korttimaksut nyt automaattisesti tositteelle asetuksissa valitulle kohdistustilille. Mikäli tiliöintisäännöissä on vielä korttiostoja koskevia sääntöjä, ne estävät uuden kuittikäsittelyn automaation. Nämä ns. ajaa kuittikäsittelyn yli.
Maksukoodeilla 720 ja 721 olevat säännöt poistetaan niiltä tapahtumilta, joista halutaan kuitit Avoimiin kuitteihin. Jos tietyt tilitapahtumat halutaan edelleen käsitellä suoraan tiliotteelta eikä niihin odoteta kuitteja, säännöt täsmennetään niin, että ne kohdistuvat vain niille tarkoitettuihin tapahtumiin.
Miten valmistaudun
Siirtymä on helpointa hoitaa asiakas kerrallaan. Vanha ja uusi käsittely eivät ole yhteydessä toisiinsa: eScanissa olevat kuitit käsitellään siellä loppuun, ja kuittikäsittely alkaa puhtaalta pöydältä siitä päivästä, kun se otetaan käyttöön. Siksi jokaiselle asiakkaalle kannattaa sopia selkeä vaihtopäivä.
Ennen vaihtopäivää
Vaihtopäivän valinta. Vaihtopäiväksi sopii parhaiten sama päivä, jona kuittikäsittely otetaan asiakkaalle käyttöön. Siitä alkaen korttikuitit lähetetään kuittikäsittelyyn. Päivän ei tarvitse olla 31.10. Ensimmäisenä kannattaa ottaa ne asiakkaat, jotka käyttävät Visma Scanneria päivittäin. Muut voivat jatkaa eScanilla ja lähettää 31.10. jälkeen tiedostot Netvisor-mobiilisovelluksesta eScaniin, kunnes heidänkin vuoronsa tulee.
Käyttöönotto valmiiksi ennen ensimmäisiä kuitteja. Siirtymän sujuvuuden kannalta kolme kohtaa ovat tärkeimmät:
Maksukortit kohdistettuna käyttäjään ja pankkitiliin. Näin kuitit kohdistuvat ja puuttuvat kuitit näkyvät kortinhaltijoille sovelluksessa. Kortin rekisteröinti ei siirrä jo nousseita kuitittomia maksutapahtumia kortinhaltijalle; ne voi osoittaa hänelle jälkikäteen Avoimissa kuiteissa valinnalla Tee valituille → Aseta omistaja.
Korttimaksujen tiliöintisäännöt poistettu tai täsmennetty, jotta automaatio pääsee käyntiin.
Oma kohdistus- ja selvittelytili kuittikäsittelyä varten, tapahtumaseuranta päällä. Siirtymävaiheessa selvittelytilille kertyy tavallista enemmän avoimia eriä, ja erillinen tili pitää ne helposti erillään vanhoista kirjauksista.
Vaihtopäivästä kertominen lähettäjille. Kun päivä on kaikille selvä, sama kuitti ei päädy vahingossa sekä eScaniin että kuittikäsittelyyn.
Kuitit talteen vaihtopäivään asti. Lähettäjiä kannattaa pyytää säilyttämään kuluvan kuukauden kuitit, jotta ne voi skannata kuittikäsittelyyn heti vaihtopäivänä.
Vaihtopäivänä ja sitä seuraavana aamuna
Kuittikäsittely näkyy 16.10. alkaen kaikilla selainversion valikossa, mutta kuitteja voi lähettää ja yö ajo käynnistyy vasta, kun toiminto otetaan asetuksissa käyttöön. Käyttöönottoa seuraavana yönä kuittikäsittely käy läpi edellisen kuukauden korttitapahtumat ja ottaa mukaan ne, joita ei ole vielä tiliöity. Tätä vanhemmat ja jo tiliöidyt tapahtumat jäävät vanhan käsittelyn puolelle. Näin siirtymä jakautuu luontevasti:
Maksutapahtuma | Mitä kuittikäsittely tekee | Mitä kirjanpitäjä tekee |
Yli kuukauden vanha tai jo tiliöity | Jää kuittikäsittelyn ulkopuolelle | Käsitellään loppuun eScanissa kuten ennen |
Kuukauden sisällä, tiliöimätön | Luo PT-tositteen selvittelytilille ja nostaa maksutapahtuman Avoimiin kuitteihin Kuitti puuttuu -tilassa | Lähettäjät skannaavat kuitit kuittikäsittelyyn vaihtopäivänä, tai kuva siirretään eScanista maksutapahtumalle |
Jo kirjattu vanhalla tavalla, kuitti saapuu nyt Avoimiin kuitteihin | Luo KU-tositteen avoimelle kaudelle; selvittelytilille jää avoin erä | Toimi sen mukaan, onko kausi auki: Kausi on avoin —> muokkaa kuitista syntynyt KU-tosite vastaamaan aiemmin tehtyä tositetta. Kausi on suljettu —> luo välitosite, jolla kuittaat molemmat puolet. Jos kuittia ei tarvita kuittikäsittelyssä lainkaan, tallenna kuitin kuva ensin koneellesi, poista sitten kuitti ja liitä kuva aiemmin tehdylle tositteelle. Poisto mitätöi kuitista syntyneen KU-tositteen ja poistaa kuvan. Tilanne koskee vain käyttöönoton ympärillä olevaa jaksoa. Se poistuu, kun kaikki kuitit ja maksutapahtumat kulkevat saman käsittelyn läpi. |
Vaihtopäivän jälkeen | Normaali käsittely | Tavallinen tarkastus |
Muutama asia helpottaa ensimmäistä päivää:
Vanhat kuitit kannattaa skannata vaihtopäivänä, ennen yö ajoa. Mitä useampi kuitti on sisällä ennen ensimmäistä yö ajoa, sitä useampi kohdistuu heti ja sitä vähemmän kuitittomia maksutapahtumia aamulla odottaa.
Ensimmäiseen aamuun on hyvä varata hetki aikaa. Avoimissa kuiteissa voi olla kymmeniä maksutapahtumia Kuitti puuttuu -tilassa ja Tarkastamattomissa tiliöinneissä yhtä monta PT-tositetta. Määrä on siirtymävaiheessa normaali ja tasaantuu, kun kuitit alkavat tulla kuittikäsittelyyn.
Luottokorttilaskut. Kun luottokorttiyhtiö linkitetään korttiin, seuraava yö ajo käy läpi sen laskurivit kuukauden sisältä, myös jo käsitellyt. Kuitti puuttuu -tilaan voi nousta kymmeniä rivejä, ja jo käsitellyt rivit voi poistaa kuittikäsittelystä kerralla.
Milloin siirtymä on ohi
Siirtymä on valmis, kun viimeinen eScaniin tullut korttikuitti on käsitelty ja uudet korttikuitit tulevat kuittikäsittelyyn. Tyypillisesti tähän riittää yksi tiliotekierros. Sen jälkeen eScan jää käyttöön vain niille tapahtumille, jotka eivät kuulu kuittikäsittelyn piiriin, kuten matkalaskut.