Mitä integraatio tekee
Integraatio siirtää valmiit WooCommerce-tilauksesi Netvisoriin myyntilaskuiksi automaattisesti. Jokaisen laskun yhteydessä se pitää myös siihen liittyvät asiakkaat ja tuotteet ajan tasalla Netvisorissa ja kirjaa maksun verkkokaupassa maksetuille tilauksille. Verkkokaupan myyntejä ei tarvitse syöttää Netvisoriin käsin. Integraatio sisältyy Netvisorin Professional-pakettiin ilman lisämaksua.
Käyttöönotto
Integraatio otetaan käyttöön Netvisor Storessa. Tarvitset:
WooCommerce-verkkokauppasi osoitteen
WooCommerce REST API -avaimet (consumer key ja consumer secret), joilla on luku- ja kirjoitusoikeus. Voit luoda ne WooCommercessa kohdassa Asetukset → Lisäasetukset → REST API.
Netvisorin oletusmaksutavan, jota käytetään, jos WooCommercen maksutapaa ei tunnisteta Netvisorissa (katso Maksut ja laskun tila)
sähköpostiosoitteen integraatiota varten
Kun otat integraation käyttöön, se muodostaa yhteyden verkkokauppaasi ja lisää WooCommerceen automaattisesti webhookin. Webhook on ilmoitus, jonka verkkokauppasi lähettää Netvisoriin aina, kun tilaus muuttuu. Älä poista sitä, sillä muuten tilaukset eivät enää siirry automaattisesti.
Milloin tilaukset siirtyvät
Tilaus siirtyy heti, kun sen tilaksi muuttuu "Valmis" (Completed) WooCommercessa.
Muissa tiloissa olevia tilauksia (odottaa maksua, käsittelyssä, jonossa, peruttu, hyvitetty…) ei siirretä.
Lisäksi joka ilta klo 23.00 ajetaan tarkistus, joka siirtää äskettäin valmistuneet tilaukset, jotka eivät jostain syystä siirtyneet.
Jokainen tilaus siirretään vain kerran. Ennen laskun luomista integraatio tarkistaa, onko tilauksesta jo lasku Netvisorissa, joten laskuja ei synny kahdesti.
Vinkki: Merkitse tilaus valmiiksi vasta, kun se on valmis laskutettavaksi. Tilaukseen siirron jälkeen tehtyjä muutoksia (esimerkiksi hyvitystä tai muokattua riviä) ei päivitetä Netvisoriin. Tee tällaiset korjaukset Netvisorissa.
Mitä myyntilasku sisältää
Laskulla | Tulee WooCommerce-tilauksesta |
Laskun päivämäärä ja eräpäivä | Tilauspäivä |
Asiakkaan nimi | Yrityksen nimi, tai etu- ja sukunimi, jos yritystä ei ole annettu |
Laskutusosoite | Laskutusosoite |
Toimitusosoite | Toimitusosoite, jos se on annettu |
Tuotteet | Tilausrivit: tuote, määrä, hinta ja ALV |
Toimituskulut | Oma rivi "Toimituskulut" |
Muut kulut | Oma rivi "Muut kulut" |
Valuutta ja loppusumma | Tilauksen valuutta ja loppusumma |
Toimituskulut ja muut kulut kirjataan omille tuotteilleen. Integraatio luo ne Netvisoriin automaattisesti, kun niitä tarvitaan ensimmäisen kerran:
"Toimituskulut" (tuotekoodi Toimituskulut) toimituskuluille
"Muut kulut" (tuotekoodi Muut kulut) muille kuluille, kuten maksu- tai käsittelykuluille
Jokaisen laskun sisäisessä kommentissa näkyy WooCommerce-tilauksen numero ja verkkokauppasi osoite, joten alkuperäisen tilauksen löytää aina helposti.
Asiakkaat
Jokaisella laskulla näkyy aina ostajan oma nimi ja laskutusosoite tilaukselta. Lisäksi jokainen lasku liitetään Netvisorin asiakasrekisterissä olevaan asiakkaaseen, joka haetaan tai luodaan näin:
Tilaus | Miten asiakas haetaan Netvisorista | Jos asiakasta ei löydy |
Rekisteröitynyt asiakas (jolla on tili verkkokaupassasi) | Nimen perusteella. Asiakkaan nimi ja osoite päivitetään tilaukselta. | Luodaan uusi asiakas |
Vierastilaus, jossa on Y-tunnus | Y-tunnuksen perusteella | Tilaus kirjataan yhteiselle verkkokauppa-asiakkaalle |
Vierastilaus ilman Y-tunnusta | Käytetään yhteistä verkkokauppa-asiakasta, jos se on olemassa | Luodaan uusi asiakas ostajan nimellä ja osoitteella |
Yhteinen verkkokauppa-asiakas: integraatio luo sen Netvisoriin automaattisesti, kun sitä tarvitaan ensimmäisen kerran. Sen nimi on "Verkkokauppa-asiakas" ja asiakasnumero Woo999. Sen nimi ja osoite päivittyvät jokaisella tilauksella viimeisimmän vierasostajan tiedoiksi.
Y-tunnusta ei tallenneta asiakasrekisteriin. Sitä käytetään vain jo olemassa olevan asiakkaan hakemiseen. Jotta yritysasiakkaiden laskut liitetään oikeaan asiakkaaseen, lisää asiakas Y-tunnuksineen Netvisoriin itse. Sen jälkeen heidän vierastilauksensa liitetään heihin automaattisesti.
Haku nimen perusteella: rekisteröitynyt asiakas liitetään ensimmäiseen Netvisor-asiakkaaseen, jonka nimessä ostajan nimi esiintyy. Jos sinulla on samannimisiä asiakkaita (esimerkiksi "Matti Virtanen" ja "Matti Virtanen Oy"), tarkista, että laskut liitetään oikeaan asiakkaaseen.
Y-tunnus luetaan Y-tunnus-kentästä (_billing_ytunnus), jonka yleiset suomalaiset kassalisäosat lisäävät. Jos verkkokauppasi kerää Y-tunnuksen jollain muulla tavalla, ota meihin yhteyttä.
Tuotteet
WooCommercen ja Netvisorin tuotteet yhdistetään SKU-koodin (tuotetunnuksen) perusteella. WooCommercen SKU-koodin on oltava sama kuin Netvisorin tuotekoodi.
Jos tuotetta ei vielä ole Netvisorissa, se luodaan automaattisesti. Jos tuote on jo olemassa, sen tiedot päivitetään WooCommercesta: nimi, lyhyt kuvaus, hinta ja tuoteryhmä (tuotekategoriasta).
Tuotteet, joilla ei ole SKU-koodia, kirjataan yhteiselle tuotteelle. Integraatio luo sen Netvisoriin automaattisesti, kun sitä tarvitaan ensimmäisen kerran. Sen nimi on "Verkkokauppatuote" ja tuotekoodi Woo999. Anna kaikille tuotteillesi SKU-koodi, niin näet myynnin tuotekohtaisesti Netvisorissa.
Tuotemuunnelmat (esim. koko tai väri) käsitellään omina tuotteinaan muunnelman SKU-koodin perusteella.
Koska tuotetiedot päivitetään WooCommercesta, pidä tuotteiden nimet ja hinnat ajan tasalla WooCommercessa, älä Netvisorissa.
ALV
Suomeen tehdyt tilaukset kirjataan kotimaan myynniksi WooCommerce-tilauksen ALV-kannoilla.
Muihin maihin euroissa tehdyt tilaukset kirjataan EU-myynniksi 0 %:n ALV:lla.
Varmista, että ALV-asetuksesi ovat oikein WooCommercessa. Integraatio käyttää siellä laskettuja verokantoja.
Maksut ja laskun tila
Se, miten lasku käsitellään Netvisorissa, riippuu kassalla valitusta maksutavasta:
Maksutapa WooCommercessa | Lasku Netvisorissa |
Verkkomaksu (kortti, verkkopankki, mobiilimaksu…) | Luodaan ja merkitään maksetuksi. Maksupäivä on päivä, jolloin tilaus maksettiin. |
Suora pankkisiirto | Luodaan avoimeksi laskuksi ilman maksua. Maksu kohdistetaan, kun se saapuu pankkitilillesi. |
Postiennakko tai laskumaksutapa (tunnisteessa on sana "lasku") | Luodaan lähettämättömäksi, jotta voit tarkistaa sen ja lähettää sen Netvisorista |
Maksetuissa tilauksissa maksu kirjataan WooCommercen maksutavan nimellä. Jos Netvisor ei tunnista maksutapaa, käytetään sen sijaan oletusmaksutapaasi.
Tarkista ennen käyttöönottoa
Jokaisella tuotteella on SKU-koodi, ja se vastaa Netvisorin tuotekoodia
ALV-asetuksesi ovat oikein WooCommercessa
Jos myyt yrityksille: kassasi kerää Y-tunnuksen, ja vakituiset yritysasiakkaasi ovat Netvisorissa Y-tunnuksineen
Netvisorissa on valittu oletusmaksutapa
Tilausten käsittelyssäsi tilaus merkitään "Valmis"-tilaan, kun se on valmis laskutettavaksi
Jos jokin menee vikaan
Jos tilausta ei voida siirtää (esimerkiksi virheellisten tuote- tai asiakastietojen vuoksi), siitä ei luoda laskua. Sinulle ei ilmoiteta tästä automaattisesti, joten vertaa valmiita tilauksiasi Netvisorin laskuihin säännöllisesti.
Kun ongelma on korjattu, tilaus voidaan siirtää uudelleen. Ota yhteyttä Netvisorin asiakaspalveluun ja kerro WooCommerce-tilauksen numero.
Jos vaihdat WooCommercen API-avaimet tai verkkokaupan osoitteen, päivitä integraation asetukset Netvisor Storessa. Muuten siirrot loppuvat.
Siirrettävät tiedot
Integraatio siirtää WooCommerce-verkkokaupastasi Netvisoriin tilaus- ja asiakastietoja: asiakkaiden nimet, laskutus- ja toimitusosoitteet, tuotteet, hinnat, ALV- ja maksutiedot. WooCommercen kirjautumistietosi tallennetaan salattuina, ja niitä käytetään vain siirtoon.