Tässä ohjeessa esitetyt ohjeistukset perustuvat yleisiin tietosuojalainsäädännön tulkintoihin ja parhaisiin käytäntöihin. Olethan vielä yhteydessä oman organisaatiosi tietosuojavastaavaan tarkemmista ohjeistuksista.
Kun työntekijäsi, asiakkaasi tai muu henkilö pyytää tietojaan tai haluaa niitä korjattavan tai poistettavan, vastaat pyyntöön rekisterinpitäjänä. Visma käsittelee Netvisoriin tallennettuja tietoja puolestasi.
Autamme sinua mielellämme. Jos et löydä tarvitsemiasi tietoja tai et ole varma, miten pyyntö kannattaa hoitaa, ota yhteyttä Netvisorin asiakastukeen.
Kun saat pyynnön
Varmista pyytäjän henkilöllisyys.
Selvitä, mitä hän pyytää: kopiota tiedoistaan, tietojen korjaamista vai poistamista.
Kokoa tiedot tai tee muutokset tämän ohjeen avulla.
Vastaa ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta.
Mistä tiedot löytyvät
Useimmat tiedot löytyvät henkilön omalta kortilta. Yritysvalikko avautuu yrityksen nimestä vasemmasta yläkulmasta. Näet vain ne tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeus; esimerkiksi palkkatietoihin tarvitset Palkanlaskija-roolin.
Kenen tiedot | Mistä löydät | Miten viet tiedot |
Käyttäjät | Yritysvalikko > Käyttäjät ja käyttöoikeudet > Käyttäjät ja roolit | Muut toiminnot > Lataa käyttöoikeusraportti (Excel). Raportissa on kaikki käyttäjät, joten poista muiden tiedot. |
Palkansaajat | Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > palkansaajan nimi | Palkkalaskelmat PDF:nä Palkkalaskelmat-välilehdeltä, maksetut palkat Exceliin raportilla Palkat > Raportit > Palkkakortit, liitteet Liitteet-välilehdeltä |
Työaika, lomat ja poissaolot | Työaika > Työaika > Työajan kirjaus; Palkat > Lomat > Lomien hallinta | Palkat > Raportit > Työaikaraportit |
Matka- ja kululaskut | Matkat > Matka- ja kululaskut > Avoimet matka- ja kululaskut | Tarkennettu haku: valitse palkansaaja > Tallenna Excel-tiedostona |
Kuitit | Ostot > Kuitit > Kuittiarkisto | Rajaa Kuitin lisääjä -kentällä ja tulosta PDF:ksi |
Henkilöasiakkaat ja yhteyshenkilöt | Myynti > Asiakkaat > Asiakaslistaus > asiakaskortti | Myyntilaskuluettelo rajattuna asiakkaaseen > Tallenna Excel-tiedostona |
Yksityiset toimittajat | Ostot > Toimittajat > Toimittajalistaus > toimittajakortti | Ostolaskuluettelo rajattuna toimittajaan > Tallenna Excel-tiedostona |
Henkilötietoja voi olla myös sähköisissä allekirjoituksissa ja NetBox-viesteissä.
Kaikki kerralla: Tilikausiaineiston latauksella (Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tilikausiaineiston lataus) saat yrityksen kirjanpito- ja palkka-aineiston yhtenä pakettina. Aineisto kattaa koko yrityksen, joten poimi siitä pyytäjän tiedot. Latauksesta veloitetaan tapahtumamaksu.
Terveystiedot: Sairauspoissaolot ja NetBoxin kautta lähetetyt lääkärintodistukset ovat terveystietoja. Käsittele niitä erityisen huolellisesti ja anna Palkanlaskija-rooli vain niille, joiden tehtäviin niiden käsittely kuuluu.
Tulorekisteriin ja muille viranomaisille lähetetyt tiedot ovat lähettämisen jälkeen niiden hallinnassa.
Pyyntöjen käsittely
Kopio tiedoista. Anna henkilölle kopio hänen tiedoistaan ja kerro, mihin tietoja käytetään, kenelle niitä luovutetaan ja kuinka kauan niitä säilytetään. Poista aineistosta muiden henkilöiden tiedot.
Tietojen korjaaminen. Korjaa tieto Netvisorissa. Palkkatiedot ja tulorekisteriin ilmoitetut tiedot korjataan korjaavalla palkanmaksulla tai korjausilmoituksella.
Tietojen poistaminen. Lain mukaan säilytettäviä tietoja ei voi poistaa ennen säilytysajan päättymistä (ks. alla).
Entisen palkansaajan tiedot: kun säilytysaika on päättynyt, palkanlaskija voi poistaa tiedot toiminnolla Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > Palkansaajatoiminnot > Poista entisten palkansaajien tietoja.
Asiakas: asiakkaan, jolla ei ole laskuja tai suorituksia, voi poistaa asiakaslistauksessa. Muuten aseta asiakas passiiviseksi.
Käyttäjä: poista käyttäjän käyttöoikeudet. Netvisor poistaa käyttämättömät käyttäjätilit automaattisesti.
Käsittelyn rajoittaminen. Rajaa tietojen näkyvyyttä käyttöoikeuksilla ja estä asiakkaan tietojen käyttö tarvittaessa toimitus- tai perintäkiellolla. Kirjaa rajoitus ja sen syy esimerkiksi asiakaskortin Kommentti-kenttään.
Tietojen siirtäminen. Excel-viennit ovat koneluettavia, joten voit antaa tiedot niiden avulla.
Lakisääteiset säilytysajat
Kirjanpito ja tilinpäätös: 10 vuotta tilikauden päättymisestä
Tositteet: 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi
Palkkakirjanpito: 10 vuotta tilikauden päättymisestä
Työsuhteen kesto ja työtehtävät: 10 vuotta työsuhteen päättymisestä (työtodistus)
Palkansaaja voi katsoa osan tiedoistaan itse
Netvisor-mobiilisovellus: palkkalaskelmat, verokortti, työsuhteen tiedot, tunnit sekä loma- ja liukumasaldot.
Verkkopalkka (verkkopalkka.maventa.fi): palkkalaskelmat, jos yrityksesi käyttää Maventan Verkkopalkkaa.
Tulorekisterin sähköinen asiointipalvelu: tulorekisteriin ilmoitetut palkka- ja poissaolotiedot.
Voit ohjata palkansaajan näihin palveluihin. Jos hän pyytää kaikki tietonsa, vastaa pyyntöön tämän ohjeen mukaisesti.
Visman omat tiedot
Visma on itse rekisterinpitäjä tiedoille, joita syntyy Netvisorin käytöstä, kuten lokeille ja tukipyynnöille. Ohjaa näitä tietoja koskevat pyynnöt osoitteeseen [email protected]. Lisätietoja on Netvisorin tietosuojaselosteessa.
Tarvitsetko apua?
Ota yhteyttä Netvisorin asiakaspalveluun. Autamme sinua löytämään henkilön tiedot, tekemään viennit ja selvittämään, mitkä tiedot voi poistaa. Asiakaspalvelun yhteystiedot löydät ohjeesta Netvisorin asiakaspalvelukanavat.
Visman omia tietoja koskevat tietosuojapyynnöt: [email protected].