Tässä käyttöohjeessa opastetaan, kuinka luoda ja hallita uusia tarjouksia Netvisor-järjestelmässä. Ohje kattaa tarjouksen perustietojen syöttämisen, tarjousrivit sekä tarjouksen tallennuksen, tulostamisen ja lähettämisen. Lisäksi käsitellään käsittelyhistorian tarkastelu.

Tarjous- ja tilauskäsittely on käytössä Professional- tai Premium-paketeilla. Pakettia voi tarvittaessa päivittää Netvisor Storessa.

SISÄLTÖ

Voit avata tarjouksen luonnin valitsemalla Myynti > Tarjoukset > Uusi tarjous.

Voit luoda uuden tarjouksen myös seuraavilla tavoilla:

  • Valitse yläpalkista Luo uusi > Tarjous.
  • Valitse asiakasnäkymän "Viimeisimmät tarjoukset" -laatikosta vihreä plus -painike.
  • Hae tuotteet Tuotehaun kautta ja valitse sivun alareunasta "Vie valitut myyntitarjoukselle".

Uuden tarjouksen luominen ja käsittely vaatii muokkausoikeuden Accounting-osion (Myyntireskontra) Tilauskäsittely-kohtaan. Tällä oikeudella käyttäjä pääsee myös luomaan ja käsittelemään myyntitilauksia.


Uusi tarjous

Näkymässä näkyy asiakkaan valinta ja tarjouksen perustietojen syöttökentät. Perustiedot on mahdollista asettaa myös sen jälkeen, kun olet valinnut Tallenna-painikkeen ja tarjousnäkymä avautuu.

Toimi näin uuden tarjouksen luomisessa:

  1. Valitse asiakkaaksi olemassa oleva asiakas tai valitse Syötä uusi asiakas, jos haluat lisätä uuden asiakkaan.
  2. Syötä tarjouksen perustiedot tarvittavilta osin.
  3. Valitse Tallenna, kun olet valinnut asiakkaan ja täyttänyt muut tarvittavat tiedot.

Tarjouksen, tilauksen ja myyntilaskun luomisen yhteydessä järjestelmä näyttää varoituksen, jos asiakkaan maksukäyttäytymisessä on havaittu viiveitä. Varoitus näytetään, kun molemmat seuraavista ehdoista täyttyvät:

  • Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään edellisen 12 kuukauden aikana on keskimäärin vähintään +30 päivää.
  • Asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään edellisen 3 kuukauden aikana on vähintään +14 päivää suurempi kuin 12 kuukauden keskiarvo (esimerkiksi 0 pv -> +14 pv). Lisäksi asiakkaalla täytyy olla vähintään yksi maksettu tai luottotappiollinen lasku per kvartaali edellisen 12 kuukauden aikana.

Tallennuksen jälkeen avautuu tarjousnäkymä, jossa tarjouksen tiedot, tarjousrivit sekä lisätiedot näkyvät omissa osioissaan.

Tarjouksen tiedot

Tarjousluettelolta ennalta valittuja tarjouksia voi selata selaustoiminnon avulla. Nuolet eteen- ja taaksepäin siirtävät näkymää tarjoukselta toiselle.

Asiakas

  • Asiakkaan nimeä klikkaamalla pääset esikatselemaan asiakaskortin tietoja.
  • Valitse "Hallinnoi asiakastietoja", jos haluat päivittää asiakaskortin tietoja.
  • Päivitä asiakastiedot ja hae asiakas tarjoukselle uudelleen, jotta muutokset päivittyvät käsittelyssä olevalle tarjoukselle.
  • Käytä rivin lopussa olevia valintoja, jos haluat vaihtaa asiakasta tai päivittää asiakkaan tietoja.

Laskutusosoite

  • Laskutusosoitteen tiedot päivittyvät automaattisesti asiakkaan tiedoista.

Toimitusosoite

  • Valitse toimipaikka hakutoiminnon kautta tai syötä toimitusosoite manuaalisesti.

Tarjouksen numero

  • Järjestelmä ehdottaa oletuksena seuraavaa vapaata tarjousnumeroa.
  • Kirjoita tarvittaessa tarjouksen numero manuaalisesti, jos haluat ylikirjoittaa oletusnumeron.
  • Huomaa, että manuaalisesti annettu numero määrittää, mistä eteenpäin seuraavat tarjous- ja tilausnumerot muodostuvat juoksevasti.
  • Tarjouksen numero varaa myös tilausnumeron, eli sama numero muodostuu myös tarjouksesta luotavalle tilaukselle.

Tarjous voimassa

  • Aseta tarvittaessa tarjoukselle voimassaolopäivä.

Toimituspäivä

  • Järjestelmä ehdottaa oletuksena kuluvaa päivää.
  • Jätä kenttä tyhjäksi, jos toimituspäivä ei ole tarjouksella tarpeellinen, koska tieto ei ole pakollinen.

Toimitusehto ja -tapa

  • Valitse alasvetovalikosta sopiva toimitusehto ja toimitustapa.
  • Muokkaa tarvittaessa vaihtoehtoja valitsemalla Myynti > Myynnin perustiedot ja asetukset.

Myyjä

  • Valitse myyjä hakutoiminnon kautta.
  • Muokkaa myyjiä kohdassa Myynti > Myynnin perustiedot ja asetukset.

Valuutta

  • Valitse listasta oikea valuutta, jos haluat tehdä tarjouksen muussa valuutassa kuin euroissa.
  • Valuutan perässä näkyvä kurssi on edellisen päivän EKP:n hakuhetken kurssi.
  • Kurssi haetaan kerran päivässä noin kello 17:15.
  • Kirjanpitovaluutta Netvisorissa on aina euro.

Verotuskäsittely

  • Määritä verotuskäsittely valmiiksi asiakastietoihin asiakkaan lisätietojen muokkaus -välilehden verotuskäsittely-kohtaan.
  • Vaihda tarvittaessa verotuskäsittelyä suoraan tarjouksella. Tarjouksella tehty valinta yliajaa asiakkaan takana olevan valinnan.
  • Valitse verotuskäsittely myös suoraan tarjouksen tekovaiheessa, jos et käytä asiakastietoihin tallennettua oletusta.

Tarjouksen lisätiedot, dokumentit & liitteet ja käsittelyhistoria 

Sisäiset lisätiedot

  • Syötä kenttään tarjoukseen liittyvä tekstimuotoinen kommentti, joka ei tulostu lähetettävälle tarjoukselle.

Tarjoukseen liittyvät dokumentit

  • Kenttään linkittyy tilausnumero, kun tarjouksesta on muodostettu myyntitilaus.

Tarjouksen liitteet

  • Lisää liitteet raahaamalla tiedostot tarjoukselle tai hakemalla tiedostot tietokoneelta.
  • Valitse liitteen lisäämisen yhteydessä, haluatko liitteen lähtevän tarjouksen mukana.
  • Muuta liitteen lähetysasetusta myös jälkikäteen tarvittaessa.
  • Huomaa, että jos liitteen ei ole tarkoitus lähteä tarjouksen mukana, liite toimii sisäisenä lisätietona ja tästä ilmoitetaan erillisellä huomiolla (lukon kuva).

Viimeisimmät lähetys- ja tilatiedot

  • Osio näyttää tarjouksen viimeisimmät tapahtumat.
  • Valitse Katso koko lähetys- ja tilahistoria, jos haluat avata Käsittelyhistorian. Sama käsittelyhistoria näkyy myös näkymän vasemmassa alalaidassa.
  • Käsittelyhistoria näyttää kaikki myyntitarjouksen tapahtumat sekä tarjoukseen tehdyt muutokset.
  • Käsittelyhistoriaan tallentuu tarjouksen luojan ja muokkaajan tiedot.
  • Käsittelyhistoriaan lisätyistä kommenteista näkyy lukumäärä linkin ohessa olevan lukumäärälaskurin avulla.

Tarjousrivit

Teksti ennen ja jälkeen tarjousrivien

  • Syötä kenttiin vapaata tekstiä, joka näkyy kyseisellä tarjouksella.
  • Myynnin perustiedoissa asetettavat vakiotekstit ennen ja jälkeen laskurivejä käyttävät samoja kenttiä.
  • Huomaa, että jos vapaatekstikenttiin tulostuu tekstiä asiakkaan oletustiedoista tai syötät niihin tietoa tarjousta muokatessa, myynnin perustietojen vakiotekstit eivät tulostu laskulle.
  • Teksti ennen ja jälkeen laskurivien -kenttiin mahtuu kumpaankin 500 merkkiä.

Tee valituille

  • Poista tai kopioi valitut tarjousrivit valitsemalla sopiva toiminto.

Näytä sarakkeet

  • Valitse valikosta, mitkä sarakkeet näytetään tarjousriveillä. Oletuksena kaikki sarakkeet ovat valittuna.

Laskentakohteet näkyvissä

  • Valitse, näytetäänkö laskentakohteet tarjousriveillä vai piilotetaanko ne.

Hae laskutettava tuote

  • Hae tuote tuotetiedoilla tai tuotekoodilla hakutoiminnon kautta.
  • Järjestelmä näyttää ensin aiemmin asiakkaalle myydyt tuotteet ja sen jälkeen kaikki tuotteet.

Tarjousrivin vasemmassa reunassa näkyy kolme pistettä, joiden avulla riviä voi raahata ylös tai alas. Rivien järjestystä voi vaihtaa, kun rivejä on useampi. Myös kommenttirivi ja välisummarivi ovat siirrettävissä samalla tavalla.

Kun tarjous on valmis, valitse Tallenna tarjous, jotta muutokset tallentuvat.

Rivikohtaiset toiminnot ja käsittelyhistoria

Tarjoukselle voidaan lisätä välisummarivi, kommenttirivi sekä tehdä muita rivitoimintoja.

Lisää tarjousrivi

  • Lisää tarjoukselle uuden tyhjän tarjousrivin.

Lisää välisummarivi

  • Lisää tarjousrivien väliin välisummarivin, joka laskee tämän rivin yläpuolella olevien rivien summat yhteen.

Lisää kommenttirivi

  • Lisää kommenttirivin, joka tulostuu tarjoukselle.

Muut rivitoiminnot

Lisää laskutuslisät

  • Lisää tarjoukselle laskutuslisiä, jotka voidaan määrittää kohdassa Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset.

Lisää tarjousrivit tuoteluottelosta

  • Avaa tuoteluettelon, josta voit lisätä tuotteita tarjoukseen valitsemalla tuotteet täpällä ja lisäämällä ne alareunasta myyntitapahtumalle.

Lisää tarjosurivit viivakoodin lukijalla

  • Avaa ikkunan, jossa voit lukea tuotteen viivakoodin ja lisätä tuotteet tarjoukselle.

 Myyntilaskujen lisät -osiossa.

Luo uusi tuote 

  • Siirry tuotteen luomisohjeeseen valitsemalla ohjesivu, josta löytyy tarkempi ohje tuotteen luomisesta.

Käsittelyhistoria 

  • Näyttää tarjouksen tapahtumat sekä tarjoukseen tehdyt muutokset.
  • Käsittelyhistoriaan tallentuu tarjouksen luojan ja muokkaajan tiedot.
  • Käsittelyhistoriaan lisätyistä kommenteista näkyy lukumäärä linkin ohessa olevan lukumäärälaskurin avulla.

Tarjouksen toiminnot

Tarjouksen toiminnot -valikon kautta näkyvät kuvassa esitetyt toiminnot. Valikosta voit valita tarjouksen käsittelyyn liittyviä lisätoimintoja tarpeen mukaan.

Tarjouksen tallennus, tulostaminen ja lähetys

Esikatsele

  • Avaa tarjouksen esikatselutilassa, jotta voit tarkistaa sisällön ennen tulostamista tai lähettämistä.

Tulosta

  • Avaa valikon, josta voit valita eri tulostusmuodot.
  • Valitse haluamasi tulostusmuoto, jolloin tarjous avautuu PDF-muodossa.

Tallenna tarjous

  • Tallenna tarjoukselle tehdyt muutokset.
  • Huomaa, että jos tarjouksella on tallentamattomia muutoksia, näkymässä näkyy huomio tallentamattomista muutoksista. Huomio poistuu tallennuksen jälkeen.

Lähetä tarjous

  • Siirrä tarjous lähetysnäkymään.
  • Lue lähetyksestä lisää ohjeesta Uuden myyntilaskun tekeminen.
  • Huomaa, että tarjousta ei voi lähettää verkkolaskusanomalla.
  • Lähetä tarjous pdf eKirjeellä, sähköpostitse tai tulosta se paikallisesti.


Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Miten voin luoda uuden tarjouksen Netvisorissa?

Vastaus: Voit luoda uuden tarjouksen valitsemalla Myynti > Tarjoukset > Uusi tarjous. Voit myös käyttää yläpalkin Luo uusi > Tarjous -toimintoa, asiakasnäkymän "Viimeisimmät tarjoukset" -laatikon vihreää plussaa tai Tuotehaun "Vie valitut myyntitarjoukselle" -toimintoa.

Kysymys: Mitä oikeuksia tarvitsen tarjouksen luomiseen ja käsittelyyn?

Vastaus: Tarvitset muokkausoikeuden Accounting-osion (Myyntireskontra) Tilauskäsittely-kohtaan. Tällä oikeudella voit luoda ja käsitellä sekä myyntitarjouksia että myyntitilauksia.

Kysymys: Miten tarjouksen numero muodostuu ja voinko muuttaa sitä?

Vastaus: Järjestelmä ehdottaa oletuksena seuraavaa vapaata tarjousnumeroa. Voit ylikirjoittaa numeron syöttämällä tarjouksen numeron manuaalisesti. Tämän jälkeen seuraavat tarjous- ja tilausnumerot muodostuvat juoksevasti tästä numerosta ylöspäin, ja sama numero varautuu myös tarjouksesta muodostettavalle tilaukselle.

Kysymys: Miten lisään liitteitä tarjoukselle ja miten ne vaikuttavat lähetykseen?

Vastaus: Voit lisätä liitteitä raahaamalla tiedostot tarjoukselle tai hakemalla ne tietokoneelta. Liitteen lisäämisen yhteydessä valitset, lähteekö liite tarjouksen mukana. Jos liite on tarkoitettu vain sisäiseksi lisätiedoksi, se merkitään lukon kuvalla eikä lähde tarjouksen mukana.

Kysymys: Miten tarkistan tarjouksen käsittelyhistorian?

Vastaus: Avaa tarjouksen näkymä ja valitse Käsittelyhistoria. Voit myös valita "Katso koko lähetys- ja tilahistoria" -linkin Viimeisimmät lähetys- ja tilatiedot -osiosta. Käsittelyhistoria näyttää kaikki tarjouksen tapahtumat, muutokset sekä tarjouksen luojan ja muokkaajan tiedot.

Kysymys: Millä tavoilla voin lähettää tarjouksen asiakkaalle?

Vastaus: Voit lähettää tarjouksen pdf eKirjeellä, sähköpostitse tai tulostaa sen paikallisesti. Tarjousta ei voi lähettää verkkolaskusanomalla.

Kysymys: Miksi järjestelmä näyttää varoituksen asiakkaan maksukäyttäytymisestä?

Vastaus: Järjestelmä näyttää varoituksen, jos asiakkaan maksupäivä suhteessa eräpäivään on edellisen 12 kuukauden aikana keskimäärin vähintään +30 päivää ja edellisen 3 kuukauden keskiarvo on vähintään +14 päivää suurempi kuin 12 kuukauden keskiarvo. Lisäksi asiakkaalla täytyy olla vähintään yksi maksettu tai luottotappiollinen lasku per kvartaali edellisen 12 kuukauden aikana.

Avainsanat

tarjous, käsittelyhistoria, tarjousrivit, liitteet, esikatselu, tulostaminen, lähetys.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.