Tämä ohje kattaa ostolaskujen tiliöintiin, asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvien käyttöoikeuksien hallinnan Netvisorissa. Lisäksi opit määrittämään oikeuksia myyntireskontrassa ja viestinnässä.

Voit avata näkymän valitsemalla Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet. Näkymä näyttää ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet reskontrien käyttöoikeuksissa. Näkymään pääsee käyttäjähallitsijan roolilla.

SISÄLTÖ

Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet

Ostolaskun tiliöinti

Ostolaskun tiliöintiin liittyvät oikeustasot määritellään käyttäjäkohtaisesti. Oikeustaso vaikuttaa siihen, mitä tietoja käyttäjä näkee ja mitä toimintoja hän voi tehdä ostolaskulla.

  • Ei oikeutta tiliöintiin:
    • Pidä käyttäjällä tämä asetus, jos et halua hänen näkevän ostolaskun tiliöintirivejä.
    • Käyttäjä ei näe ostolaskulla ostolaskun tiliöintirivejä.
    • Käyttäjä ei näe mahdollisia laskentakohteita.
  • Rivitietojen hallinta ilman tiliöintitietoja:
    • Anna käyttäjälle tämä oikeus, jos haluat, että hän voi määrittää laskentakohteita, mutta ei näe tiliöintirivejä.
    • Ostolaskulle voidaan määritellä halutut laskentakohteet.
    • Tiliöintirivit eivät ole käyttäjälle näkyvissä.
  • Tiliöintiehdotus:
    • Anna käyttäjälle tämä oikeus, jos haluat, että hän voi ehdottaa tiliöintiä, mutta ei tee varsinaista tiliöintiä.
    • Käyttäjä voi antaa tiliöintiehdotuksen ostolaskun tiliöintiriveille.
    • Tiliöintiehdotus ei tee tiliöintiä, eli laskulle ei muodostu tositetta esimerkiksi hyväksynnän yhteydessä.
    • Käyttäjä voi määrittää ostolaskulle halutut laskentakohteet.
  • Tiliöintimahdollisuus, oletuksena ei tiliöidä:
    • Anna käyttäjälle tämä oikeus, jos haluat, että hän voi tiliöidä ostolaskun, mutta tiliöinti ei ole oletuksena päällä.
    • Käyttäjä voi tiliöidä ostolaskun.
    • Tiliöinti-kohdassa ei ole automaattisesti ruksia.
  • Tiliöintimahdollisuus, oletuksena tiliöidään:
    • Anna käyttäjälle tämä oikeus, jos haluat, että hän voi tiliöidä ostolaskun ja tiliöinti on oletuksena päällä.
    • Käyttäjä voi tiliöidä ostolaskun.
    • Tiliöinti-kohdassa on automaattisesti valittuna "tiliöi lasku".

Ostolaskujen asiatarkastaja

Asiatarkastusoikeus määrittää, mitä ostolaskuja käyttäjä voi asiatarkastaa ja mitä laskuja hän näkee ostoreskontrassa, raporteilla ja laskuluettelossa.

  • Asiatarkastusoikeuden käyttö:
    • Anna käyttäjälle asiatarkastusoikeus, jos haluat, että hän voi asiatarkastaa ostolaskuja.
    • Käyttäjä voi asiatarkastaa Uusi lasku -tilassa olevia ostolaskuja.
    • Käyttäjä voi asiatarkastaa laskuja, joihin hänet on valittu asiatarkastajaksi (lasku on tällöin Asiatarkastuksessa-tilassa).
  • "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinta:
    • Valitse "Vain käyttäjälle kohdistetut", jos haluat rajata käyttäjän asiatarkastusoikeuden vain hänelle erikseen kohdistettuihin laskuihin.
    • Käyttäjä saa asiatarkastaa vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu asiatarkastajaksi.
    • Käyttäjä näkee ostoreskontrassa vain nämä laskut.
    • Valinta vaikuttaa myös raportointiin ja laskuluetteloon.
    • Käyttäjä näkee raporteilla ja laskuluettelossa vain ne laskut, joissa hän on ollut mukana asiatarkistusprosessissa.
  • Toimittajarajaukset:
    • Rajaa asiatarkastusoikeus koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja käyttämällä Tarkenna-painiketta.
    • Valitse Tarkenna-painikkeella ne toimittajat, joiden laskuja käyttäjä saa asiatarkastaa.
    • Voit vaikuttaa siihen, näkeekö käyttäjä lainkaan muiden toimittajien laskuja.
    • Jos valitset "Ei pääsyä muihin", käyttäjä näkee vain hänelle sallittujen toimittajien laskut.
    • Jos käyttäjä on aiemmin käsitellyt laskuja ilman toimittajarajausta, hän näkee edelleen vanhat aiemmin käsittelemänsä laskut myös muiden toimittajien osalta.

Ostolaskujen hyväksyjä

Ostolaskujen hyväksyntäoikeus määrittää, mitä laskuja käyttäjä voi hyväksyä ja millä euromääräisillä rajoilla. Oikeus asetetaan ostoreskontran oikeuksissa.

  • Hyväksyntäoikeuden asettaminen:
    • Aseta käyttäjälle ostolaskujen hyväksyntäoikeus ostoreskontran oikeuksissa, jotta hän voi hyväksyä laskuja.
    • Aseta käyttäjälle tarvittaessa laskukohtainen euromääräinen hyväksyntäraja.
    • Hyväksyntäraja määrittää, minkä suuruisia laskuja käyttäjä voi hyväksyä.
    • Käyttäjällä ei ole hyväksyntäoikeutta laskuihin, joiden summa ylittää hänen hyväksyntärajansa.
    • Älä lisää käyttäjää manuaalisen kierron kautta laskun hyväksyjäksi, jos laskun summa on yli käyttäjän hyväksyntärajan, koska järjestelmä ei salli tätä.
  • Hyväksyntäraja automaattikierrossa:
    • Käytä automaattikiertoa, jos haluat, että hyväksyjät määritellään automaattisesti.
    • Jos automaattikierrossa on käyttäjä hyväksyjänä ja laskun summa ylittää hänen hyväksyntärajansa, kyseistä kiertolistaa ei käytetä laskulla.
    • Laskun kommenttiin muodostuu teksti: "Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä."
  • Hyväksyntärajan poistaminen:
    • Jätä hyväksyntäkentän laskuraja tyhjäksi tai aseta rajaksi nolla, jos et halua käyttää euromääräistä rajoitusta.
    • Kun kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, hyväksyntärajoitus ei ole käytössä.
  • "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinta hyväksynnässä:
    • Valitse "Vain käyttäjälle kohdistetut", jos haluat rajata käyttäjän hyväksymisoikeuden vain hänelle erikseen kohdistettuihin laskuihin.
    • Käyttäjä saa hyväksyä vain ne ostolaskut, joihin hänet on erikseen valittu hyväksyjäksi.
    • Käyttäjä ei voi hyväksyä muita laskuja, vaikka hänellä olisi yleinen hyväksyntäoikeus.
  • Laskut ilman erikseen valittua hyväksyjää:
    • Anna hyväksyjän oikeudet käyttäjille, joiden haluat voivan hyväksyä laskuja ilman erikseen valittua hyväksyjää.
    • Jos ostolaskulle ei ole erikseen valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa käyttäjä, jolla on hyväksyjän oikeudet.
    • Jos hyväksynnässä on "Vain käyttäjälle kohdistetut" -kohdistus päällä ja käyttäjällä on asiatarkastusoikeudet ilman kohdistusrajoituksia, hän ei näe laskua laskuluettelon kautta, jos hän ei ole ollut mukana laskun kierrossa.
    • Jos käyttäjä on ollut mukana asiatarkastuksessa, hän näkee laskun, vaikka hyväksyjä olisi eri henkilö.

Ostolaskujen ja palkkojen maksaja

Ostolaskujen ja palkkojen maksamisoikeus määrittää, mitä laskuja käyttäjä voi maksaa ja millä euromääräisillä rajoilla. Oikeus asetetaan ostoreskontran oikeuksissa.

  • Maksamisoikeuden asettaminen:
    • Aseta käyttäjälle ostolaskujen maksamisoikeus ostoreskontran oikeuksissa, jotta hän voi maksaa ostolaskuja.
    • Jos yrityksellä on käytössä tuplamaksatus, pidä maksatusoikeus käyttäjällä päällä, jotta hän voi vahvistaa maksuaineiston.
  • Laskukohtainen maksuraja:
    • Aseta käyttäjälle laskukohtainen euromääräinen maksuraja, jos haluat rajoittaa, minkä suuruisia laskuja hän voi maksaa.
    • Käyttäjällä ei ole maksatusoikeutta laskuihin, joiden summa ylittää hänen maksurajansa.
    • Jätä kenttä tyhjäksi tai aseta rajaksi nolla, jos et halua käyttää euromääräistä rajoitusta.
    • Kun kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, rajoitus ei ole käytössä ja käyttäjä voi maksaa niin paljon, kun tilillä on käytettävissä olevaa rahaa.
  • Euroraja per maksupäivä:
    • Aseta oikeuksiin euroraja per maksupäivä, jos haluat rajoittaa yhden päivän aikana maksettavien summien kokonaismäärää.
    • Ohjelma tarkistaa maksupäivänä maksettavia summia.
    • Jos asetettu raja ylittyy, maksatus ei enää onnistu kyseisenä päivänä.
  • Toimittajarajoitusten käyttäminen maksamisessa:
    • Valitse "Käytä samoja toimittajarajoituksia kuin asiatarkastuksessa", jos haluat, että maksamiseen sovelletaan samoja toimittajarajauksia kuin asiatarkastuksessa.
    • Jos asiatarkastuksessa on rajattu pois joitain toimittajia, maksatus ei onnistu näille toimittajille.
    • Jos asiatarkastukseen on valittu "Vain käyttäjälle kohdistettu" ja käyttäjä ei ole asiatarkistanut laskua, hän ei voi maksaa tätä laskua.

Maksujen vahvistaminen

Maksujen vahvistamisen asetuksilla määritellään, kuinka monta hyväksyntää maksuille vaaditaan ja kenellä on oikeus lähettää maksutoimeksiantoja pankkiin. Asetukset vaikuttavat ostolaskujen ja palkkojen maksamiseen.

  • Maksujen vahvistamisen asetusten avaaminen:
    • Avaa maksujen vahvistamisen asetukset valitsemalla Maksujen vahvistamisen asetukset -nappi.
    • Varmista, että käytössä on TPK-käyttäjäoikeus tai KH + yrityksen pääkäyttäjä -oikeudet, jotta näet tämän toiminnon.

  • Vahvistajien määrän määrittely:
    • Valitse asetuksista, montako vahvistajaa vaaditaan ostolaskulle.
    • Varmista, että valitset määrän, joka vastaa yrityksesi hyväksymiskäytäntöjä.

  • Maksujen eteneminen pankkiin:
    • Varmista, että maksun käy hyväksymässä riittävä määrä maksuoikeuden omaavia vahvistajia.
    • Kun vaadittu määrä vahvistuksia on annettu, maksut lähtevät maksutoimeksiantoina pankkiin.
    • Asetus vaikuttaa sekä ostolaskujen että palkkojen maksamiseen.
  • Oikeus lähettää maksutoimeksiantoja ilman muita hyväksyntöjä:
    • Määritä käyttäjälle oikeus lähettää maksutoimeksiantoja pankkiin ilman muita hyväksyntöjä valitsemalla henkilön sivulla olevasta listasta vastaava asetus.
    • Käyttäjä voi tämän oikeuden avulla lähettää maksutoimeksiantoja pankkiin ilman, että muut vahvistajat hyväksyvät maksun.

Tilisiirtojen hyväksyjä

Tilisiirtojen hyväksyntäoikeus mahdollistaa tilisiirtojen hyväksynnän erillisenä vaiheena ennen maksamista. Oikeus määritellään maksujen vahvistamisen asetuksissa ja myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa.

  • Tilisiirtojen hyväksynnän käyttöönotto:
    • Avaa maksujen vahvistamisen asetukset (vaatii TPK tai KH + yrityksen pääkäyttäjä -oikeudet).
    • Ota tilisiirtojen hyväksyntä käyttöön maksujen vahvistamisen asetuksissa.
    • Määritä näkymässä, montako hyväksyjää tilisiirroille tarvitaan (1–3 kappaletta).
  • Tilisiirtojen hyväksyjien määrittely:
    • Avaa myynti- ja ostoreskontrien oikeudet.
    • Määritä, kenellä käyttäjällä on oikeus hyväksyä tilisiirtoja.
    • Huomioi, että henkilö, joka hyväksyy tilisiirron, ei voi maksaa kyseistä tilisiirtoa.
    • Varmista, että jollain muulla käyttäjällä on maksatusoikeudet tilisiirtoihin.
  • Lisäohje:

Tilisiirtojen maksaja

Tilisiirtojen maksamisoikeus määrittää, kuka voi maksaa tilisiirtoja Netvisorissa.

  • Tilisiirtojen maksamisoikeuden asettaminen:
    • Aseta käyttäjälle maksatusoikeudet tilisiirtoihin, jotta hän voi maksaa tilisiirtoja Netvisorissa.
    • Huomioi, että tilisiirtojen maksajalle ei ole mahdollista määritellä maksurajaa.

Ostotilausten hyväksyjä 

Ostotilausten hyväksyntäoikeus määrittää, kuka voi hyväksyä ostotilauksia ja hankintaehdotuksia.

  • Ostotilausten hyväksyjän oikeuden asettaminen:
    • Aseta henkilölle "Ostotilausten hyväksyjä" -oikeus, jos haluat, että hän voi hyväksyä ostotilauksia.
    • Huomioi, että hankintaehdotusta ei saa hyväksyttyä ilman tätä oikeutta.

Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja

Ostolaskun hyväksyntäkierron asettajan oikeus määrittää, kuka voi hallita ostolaskun asiatarkistajia ja hyväksyjiä sekä muokata laskun kiertoa.

  • Hyväksyntäkierron asettaminen ja muokkaaminen:
    • Aseta henkilölle "Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja" -oikeus, jos haluat, että hän voi määritellä ostolaskun asiatarkistajat ja hyväksyjät.
    • Käyttäjä voi määritellä, kuka asiatarkistaa ostolaskun.
    • Käyttäjä voi määritellä, kuka hyväksyy ostolaskun.
    • Käyttäjä voi vaihtaa laskulle jo asetetun asiatarkistajan tai hyväksyjän.
    • Käyttäjä voi poistaa koko laskun kierron.
  • Automaattinen laskun kierto:

Ostolaskun automaatiosäännöt

Ostolaskun automaatiosääntöjen oikeus määrittää, kuka voi luoda ja hallita ostolaskuautomaatiosääntöjä.

  • Ostolaskuautomaatiosääntöjen oikeuden asettaminen:
    • Aseta käyttäjälle "Ostolaskun automaatiosäännöt" -oikeus, jos haluat, että hän voi tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä.
    • Käyttäjä voi tämän oikeuden avulla luoda ja muokata ostolaskuautomaatiosääntöjä.

Myyntireskontran oikeudet

Myyntireskontran oikeuksilla määritellään, mitä tietoja käyttäjä näkee myyntitilauksista ja -laskuista sekä mitä laskuja hän näkee omassa näkymässään.

  • Tuotteiden hankintahinnan ja myyntiprovisioiden näkyvyys:
    • Määritä käyttäjän oikeudet sen mukaan, näkeekö hän tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinnan.
    • Määritä, voiko käyttäjä muokata tuotteiden hankintahintaa.
    • Määritä, näkyvätkö käyttäjälle myyntilaskuista maksettavat mahdolliset myyntiprovisiot.
    • Jos hankintahinta tai myyntiprovisiot eivät ole käyttäjälle näkyvissä, näkyy lukujen tilalla *-merkki.
  • Myyntilaskujen näkyvyyden rajaaminen:
    • Rajaa käyttäjän oikeuksia sen mukaan, näkeekö hän pelkästään itse muodostamansa myyntilaskut vai myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut.
    • Valitse, että käyttäjä näkee vain omat myyntilaskunsa, jos haluat rajata näkyvyyden hänen omiin toimiinsa.
    • Valitse, että käyttäjä näkee myös muiden käyttäjien muodostamat myyntilaskut, jos haluat laajemman näkyvyyden.
    • Huomioi, että järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan esimerkiksi sopimuslaskutusta, jossa käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta.

Oikeudet tallennetaan järjestelmään Päivitä tiedot -painikkeella.

  • Oikeuksien tallentaminen:
    • Tee tarvittavat muutokset myyntireskontran oikeuksiin.
    • Paina Päivitä tiedot -painiketta, jotta oikeudet tallentuvat järjestelmään.

Viestintä

Viestintäasetuksilla määritellään, milloin ja mihin kanavaan käyttäjä saa järjestelmäviestejä ostolaskuihin liittyen. Käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan kaikkien tämän ohjeen ehtojen täytyttyä.

  • Oikeudet Osto-osioon käyttöprofiilissa:
    • Avaa käyttäjän käyttöprofiili.
    • Varmista, että Osto-osioon on annettu vähintään seuraavat oikeudet (toimintokohtaiset oikeudet):
  • Ostoreskontran perustoiminnot ja näkymät:
    • Anna käyttäjälle muokkausoikeus kohtiin:
      • Ostoreskontran perustoiminnot
      • Ostoreskontran näkymät ja luettelot
    • Valitse valmisprofiileista sopiva profiili, esimerkiksi:
      • Ostoreskontrakäyttäjä
      • Reskontrakäyttäjä
      • Yrityskäyttäjä
      • Kaikki oikeudet
  • Järjestelmäviestien kanavan valinta:
    • Avaa käyttäjän omat perustiedot valitsemalla oma nimi näkymän yläpalkista.
    • Valitse Viestintä-välilehti.
    • Varmista, että järjestelmäviestien kanava on valittu.
    • Tarkasta kohdasta "Järjestelmäviestien kanava", että valintana on Email, jotta viestejä lähetetään sähköpostiin.
    • Varmista, että sähköpostiosoite on oikein.
    • Lisää sähköpostiosoite käyttäjän osalta henkilökohtaisesti.
    • Syötä ohjelmaan sähköpostiin saapuva vahvistuskoodi, jotta osoitetta voi käyttää.
    • Vaihda sähköpostiosoite tarvittaessa käyttäjänä itse, koska osoitteen vaihtaminen ei onnistu toisen henkilön toimesta.
    • Huomioi, että sama sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä henkilöllä.

  • Viestinnän ajastus -asetukset:
    • Avaa henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset.
    • Valitse, milloin haluat saada viestit ostolaskuista.

Esimerkki: Ylläolevien asetusten mukaisesti, jos ostolasku saapuu tai se asetetaan käyttäjälle kiertoon maanantaina, niin hän saa siitä ilmoituksen tiistaina kello 9:00.

  • Viestittävien asioiden valinta:
    • Avaa viestintäasetuksista kohta, jossa valitaan viestittävät asiat.
    • Valitse, mistä tapahtumista haluat saada ilmoituksia.

Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.

Ilmoitus asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä.

Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista: Viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkistajaksi.

Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista: Viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kuka voi hallita ostolaskujen käyttöoikeuksia?

Käyttäjähallitsija-roolilla varustetut henkilöt.

Miten asetan hyväksyntärajan laskuille?

Avaa ostoreskontran oikeudet ja aseta käyttäjälle euromääräinen hyväksyntäraja hyväksyntäkenttään.

Miten asetan maksurajan ostolaskujen maksamiseen?

Avaa ostoreskontran oikeudet ja aseta käyttäjälle laskukohtainen euromääräinen maksuraja sekä tarvittaessa euroraja per maksupäivä.

Miten rajoitan käyttäjän oikeudet vain tiettyjen toimittajien laskuihin?

Käytä Tarkenna-painiketta asiatarkastusoikeuksissa ja valitse ne toimittajat, joiden laskuja käyttäjä saa käsitellä. Valitse tarvittaessa "Ei pääsyä muihin".

Miten varmistan, että käyttäjä näkee vain hänelle kohdistetut asiatarkastus- ja hyväksyntälaskut?

Valitse sekä asiatarkastajan että hyväksyjän oikeuksissa "Vain käyttäjälle kohdistetut", jotta käyttäjä näkee ja käsittelee vain hänelle erikseen kohdistetut laskut.

Miten viestintäasetukset määritellään oikein?

Tarkista käyttäjän omista perustiedoista Viestintä-välilehdeltä, että järjestelmäviestien kanavana on Email, sähköpostiosoite on vahvistettu ja viestinnän ajastus- sekä viestittävät asiat -asetukset on valittu.

Miten otan käyttöön tilisiirtojen hyväksynnän?

Avaa Maksujen vahvistamisen asetukset TPK- tai KH + yrityksen pääkäyttäjä -oikeuksilla, ota tilisiirtojen hyväksyntä käyttöön, määritä hyväksyjien määrä ja aseta myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa tilisiirtojen hyväksyjät ja maksajat.

Miten tallennan tekemäni oikeusmuutokset myyntireskontrassa?

Paina Päivitä tiedot -painiketta myyntireskontran oikeuksien näkymässä, jotta muutokset tallentuvat järjestelmään.

Avainsanat: Netvisor, käyttöoikeudet, ostolaskut, asiatarkastus, hyväksyntä, myyntireskontra, viestintäasetukset



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.