Uuden asiakkaan luominen : Netvisor

Tässä ohjeessa käydään läpi uuden asiakkaan luominen järjestelmässä. Vaiheittaiset ohjeet sisältävät asiakkaan perustiedot, laskutusosoitteen tiedot, toimipaikan tiedot ja verkkolaskutustiedot.

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynti > Asiakkaat > Uusi asiakas.

Voit avata saman toiminnon myös valitsemalla "Luo uusi" -valikon kautta:

tai

Tämän jälkeen avautuu seuraava näkymä:

Uutta asiakasta syötettäessä järjestelmässä on kaksi pakollista tietoa: Nimi ja Y-tunnus (jos yritysasiakas). Käytännössä sinun on syötettävä myös asiakkaan Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka. Lasku voidaan tulostaa vain paikallisesti, mikäli nämä tiedot puuttuvat.

Perustiedot (1)

Nimi - Asiakkaan nimi. Nimikentän alapuolella oleva kenttä on nimen jatketta varten. Asiakkaan nimikenttä hakee tiedot YTJ:stä. Jos yritys löytyy YTJ:stä, tiedot päivittyvät automaattisesti YTJ:n perusteella.
Asiakaskoodi - Koodin määrittäminen on vapaaehtoista. Jos päivität asiakastietoja csv-tiedostosta, asiakaskoodi on pakollinen tieto (kohdistin). Suosittelemme asiakaskoodin käyttöä. Järjestelmä tarjoaa oletuksena seuraavaa vapaata numeroa, mutta voit ylikirjoittaa sen. Asiakaskoodissa voi käyttää myös kirjaimia. Automaattinen asiakaskoodin haku tukee alle 10 merkin koodeja. Laskulomakkeelle mahtuu noin 20 merkkiä, riippuen numeron leveydestä. Verkkolaskusanoma hyväksyy enintään 35 merkin pituisen asiakaskoodin. Rajapinta ja näkymä sallii enintään 50 merkkiä pitkän asiakaskoodin.
Y-tunnus - Asiakkaan Y-tunnus. Jos kyseessä on henkilöasiakas, valitse kohta Henkilöasiakas. Tällöin et voi syöttää Y-tunnusta, vaan tilalle tulee kenttä henkilötunnukselle. Henkilötunnus ei ole pakollinen kenttä, voit jättää sen tyhjäksi. Jos kyseessä on ulkomainen asiakas, syötä Y-tunnuksen tilalle VAT-numero niin, että maakoodi on alussa eikä väliviivaa ole ennen viimeistä merkkiä, esimerkiksi FI12345678. Jos ulkomaalaisella asiakkaalla ei ole VAT-tunnusta, voit syöttää Y-tunnuksen kohdalle muun organisaatio- tai yritystunnuksen.

"Hae tiedot"

Valitse Y-tunnus -linkki, kun haluat siirtyä YTJ:n sivuille. Voit hakea asiakkaan tiedot suoraan YTJ:stä syöttämällä yrityksen y-tunnuksen ja valitsemalla "Hae -tiedot" -painikkeen. Y-tunnushaku toimii yhtiömuodoilla: osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja osuuskunnat. Tiedot haetaan YTJ:stä rajapintaa hyödyntäen, ja toistaiseksi vain nämä yhtiömuodot ovat saatavilla.

Asiakasryhmä - Asiakkaan asiakasryhmä valitaan tästä.
Vastaanottajan OVT- tunnus (jos tieto poikkeaa yrityksen y-tunnuksesta). Kenttään voi syöttää asiakaskohtaisen tiedon, joka pitää välittyä verkkolaskuaineistolla vastaanottajalle, esimerkiksi tehdasnumero tai muu muuttumaton tieto, jonka vastaanottaja vaatii. Tämän kentän tieto menee finvoice-aineistolla tagiin BuyerOrganisationUnitNumber. Kenttään ei pidä syöttää asiakkaan verkkolaskuosoitetta.

Näytä lisää -valinnan takaa avautuu lisää kenttiä:

Verotuskäsittely

Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely: Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi > Kotimainen käsittely, EU > Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV0 %, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV %), EU:n ulkopuolinen > ALV0 %.
Ei arvonlisäverokäsittelyä: Kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV0 %.
Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely: Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.
Kotimaan mukainen ALV- käsittely: Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV-käsittelyä maasta riippumatta.

Laskutusosoite (2)

Osoite - Asiakkaan laskutusosoite. Kentän merkkimäärärajoitus on 100 merkkiä. Jos osoite on pidempi, käytä lisäkenttää, jonka merkkimäärärajoitus on myös 100 merkkiä. Verkkolaskusanoma hyväksyy enintään 35 merkkiä ja tuloste 40 merkkiä.
Postinumero ja- toimipaikka - Asiakkaan laskutusosoitteen postinumero ja toimipaikka. Postinumero- ja toimipaikkakenttien merkkimäärärajoitus on 50 merkkiä. Verkkolaskusanoma hyväksyy enintään 35 merkkiä. Tulosteeseen mahtuu 42 merkkiä postinumerokenttään ja 50 merkkiä toimipaikkakenttään.
Maa - On ratkaiseva tieto asiakkaalle muodostettavien laskujen oletustiliöinnissä ja ALV-käsittelyssä. Järjestelmä käyttää asiakkaan maan mukaista kirjanpidon oletusmyyntitiliä ja käsittelee ALV:n maatiedon mukaan (kotimainen, EU ja EU:n ulkopuolinen).
Sähköpostilaskutusosoite - Asiakkaan sähköpostilaskutusosoite. Kenttä ei ole pakollinen, jos et käytä sähköpostilaskutusta. Jos haluat lähettää laskun kahteen eri sähköpostiosoitteeseen, erottele osoitteet ; -merkillä.

Verkkolaskutusta varten kaikki kentät (lukuun ottamatta sähköpostilaskutusosoite-kenttää) on täytettävä. Osoite-kentän alapuolella on osoitteen jatke -kenttä.

Toimipaikka (3)

Nimi - Toimipaikan nimi.
Osoite - Asiakkaan toimitusosoite.
Postinumero ja- toimipaikka - Asiakkaan toimipaikan postinumero ja toimipaikka.

Mikäli toimipaikkatietoja tarvitaan, jokainen kenttä on täytettävä. Verkkolaskutus estyy, jos tiedot ovat vajaat.

Verkkolaskutustiedot (4)

Verkkolaskutusosoite Kenttään tulee asiakkaan verkkolaskuosoite. Jos haet asiakkaan tietoja, järjestelmä hakee myös verkkolaskuosoitteen. Hakulogiikka toimii seuraavasti:
- Jos asiakkaalta löytyy useita verkkolaskuosoitteita, oletuksena näytetään Maventan verkkolaskuosoite.
- Jos asiakkaalla on vain yksi osoite, järjestelmä näyttää sen.
- Jos asiakkaalla on useampi verkkolaskuosoite, joista yksikään ei ole Maventan osoite, järjestelmä näyttää ne kaikki ja voit valita halutun osoitteen.
Verkkolaskuoperaattori - Valitaan listasta oikea operaattori.
Jos verkkolaskuosoite poikkeaa normaalista IBAN- tai OVT-muodosta, järjestelmä ilmoittaa virheellisestä osoitteesta. Ruksaamalla kohdan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa" ohitat tarkistuksen ja voit syöttää verkkolaskuosoitteen halutussa muodossa. Tällöin sinun on aina itse tarkistettava, että osoite on oikein. Tietojen tallentamisen jälkeen ruksi poistuu automaattisesti.

"Luo asiakas" - Syötetty asiakastieto tallennetaan.
"Luo asiakas ja laskuta" - Syötetty asiakastieto tallennetaan ja samalla avautuu uuden myyntilaskun syöttötoiminto kyseiselle asiakkaalle.

Muodostuneen asiakaskortin ohjeet löytyvät asiakaslistaus sivulta.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Kysymys: Mistä avaan toiminnon uuden asiakkaan luomiseksi?

Vastaus: Voit avata toiminnon valitsemalla Myynti > Asiakkaat > Uusi asiakas tai käyttämällä "Luo uusi" -valikkoa.

Kysymys: Mitkä tiedot ovat pakollisia uutta asiakasta luodessa?

Vastaus: Pakollisia tietoja ovat Nimi ja Y-tunnus (jos kyseessä on yritysasiakas). Käytännössä sinun on syötettävä myös Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka, jotta lasku voidaan tulostaa muutoin kuin paikallisesti.

Kysymys: Milloin asiakaskoodi on pakollinen?

Vastaus: Asiakaskoodi on pakollinen, jos päivität asiakastietoja csv-tiedostosta, koska koodi toimii kohdistimena.

Kysymys: Miten toimin, jos asiakkaalla ei ole Y-tunnusta tai VAT-numeroa?

Vastaus: Jos kyseessä on henkilöasiakas, valitse Henkilöasiakas, jolloin Y-tunnusta ei voi syöttää ja voit halutessasi jättää henkilötunnuksen tyhjäksi. Jos ulkomaalaisella asiakkaalla ei ole VAT-tunnusta, voit syöttää Y-tunnuksen kenttään muun organisaatio- tai yritystunnuksen.

Kysymys: Mitä tietoja tarvitaan verkkolaskutusta varten?

Vastaus: Verkkolaskutusta varten kaikki laskutusosoiteosion kentät (lukuun ottamatta sähköpostilaskutusosoite-kenttää) on täytettävä. Lisäksi sinun on syötettävä verkkolaskutusosoite ja valittava verkkolaskuoperaattori.

Kysymys: Mitä tapahtuu, jos verkkolaskuosoite ei ole IBAN- tai OVT-muodossa?

Vastaus: Järjestelmä ilmoittaa virheellisestä osoitteesta. Voit ohittaa tarkistuksen ruksaamalla kohdan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa" ja syöttää osoitteen halutussa muodossa, mutta sinun on itse varmistettava osoitteen oikeellisuus.

Kysymys: Miten tallennan asiakkaan ja siirryn suoraan laskuttamaan?

Vastaus: Valitse "Luo asiakas ja laskuta", jolloin asiakastiedot tallennetaan ja uuden myyntilaskun syöttötoiminto avautuu kyseiselle asiakkaalle.

Avainsanoja: Uusi asiakas, asiakasluonti, Y-tunnus, asiakastiedot, laskutusosoite, verkkolaskutus

Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei