Uusi asiakas perustetaan kohdasta: Myynti > Asiakkaat > Uusi asiakas,
tai "Luo uusi" valikon kautta:
tai
Tämän jälkeen avautuu seuraava näkymä:
Uutta asiakasta syötettäessä on järjestelmän kannalta kaksi pakollista tietoa: Nimi ja Y-tunnus (jos yritysasiakas). Käytännössä on kuitenkin syötettävä myös asiakkaan Osoite, Postinumero ja Postitoimipaikka (Huom! Lasku voidaan tulostaa vain paikallisesti, mikäli nämä tiedot puuttuvat).
Perustiedot (1)
Nimi - Asiakkaan nimi. Nimikentän alapuolella oleva kenttä on nimen jatketta varten. Asiakkaan nimikenttä hakee tiedot YTJ:stä. Mikäli yritys löytyy sieltä päivittyy tiedot automaattisesti YTJ:n perusteella
Asiakaskoodi - Koodin määrittäminen on vapaaehtoista, mutta mikäli asiakastietoja päivitetään csv-tiedostosta, niin silloin koodi on pakollinen tieto (kohdistin). Suosittelemme koodin käyttöä. Oletuksena ohjelma tarjoaa tähän seuraavaa vapaata numeroa, mutta tämän voi halutessa ylikirjoittaa. Asiakaskoodissa voi käyttää myös kirjaimia. Automaattinen asiakaskoodin haku tukee alle 10 -merkin koodeja. Itse laskulomakkeelle mahtuu noin 20 merkkiä, riippuen numeron leveydestä. Verkkolaskusanoma hyväksyy maksimissaan 35 -merkin pituisen asiakaskoodin. Rajapinta ja näkymä sallii maksimissaan 50 -merkkiä pitkän asiakaskoodin.
Y-tunnus - Asiakkaan Y-tunnus. Jos kyseessä on henkilöasiakas, rastitetaan Henkilöasiakas -kohta. Tällöin y-tunnusta ei voi syöttää. Mikäli kyseessä on ulkomainen asiakas, y-tunnuksen tilalle laitetaan VAT-numero niin, että maakoodi on alussa ja ei väliviivaa ennen viimeistä merkkiä - esim. FI12345678. Mikäli ulkomaalaisella asiakkaalla ei ole käytössä VAT-tunnusta, voidaan y-tunnuksen kohdalle laittaa jokin muu organisaatio- tai yritystunnus.
"Hae tiedot"
Y-tunnus -linkistä pääsee YTJ:n sivuille. Asiakaan tiedot voidaan hakea suoraan YTJ:stä syöttämällä yrityksen y-tunnus ja klikkaamalla tämän jälkeen "Hae -tiedot" -painiketta. Tällä hetkellä Y-tunnushaku toimii yhtiömuodoilla: osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö ja osuuskunnat. Tiedot YTJ:stä haetaan rajapintaa hyödyntäen ja toistaiseksi tätä kautta vain nämä yhtiömuodot ovat saatavilla.
Asiakasryhmä - Asiakkaan asiakasryhmä valitaan tästä.
Vastaanottajan OVT- tunnus (jos tieto poikkeaa yrityksen y- tunnuksesta). Tähän kenttään voi laittaa jonkun asiakaskohtaisen tiedon, joka pitää välittyä verkkolaskuaineistolla vastaanottajalle. Esim. tehdasnumero tms. muuttumaton tieto, jonka vastaanottaja vaatii. Tämän kentän tieto menee finvoice-aineistolla tagiin BuyerOrganisationUnitNumber. Kenttään ei pidä laittaa asiakkaan verkkolaskuosoitetta.
Näytä lisää -valinnan takaa avautuu lisää kenttiä:
Verotuskäsittely
Asiakkaan laskutusmaaryhmän mukainen käsittely: Asiakkaalle valittu maatieto määrittää verokäsittelyn automaattisesti. Suomi - Kotimainen käsittely, EU - Yhteisökäsittely (jos Y-tunnus-kentässä on tietoja > ALV0%, jos henkilöasiakas > Tuotteen takana oleva ALV%), EU:n ulkopuolinen > ALV0%).
Ei arvonlisäverokäsittelyä: Kaikki asiakkaan myynti on oletuksena ALV0%
Kotimainen rakennuspalvelun verokäsittely: Asiakkaan myynnissä käytetään rakennuspalvelun verokäsittelyä.
Kotimaan mukainen ALV- käsittely: Asiakkaalle käytetään kotimaista ALV- käsittelyä maasta riippumatta.
Laskutusosoite (2)
Osoite - Asiakkaan laskutusosoite.
Postinumero ja- toimipaikka - Asiakkaan laskutusosoitteen postinumero- ja toimipaikka.
Maa - On ratkaiseva tieto ko. asiakkaalle muodostettavien laskujen oletustiliöinnissä ja ALV -käsittelyssä. Järjestelmä käyttää asiakkaan maan mukaista kirjanpidon oletusmyyntitiliä ja käsittelee ALV:n maatiedon mukaan (kotimainen, EU ja EU:n ulkopuolinen).
Sähköpostilaskutusosoite - Asiakkaan sähköpostilaskutusosoite. Tämä kenttä ei ole pakollinen, mikäli sähköpostilaskutusta ei käytetä. Jos halutaan lähettää lasku kahteen eri sähköpostiosoitteeseen, osoitteet pitää erottaa ; -merkillä.
Verkkolaskutusta varten kaikki kentät (lukuunottamatta sähköpostilaskutusosoite-kenttää) on täytettävä. Osoite-kentän alapuolella on osoitteen jatke -kenttä.
Toimipaikka (3)
Nimi - Toimipaikan nimi.
Osoite - Asiakkaan toimitusosoite.
Postinumero ja- toimipaikka - Asiakkaan toimipaikan postinumero- ja toimipaikka.
Mikäli toimipaikkatietoja tarvitaan, on jokainen kentistä täytettävä (verkkolaskutus estyy, mikäli tiedot ovat vajaat!).
Verkkolaskutustiedot (4)
Verkkolaskutusosoite - Kenttään tulee asiakkaan verkkolaskuosoite. Näkymä myös ehdottaa saatavilla olevia verkkolaskuosoiteita, verkkolaskuosoitetiedot noudetaan Maventan rajapinnasta.
Verkkolaskuoperaattori - Valitaan listasta oikea operaattori.
Mikäli verkkolaskuosoite poikkeaa normaalista IBAN tai OVT-muodosta tulee ilmoitus virheellisestä osoitteesta. Ruksaamalla kohdan "Ohita verkkolaskuosoitteen tarkistus tietoja tallennettaessa" ohitetaan tarkistus ja verkkolaskuosoite kenttään voidaan syöttää osoite halutussa muodossa. Tällöin pitää aina itse tarkistaa, että osoite on oikein. Tietojen tallentamisen jälkeen ruksi tästä kohdasta poistuu.
"Luo asiakas" - Syötetty asiakastieto tallennetaan.
"Luo asiakas ja laskuta" - Syötetty asiakastieto tallennetaan ja samalla avataan uuden myyntilaskun syöttötoiminto kyseiselle asiakkaalle.
Muodostuneen asiakaskortin ohjeet löytyvät asiakaslistaus sivulta.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback