Tässä ohjeessa käsitellään asiakastietojen tuontia ja päivittämistä Netvisorissa CSV-tiedostojen avulla.
SISÄLTÖ
Yleistä
Netvisoriin voi tuoda asiakastiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan asiakasrekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.
Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa asiakastietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa. Asiakastietojen tuonnilla ei pysty päivittämään olemassa olevien asiakkaiden asiakaskoodia. Mikäli asiakaskoodia on tarpeen päivittää, tulisi asiakkaat tuoda uusina asiakkaina tai käyttää Asiakaslistauksen Päivitä asiakaskoodit-toimintoa (Myynti > Asiakaslistaus > Asiakaslistauksen toiminnot > Päivitä asiakaskoodit).
Asiakastietojen tuonti on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti
Aineistolla pakollisia tietoja ovat
Asiakaskoodi (suositeltava)
Nimi
Osoite
Postinumero
Postitoimipaikka
y-tunnus (suositeltava)
Asiakastietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät
Pakolliset kentät tulee olla tuotavassa excel-tiedostossa, jotta tuonti voidaan tehdä.
Tuotava tieto | Kuvaus | Esimerkki |
Asiakaskoodi | Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin asiakkaisiin kohdistava kenttä | 100 |
Nimi | Pakollinen tieto, max. 250 merkkiä | Example Customer Oy |
Osoite | Pakollinen tieto, max. 80 merkkiä | Testing street 1 |
Postinumero | Pakollinen tieto, max. 50 merkkiä | 00100 |
Postitoimipaikka | Pakollinen tieto, max. 80 merkkiä | Helsinki |
Aktiivinen | Jos asiakas on passiivinen, käytä tietoa 0. Mikäli asiakas on aktiivinen, käytä tietoa 1. Jos tietoa ei anneta, perustetaan asiakas oletuksena aktiivisena. | 1 |
Alennusprosentti | Annetaan lukuna | 5 |
Asiakasryhmä | Max. 50 merkkiä, asiakasryhmä tulee olla luotuna Netvisoriin | Yritys |
Hintaryhmä | Hintaryhmä tulee olla luotuna Netvisoriin | VIP |
Kotisivut | Max. 80 merkkiä | |
Laskun tulostuskieli |
| |
Lisätietoja | Netvisorin asiakasrekisterin kommenttikenttä. Max. 2500 merkkiä | |
Maa |
| Finland |
Maksuehto | Maksuehto tulee olla luotuna Netvisoriin | 14 päivää netto |
Nimen jatke | Max. 250 merkkiä | |
Oletusmyyjä |
| |
Oletustoimistusehto |
| |
Oletustoimitustapa |
| |
Osoitteen jatko | Max. 80 merkkiä | |
Puhelin | Max. 80 merkkiä | |
Sähköposti | Max. 200 merkkiä | |
Sähköpostilaskutusosoite | Max. 500 merkkiä. Kenttään pystyy syöttämään vain sähköpostiosoitteen. | |
Saldoraja |
| |
Telefax | Max. 80 merkkiä | |
Toimipaikan nimi (Toimipaikka) | Max. 250 merkkiä | Helsingin toimisto |
Toimitusmaa (Toimipaikan maa) |
| Finland |
Toimitusosoite (Toimipaikan osoite) | Max. 80 merkkiä | Esimerkkiosoite 1 |
Toimituspostinumero (Toimipaikan postinumero) | Max. 50 merkkiä | 53100 |
Toimituspostitoimipaikka (Toimipaikan postitoimipaikka) | Max. 80 merkkiä | Lappeenranta |
Verkkolaskuoperaattori | Jos tuodaan operaattoritieto, myös verkkolaskuosoite vaaditaan. | Maventa |
Verkkolaskuosoite | Jos tuodaan verkkolaskuosoite, myös operaattoritieto vaaditaan. | 003712345678 |
Y-tunnus |
| 1234567-8 |
Yhteyshenkilö | Voidaan tuoda ainoastaan yksi yhteyshenkilö | |
Yhteyshenkilön puhelin | Max. 80 merkkiä | |
Yhteyshenkilön sähköposti | Max. 200 merkkiä | |
Vakioviite |
| 123 |
Henkilöasiakas | Jos asiakas on henkilöasiakas, annetaan tähän kenttään arvo 1. Yritysasiakkailla 0. Jos tietoa ei anneta, perustetaan asiakas oletuksena yritysasiakkaana. |
Ohessa esimerkkitiedostot asiakastietojen tuontia varten:
Laskentakohteita ei voi tuoda asiakastietojen tuonnilla, mutta laskentakohteet voi päivittää asiakkaille massana asiakaslistauksen toimintojen kautta kohdassa "Muokkaa asiakastietoja".
Asiakastietojen muokkaus ja päivitys
Voit myös päivittää ja muokata olemassa olevien asiakkaiden tietoja csv-tuonnin avulla. Jotta asiakkaiden muokkaus onnistuu, tulee asiakkaalla olla asiakaskoodi. Asiakastietojen tuonnilla ei pysty päivittämään olemassa olevien asiakkaiden asiakaskoodia. Mikäli asiakaskoodia on tarpeen päivittää tai lisätä asiakaskoodi, tulisi asiakkaat tuoda uusina asiakkaina tai käyttää Asiakaslistauksen Päivitä asiakaskoodit-toimintoa (Myynti > Asiakaslistaus > Asiakaslistauksen toiminnot > Päivitä asiakaskoodit).
Asiakastietojen päivityksessä pakolliset tiedot ovat:
Asiakaskoodi
Nimi
Osoite
Postinumero
Postitoimipaikka
Pakollisten tietojen lisäksi tuodaan se tieto, joka halutaan muokata tai lisätä asiakaskortille. Muut asiakaskortilla olevat tiedot pysyvät muuttumattomina.
Tietojen valmisteleminen
CSV-siirtotiedostossa yhden asiakkaan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, asiakastiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin asiakaskortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan
Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numeroiden käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.
Tee seuraavasti:
Valitse koko taulukko
Paina hiiren kakkospainiketta
Valitse "Muotoile solut"
Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)
Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitäisi ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.
Windows-työasemalla aineisto tulee tallentaa Comma delimited / Luetteloerotin muodossa. Jos aineisto on UTF-8 -muodossa, hajottaa se enkoodauksen ja rikkoo ääkköset.
Tietojen tuonnin vaiheet
Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
Valitse tietotyypiksi "Asiakastietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Valitse tiedosto" (2)
Etsi tallettamasi asiakastiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
Seuraavassa vaiheessa voidaan muokata tuotuja tietoja. Sivun alareunasta löytyy painike "Avaa muokattavaksi" tai jos aineistossa on virheellisiä rivejä, voidaan painikkeesta "Avaa virheelliset rivit muokattavaksi" muokata virheellisiä rivejä. Mikäli aineistolla on tuotu kuvauksen vastaista tietoa, näkyy myös sivun yläreunassa punaisella pohjalla teksti "Tuonnissa on validointivirheitä. Avaa muokaattavaksi korjataksesi virheet".
Muokkaustilassa näkyy, jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita. Valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin. Rivin voi valita ja poistaa muokkaustilassa myös kokonaan. Muokkaustilassa määritetään tuotaville asiakastiedoille oikeat otsikkosarakkeet.
Mikäli aineistossa on virheellisiä kenttiä, voi niitä muokata etsimällä aineistosta punaisella taustavärillä olevat kentät ja painamalla kynän kuvaketta. Korjauksen jälkeen kenttä muuttuu vihreäksi ja muokkaukset voi tallentaa vasemman alareunan Tallenna -painikkeesta. Kaikkia aineiston kenttiä pääsee muokkaamaan muokkaustilassa.
Jos aineistolla tuodaan asiakaskoodi, joka löytyy jo asiakasrekisteristä, näkyy operaationa "Muokkaus". Uuden asiakkaan tuonnissa lukee "Lisäys".
Sivun oikeassa alareunassa näkyy punaisella värillä virheellisten kenttien määrä, sinisellä värillä muokattavien asiakkaiden määrä, sekä harmaalla pohjaalla uusien lisättävien asiakkaiden määrä. Painamalla punaista virheikonia, ohjautuu valinta suoraan virheelliseen kenttään.
Tuonnissa voidaan valita, että tuodaan vain muokkaukset painamalla "Tuo vain muokkaukset" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan tässä käsittelyssä."Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet asiakkaat (Lisäyksiä) rekisteriin, sekä päivittää vanhat (Muokkauksia).
"Tuo vain muokkaukset " -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat asiakastiedot asiakasrekisteriin. "Jatka tietojen linkitystietojen valintoihin" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
Asiakasryhmä
Maksuehto
Maa
Laskun tulostuskieli
Verkkolaskuoperaattori
Hintaryhmä
Oletustoimitusehto
Oletustoimitustapa
Oletusmyyjä
CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. asiakasryhmä, maksuehto) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen painetaan joko "Vahvista kaikki ehdotukset" tai "Hylkää kaikki ehdotukset".
Tämän jälkeen asiakastiedot tuodaan painamalla "Tuo tiedot" painiketta.
Avainsanat: Asiakastiedot, Netvisor, CSV-tiedosto, Excel, Tuonti, Asiakasrekisteri, Asiakaskoodi