Tässä ohjeessa käsitellään toimittajatietojen tuontia ja päivittämistä Netvisorissa CSV-tiedostojen avulla.
SISÄLTÖ
Yleistä
Netvisoriin voi tuoda toimittajatiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan toimittajarekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.
Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa toimittajatietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV-tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa.
Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa muokkausoikeudet "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti
Aineistolla pakollisia tietoja ovat
Toimittajakoodi (suositeltava)
Nimi
Osoite
Postinumero
Postitoimipaikka
y-tunnus
Huom! Mikäli tuodaan toimittajan pankkitilitieto tulee myös BIC/ Swift sekä pankkitilin nimi löytä omasta sarakkeesta
Toimittajatietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät
Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä.
Tuotava tieto | Kuvaus |
Toimittajakoodi | Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin toimittajiin kohdistava kenttä |
Nimi | Pakollinen tieto, sallittu merkkimäärä: max. 250 |
Osoite | Pakollinen tieto |
Postinumero | Pakollinen tieto |
Postitoimipaikka | Pakollinen tieto |
Y-Tunnus | Pakollinen tieto |
Pankkitilitieto * | Annetaan IBAN -muodossa. Pankkitilitieto ei saa sisältää välilyöntejä. Tilejä voi olla max. 8 kappaletta |
BIC/SWIFT -koodi | Pakollinen, jos tuodaan pankkitilitieto |
Pankkitilin nimi | Pakollinen, jos tuodaan pankkitilitieto. |
Pankin osoitetiedot viedään maksusanomalle | |
Pankkitilin Clearing koodi | |
Pankkitilin Clearing -numero | |
Pankin osoitetiedot | |
Pankkitiliä käytetään oletuksena | 1, jos pankkitiliä käytetään oletuksena. |
Pankkitilin maa | |
Pankkitilin valuutta | |
Kotisivut |
|
Kommentti | Tulee Yhteystiedot-välilehden Kommentti-kenttään |
Maa |
|
Oletus ALV-kanta |
|
Oletusmaksuehto |
|
Puhelin |
|
Sähköposti |
|
Telefax |
|
Toimittajaryhmä |
|
Yhteyshenkilö |
|
Yhteyshenkilön puhelin |
|
Yhteyshenkilön sähköposti |
|
Kirjanpidon tili | Annetaan numeerisessa muodossa, max. 5 kappaletta |
Kirjanpidon oletustili | Jos tiliä käytetään ostolaskulla toimittajan oletustilinä, käytä tietoa 1. Mikäli tili ei ole toimittajan oletustili, käytä tietoa 0. |
Laskentakohde | Max. 5 kappaletta. Laskentakohdeotsikot tulee olla määriteltynä Netvisoriin ennen tietojen tuontia |
* Jokaisen pankkitilin tiedot annetaan omina sarakkeinaan tuontitiedostossa, niitä ei laiteta samaan soluun.
Sama käytäntö pätee myös Kirjanpidon tiliin, Kirjanpidon oletustiliin ja Laskentakohteeseen.
Ohessa esimerkkitiedostot toimittajatietojen tuontia varten:
Tietojen valmisteleminen
CSV-siirtotiedostossa yhden toimittajan tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään, toimittajatiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin toimittajakortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan.
Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numerosarjojen käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 Helsinki -> 130 Helsinki), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.
Tee seuraavasti:
Valitse koko taulukko
Paina hiiren kakkospainiketta
Valitse "Muotoile solut"
Valitse luokaksi "Teksti" (katso kuva alla)
Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitäisi ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.
Tietojen tuonnin vaiheet
Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
Valitse tietotyypiksi "Toimittajatietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Choose file" (2)
Etsi tallettamasi toimittajatiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" (3).
Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin toimittajatietojen vastaaviin kenttiin. Sivun alareunan painikkeesta "Avaa muokattavaksi" aukeaa muokkaussivu, jossa löytyy sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Tällä sivulla pystyy myös muokkaamaan arvoja suoraan klikkaamalla arvoa. Alla olevassa kuvassa kohdassa 1 valinta Toimittajakoodi on merkitty sisältävän toimittajakoodin.
Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (2).
"Muokkaus"-linkistä (1) pääset katsomaan mihin toimittajakorttiin viitataan (avautuu uudelle välilehdelle)
Sivun oikeassa alareunassa (2) näkyy punaisella värillä virheellisten kenttien määrä ja sinisellä värillä muokattavien toimittajien määrän. Painamalla punaista virheikonia, ohjautuu valinta suoraan virheelliseen kenttään.
Kenttien päivittämisen jälkeen on kaksi vaihtoehtoa:
"Tuo vain muokkaukset" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan käsittelyssä.
"Jatka linkitystietojen valintaan" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet toimittajat rekisteriin sekä päivittää vanhat.
"Tuo vain muokkaukset" painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat toimittajatiedot toimittajarekisteriin. "Jatka linkitystietojen valintaan"-painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
Toimittajaryhmä
Oletus ALV-kanta
Maa
Oletusmaksuehto
Laskentakohde
Kirjanpidontilit
CSV -tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietueisiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. toimittajaryhmä) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen painetaan joko "Vahvista kaikki ehdotukset" tai "Hylkää kaikki ehdotukset". Tämän jälkeen asiakastiedot tuodaan painamalla "Tuo tiedot" painiketta.
Avainsanat: Toimittajatiedot, Netvisor, CSV-tiedosto, Excel, Tuonti, Tietojen linkitys