Tässä ohjeessa käsitellään, miten tuotetiedot tuodaan ja päivitetään Netvisorissa CSV-tiedostojen avulla. Ohjeessa käydään läpi tuontiin liittyvät vaatimukset, vaiheet ja ongelmatilanteet sekä niiden ratkaisut.
SISÄLTÖ
Yleistä
Netvisoriin on helppoa tuoda tuotetiedot Excel-taulukoista tai muista järjestelmistä. Tarpeena voi olla myös olemassa olevan tuoterekisterin päivitys Excel-taulukon pohjalta. Näitä tilanteita varten käytetään Tietojen tuonti -toimintoa.
Tietojen tuonti -toiminto mahdollistaa tuotetietojen tuonnin toisesta järjestelmästä Netvisoriin CSV (Comma delimited / Luetteloerotin) -muodossa. CSV- tiedostomuoto on yleisesti käytössä oleva siirtotiedostomuoto, jota käytetään usein siirrettäessä tietoa eri ohjelmistojen välillä. CSV-tiedoston saat luotua esimerkiksi taulukkolaskentaohjelmalla valitsemalla tallennusmuodoksi CSV (Comma delimited / Luetteloerotin). Huomaa, että jos tiedostonimi sisältää erikoismerkkejä, se saattaa aiheuttaa virheen tietojen tuonnissa. Mikäli tuodaan isojä määriä tuotteita, on tuotteiden tuonti suositeltavaa tehdä osissa.
Toiminto on käytössä kaikilla yrityksillä ilman erillistä veloitusta ja käyttäjällä tulee olla Yritysvalikko > Käyttäjät ja roolit > klikataan käyttäjän nimeä > Myynti, tuotteet, ostot ja taloushallinto > Toimintokohtaiset oikeudet -osion muokkausoikeudet Perustiedot-otsikon alla oleviin "Perustietojen hallintaan" sekä "Perustietojen tuontiin". Tietojen tuonti -toiminnon löydät Netvisor-käyttöliittymän yritysvalikossa sijaitsevasta näkymästä: Yritysvalikko > Tietojen tuonti ja vienti > Tietojen tuonti
Aineistolla pakollisia tietoja ovat
Tuotekoodi (suositeltava)
Nimi
Hinta
Tuotetietojen tuonnissa ja päivityksessä käytettävät kentät
Mikäli pakollisia kenttiä ei ole annettu, tuontia ei voi tehdä.
Tuotava tieto | Kuvaus |
Tuotekoodi | Suositeltava. Tietoja päivitettäessä olemassa oleviin tuotteisiin kohdistava kenttä. Maksimi 50 merkkiä |
Hinta | Pakollinen tieto. Netvisoriin hinta tulee nettohintana. OVH-hinta. |
Nimeke | Pakollinen tieto |
Kotimaan myyntitili | Vain tilin numero, esim. 3000 |
EU-maiden myyntitili | Vain tilin numero, esim. 3350 |
EU-maiden ulkopuolinen myyntitili | Vain tilin numero, esim. 3380 |
Hälytysraja |
|
Hankintahinta |
|
Hintatietokerroin 1 | Hintaryhmä, jolle hintakerroin halutaan lisätä, tulee olla olemassa Netvisorissa ennen tietojen tuontia. Hintakertoimia voidaan tuoda yksi per hintaryhmä. |
Hintatietokerroin 2 |
|
Hintatietokerroin 3 |
|
Hintatietokerroin 4 |
|
Hintatietokerroin 5 |
|
Hintatietokerroin 6 |
|
Hintatietokerroin 7 |
|
Hintatietokerroin 8 |
|
Hintatietokerroin 9 |
|
Hintatietokerroin 10 |
|
Kuvaus | Maksimi 200 merkkiä |
Provisio |
|
Tullinimike |
|
Tuoteryhmä | Tuoteryhmän tulee olla perustettuna Netvisoriin ennen tuotteiden siirtoa. Tuoteryhmää ei perusteta automaattisesti. |
Varastotili |
|
Verokanta | Esim. 24 |
Yksikkö |
|
Yksikköpaino | Paino siirretään Netvisoriin grammoina (g). Tulee olla kokonaisluku, ei desimaaleja. |
Ohessa esimerkkitiedostot tuotetietojen tuontia varten:
Tietojen valmisteleminen
CSV-siirtotiedostossa yhden tuotteen tiedot tulee olla annettuna omalla rivillään ja tuotetiedot eriteltynä sarakkeittain. Mikäli otsikoit Excel-tiedostolla tuotavat sarakkeet yllä mainitun listauksen mukaisesti, kohdistuvat sarakkeet tietoja tuotaessa automaattisesti Netvisorin tuotekortilla käytettäviin kenttiin. Poista tyhjät sarakkeet tiedostosta, eli jos jokin sarake jää käyttämättä, poista se kokonaan.
Muotoile taulukko Excelissä tekstiksi ennen tuontia, niin vältyt numero-ongelmilta. Nollilla alkavien numerosarjojen käsittely voi aiheuttaa Excelissä etunollien puuttumisen (esimerkiksi: 00130 -> 130 ), mikäli taulukkoa käsitellään normaaliasetuksilla.
Tee seuraavasti:
Valitse koko taulukko
Paina hiiren kakkospainiketta
Valitse "Muotoile solut"
Valitse luokaksi "Teksti"
Jotta ääkköset saa näkymään oikein, tulee tiedosto tallentaa CSV (Comma delimited) muotoon ennen tuontia.
Mikäli käytössä on MAC-työasema, pitää ääkkösten oikein saamikseksi tallennusmuotona olla "Windows- pilkuin erotellut arvot (.csv)" tai "Windows Comma Separated (.csv)". Uusimmilta MAC:eiltä näitä tallennusmuotoja ei välttämättä löydy, joten tässä tapauksessa tuonti pitäisi tehdä Windows-työasemalla.
Tietojen tuonnin vaiheet
Avaa Yritysvalikko ja valitse "Tietojen tuonti"
Valitse tietotyypiksi "Tuotetietojen tuonti" (katso kuva alla, kohta 1) ja paina "Choose " (2)
Etsi tallettamasi tuotetiedot sisältävä tiedosto ja paina "Tuo tietoja" -painiketta(3).
Seuraavassa vaiheessa linkitetään tuotavien tietojen kentät Netvisorin tuotekortiston vastaaviin kenttiin. Sivun alareunan painikkeesta "Avaa muokattavaksi" aukeaa muokkaussivu, jossa löytyy sarakkeittain alasvetovalikko, josta valitaan, mitä tietoa kyseinen sarake sisältää. Tällä sivulla pystyy myös muokkaamaan arvoja suoraan klikkaamalla arvoa. Alla olevassa kuvassa kohdassa 2 valinta Tuotekoodi on merkitty sisältävän tuotekoodin.
Jos tuotavassa tiedostossa on ensimmäisenä rivinä sarakeotsikoita, valitsemalla "Ensimmäinen rivi sisältää sarakeotsikot (ei tuoda)" -valinnan, ei sarakeotsikoita tuoda Netvisoriin (3).
Paina linkityksen jälkeen "Jatka linkitystietojen valintaan" -painiketta
Vihreä väri kertoo, että tuotava tieto on oikeellista (katso alla kuva, kohta 1). Punainen väri ilmaisee virheen eikä kyseisen rivin tuonti onnistu.
Sivun oikeassa alareunassa (2) löytyy punaisella värillä virheellisten kenttien määrä ja sinisellä värillä muokattavien tuotteiden määrä. Painamalla punaista virheikonia, ohjautuu valinta suoraan virheelliseen kenttään.
"Muokkaus"-linkistä (3) pääset katsomaan, mihin tuotekorttiin viitataan (avautuu uudelle välilehdelle).
Kenttien päivittämisen jälkeen näkymään tulee kaksi vaihtoehtoista toimintoa:
"Tuo vain muokkaukset" - Tämä toiminto käsittelee vain muokattavat rivit, uudet tietueet ohitetaan käsittelyssä.
"Jatka linkitystietojen valintaan" - Tämä toiminto tuo kaikki uudet tuotteet rekisteriin, sekä päivittää vanhat.
"Tuo vain muokkaukset" -painikkeen painaminen päivittää olemassa olevat tuotetiedot tuoterekisteriin ja linkitystietoja ei aseteta uudelleen. "Jatka linkitystietojen valintaan" -painikkeen painamisen jälkeen jatketaan linkitystietojen valintoihin. Linkitettävät asiat ovat:
Tuoteryhmä
Yksikkö
Myyntituote
Varastotuote
Oletusvarasto
Verokanta
Varastotili
Kotimaan myyntitili
EU-maiden myyntitili
EU-maiden ulkopuolinen myyntitili
Hinnastolinkitykset
Myyntituote (kaikkia rivejä koskeva valinta)
Varastotuote (kaikkia rivejä koskeva valinta)
Oletusvarasto (alasvetovalikko)
CSV- tiedostolla olevat tiedot päivitetään olemassa oleviin tietuesiin automaattisesti. Mikäli automaattista kohdistusta ei tehty tai kenttä on ollut tyhjä CSV -tiedostossa, voit valita tietueen (esim. tuoteryhmä) manuaalisesti pudotusvalikosta. Valintojen jälkeen painetaan joko "Vahvista kaikki ehdotukset" tai "Hylkää kaikki ehdotukset". Tämän jälkeen asiakastiedot tuodaan painamalla "Tuo tiedot" painiketta.
-Avainsanat: tuotetiedot, Netvisor, CSV-tiedosto, Excel, Tietojen tuonti,Tuoterekisteri