SISÄLTÖ

Netvisoriin on mahdollista tuoda kuitteja sähköpostivälityksen lisäksi myös Visma Scanner –mobiilisovelluksella. Sovelluksen voi ladata iPhonelle AppStoresta tai Android-laitteelle Googlen Play-kaupasta. Visma Scanner mahdollistaa tarkemmat lisätiedot sekä automaation. Netvisor muodostaa aineistosta automaattisesti joko tositteen tai matkalaskun, mikäli käyttäjä on syöttänyt tarvittavat tiedot kuitin ottamisen yhteydessä. Mikäli kaikkia tarvittavia tietoja ei ole annettu mobiilisovelluksessa, kuitti tuodaan Netvisorin eScan-aineiston käsittely -näkymään, jossa se tulee käsitellä käyttäjän toimesta.

Visma Scanner -mobiilisovelluksen käyttö edellyttää Netvisor-käyttäjätunnuksen. Visma Scanner -tunnusten luontiin ei tarvita erillisiä käyttöoikeuksia tai rooleja, riittää että henkilö on Netvisor-käyttäjä eli pääsee kirjautumaan yrityksen Netvisor-ympäristöön. Tähän riittää Ei oikeutta-profiili. Jos Visma Scanneria käyttävällä henkilöllä on Matkat -palvelu aktiivisena, ei Visma Scannerin käytöstä veloiteta erikseen. Muutoin veloitusperusteena käytetään eScan-hinnoittelua. Jos matkat palvelu lisätään päälle kesken kuuta ja tätä ennen on jo ajettu kuitteja sovelluksen kautta, niin näistä menee normaali veloitus per lähetys. Ja matkat palvelun käyttöönoton jälkeen veloitus sisältyy matkat palvelun hintaan. 


Huom. tunnuksia ei voi luoda toisen henkilön toimesta, vaan se on aina tehtävä itse. Käyttäjä näkee Visma Scanner sovelluksesta vain itse lähetetyt kuitit, aineistojen käsittely tapahtuu Netvisorin selainversiossa.

Huomaathan, että mikäli sovelluksessa olevaa kuvaa ei ole yhdistetty Netvisorissa mihinkään aineistoon 6kk sisällä kuvan päivästä, poistuu kuva sovelluksesta automaattisesti. Tämän myötä kuvat poistuvat myös Netvisorista Käsittelemättömät aineistot -näkymästä.

Visma Scannerin käyttöönotto ja toiminnot

Kun sovellukseen kirjaudutaan, tulee ensin valita käytettäväksi ohjelmistoksi Netvisor. Kuittiskanneriin kirjaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Ennen sovelluksen lataamista käyttäjän tulee kirjautua Netvisoriin ja luoda itselleen käyttäjätunnus sekä salasana mobiilisovellusta varten. Avaa Netvisorista näkymä Laajennokset > eScan-asetukset ja luo kirjautumistunnukset. Nämä on tehtävä itse, eikä tätä voi tehdä toisen toimesta. 

Näkymästä Laajennokset > eScan-asetukset pääset myös uusimaan mobiilisovelluksen unohtuneen salasanan painamalla luodun sähköpostiosoitteen vierestä 'Päivitä käyttäjätunnusta'.

Kirjautumistunnuksia varten käyttäjällä tulee olla olemassaoleva sähköpostiosoite ja salasana tulee muodostaa alla olevan ohjeistuksen mukaisesti:

  • Vähintään kahdeksan merkkiä pitkä
  • Sisältää vähintään yhden numeron
  • Sisältää vähintään yhden erikoismerkin
  • Sisältää vähintään yhden pienen ja ison kirjaimen

Tunnusten luonnin jälkeen lataa mobiilisovellus puhelimeesi joko App Storesta tai Google Play -kaupasta. Löydät sovelluksen klikkaamalla alla olevia kuvakkeita. Tablet -laitteiden osalta mobiilisovellus toimii ainoastaan iOS -käyttöjärjestelmän kanssa.

Sovelluksen kieli määräytyy puhelimen käyttöjärjestelmän kielen mukaan.

Sovelluksen lataamisen jälkeen kirjaudutaan mobiilisovellukseen ja valitaan yritys, johon kuitteja halutaan siirtää. Mikäli kuitteja skannataan useaan yritykseen, on käyttäjän ensin kirjauduttava ulos Visma Scannerista ja uudelleenkirjautumisen jälkeen valittava uusi yritys, mihin kuitit halutaan lähettää.

Visma Scannerilla otetun kuvan yhteyteen on mahdollista antaa alla olevat tiedot:

  • Maksupäivä
  • Lisätiedot:
    • Loppusumma
    • ALV% (bruttosumma, joka sisältää alv:n)
    • Valuutta (Oletuksena tyhjä, mutta jos automaattinen tulkinta on asetuksista päällä, tunnistetaan tämä kuitilta/skannatusta kuvasta). 
    • Maksutapa
    • Kululaji
    • Laskentakohteet
  • Kuvaus/kommentti

Anna palautetta ohjeesta

Visma Scannerin salasanan uusiminen

Visma Scannerin unohtuneen salasanan voi uusia kirjautumalla selaimen kautta Netvisoriin. Kohdassa Laajennokset > Netvisor eScan > eScan-asetukset klikkaa linkkiä "Päivitä käyttäjätunnusta" (kuva alla, kohta 1).

Tallenna itsellesi uusi salasana kenttiin "Salasana" ja "Vahvista salasana" (kuva alla, kohta 1). Tämän jälkeen klikkaa painiketta "Päivitä käyttäjätunnusta" (kuva alla, kohta 2).

 Huomioithan, että salasana tulee edelleen muodostaa alkuperäisen ohjeen mukaisesti:

  • Vähintään kahdeksan merkkiä pitkä
  • Sisältää vähintään yhden numeron
  • Sisältää vähintään yhden erikoismerkin
  • Sisältää vähintään yhden pienen ja ison kirjaimen

Visma Scannerin kululajit/palkkalajit

Kululaji ja palkkalaji tarkoittavat samaa asiaa. Visma Scannerissa näkyvien kululajien/palkkalajien hallinta tapahtuu Netvisorissa. Mikäli yrityksellä on Netvisorin Palkat-osio käytössä, tulevat kululajit/palkkalajit Visma Scanneriin palkkalajien mukaisesti. Tällöin uusia kululajeja/palkkalajeja voi lisätä näkymässä Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta >Yrityskohtaiset palkkalajit -välilehti > Lisää uusi palkkalaji Huomaa, että palkkalajin "Lähde" tulee olla "Matkalasku - kulurivi", jotta kululaji näkyy Visma Scannerissa.

Jos yrityksellä ei ole Palkat-osio käytössä, voi Visma Scannerissa näytettäviä kululajeja/palkkalajeja hallita "Laajennokset > eScan-aineiston käsittely" -näkymästä. Paina "Yrityskohtaiset toiminnot" -painiketta ja avautuvasta valikosta valitse "Kululajien hallinta". Kululajin sekä oletustilin saat lisättyä "Lisää uusi kululaji" -linkistä. Kululajia voi muokata tai sen voi poistaa rivin viimeisen sarakkeen nuolinäppäimen kautta. Käytettävä kirjanpidon tili tulee kululajivalinnan takaa. Tämä vaatii käyttäjältä vähintään Accounting-osion toimintokohtaisissa oikeuksissa "Muokkausoikeuden" kohtiin Perustietojen hallinta ja Perustietojen tuonti.

Visma Scannerin selvittelytili 

Visma Scannerin käyttöä varten tulee määrittää sille haluttu selvittelytili, mikäli halutaan tositteiden muodostuvan automaation avulla Netvisoriin. Kuittiskannerin selvittelytili lisätään Netvisorissa Oletustiliöinneissä käytettävät tilit -näkymään, tarkemmat ohjeet löytyvät linkin kautta.


Visma Scanner maksutapa 

Maksutapa listalle tulevat maksutavat, jotka on lisätty kyseiselle yritykselle Netvisorin. Maksutapoja voi lisätä Myynti > perustiedot ja asetukset > Maksutavat -näkymästä.

Tositteen muodostuminen automaattisesti

Netvisor yrittää muodostaa skannatusta aineistosta kirjauksen kirjanpitoon automaattisesti, mikäli mobiilisovelluksessa on annettu vähintään seuraavat tiedot:

  • Maksutapa on jotain muuta kuin "Kirjaa matkalasku". Kenttää ei saa myöskään jättää tyhjäksi.
  • Kululaji
  • Loppusumma
  • ALV%
  • Maksupäivä

Järjestelmän muodostumat tositteet kirjataan tositelajille "Pump Tuodut tapahtumat". Kirjanpidon tili valitaan käyttäjän mobiilisovelluksessa valitseman kululajin perusteella. Vastakirjaus tehdään aina kirjanpidon oletustiliöinneissä määritettyyn kuittiskannerin (Visma Scanner) selvittelytiliin. Mikäli selvittelytiliä ei ole asetettu Netvisoriin, ei järjestelmä voi muodostaa kirjanpidon kirjausta automaattisesti, vaan dokumentti tulee käsitellä manuaalisesti.

Visma Scannerissa annettu Kuvaus -kentän tieto (iPhonessa Kommentti -kenttä) lisätään automaattisessa tositteen muodostuksessa sekä tositteen "Riviselite" -kenttään, että "Selite" -kenttään. Mikäli tosite ei muodostu automaattisesti kuittia tuodessa, Kuvaus -kentän tieto tallennetaan eScan-aineiston käsittelyn yhteydessä liitteen kuvaukseen, eikä tietoa tallenneta Selite tai Riviselite -kenttiin. Visma Scannerissa annettu Kuvaus tulee tässä tilanteessa lisätä manuaalisesti tositteen Selite ja Riviselite -kenttiin, jotta tämä tieto tulee näkyviin aineistokopiolle.

Jotta tosite muodostuu automaattisesti, tulee Scanneriin eritellä alv oikein. Mikäli kirjanpidon tilin taakse valittu jokin ALV-käsittely ja tämä on ristiriidassa tuodun aineiston ALV-kannan kanssa, niin tositetta ei voida muodostaa oikein. Eli esimerkiksi tilin taakse valittu ALV-tunniste "Ei ALV-käsittelyä" ei riitä kuitin ALV 0% käsittelyyn, vaan oikea ALV % tulee olla skannausvaiheessa määritetty. Esim. jos ostoksen summa on 100 e ja kaikkien rivien osalta alv= 0%, niin "alv 0%" kenttään syötetään koko summa 100 e. Eli alv kenttään syötetään aina se summa, jolle sovelletaan ko. alv käsittelyä. Mikäli alv, jota sovelletaan on 24%, niin "alv 24%" kenttään syötetään 100 e ja Netvisor laskee ALV osuuden tositteelle tämän perusteella. 

Mikäli tämä erittely puutuu, tositetta ei muodostu automaattisesti ja tästä tulee ilmoitus: "Kuitin hintaerittelyn perusteella ei voida tehdä tositetta.”

Maksutapoja voi hallita Netvisorin käyttöliittymässä myynnin perustiedoissa, "Maksutapojen hallinta" -välilehdellä. Myynnin perustietoihin pääsee kohdasta Myynti > Perustiedot ja asetukset > Myynnin perustiedot.

Matkalaskun muodostuminen automaattisesti

Netvisor muodostaa tuodusta aineistosta automaattisesti uuden matkalaskun, mikäli mobiilisovelluksessa on vähintään annettu seuraavat tiedot:

  • Maksutapa on "Kirjaa matkalasku". Kenttää ei saa myöskään jättää tyhjäksi.
  • Kululaji
  • Loppusumma
  • ALV% (ALV:n määrä tulee antaa täysin oikein tai tulee antaa sama summa kuin loppusumma.)
  • Kuvaus/Kommentti. Tästä muodostuu matkalaskun otsikko.

Mobiilisovelluksessa on myös mahdollista valita Netvisorissa käyttäjän kuittaamaton matkalaskurivi lisättäväksi jo järjestelmästä löytyvään käyttäjän kuittaamattomaan matkalaskuun ja tuoda kuitti kyseiselle riville. 

Poista ja Päivitä -painikkeet

Poista -painikkeella voidaan poistaa aineisto sovelluksesta. Huom! Mikäli aineisto on Netvisorissa Käsittelemättömät aineistot- otsikon alla, poistuu aineisto tällöin myös Netvisorista. Mikäli aineisto sen sijaan on käsitelty, ei sovelluksesta aineiston poisto tällöin vaikuta Netvisoriin tehtyihin aineistoihin.

Päivitä -painikkeella voidaan päivittää aineiston tietoja, ja mikäli aineisto on Netvisorissa Käsittelemättömät aineistot -otsikon alla, päivittyvät tiedot tällöin myös Netvisoriin. Mikäli aineisto sen sijaan on käsitelty, ei sovelluksessa aineiston muokkaus tällöin vaikuta Netvisoriin tehtyihin aineistoihin.

Jos käsittelemätön aineisto on poistettu Netvisorista, niin tämä tieto päivittyy myös scanneriin ja kyseinen aineisto poistetaan scannerin lähetetty näkymästä.

Aineiston käsittely manuaalisesti käyttöliittymässä

Mikäli mobiilisovelluksessa ei ole annettu tarvittavia lisätietoja automaation saavuttamiseksi, on aineisto mahdollista käsitellä valmiiksi myös eScan-käsittelynäkymästä joko tositteeksi, matkalaskuksi, myyntilaskuksi tai ostolaskuksi. Kirjauksen aikana kuvattu kuitti on aina näkyvissä ja kirjauksen tekeminen on helppoa. 


Scannerin asetuksia

Scannerin asetuksiin pääsee oikeasta yläkulman palkki valikosta. Täältä näkyy alla olevat tiedot. 

Arkisto näkymästä saa näkyviin lähetetyt kuitit ja historian. Lähetetty näkymä näyttää kaikki Netvisoriin lähetetyt kuitit ja historia kuitit, jotka on jo käsitelty Netvisorissa.

Yritys valikosta voidaan vaihtaa kuittiscanneria toiseen yritykseen, jos omaa oikeudet useampaan yritykseen. 

Asetukset kohdasta voi kytkeä päälle tai pois kuittien automaattisen tulkinnan ja voi ottaa kantaa lähettääkö sovellus anonyymiä tietoa jatkokehitystä varten, jonka avulla sovellusta päivitetään.

Anna palautetta kohdasta voi antaa palautetta ohjelmasta.

Tietoja kohta näyttää, mm. sopimustietoja ja mikä versio sovelluksesta on käytössä.

Poistu. Tästä kohdasta voi kirjautua ulos sovelluksesta, minkä jälkeen pitää syöttää uudestaan salasana kirjautumista varten.




Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.