Kiitos, kun olet valinnut verkkopalkan! Palkkalaskelmien toimittaminen sähköisesti vähentää ympäristövaikutuksia.

TIIVISTELMÄ
Tässä ohjeessa kuvataan Maventa Verkkopalkan käyttöönotto ja palkkalaskelmien toimittaminen. Ohjeessa neuvotaan sähköisen palvelukanavan avaaminen ja palkkalaskelman toimitustavan asettaminen. Lisäksi ohjeistetaan verkkopalkkalaskelman lähettäminen, onnistumisen tarkistaminen sekä käsitellään palvelun tietoturva ja yleisimmät ongelmatilanteet. Verkkopalkkalaskelmat toimitetaan suoraan palkansaajien verkkopankkeihin.

SISÄLLYSLUETTELO

Ota Maventa Verkkopalkka käyttöön toimittaaksesi palkkalaskelma suoraan palkansaajan verkkopankkiin katseltavaksi. Avaa sähköinen palvelukanava ja valitse palkkalaskelman toimitustapa palkansaajan tietoihin. Varmista, että sinulla on Käyttäjähallitsijan (KH) -rooli sähköisen palvelukanavan avaamista varten.

Tarkista palkansaajan tilinumero, hetu ja työsuhteen alkamispäivämäärä, jos et saa lähetettyä verkkopalkkalaskelmaa tietylle palkansaajalle. Et voi lähettää verkkopalkkalaskelmaa, jos työsuhteen alkamispäivämäärä on tulevaisuudessa verrattuna palkkajaksoon.

Huomioi, että verkkopalkka-palvelu ei katkea, vaikka poistaisit Maventa-tilin käytöstä. Irtisano verkkopalkka lähettämällä deaktivoimispyyntö samaan tapaan kuin lähetit aktivointipyynnön alunperin verkkopalkkaa aktivoitaessa.

Palkansaajan kansalaisuus muu kuin suomi

Huomioi, että ulkomaisen palkansaajan henkilötunnusta tarkennettiin 14.12.2017 tehdyssä ohjelmistopäivityksessä. Tästä muutoksesta johtuen ulkomaalainen palkansaaja ei enää ilmesty palkanlaskentaprosessissa "Toimittamattomat palkkalaskelmat" -kohdan "Verkkopalkka" -listaukseen, vaikka olet määritellyt hänelle palkkalaskelman toimitustavaksi "Verkkopalkka". Järjestelmä laittaa hänet sen sijaan "Paikallinen tulostus" -listaukseen.

Sähköisen palvelukanavan avaaminen

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Yritysvalikko > Netvisor Store > Netvisor-palvelupaketit > Sähköiset palvelukanavat > Maventa verkkopalkka > Ota käyttöön

Sulje Verkkopalkka-kanava tarvittaessa valitsemalla samasta paikasta "Poista käytöstä".

Palkkalaskelman toimitustavan valitseminen

Muokkaa palkkalaskelman toimitustapa massatoiminnolla kaikille valituille palkansaajille yhdellä kertaa. Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus.

  1. Valitse haluamasi palkansaajat.
  2. Valitse Käsittele x valittua > Muokkaa palkanlaskennan tietoja > Aseta palkkalaskelman toimitustapa
  3. Valitse toimitustavaksi Verkkopalkka > Aseta.
  4. Tarkista muutoksen jälkeen saamasi ilmoitus päivityksen onnistumisesta.
Listaa palkkalaskelman toimitustapa palkansaajalistauksesta. Valitse "Näytä sarakkeet" -valikosta kentät Palkanlaskennan tiedot > Palkkalaskelman toimitustapa.

Verkkopalkkalaskelman lähettäminen

Lähetä verkkopalkkalaskelmat Palkanlaskentaprosessissa. Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot.

  1. Lähetä verkkopalkkalaskelmat vaiheessa "Toimittamattomat palkkalaskelmat".
  2. Valitse palkansaajat.
  3. Valitse Lähetä valitut verkkopalkka-palveluun
  4. Tarkasta laskelmien tiedot esikatselunäkymässä.
  5. Valitse Lähetä ja merkitse tulostetuksi.
  6. Tarkista tallentunut tieto palkkalaskelman käsittelyhistoriasta, kun olet lähettänyt palkkalaskelman onnistuneesti verkkopalkka-palveluun.
  7. Avaa käsittelyhistoria heti verkkopalkkalaskelman lähetyksen jälkeen "Tiedot" -otsikon alta "kynä/lehtiö" -kuvasta.

Verkkopalkan lähetyksen onnistumisen tarkistaminen

Tarkista verkkopalkan onnistunut lähetys palkkalaskelman käsittelyhistoriasta, jossa lukee "Siirretty verkkopalkka-palveluun". Jos käsittelyhistoriassa lukee jotain muuta, verkkopalkkalaskelmaa ei ole lähetetty palkansaajalle.

  1. Avaa käsittelyhistoria heti verkkopalkkalaskelman lähetyksen jälkeen palkanlaskentaprosessista "Tiedot" -otsikon alta "kynä/lehtiö" -kuvasta. Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot > Näytä kaikki palkkajaksot > Valitse palkkajakson päivämäärät > Tiedot > kynä/lehtiö -kuva.
  2. Lähetä verkkopalkkalaskelma uudestaan asetusten tarkistamisen jälkeen.

Käyttöohje: Palkkalaskelman uudelleen tulostaminen ja lähettäminen

Verkkopalkkalaskelman näkyminen palkansaajalle

Ohjeista palkansaajaa kirjautumaan omaan verkkopankkiinsa nähdäkseen Maventa Verkkopalkkalaskelmat. Eri pankkien näkymät eroavat sisällöltään hieman toisistaan, mutta verkkopankista löytyy Verkkopalkka- tai Palkkatiedot -niminen osio, mistä verkkopalkkalaskelmat löytyvät. Katso esimerkkejä eri pankkien verkkopalkkanäkymistä Communityn blogikirjoituksesta.

Ohjeista palkansaajaa valitsemaan verkkopalkka-näkymässä palkkalaskelman toimittajaksi Maventa.

Maventa Verkkopalkka -näkymä näyttää palkansaajalle tältä:

Avaa verkkopalkkalaskelma klikkaamalla yrityksen nimen kohdalta (katso kuva alla, kohta 1) ja avaa palkkalaskelman liitesivu klikkaamalla klemmarin kuvaa (2).


Verkkopalkkapalvelun tietoturva

Palkanlaskentajärjestelmä ja Maventa Verkkopalkka käyttävät salattua HTTPS-yhteyttä. Järjestelmät tekevät autentikoinnin API-avaimilla. Maventa prosessoi XML-aineiston ja tallentaa palkkalaskelmat esilläpitopalveluun.

Elisa Appelsiinin palvelinkeskus Espoossa ylläpitää Maventa Verkkopalkan palvelimia. Palvelu sijaitsee varavoimalla varustetussa palvelinlaitetilassa. Maventa Verkkopalkka tukee XML-aineistoa, joka perustuu payslipXML 2.0 -sanomakuvaukseen. Verkkopalkkaoperaattorit toteuttivat tämän formaatin yhdessä.

Maventa Verkkopalkka ja pankit salaavat välisensä tietoliikenteen ja turvaavat välitettävien tietojen eheyden tarkisteella. Kirjaudu Maventa Verkkopalkan esilläpitopalveluun samankaltaisesti kuin teet TUPAS-tunnistautumisen. Pankki lähettää Maventa Verkkopalkkapalveluun palkansaajan nimen ja hetun. Järjestelmä yhdistää palkansaajan tiedot palkkalaskelmaan hetulla ja näyttää palkkalaskelmat vain pankista saadun hetun perusteella. Kirjaudu esilläpitopalveluun ainoastaan pankin kautta. Edes palveluntarjoajan työntekijät eivät pysty kirjautumaan verkkopalkan tuotantoon kenenkään muiden palkkalaskelmiin kuin omiinsa.

Maventa Verkkopalkan admin-liittymässä voit ladata raaka-aineistoa ylimmillä oikeuksilla virheenselvitystilanteita varten. Toimita tarvittaessa nimilista henkilöistä, joilla on ylimmät admin-liittymän oikeudet. Vaitiolovelvollisuus sitoo ylimmän admin-liittymäoikeuden omaavia henkilöitä. Lataa raaka-aineistoa vain ja ainoastaan vaadittujen työtehtävien niin edellyttäessä.

Huomioi lisäinfona vielä, että verkkopalkan käyttö on TUPAS-tunnistautumistakin turvallisempaa. Järjestelmä salaa henkilötiedot vielä erikseen ja purkaa ne kohdejärjestelmässä (verkkopalkka) ainoastaan käyttäjän tunnistamista varten. Järjestelmä kohdentaa palkkalaskelmat vain ja ainoastaan hetulla.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä teen jos Verkkopalkkalaskelma ei ole mennyt perille?
Jos Verkkopalkkalaskelma ei ole saapunut palkansaajan Verkkopalkka-palveluun, tarkista "Palkkalaskelman käsittelyhistoriasta", että olet varmasti lähettänyt palkkalaskelman Verkkopalkka-palveluun onnistuneesti. Jos lähetys on onnistunut palkkalaskelman käsittelyhistorian mukaan, lähetä tukipyyntö Netvisorin asiakaspalveluun ja kerro seuraavat asiat:

  • Palkansaajan nimi
  • Palkkajakso
  • Yrityksen nimi
  • Verkkopalkkalaskelman lähetysaika

Voiko lähetetyn verkkopalkkalaskelman peruuttaa ja poistaa, ettei sitä näytetä palkansaajalle?
Et voi poistaa tai peruuttaa lähetettyä verkkopalkkalaskelmaa suoraan Netvisorista. Poista tarvittaessa verkkopalkan lähetyserä, jonka veloitamme tuntityönä.

Voivatko molemmat nähdä verkkopalkkalaskelman, jos on yhteinen pankkitili?
Järjestelmä toimittaa verkkopalkkalaskelmat pankin esilläpitopalveluun, joka näyttää kunkin palkansaajan verkkopalkkalaskelman henkilötunnuksen perusteella. Näet palkansaajan henkilötunnukseen liitetyillä verkkopankkitunnuksilla ainoastaan hänen henkilötunnuksellaan toimitetut verkkopalkkalaskelmat. Et siis näe verkkopalkkapalvelussa puolison verkkopalkkalaskelmaa, vaikka pankkitili olisi yhteinen.

Miksi palkkalaskelma näkyy Tulostuspalvelu-otsikon alla vaikka Palkkalaskelman toimitustavaksi on valittu Verkkopalkka?
Ohjelma ohjaa Verkkopalkkana toimitettavan palkkalaskelman automaattisesti Tulostuspalvelun puolelle, jos asetuksissa on puutteita. Tarkasta, että Verkkopalkan sähköinen palvelukanava on avoinna ja että palkansaajan perustiedoissa on tilinumero. Määritä Verkkopalkan sähköisen palvelukanavan avulla, voitko lähettää kyseisestä yrityksestä aineistoa Verkkopalkkapalveluun. Varmista palkansaajan pankkitilin perusteella, että kyseinen pankki vastaanottaa Maventa Verkkopalkkalaskelmia.

Miksi palkkalaskelma näkyy Paikallinen tulostus -otsikon alla vaikka Palkkalaskelman toimitustavaksi on valittu Verkkopalkka?
Ohjelma ohjaa Verkkopalkkana toimitettavan palkkalaskelman automaattisesti Paikalliseen tulostukseen, jos palkansaajan kansalaisuus on muu kuin suomi. Et pysty toimittamaan ulkomaalaisille palkansaajille Verkkopalkkalaskelmaa.

Miksi verkkopalkkapalvelussa näkyy yrityksen vanha nimi?
Järjestelmä tallentaa yrityksen nimen verkkopalkkapalveluun rekisteröitymishetken tietojen perusteella. Jos yrityksen nimi sen jälkeen muuttuu, ota sähköinen palvelukanava pois päältä ja aseta se uudestaan aktiiviseksi Netvisor Storesta. Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Yritysvalikko (yrityksen nimi) > Netvisor Store > Netvisor palvelupaketit > Sähköiset palvelukanavat > Maventa Verkkopalkka > Poista käytöstä > (Odotus noin 45 minuuttia) > Ota käyttöön. Näin päivität yrityksen nimen uuteen.

Miksi verkkopalkkalaskelmien lähettäminen ei onnistu ja saan virheilmoituksen?

  1. Tarkista, että olet tallentanut kaikille palkansaajille työsuhteen alkamispäivän ja ettei se ole tulevaisuudessa käsiteltävään palkkajaksoon nähden. Näet sen helposti Palkansaajalistauksesta valitsemalla "Näytä sarakkeet" -valikosta "Työsuhteen tiedot" ja "Aloituspäivämäärä". Työsuhteen alkamispäivä on pakollinen kenttä. Sen puuttuessa verkkopalkkalaskelman tiedot jäävät puutteellisiksi, etkä voi lähettää laskelmaa.
  2. Tarkista, että kaikilla palkansaajilla on oikeanmuotoinen henkilötunnus. Näet sen helposti Palkansaajalistauksesta. Tarkista, että henkilötunnuksen viimeinen kirjain on isolla kirjaimella ja että kaikilla on oikea vuosisatatunnus. Jos olet syöttänyt henkilötunnuksen virheellisesti (esim. viivan tilalla A-kirjain), järjestelmä tulkitsee palkansaajan iän 100 vuotta myöhemmin. Syntymävuosi voi olla tulevaisuudessa, jolloin ohjelma näyttää iän miinusmerkkisenä Palkansaajalistauksella (katso kuva alla). Tuo "Ikä"-sarake näkyviin valitsemalla "Näytä sarakkeet" -valikosta "Henkilötiedot" ja "Ikä".
  3. Jos yllä mainituista ei ole apua, yritä lähettää verkkopalkkalaskelmia vähän pienemmissä erissä. Jos erän mukana on yksi virheellisillä tiedoilla oleva laskelma, se estää muidenkin valittujen laskelmien lähettämisen. Valitse lähetykseen aina muutama palkansaaja kerrallaan, jolloin saat rajattua minkä laskelman lähettäminen ei onnistu.
    • Tarkista esimerkiksi verokortin tiedot. Sääntö, jonka mukaan lisäprosentin tulee olla isompi kuin perusprosentin, estää verkkopalkkalaskelman lähettämisen, jos olet tallentanut saman prosentin molempiin.

Mihin pankkiin verkkopalkkalaskelmia voi lähettää?
Voit toimittaa Maventa Verkkopalkkalaskelman kaikkiin suurimpiin pankkeihin. Alla listaus pankeista ja BIC-koodeista, jotka ovat mukana Verkkopalkassa:

AktiaHELSFIHH
Danske BankBABAFIHH, DABAFIHX
NordeaNDEAFIHH
OsuuspankkiOKOYFIHH
POP PankkiPOPFFI22
S-pankkiSBANFIHH
SäästöpankkiITELFIHH
Oma SäästöpankkiITELFIHH
ÅlandsbankenAABAFI22

Kuinka nopeasti Verkkopalkkalaskelma on perillä?
Verkkopalkkalaskelma näkyy palkansaajan omassa verkkopankissa puolen tunnin kuluessa lähettämisestä.

Mitä palkansaajan pitää tehdä saadakseen Verkkopalkkalaskelman?
Verkkopalkkalaskelman vastaanottaminen ei vaadi palkansaajalta mitään toimenpiteitä etukäteen. Varmista vain, että hänellä on olemassa henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset siihen pankkitiliin, jolle maksat palkan.

Kuka on Verkkopalkan toimittaja?
Maventa toimii Verkkopalkan toimittajana.

Mistä löydän verkkopalkkalaskelman omasta verkkopankistani?
Katso oheisista kuvaesimerkeistä eri verkkopankkien sivuilta, mistä verkkopalkkalaskelmat löytyvät (Nordea, OP, S-Pankki ja OmaSP).

Avainsanat: Verkkopalkka, Maventa, Palkkalaskelma, Sähköinen palvelukanava, Toimitustapa, Verkkopankki, Tietoturva, Palkanlaskenta



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.