Tässä ohjeessa käydään läpi työajan hyväksyntäprosessi Netvisorissa. Ohjeessa esitellään työajan hyväksyminen eri näkymissä, tarvittavat käyttöoikeudet sekä tiedotusnäkymän widgetin toiminta.
Työajan voi kirjata kätevästi Netvisor-mobiilisovelluksella. Hyväksynnän toimintoja ei mobiilissa tällä hetkellä ole. Lue lisää: Netvisor-mobiilisovellus
Netvisoriin on rakennettu työajan hyväksyntäprosessi. Palkansaaja kirjaa ensin työtuntinsa Netvisoriin, jolloin tunnit tallentuvat Netvisorin tietokoneversiossa tilaan "avoin". Kun palkansaaja on valmis siirtämään työaikamerkinnät hyväksyntään, hän kuittaa avoimet tunnit. Kuitattu -tilaiset työaikamerkinnät näkyvät työajan hyväksyjällä odottamassa hyväksyntää.
Työaikatietoja voidaan tarkastella ja tulostaa myös Työaika > Työaikaraportit -näkymästä. Työaikaraporteilta ei voi suoraan rajata passiivisia (lopettaneita) palkansaajia pois, mutta raportointia voi helpottaa ryhmittelemällä lopettaneet palkansaajat omaan palkkamalliinsa ja hyödyntämällä raportin palkkamallisuodatusta.
Työajan hyväksyntä työajan kirjausnäkymässä
Työaika > Työajan kirjaus
Voit hyväksyä työajan suoraan kirjausnäkymässä seuraavasti:
Varmista, että palkansaaja on kuitannut työtunnit.
Huomioi, että "Hyväksy palkkajakso" -painike näkyy vain viimeisimmällä avoimella palkkajaksolla, jolla on kuitattuja merkintöjä.
Paina "Hyväksy palkkajakso" -painiketta.
Työajan hyväksyntä -näkymä
Työaika > Työajan hyväksyntä
Mikäli haluat hyväksyä merkintöjä muilta ajankohdilta kuin viimeisimmältä avoimelta jaksolta, toimi näin:
Muokkaa hakuehtoja haluamaksesi (oletuksena haetaan "kuitattu"-tilaisia merkintöjä).
Mikäli matkalaskujen asiatarkastustoiminto on käytössä, valitse työaikatietojen tilaksi "asiatarkastettu", jotta "hyväksy valitut" -painike tulee näkyviin.
Ruksi hyväksyttävät merkinnät.
Suorita hyväksyntä.
Työajan hyväksynnän käyttöoikeudet
Varmista, että seuraavat oikeudet ovat kunnossa:
Aseta palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista vähintään muokkausoikeus kohtiin "Työajankirjaus" ja "Hyväksyntä".
"Hyväksyjä" -profiililla saa automaattisesti tarvittavat oikeudet, mutta näitä oikeuksia tulee täydentää yrityshierarkian hyväksyntäoikeudella. Lue lisää: Palkanlaskennan toimintokohtaiset oikeudet ja roolit
Täydennä oikeuksia yrityshierarkian hyväksyntäoikeuksilla
Määrittele yrityshierarkiassa se taso, jonka palkansaajien tunteja hyväksyjä saa nähdä ja hyväksyä.
Tiedotusnäkymän oikeudet
Varmista, että sinulla on Esihenkilö -rooli (E).
Tällöin etusivun "Minulla käsittelyssä" -widgetissä näkyy "Hyväksymätön työaika" -linkki.
Lue lisää E-roolista täältä: Käyttöoikeudet: Esihenkilö -rooli (E)
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi en näe "Hyväksy palkkajakso" -painiketta työajan kirjauksessa?
Painike näkyy vain viimeisimmällä avoimella palkkajaksolla ja edellyttää, että palkansaaja on kuitannut jaksolla olevat merkinnät hyväksyttäväksi.
Miten voin hyväksyä työaikamerkintöjä pidemmältä ajalta?
Siirry Työajan hyväksyntä -näkymään, jossa voit muokata hakuehtoja ja hyväksyä merkintöjä useammalta ajankohdalta kerralla.
Miksi "hyväksy valitut" -painike ei näy työajan hyväksyntäsivulla?
Jos yrityksessä on käytössä matkalaskujen asiatarkastustoiminto, sinun on valittava työaikatietojen tilaksi "asiatarkastettu", jotta painike tulee näkyviin.
Voinko hyväksyä työaikoja mobiilisovelluksella?
Et, työajan hyväksynnän toimintoja ei ole tällä hetkellä saatavilla Netvisor-mobiilisovelluksessa.
Miten määritän kenen tunteja henkilö voi hyväksyä?
Tämä määritellään yrityshierarkiassa antamalla hyväksyjälle oikeus sille tasolle, jonka palkansaajia hän hallinnoi.
Miten saan lopettaneet palkansaajat pois työaikaraporteilta?
Työaikaraporteilta ei voi suoraan rajata passiivisia palkansaajia pois. Voit kuitenkin siirtää lopettaneet palkansaajat omaan palkkamalliinsa ja käyttää työaikaraportin palkkamallisuodatusta, jolloin raportille haetaan vain aktiivisten palkkamallien palkansaajat.
Avainsanat: työajan hyväksyntä, kuittaaminen, asiatarkastus, yrityshierarkia, käyttöoikeudet, Esihenkilö-rooli, Netvisor-mobiili