Tässä ohjeessa käydään läpi palkkatietoilmoitusten muodostaminen ja lähettäminen tulorekisteriin palkanlaskentaprosessin yhteydessä. Ohjeessa tarkistetaan tarvittavat asetukset, esikatsellaan ilmoitukset sekä suoritetaan maksaminen ja ilmoitusten lähetys.

Matkalaskun lähettämisestä tulorekisteriin oma ohje: Matkalaskut tulorekisteriin

 1) Tarkista asetukset
2) Muodosta palkkalaskelmat
3) Esikatsele palkkatietoilmoitukset
4) Hoida palkanlaskentaprosessi normaalisti
5) Maksa palkat ja lähetä samalla ilmoitukset
6) Valmiit palkkatietoilmoitukset
Käyttöoikeudet
Usein kysyttyjä kysymyksiä

1) Tarkista asetukset

Varmista, että ilmoittamiseen vaikuttavat asetukset on tehty, jotta muodostettavat ja ilmoitettavat palkkatietoilmoitukset olisivat tietojen puolesta valmiiksi mahdollisimman oikein. Varmista mm. että palkkalajien tulolajikohdistukset ovat kunnossa. 

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaisen palkkalajit > klikkaa palkkalajin nimestä > Tulolaji.

Määritä palkkalajin tulolajikohdistus seuraavasti:

  1. Varmista, että palkkalajien tulolajikohdistukset ovat kunnossa. Palkkalajin tulolajikohdistus määritellään palkkalajin yrityskohtaisissa asetuksissa.
  2. Varmista myös, että palkansaajan perustietoihin on tallennettu kaikki ne tiedot, joiden kuuluu välittyä tulorekisteriin.

Huomioithan, että palkkatietoilmoituksella pakollisia tietoja ovat Yhteyshenkilön (palkkojen maksajan) nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nämä voi lisätä Omiin perusasetuksiin: Omat asetukset

Lisää tulorekisteriin ja ilmoittamiseen valmistautumisesta voit lukea täältä: Tulorekisteriin valmistautuminen

2) Muodosta palkkalaskelmat

Muodosta palkkalaskelmat palkansaajille palkanlaskentaprosessissa seuraavasti:

  1. Tee "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaihe (1.).
  2. Paina Tallenna ja muodosta palkkalaskelmat -painiketta (2.).
  3. Laskelmat siirtyvät "Käsittelemättömät palkkalaskelmat" vaiheeseen.

Varsinaiset palkanlaskentaprosessin ohjeet voit lukea täältä: Palkanlaskentaprosessi

3) Esikatsele palkkatietoilmoitukset

Palkkalaskelmariveillä näytetään myös Palkkatietoilmoitus ja Ilmoituksen tila. Varsinainen palkkatietoilmoitus muodostetaan vasta maksamisen yhteydessä, mutta muodostettava ilmoitus on esikatseltavissa jo heti laskelman muodostamisen jälkeen. Näin näet miltä ilmoitus tulee näyttämään ja ehdit tarvittaessa tehdä korjaukset ja muutokset prosessin aikana ennen maksatusta.

Virheet ja huomiot (oranssi kolmio)

Toimi virheiden ja huomioiden osalta seuraavasti:

  1. Jos esikatselussa havaitaan puutteita tai virheitä, näkyy Esikatselu -linkin perässä oranssi kolmio.
  2. Klikkaa Esikatselu -linkistä, jotta saat palkkatietoilmoituksen tiedot auki tarkemmin ja näet myös mitä virheitä ilmoitus sisältää.
  3. Mikäli ilmoituksessa on virheitä ja niitä ei korjata, ei ilmoitus tule menemään tulorekisterin päässä läpi, vaan palautuu hylättynä.
  4. Voit halutessasi siirtää myös virheitä sisältävän palkkalaskelman maksuun asti.
  5. HUOM! Ilmoitus ei ole tämän näkymän kautta muokattavissa, koska kyseessä on vain esikatselu, joten mahdollisesti puuttuvat ja virheelliset tiedot tulee aina korjata Netvisorin perusasetuksiin.
  6. Jos käyt muuttamassa/korjaamassa perusasetuksia palkkalajeihin tai työntekijän tietoihin kesken palkanlaskentaprosessin, eivät tiedot päivity palkkalaskelmalle automaattisesti. Päivittääksesi muutokset, paina Palkkalaskelman rivitiedot -välilehdellä "Palauta palkkalaskelman alkuarvot" -painiketta (huomaa, että kaikki manuaalisesti tehdyt lisäykset laskelmilta nollautuvat).

Esikatselu

Alla on esimerkki palkkatietoilmoituksesta, jonka esikatselussa näkyy virheitä.

Tarkemmat ohjeet virheistä ja niiden korjaamisesta ovat omalla ohjesivullaan: Palkkatietoimoitusten virhetilanteet ja korjaaminen

Ilmoituksen tila

  • Esikatseltavien ilmoitusten tilana on 1.1.2019 lähtien "Odottaa maksamista", koska vasta maksaminen muodostaa varsinaisen ilmoituksen
  • Jos maksupäivä on vuoden 2018 puolella tai aikaisemmin, näkyy tilana poikkeuksellisesti "Ei ilmoiteta", koska palkanmaksupäivä on ennen 1.1.2019, eikä ilmoitusta siten tule muodostumaan, eikä kyseisen laskelman tietoja tulla ilmoittamaan tulorekisteriin

4) Hoida palkanlaskentaprosessi normaalisti

Laske palkat muuten kuten normaalisti. 

5) Maksa palkat ja lähetä samalla ilmoitukset

Palkanlaskentaprosessin vaiheessa "Maksamattomat palkkalaskelmat" voit joko siirtää palkat maksatukseen tai merkitä palkat maksetuiksi.

Jos merkitset palkat maksetuiksi, toimi seuraavasti:

  1. Valitse "Merkitse valitut maksetuksi". Pääset näkymään, josta voit valita tilanteeseen sopivan valinnan Palkkatietoilmoituksen osalta.
  2. Valitse pudotusvalikosta joko:
    • Merkitse maksetuksi ja lähetä ilmoitus tulorekisteriin
    • Merkitse maksetuksi, mutta älä lähetä ilmoitusta

Jos siirrät palkkalaskelmat maksatukseen, toimi seuraavasti:

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja.

  1. Siirrä palkkalaskelmat "Siirrä maksatukseen" -vaiheeseen.
  2. Jatka palkanlaskentaprosessi loppuun asti.
  3. Siirry palkkojen maksamista varten kohtaan Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja.
  4. Valitse maksettavat palkkalaskelmat Maksatusnäkymästä.
  5. Valitse "Jatka vahvistusnäkymään". Vahvistusnäkymällä on mahdollisuus vielä katsella palkkatietoilmoitusta.
  6. Valitse Maksa -pudotusvalikosta jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:
    • Maksa ja lähetä palkkatietoilmoitukset
    • Maksa (älä lähetä ilmoituksia)

Mikäli käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia palkanlaskentaprosessiin, mutta hän käy maksatusnäkymässä maksamassa palkkoja ei "Näytä palkkatietoilmoitus" -painikkeesta pysty silmäilemään palkkatietoja.

6) Valmiit palkkatietoilmoitukset

Maksettujen (tai maksetuksi merkittyjen) palkkojen muodostetut palkkatietoilmoitukset näkyvät palkanlaskentaprosessissa, mutta niiden varsinainen hallintanäkymä/raportointi on palkkojen Palkka -osion palkkatietoilmoitusten listauksessa kohdassa:

Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset.

Palkkatietoilmoitusten listauksen varsinaiset ohjeet ovat omalla ohjesivullaan: Palkkatietoilmoitusten listausnäkymä

Käyttöoikeudet

Palkanlaskentaprosessissa palkkatietoilmoitusten näkemiseen ei tarvita lisäoikeuksia. Palkanlaskija näkee siis automaattisesti prosessissa myös tulorekisterin palkkatietoilmoitusten tietoja.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

Mitä pakollisia tietoja palkkatietoilmoituksella täytyy olla?
Pakollisia tietoja ovat Yhteyshenkilön (palkkojen maksajan) nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nämä voi lisätä Omiin perusasetuksiin.

Milloin varsinainen palkkatietoilmoitus muodostetaan?
Varsinainen palkkatietoilmoitus muodostetaan vasta maksamisen yhteydessä, mutta muodostettava ilmoitus on esikatseltavissa heti laskelman muodostamisen jälkeen.

Mitä tarkoittaa, jos Esikatselu-linkin perässä on oranssi kolmio?
Se tarkoittaa, että esikatselussa on havaittu puutteita tai virheitä. Jos virheitä ei korjata, ilmoitus ei mene tulorekisterissä läpi, vaan palautuu hylättynä.

Voiko palkkatietoilmoitusta muokata suoraan esikatselunäkymässä?
Ei voi. Ilmoitus ei ole esikatselunäkymän kautta muokattavissa, vaan puuttuvat ja virheelliset tiedot tulee korjata Netvisorin perusasetuksiin.

Miten perusasetuksiin tehdyt muutokset päivitetään keskeneräiselle palkkalaskelmalle?
Mene Palkkalaskelman rivitiedot -välilehdelle ja paina "Palauta palkkalaskelman alkuarvot" -painiketta. Huomaa, että kaikki manuaalisesti tehdyt lisäykset laskelmilta nollautuvat.

Voiko virheitä sisältävän palkkalaskelman siirtää maksuun?
Kyllä, virheitä sisältävän palkkalaskelman saa halutessaan siirrettyä maksuun asti.

Miksi ilmoituksen tilana näkyy "Ei ilmoiteta"?
Tila näkyy jos palkanmaksupäivä on ennen 1.1.2019, jolloin ilmoitusta ei muodostu eikä tietoja ilmoiteta tulorekisteriin.

Mistä valmiita palkkatietoilmoituksia hallinnoidaan?
Varsinainen hallintanäkymä ja raportointi löytyvät kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset.

Tarvitaanko palkanlaskentaprosessissa lisäoikeuksia palkkatietoilmoitusten näkemiseen?
Ei tarvita. Palkanlaskija näkee automaattisesti prosessissa myös tulorekisterin palkkatietoilmoitusten tietoja.

Näkeekö käyttäjä palkkatietoilmoituksen maksatusnäkymässä ilman palkanlaskentaprosessin käyttöoikeuksia?
Ei näe. Mikäli käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia palkanlaskentaprosessiin, hän ei pysty "Näytä palkkatietoilmoitus" -painikkeesta silmäilemään palkkatietoja.

Avainsanat: palkkatietoilmoitus, tulorekisteri, palkanlaskenta, palkkalaskelma, palkanlaskentaprosessi, tulolaji, palkkalaji, esikatselu, maksatus, käyttöoikeudet



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.