Matkalaskun lähettämisestä tulorekisteriin oma ohje: Matkalaskut tulorekisteriin
1) Tarkista asetukset
2) Muodosta palkkalaskelmat
3) Esikatsele palkkatietoilmoitukset
4) Hoida palkanlaskentaprosessi normaalisti
5) Maksa palkat ja lähetä samalla ilmoitukset
6) Valmiit palkkatietoilmoitukset
Käyttöoikeudet
1) Tarkista asetukset
Varmista, että ilmoittamiseen vaikuttavat asetukset on tehty, jotta muodostettavat ja ilmoitettavat palkkatietoilmoitukset olisivat tietojen puolesta valmiiksi mahdollisimman oikein. Varmista mm. että palkkalajien tulolajikohdistukset ovat kunnossa. Palkkalajin tulolajikohdistus määritellään palkkalajin yrityskohtaisissa asetuksissa, joihin pääset kohdasta Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaisen palkkalajit > klikkaa palkkalajin nimestä > Tulolaji. Varmista myös, että palkansaajan perustietoihin on tallennettu kaikki ne tiedot, joiden kuuluu välittyä tulorekisteriin.
Huomioithan, että palkkatietoilmoituksella pakollisia tietoja ovat Yhteyshenkilön (palkkojen maksajan) nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Nämä voi lisätä Omiin perusasetuksiin: Omat asetukset
Lisää tulorekisteriin ja ilmoittamiseen valmistautumisesta voit lukea täältä: Tulorekisteriin valmistautuminen
2) Muodosta palkkalaskelmat
Muodosta palkkalaskelmat palkansaajille palkanlaskentaprosessissa. Kun olet tehnyt "Tarkista valittujen palkkaperusteet" -vaiheen (1.) paina Tallenna ja muodosta palkkalaskelmat -painiketta (2.).
Laskelmat siirtyvät "Käsittelemättömät palkkalaskelmat" vaiheeseen. Varsinaiset palkanlaskentaprosessin ohjeet voit lukea täältä: Palkanlaskentaprosessi
3) Esikatsele palkkatietoilmoitukset
Palkkalaskelmariveillä näytetään myös Palkkatietoilmoitus ja Ilmoituksen tila. Varsinainen palkkatietoilmoitus muodostetaan vasta maksamisen yhteydessä, mutta muodostettava ilmoitus on esikatseltavissa jo heti laskelman muodostamisen jälkeen. Näin näet miltä ilmoitus tulee näyttämään ja ehdit tarvittaessa tehdä korjaukset ja muutokset prosessin aikana ennen maksatusta.
Virheet ja huomiot (oranssi kolmio)
- Jos esikatselussa havaitaan puutteita tai virheitä, näkyy Esikatselu -linkin perässä oranssi kolmio
- Kun klikkaat Esikatselu -linkistä saat palkkatietoilmoituksen tiedot auki tarkemmin ja näet myös mitä virheitä ilmoitus sisältää
- Mikäli ilmoituksessa on virheitä ja niitä ei korjata ei ilmoitus tule menemään tulorekisterin päässä läpi, vaan palautuu hylättynä
- Myös virheitä sisältävän palkkalaskelman saa kuitenkin halutessaan siirrettyä maksuun asti
- HUOM! Ilmoitus ei ole tämän näkymän kautta muokattavissa, koska kyseessä on vain esikatselu, joten mahdollisesti puuttuvat ja virheelliset tiedot tulee aina korjata Netvisorin perusasetuksiin
- Jos käyt muuttamassa/korjaamassa perusasetuksia palkkalajeihin tai työntekijän tietoihin kesken palkanlaskentaprosessin eivät tiedot päivity palkkalaskelmalle automaattisesti. Päivittääksesi muutokset Palkkalaskelman rivitiedot -välilehdellä tulee painaa "Palauta palkkalaskelman alkuarvot" -painiketta (huomaa, että kaikki manuaalisesti tehdyt lisäykset laskelmilta nollautuvat)
Esikatselu
Alla on esimerkki palkkatietoilmoituksesta, jonka esikatselussa näkyy virheitä.
Tarkemmat ohjeet virheistä ja niiden korjaamisesta ovat omalla ohjesivullaan: Palkkatietoimoitusten virhetilanteet ja korjaaminen
Ilmoituksen tila
- Esikatseltavien ilmoitusten tilana on 1.1.2019 lähtien "Odottaa maksamista", koska vasta maksaminen muodostaa varsinaisen ilmoituksen
- Jos maksupäivä on vuoden 2018 puolella tai aikaisemmin, näkyy tilana poikkeuksellisesti "Ei ilmoiteta", koska palkanmaksupäivä on ennen 1.1.2019, eikä ilmoitusta siten tule muodostumaan, eikä kyseisen laskelman tietoja tulla ilmoittamaan tulorekisteriin
4) Hoida palkanlaskentaprosessi normaalisti
Laske palkat muuten kuten normaalisti.
5) Maksa palkat ja lähetä samalla ilmoitukset
Palkanlaskentaprosessin vaiheessa "Maksamattomat palkkalaskelmat" voit joko siirtää palkat maksatukseen tai merkitä palkat maksetuiksi.
Mikäli valitset "Merkitse valitut maksetuksi" pääset näkymään, josta voit valita tilanteeseen sopivan valinnan Palkkatietoilmoituksen osalta. Pudotusvalikosta löytyy seuraavat valinnat:
- Merkitse maksetuksi ja lähetä ilmoitus tulorekisteriin
- Merkitse maksetuksi, mutta älä lähetä ilmoitusta
Mikäli siirrät palkkalaskelmat "Siirrä maksatukseen" -vaiheeseen, jatka palkanlaskentaprosessi loppuun asti ja siirry sitten palkkojen maksamista varten kohtaan Palkat > Palkanlaskenta > Maksa palkkoja. Valitse maksettavat palkkalaskelmat Maksatusnäkymästä ja "Jatka vahvistusnäkymään". Vahvistusnäkymällä on mahdollisuus vielä katsella palkkatietoilmoitusta.
Maksa -pudotusvalikosta löytyy seuraavat valinnat:
- Maksa ja lähetä palkkatietoilmoitukset
- Maksa (älä lähetä ilmoituksia)
Mikäli käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia palkanlaskentaprosessiin, mutta hän käy maksatusnäkymässä maksamassa palkkoja ei "Näytä palkkatietoilmoitus" -painikkeesta pysty silmäilemään palkkatietoja.
6) Valmiit palkkatietoilmoitukset
Maksettujen (tai maksetuksi merkittyjen) palkkojen muodostetut palkkatietoilmoitukset näkyvät palkanlaskentaprosessissa, mutta niiden varsinainen hallintanäkymä/raportointi on palkkojen Palkka -osion palkkatietoilmoitusten listauksessa kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkatietoilmoitukset.
Palkkatietoilmoitusten listauksen varsinaiset ohjeet ovat omalla ohjesivullaan: Palkkatietoilmoitusten listausnäkymä
Käyttöoikeudet
Palkanlaskentaprosessissa palkkatietoilmoitusten näkemiseen ei tarvita lisäoikeuksia. Palkanlaskija näkee siis automaattisesti prosessissa myös tulorekisterin palkkatietoilmoitusten tietoja.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback