Sivun sisältö
Palkanlaskennan tilanteen tarkistaminen
Palkkalaskelmien muodostaminen ja muokkaaminen
- Palkansaajat, joilla ei ole oikeutta palkanlaskentaan
- Palkansaajat, joilla palkkalaskelma muodostamatta
Tarkista valittujen palkkaperusteet - Käsittelemättömät palkkalaskelmat
- (Hyväksynnässä olevat palkkalaskelmat)
- Toimittamattomat palkkalaskelmat
- Maksamattomat palkkalaskelmat
- Palkkalaskelmat, joilla ei ole tositetta
- Valmiit palkkalaskelmat
Velvoitteet ja maksaminen
Käyttöoikeudet
Palkanlaskennan tilanteen tarkistaminen
Palkkalaskelman muodostamisen edellytykset:
- Palkansaajalla on Palkat -palvelu käytössä
- Palkansaajan tila on aktiivinen
- Käsiteltävä palkkajakso on avoin
Henkilöstöhallinnan valvontanäkymä
Henkilöstöhallinnan valvontanäkymästä näet helposti palkanlaskentaprosessien tilan.
Palkat > Henkilöstö > Henkilöstöhallinnon valvontanäkymä
Sivulta pääsee suoraan porautumaan värillisiä neliöitä klikkaamalla haluttuun työajan, matkalaskun tai palkanlaskennan vaiheeseen.
Palkkajaksot
Valitsemalla Palkat > Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat ja -jaksot, näet palkkajaksot. Voit valita näytetäänkö kaikki palkkajaksot vai vain avoimet.
Palkkajaksoista näytetään palkkajakson alku- ja loppupäivämäärä, mahdollinen muodostettu tosite, bruttopalkka, maksettava summa sekä palkkajakson tila. "Muokkaa"-painikkeesta pääset muuttamaan palkkajakson alku- ja loppupäivämääriä.
Palkkajakson lukitus
Pääset käsittelemään vain avoimia palkkajaksoja. Palkkajakso voi olla lukittuna, jolloin siinä näkyy symbolina lukon kuva.
Mikäli yrittää lukituksesta huolimatta käsitellä toista palkkajaksoa, palkkajaksoista avataan aina viimeisin aktiivinen palkkajakso. Jos haluat siirtyä toisen palkkamallin palkkajakson käsittelyyn, tulee aiempi prosessi ensin sulkea.
Tämä on varotoimi, jotta usean palkanlaskijan yrityksissä toinen käyttäjä ei pääse muuttamaan keskeneräistä palkanlaskentaa. Tarvittaessa pääset palkkajaksolle valitsemalla ensin "Avoimet prosessit" ja sulkemalla halutun palkkajakson prosessin.
Palkkalaskelmien muodostaminen ja muokkaaminen
Palkanlaskentaprosessiin pääset Henkilöstöhallinnon valvontanäkymästä tai Palkkalaskelmat ja -jaksot -sivulta palkkajakson päivämääristä porautumalla.
Prosessissa on enintään kahdeksan eri vaihetta, jotka kaikki käydään järjestyksessä palkanlaskentaprosessissa läpi.
- Palkansaajat, joilla ei ole Palkat -palvelua
- Palkansaajat, joilla palkkalaskelma muodostamatta
- Käsittelemättömät palkkalaskelmat
- (Hyväksynnässä olevat palkkalaskelmat)
- Toimittamattomat palkkalaskelmat
- Maksamattomat palkkalaskelmat
- Palkkalaskelmat, joilla ei ole tositetta
- Valmiit palkkalaskelmat
Palkanlaskentaprosessin yläosassa näkee käsiteltävän palkkajakson tiedot. Tarvittaessa palkkamallin tietoja sekä palkkajakson kirjaus- ja palkanmaksupäiviä voi muokata tässä kohdassa.
Jo muodostettujen palkkalaskelmien palkanmaksupäivää ja tositteen päiväystä voi muokata "Muuta laskelmien palkanmaksupäivää ja tositteen päiväystä" -linkin kautta. Linkin käyttäminen muuttaa tiedot muodostetuille palkkalaskelmille, mutta palkkajakson tiedoissa näkyvä Palkanmaksupäivä pysyy ennallaan.
Tallentaminen palauttaa takaisin edelliselle sivulle palkanlaskentaprosessiin.
Palkanmaksupäivän voi muokata myös Palkkalaskelman muokkausnäkymässä, Palkkalaskelman lisätiedot -välilehdellä.
1. Palkansaajat, joilla ei ole Palkat -palvelua
Palkanlaskentaprosessissa näytetään ensimmäisenä palkansaajat, joilla ei ole oikeutta palkanlaskentaan. Palkat -palvelun saa palkansaajalle käyttöön palkansaajan perustiedoista palkansaajalistauksesta. Perustietoihin voi porautua suoraan palkansaajan nimestä.
Mikäli palkansaajalla ei ole Palkat -palvelua käytössä, näytetään palkansaaja kohdassa "Palkansaajat, joilla ei ole Palkat -palvelua".
2. Palkansaajat, joilla palkkalaskelma muodostamatta
Palkanlaskentaprosessissa näytetään palkansaajat, joilla on palkkalaskelma muodostamatta.
Palkansaajan nimestä pääsee porautumaan ja tarkastamaan palkansaajan perustietoja.
Sähköposti tulee palkansaajan perustiedoista, joihin pääsee palkansaajan nimestä. Osoitteen tulee olla kelvollinen, mikäli palkansaajalle halutaan lähettää työajansyötön turvalinkki.
Syötetty työaika -sarakkeeseen tiedot tulevat suoraan työajan kirjauksista.
Turvalinkin lähettäminen
Jos tuntitiedot ovat puutteelliset, voi vielä tässä vaiheessa lähettää palkansaajalle työajansyötön turvalinkin, jonka kautta palkansaaja saa lisättyä ja muokattua työtuntejaan. Turvalinkkejä voi lähettää myös palkansaajalistauksesta, josta näkee myös linkin voimassaoloajan. HUOM! Varmista, että palkansaajan sähköpostiosoite on oikea, jotta linkki menee perille!
3. Tarkista valittujen palkkaperusteet
Kiinteitä palkkaperusteita lukuun ottamatta, tietoja voi vielä muokata tässä vaiheessa.
Valitaan palkansaajat, joiden palkkaperusteet haluat tarkistaa. Mustasta kolmiosta saa valittua massana kaikki palkansaajat. Valitse Tarkista valittujen palkkaperusteet -painike.
Painikkeesta avautuu Tarkista valittujen palkkaperusteet -ikkuna.
Ikkunassa näytetään:
Kiinteät palkkaperusteet: Kiinteät palkkalajit esimerkiksi Kuukausipalkka ja Tuntipalkka, jotka tulevat palkansaajan palkkaperusteista.
Palkkalajit, joilla manuaalinen laskenta: Palkkalajit, jotka voi halutessaan ottaa mukaan palkkalaskelmalle.
Palkkalaskelmien päivämäärät:
Eräpäivä (lähtee pankista) on se päivä, jolloin palkka on lähtenyt yrityksen tililtä. Eräpäivä on automaattinen palkanmaksupäivämäärän mukaan. Jos palkka maksetaan Netvisorin kautta, maksupäivä päivitetään automaattisesti tiliotteen perusteella. Jos palkka maksetaan muuten kuin Netvisorin kautta, tulee maksupäivä päivittää käsin. Palkka on yleensä lähetettävä pankkiin kaksi pankkipäivää ennen eräpäivää.
Palkanmaksupäivä (palkansaajalla) on se päivä, jolloin palkan tulee olla palkansaajan tilillä. Palkka on yleensä lähetettävä pankkiin kaksi pankkipäivää ennen eräpäivää. Eräpäivä määrittää velvoitteissa sen, mille kuukaudelle palkka kuuluu.
Tositteen päiväys on se päivä, jolla palkka kirjataan kirjanpitoon. Lisäksi raportoinnissa käytetään tätä päivää oletuksena rajattaessa päivämäärävälillä.
Hyväksymättömät ajanhallinnan tiedot: Työajan kirjausnäkymään kirjatut työtunnit, joita ei ole vielä hyväksytty. Palkanlaskija voi hyväksyä tunnit tässä vaiheessa täppäämällä palkkalaskelmalle halutun tuntikirjausrivin.
Hyväksytyt ajanhallinnan tiedot: Työajan kirjausnäkymään kirjatut työtunnit.
Hyväksytyt tuntikirjauksen tiedot näkyvät tässä vaiheessa. Lähtökohtaisesti näille ei tarvitse tehdä mitään. Muokkaa-ikonista tietoja pääsee kuitenkin muokkaamaan ja vihreästä plus-merkistä tarvittaessa lisäämään kirjauslajirivejä.
Käytettäväksi tulevat samat kirjauslajit ja laskentakohteet kuin työajankirjauksessa. Tässä näkymässä ei voi kohdistaa työajantietoja yhdelle päivälle vaan ne kohdistuvat kuluvalle palkkakaudelle.
Matka- ja kulukirjaukset: Matka- ja kulukirjaukset näytetään tässä, mikäli ne ovat maksamattomina matka- ja kulukirjauksissa. Tästä voi valita halutut kulurivit maksuun palkanlaskennan yhteydessä.
Käytetyt vuosilomapäivät: Pidetyt lomapäivät tulevat työajankirjauksesta ja maksettavat lomapäivät ja lomarahapäivät ovat saman verran.
Huomiothan, että Matkat -palvelu ollessa käytössä palkansaajalla, kannattaa käytetyt vuosilomat syöttää työajankirjauksiin. Tällöin tieto tulee suoraan myös tähän näkymään.
Käytettäessä pelkkää Palkat -palvelua, tulee vuosilomapalkkaa maksaessa lomapäivät syöttää näihin kenttiin. Näin ohjelma vie pidetyt ja maksetut vuosilomapäivät palkanlaskennan kautta lomapäiväkirjanpitoon.
Muokattujen tietojen tallentaminen ja laskelmien muodostaminen
Kun palkkaperusteet on tarkistettu, on mahdolliset muokkaukset ensin tallennettava.
Kun tiedot on tallennettu muodostetaan palkkalaskelmat muokkausikkunan yläreunan Tallenna ja muodosta palkkalaskelmat -painikkeesta.
Toiminto muodostaa palkkalaskelmat, jotka näkyvät seuraavassa Käsittelemättömät palkkalaskelmat -vaiheessa.
Käsittelemättömät palkkalaskelmat
Palkkalaskelman käsittely ja muokkaus
Palkkalaskelman rivitiedot
Lisää uusi palkkalajirivi
Palkkalaskelman käsittelyhistoria
Päivitä palkkalaskelman tiedot
Päivitä jakokäyrä
Palauta palkkalaskelman alkuarvot
Palkanlaskijan näkymä
Palkkalaskelman lisätiedot
Työaika, matka ja poissaolot
Palkansaajakohtainen palkkakausien vertailu
Merkitse valitut käsitellyksi
Merkitse valitut käsitellyksi ja siirrä hyväksyntään
Hyväskynnässä hylätyt palkkalaskelmat
Käsittelemättömissä palkkalaskelmissa näytetään palkansaajan nimi, palkkalaskelman muokkaus, palkanmaksupäivä (palkansaajalla), maksetaan-summa ja muutos edelliseen palkkajaksoon sekä palkkatietoilmoituksen esikatselu ja palkkatietoilmoituksen tila.
Poista-painike (punainen ruksi) palauttaa palkkalaskelman alkuun kohtaan Palkansaajat, joilla palkkalaskelma muodostamatta.
Palkkalaskelman käsittely ja muokkaus
Voit tarkastella ja muokata palkkalaskelmien tietoja valitsemalla "Muokkaa".
Muokkaa-linkistä avautuu ikkuna, jossa tietojen muokkaus ja laskenta tapahtuu.
Palkkalaskelman rivitiedot -välilehdellä palkkalaskelman olemassa olevia rivejä voi muokata kynä/lehtiö kuvasta tai lisätä uusia rivejä valitsemalla Lisää uusi palkkalajirivi.
Kaavaa sisältävää riviä ei voi poistaa, ellei käyttäjä ole itse muokannut arvoa, jolloin rivin voi poisto-toiminto näkyy (punainen ruksi), mutta poistamisen sijaan arvo palautuu takaisin kaavan mukaiseksi arvoksi.
Palkkalaskelman rivitiedot
Välilehdellä voit vielä lisätä puuttuvia palkkatietoja valitsemalla Lisää uusi palkkarivi. Uudelle palkkalaskelmariville voidaan asettaa määrä, yksikköhinta, selite, kirjanpidon tilit, suorituslaji (poistuva tieto) ja laskentakohteet.
Palkkalaskelman tiliöintejä ja jakokäyrää voi muokata niin kauan, kunnes palkkalaskelmasta on muodostettu tosite. Muokkamaan pääsee kynä/lehtiö -kuvasta.
Lisää uusi palkkalajirivi
Valikosta löytyvät kaikki palkkamalliin liitetyt palkkalajit.
Palkkalaskelman käsittelyhistoria
Jokaisella palkkalaskelmalla on käsittelyhistoria, johon jää aina merkintä laskelman siirtyessä prosessissa eteen tai taaksepäin.
Jos palkkojen hyväksyntä on käytössä, myös hyväksyntään siirtämisestä ja hyväksymisestä sekä hylkäämisestä jää merkintä ja aikaleima sekä mahdollinen kommentti. Kommentteja voi kirjoittaa vapaasti laskelmalle (Huom! Tallentamaton kommentti häviää jos välilehteä vaihtaa).
Päivitä palkkalaskelman tiedot
Painike päivittää ennakonpidätyksen muutokset, mikäli verokortille on vaihdettu prosentin arvo. Painike päivittää lisäksi vakuutuslaskennan, mikäli palkkalajien tulolajeja on muokattu Yrityskohtaisissa palkkalajeissa palkkalaskelman muodostamisen jälkeen.
Päivitä jakokäyrä
Painike siirtää käyttäjän Jakokäyrä-välilehdelle, jossa jakokäyrää voi vielä muokata laskentakohteille palkansaajakohtaisesti.
Palauta palkkalaskelman alkuarvot
Painike poistaa palkanlaskennan prosessissa lisätyt palkkalajit ja muokkaa tiedot sellaiseksi kuin ne ovat palkansaajan perustietojen mukaan. Mikäli palkansaajan perustietoihin on käyty päivttämässä tietoja, esimerkiksi ammattiluokka, päivittyy tuo tieto muodostuneelle palkkatietoilmoitukselle vasta, kun Palauta palkkalaskelman alkuarvot -painiketta on klikattu.
Palkanlaskijan näkymä
Välilehdellä näet aiempien tietojen lisäksi Tulolajit, Kirjanpidon tilit sekä Laskentakohteiden käsittelyn. Palkanlaskijan näkymässä näytetään myös kiinteät palkkalajit.
Palkkalaskelman lisätiedot
Voit tarvittaessa muokata palkanlaskennan päivämääriä, vaihtaa palkanlaskennassa käytettävän suorituslajin sekä lisätä tekstiä palkkalaskelmalle. Tällä sivulla näkyvät myös ko. palkkajaksolla pidettävät ja maksettavat loma- ja lomarahapäivät.
Työaika, matka ja poissaolot
Näet kyseiselle palkkajaksolle vaikuttavat työaikatiedot, matkalaskut ja poissaolotiedot.
Kun kaikki tiedot on merkitty kuten on haluttu ja tallennettu, voidaan prosessia jatkaa valitsemalla "Sulje".
Palkansaajakohtainen palkkakausien vertailu
Palkkavertailuikkunassa voit vertailla palkansaajan laskettavaa palkkalaskelmaa aikaisempiin palkkalaskelmiin.
Palkkavertailu avautuu palkanlaskentaprosessin sivulta sarakkeesta, jossa on ilmoitettuna prosentuaalinen ero edelliseen palkkalaskelmaan. Sama linkki on käytettävissä kaikissa palkanlaskentaprosessin vaiheissa.
Merkitse valitut käsitellyksi
Kun kaikki palkkalaskelmat ovat valmiina, palkanlaskantaprosessia jatketaan valitsemalla käsiteltävät palkkalaskelmat ja painamalla Merkitse valitut käsitellyiksi -painiketta, joka vie laskelmat tulostusvaiheeseen. 
Merkitse valitut käsitellyksi ja siirrä hyväksyntään
Jos yrityksellä on käytössä palkkojen hyväksyntätoiminto, on prosessissa uusi hyväksyntävaihe, johon palkat siirretään ennen kuin laskelmat jatkavat tulostukseen. Tässä vaiheessa voit myös esikatsella palkkojen pdf-tulosteita valitsemalla käsiteltävät palkkalaskelmat ja painamalla Valittujen esikatselu -painiketta. Myös hyväksyjällä on hyväksyntänäkymässä mahdollista nähdä tiedot pdf-muodossa.
Kun palkkalaskelma on muokattu ja käsitelty valmiiksi, siirrytään seuraavaan vaiheeseen valitsemalla Merkitse valitut käsitellyksi ja siirrä hyväksyntään.
Palkat voi siirtää hyväksyntään valitsemalla laskelmat ja painamalla "Merkitse valitut käsitellyksi ja siirrä hyväksyntään" -painiketta. Laskelmat siirtyvät seuraavaan "Hyväksynnässä olevat palkkalaskelmat" -vaiheeseen ja näkyvät vaiheessa ollessaan palkkojen hyväksyntänäkymässä.
Jos valituista laskelmista, jokin on ilman asianmukaista hyväksyjää tulee tästä erillinen ilmoitus.
Tässä tilanteessa tulee tarkistaa että yrityshierarkia ja sen oikeudet on rakennettu oikein, jotta oikea henkilö pääsee palkat hyväksymään. Saman ilmoituksen saa, jos hyväksyntäoikeudet ovat kunnossa, mutta kenelläkään (E-roolin omaavalla henkilöllä) ei ole muokkausoikeutta palkkojen hyväksyntäsivulle. Lue tarkemmat ohjeet palkkojen hyväksynnän käyttöönotosta.
Hyväksynnässä hylätyt palkkalaskelmat
Jos palkkojen hyväksyntä on käytössä, on käsittelemättömillä laskelmilla Tila-sarake, jossa kerrotaan onko laskelma käsittelemätön vai hylätty.
Jos laskelma on käynyt hyväksynnässä mutta hylätty, se palautuu takaisin käsittelemättömäksi ja sen tilaksi päivittyy tällöin hylätty.
Hyväksynnässä olevat palkkalaskelmat
Jos palkkojen hyväksyntä on käytössä, näkyvät hyväksyntään siirretyt laskelmat omassa vaiheessaan.
Laskelmia ei voi viedä eteenpäin palkanlaskentaprosessinäkymässä, vaan hyväksyntään siirrettyjen palkkojen hyväksyminen tai hylkääminen tapahtuu palkkojen hyväksyntänäkymästä.
Laskelman voi palauttaa hyväksynnästä rivin lopussa olevasta sinisestä nuolesta.
Toimittamattomat palkkalaskelmat
Palkkalaskelman voi toimittaa palkansaajalle lähettämällä palkkalaskelman verkkopalkkapalveluun, tulostaa paikallisesti tai lähettää laskelma tulostuspalveluun riippuen palkansaajan perustiedoissa olevasta palkkalaskelman toimitustavan valinnasta. Ohjelma erittelee palkansaajat verkkopalkkaan, tulostuspalvelun ja paikallisen tulostuksen mukaan. Voit lukea lisää Palkkalaskelmat tulostustavat.
Paikallinen tulostus onnistuu myös kaikissa vaihtoehdoissa.
1) Lähetä valitut verkkopalkka-palveluun: Verkkopalkka
2) Lähetä valitut tulostuspalveluun: Tulostuspalvelu
Tulostuspalvelu lähettää palkkalaskelmat automaattisesti palkansaajalle. Tulostuspalvelussa voit valita tulostusmuodon ja lähetysluokan palkkalaskelmalle. Kun nämä on valittu, paina Lähetä ja merkitse tulostetuksi. Jos palkansaaja on valinnut Netposti-palvelussa yrityksen hyväksytyksi lähettäjäksi, siirtyvät palkkalaskelmat Netpostiin.
3) Tulosta valitut: Paikallinen tulostus
Paikallisen tulostuksen osalta tulosta avautuva pdf-tiedosto ja paina Merkitse tulostetuksi.
Palkkalaskelman palauttaminen ja muokkaaminen tulostusvaiheessa
Jos havaitset virheitä vielä tässä vaiheessa, tulostetuksi merkitsemisen sijaan sulje PDF Peruuta-painikkeesta ja valitse palkanlaskentaprosessissa sininen nuoli Palauta (kuva alla), jolloin palkkalaskelma palautuu alkuun kohtaan Käsittelemättömät palkkalaskelmat.
Mikäli palkkojen hyväksyntä on käytössä, palkkalaskelmaa ei voida enää tulostusvaiheessa muokata. Mikäli laskelmaa on muokattava, on se palautettava punaisesta ruksista takaisin Käsittelemättömät palkkalaskelmat vaiheeseen, jossa muokkaus taas onnistuu.
Prosessissa pääsee eteenpäin kun palkkalaskelmat on tulostettu tai lähetetty verkkopalkka- tai tulostuspalveluun.
Maksamattomat palkkalaskelmat
Tässä vaiheessa palkkalaskelmat siirretään maksatusnäkymään tai maksut käsitellään jonkun toisen ohjelman kautta ja merkitään maksetuksi.
Tarvittavat käyttöoikeudet: Jotta palkkalaskelman voi siirtää maksatukseen tulee Palkanlaskennan Toimintokohtaisissa oikeuksissa olla "Muokkausoikeus" kohtaan Palkanlaskenta > Maksatus ja lisäksi tulee olla Reskontraoikeuksissa valittuna kohta Ostolaskujen maksaja.
Palkkalaskelmat eivät siirry henkilön tietojen taakse ennen kuin palkat on joko oikeasti siirretty maksuun pankkiin asti tai valittu "Merkitse valitut maksetuksi".
Jos havaitset virheitä vielä tässä vaiheessa, valitse sininen nuoli Palauta, jolloin palkkalaskelma palautuu Käsittelemättömät palkkalaskelmat -vaiheeseen ja pääset tekemään haluamasi muokkaukset.
Prosessi etenee valitsemalla jommankumman maksatustavan.
Siirrä maksatukseen
Palkat siirtyvät Maksa palkkoja -sivulle.
Mikäli maksettavien palkkojen palkkatietoilmoituksissa on virheitä tai huomioitavaa, huomauttaa ohjelma siitä ennen maksua. Mikäli palkkatietoilmoituksia koskevat virheet korjataan ennen palkkojen maksua, muodostuvat myös palkkatietoilmoitukset oikein. Voit maksaa palkat, vaikka palkkatietoilmoituksissa olisikin virheitä.
Maksatukseen siirto ei onnistu jos tilinumero on virheellinen.
HUOM! Palkat eivät vielä ole vielä tässä vaiheessa maksussa vaan ne on erikseen käytävä hyväksymässä palkanmaksunäkymästä maksatukseen.
Merkitse valitut maksetuksi
Jos palkat maksetaan jostain muusta järjestelmästä kuin Netvisorista, voidaan käyttää valintaa "Merkitse valitut maksetuiksi". Myös tässä vaiheessa ohjelma huomauttaa, mikäli palkkatietoilmoituksilla on virheitä. Voit kuitenkin merkitä palkkalaskelmat maksetuiksi, vaikka palkkatietoilmoituksilla olisikin virheitä.
Ohjelma tulkitsee palkat maksetuiksi ja lähettää palkkatietoilmoitukset tulorekisteriin, kun valitset painikkeen "Merkitse maksetuiksi ja lähetä ilmoitus tulorekisteriin". Voit tarvittaessa muuttaa Palkanmaksupäivää vielä tässä vaiheessa. Voit myös vain merkitä palkat maksetuiksi ja jättää palkkatietoilmoituksen lähettämättä painamalla linnunnokkaa alaspäin ja valitsemalla "Merkitse maksetuiksi, mutta älä lähetä ilmoitusta".
Palkkalaskelmat, joilla ei ole tositetta
Tässä vaiheessa muodostetaan palkoista tosite kirjanpitoon. Tositteen kirjanpidon tilit määräytyvät palkkalajeille määriteltyjen kirjanpidontilien mukaan.
Valitse käsiteltävät palkkalaskelmat ja valitse haluamasi vaihtoehto:
1) Muodosta tosite valituille
Luo kirjanpidon tositteen ja siirtää palkkalaskelman Valmiit palkkalaskelmat -vaiheeseen.
2) Ohita tositteen muodostus
Siirtää palkkalaskelman suoraan Valmiit palkkalaskelmat -vaiheeseen. Tällöin ohjelma ilmoittaa "Ei tositteita".
3) Tositteen esikatselu
Avaa tositteen tiedot esikatselu-ikkunaan, jossa tiedot voi tarkastaa vielä ennen varsinaisen kirjanpidon tositteen muodostamista. Esikatselun voi sulkea oikeasta yläkulmasta punaisesta ruksista.
4) Linkitä puuttuvat tuntikirjaukset
Toiminto on mahdollistaa sellaisten tuntikirjausten linkittämisen palkkalaskelmalle, jotka eivät ole olleet tiedossa vielä palkkoja laskettaessa. Communityssä on ohje koskien työaikatietojen linkittämistä jälkikäteen palkkalaskelmille.
Lisälaskelman muodostaminen
Palkkalaskelmarivillä on tässä vaiheessa mahdollisuus muodostaa Lisälaskelma (1) valitsemalla "Muodosta".
Tositteen päiväys
Käsiteltävien palkkalaskelmien listauksessa näytetään palkanlaskennan tositteen päiväys (2), jota pääsee tarvittaessa muokkaamaan. Samasta linkistä pääsee muokkaamaan tarvittaessa myös eräpäivää.
Tositeen päiväys on se päivä, jolla palkka kirjataan kirjanpitoon. Lisäksi raportoinnissa käytetään tätä päivää oletuksena rajattaessa päivämäärävälillä.
Rivillä näytetään myös Maksetaan-summa (3), muttei enää vertailua aiempaan palkanmaksuun.
Rivillä voi myös esikatsella muodostunutta palkkatietoilmoitusta (4), mutta palkkatietoilmoituksen tietoja ei enää pääse tässä näkymässä muokkaamaan. Palkkatietoilmoituksen korjaamisesta on oma ohjeensa.
Tiedot-otsikon muokkaa-kuvakkeesta pääset tarkastelemaan vielä palkanlaskennan tietoja, muttet enää muuttamaan niitä. Ainoastaan Jakokäyrä -välilehdelle voi tehdä vielä muutoksia ja nämä muutokset vaikuttavat muodostettavan tositteen tietoihin.
Valmiit palkkalaskelmat
Valmiit palkkalaskelmat -vaiheessa voidaan tarkastella kirjanpidon tositteita sekä tarkisteraporttia.
Mikäli havaitset muodostuneella tositteella virheitä, valitse sininen nuoli "Palauta". Tällöin palkkalaskelma palautuu "Palkkalaskelmat, joilla ei ole tositetta" -vaiheeseen ja pääset tekemään tarvittavat muokkaukset esimerkiksi jakokäyrän tietoihin.
Huomaathan, että tosite on jo muodostettu ja löytyy edelleen kirjanpidon tositeselailussa!
Eräpäivä on se päivä, jolloin palkka on lähtenyt yrityksen tililtä. Jos palkka maksetaan Netvisorin kautta, eräpäivä päivitetään automaattisesti tiliotteen perusteella.
Jos palkka maksetaan muuten kuin Netvisorin kautta, tulee eräpäivä päivittää käsin.
Lisälaskelmat
Valmiit palkkalaskelmat vaiheessa voidaan myös muodostaa lisälaskelmia valitsemalla halutut valmiit palkkalaskelmat ja painamalla Muodosta lisälaskelma valituille -painiketta tai valitsemalla Lisälaskelma-kohdasta "Muodosta".
Ohjelma kysyy haluatko varmasti muodostaa valitusta palkkalaskelmasta uuden lisälaskelman? Valitse OK.
Lisälaskelman jakokäyrä
Jos halutaan käyttää samaa jakokäyräasetusta kuin alkuperäisellä palkkalaskelmalla, tulee rastia kohta Käytä lähdepalkkalaskelman jakokäyrää uudella palkkalaskelmalla palkkalaskelman lähdetietojen muokkauksessa.
Lisälaskelman muodostamisen jälkeen jakokäyräasetuksia voi muuttaa valitsemalla Muokkaa palkkalaskelmaa Jakokäyrä-välilehdellä.
Prosessin viimeistely
Viimeistelemällä palkanlaskentaprosessin ohjelma luo automaattisesti seuraavan palkanlaskentakauden ja sulkee palkanlaskentaprosessin ko. kaudelta.
Uusin palkkajakso on elokuun jälkeen syyskuu. Elokuu muuttuu tällöin Käsitellyksi.
Palkkajakson avaaminen
Mikäli käsitellylle palkkajaksolle täytyy tehdä lisälaskenta, saa palkkajakson avoimeksi porautumalla palkkajakson päivämääriin ja valitsemalla Merkitse palkkajakso avoimeksi.
Velvoitteet ja maksaminen
Kun palkanlaskentaprosessit on suoritettu kalenterikuukauden ajalta, voit siirtyä käsittelemään kuukausittaisia velvoitteita. Kun kuukauden kaikki palkat on laskettu, voi Työnantajan erillisilmoituksen lähettää kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Erillisilmoitukset.
Muistathan myös käydä viimeistään nyt palkanmaksunäkymässä viimeistelemässä palkkojen maksamisen.
Maksetuista palkoista käydään lähettämässä Palkkatietoilmoitus tulorekisteriin.
Käyttöoikeudet
Palkkaprosessiin pääsyyn tarvitaan Palkanlaskija (P) -rooli.
Lisäksi palkanlaskennan käyttöoikeuksien toimintokohtaisissa oikeuksissa pitää olla muokkausoikeudet palkanlaskentaan.
Palkkojen maksamiseen tarvittavista oikeuksista on tarkemmin omalla sivullaan. Lue lisää: Maksatusnäkymä
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback