Netvisoriin voi lähettää kuitit sähköpostin liitetiedostona, jolloin ne voidaan käsitellä Netvisorin eScan-aineiston käsittely -näkymässä käyttäjän toimesta. Aineisto on mahdollista käsitellä valmiiksi eScan-käsittely -näkymästä joko tositteeksi, matkalaskuksi, myyntilaskuksi tai ostolaskuksi.
eScan-palvelun käyttö edellyttää, että kuitin lähettäjän sähköpostiosoite on tallennettu Netvisorissa eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteisiin tai käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin. Mikäli sähköpostiosoite on tallennettu käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin, eScan-aineiston lähetys kohdistuu käyttäjän perusyritykseen. Jos eScan-aineistoa tuovalla henkilöllä on Matkat -palvelu aktiivisena ja hänet on perustettu käyttäjäksi Netvisoriin, ei kuittien tuomisesta veloiteta erikseen. Muutoin veloitusperusteena käytetään eScan-hinnoittelua. Mikäli Matkat -palvelu aktivoidaan päälle kesken kuukauden, veloitetaan aktivointipäivään asti tuoduista kuiteista transaktiomaksu sekä Matkat -palvelun veloitus koko kuukauden osalta.
Sähköpostituonnin käyttöönotto
Ennen kuin aineistoa voidaan lähettää Netvisoriin, tulee käyttäjän lisätä oma sähköpostiosoitteensa Netvisoriin. Sähköpostiosoitteen pääsee lisäämään avaamalla Netvisorin yläpalkista Laajennokset> eScan-asetukset > eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet. Sähköpostiosoitteen käyttäjä -kohtaan tulee valita valintalistalta sähköpostiosoitteen käyttäjän nimi. Huomaa, että kun sähköpostiosoite on määritelty käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin, kyseisen sähköpostiosoitteen voi lisätä "eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet" -näkymään toisen käyttäjän toimesta vain, jos hänellä on sama perusyritys kuin kyseisen sähköpostin käyttäjällä.
eScan-palvelun kautta vastaanotettu aineisto kohdistetaan yritykselle, johon sähköpostiosoite on määritetty. Yksi sähköpostiosoite voi siis olla tallenettu vain yhdelle yritykselle. Mikäli sähköpostiosoite tulee siirtää toisesta yrityksestä toiseen, tulee sähköpostiosoite ensin poistaa vanhasta yrityksestä ja lisätä tämän jälkeen uuteen yritykseen.
Yhdellä käyttäjällä voi olla samassa yrityksessä useampi sähköpostiosoite tallennettuna eli yksi käyttäjä voi samassa yrityksessä olla usean sähköpostiosoitteen käyttäjä. Jotta käyttäjä näkee muiden kuin oman perusyrityksensä mahdollisesti lisätyt sähköpostit, pitää käyttäjällä olla yritykseen KH -oikeudet. Ilman KH -oikeutta näkee vain saman perusyrityksen omaavien henkilöiden sähköpostiosoitteet.
Sähköpostin lähetys eScan-palveluun
eScan -palveluun tuotava kuitti lähetetään osoitteeseen [email protected]. Kuitin lähettämisessä tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:
- Lähetettävän sähköpostiviestin liite tulee olla PDF-muodossa
- Sähköpostiviesti on hyvä otsikoida kuvaavasti. Otsikko toimii Netvisoriin tullessaan liitetiedostojen kuvauksena
- Yhdessä sähköpostissa voi olla liitteenä useita tiedostoja. Huomioithan, että yksi tiedosto on Netvisoriin saapuessaan 1 aineisto. Jos yhdessä saapuneessa PDF- tiedostossa on useampi lasku, niin näitä ei voi enää Netvisorissa erottaa useammaksi aineistoksi, vaan aineiston kohdistaminen koskee aina yhtä "kokonaista" PDF-tiedostoa. Eri tapahtumille kohdistettavat aineistot on hyvä erotella eri tiedostoiksi
- Kaikki sähköpostiviestin sisältämät PDF-tiedostot käsitellään eScan-dokumenteiksi. Mikäli siis sähköpostiviestissä on esimerkiksi kuvallinen allekirjoitus, luetaan myös allekirjoitus dokumentiksi eScan aineistokäsittelynäkymään
- Yhden eScan-aineiston koko ei saa ylittää puolta megatavua, eli 512 kilotavua. Varaamme oikeuden estää suurempien tiedostojen lähettämisen
- Viesti pitää tulla suoraan uutena viestinä lähettäjän osoitteesta, mikä on lisätty escan sähköpostiosoiteeeksi ja osoitteen pitää täsmätä. Ei pitäisi käyttää mitään edelleen ohjausta taustalla.
- Ei pidä käyttää mitään jakelulistoja, josta viesti lähetettäisiin escan osoitteeseen.
Mikäli liitetiedostoa ei tuoda oikeassa muodossa, lähetetty viesti ohitetaan eikä aineistoa tuoda Netvisorin eScan-aineiston käsittelynäkymään. Tässä tilateessa ei myöskään lähetetä eScan-aineiston lähettäjälle virheilmoitusta, mikäli aineiston tuonti on ohitettu.
Veloitus ja aineiston siirto toiselle yritykselle
Sama eScan sähköpostiosoite voidaan lisätä vaan yhteen yritykseen, vaikka käyttäjällä olisi oikeuksia moneen eri yritykseen. Aineisto voidaan siirtää sitten tästä yrityksestä toiseen. Veloitus menee niin, että se yritys maksaa tämän, johon aineisto siirretään. Eli jos se siirretään yrityksestä a yritykseen b, niin veloitus myös siirtyy yritykseen b. Jos aineisto jää pitemmäksi aikaa yritykseen a ja tämä keretään jo laskuttaa, niin tästä muodostuu sitten tuplaveloitus siirron yhteydessä, jos tämä siirretään toiseen yritykseen. Sama logiikka on myös Visma scannerin suhteen, jos sen avulla tuodun kuitin siirtää toiseen yritykseen. Jos kohdeyrityksessä käyttäjällä on resurssinhallinta (matkat ja työaika) palvelu päällä, niin e-scan aineiston veloitus sisältyy siihen ja tästä ei tule erillistä veloitusta.
Skannausosoitteen edelleen ohjaus
Kysymys: Voiko e-scan sähköpostiosoitteeseen tehdä viestin uudelleen ohjauksen?
Vastaus: Emme suosittele tätä ja jos tämän tekee, on tämä käyttäjän omalla vastuulla. Käytännössä tässä käy niin että jos lähettää osoitteesta A viestin osoitteeseen B, jossa on edelleenohjaus päällä osoitteeseen C, joka olisi Netvisorin e-scan sähköpostiosoite, niin viesti kyllä tulee perille. Mutta se tulee taustalle osoitteesta A. Eli käytännössä voi käydä niin, jos lähettäjällä osoitteesta A ei ole oikeutta lähettää viestiä, ei tämä tule perille. Tai jos henkilön A osoite viekin taustalla johonkin toiseen yritykseen, viesti menee sinne. Eli käytännössä tuo edelleen ohjaus tekee sen, että viesti tulee alkuperäisestä lähetysosoitteesta, eikä siitä mistä se on edelleen ohjattu. Tähän ei voi vaikuttaa Netvisorin puolelta.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback