Tämä ohje käsittelee eScan-aineiston tuontia Netvisoriin sähköpostitse. Ohje antaa yksityiskohtaisia ohjeita siitä, miten kuitteja voidaan lähettää sähköpostin liitteenä Netvisorin eScan-käsittelyyn ja miten prosessi toimii käyttöönottovaiheessa. Se sisältää vaatimukset sähköpostiosoitteen tallentamisesta, velotusperiaatteet, erityisohjeita PDF-tiedostojen käsittelyyn, sekä huomioita mahdollisista haasteista liittyen sähköpostin edelleenohjaukseen.

SISÄLTÖ


Netvisoriin voi lähettää kuitit sähköpostin liitetiedostona, jolloin ne voidaan käsitellä Netvisorin eScan-aineiston käsittely -näkymässä käyttäjän toimesta. Aineisto on mahdollista käsitellä valmiiksi eScan-käsittely näkymästä joko tositteeksi, matkalaskuksi, myyntilaskuksi tai ostolaskuksi.

Sähköpostituonnin käyttöönotto


  1. Lisääoma sähköpostiosoitteesi Netvisoriin. Voit tehdä tämän valitsemalla Laajennokset> eScan-asetukset > eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet.
  2. Valitse sähköpostiosoitteen käyttäjän nimi valintalistalta.
  3. Huomaa, että kun sähköpostiosoite on määritelty käyttäjän järjestelmäviestinnän tietoihin, kyseisen sähköpostiosoitteen voi lisätä "eScan-aineistotuonnin sähköpostiosoitteet" -näkymään toisen käyttäjän toimesta vain, jos hänellä on sama perusyritys kuin kyseisen sähköpostin käyttäjällä.
    eScan-palvelun kautta vastaanotettu aineisto kohdistetaan yritykselle, johon sähköpostiosoite on määritetty.
  4. Yksi sähköpostiosoite voi olla tallennettu vain yhdelle yritykselle. Jos sähköpostiosoite tulee siirtää toisesta yrityksestä toiseen, poista sähköpostiosoite vanhasta yrityksestä ja lisää se uuteen yritykseen.
  5. Yhdellä käyttäjällä voi olla samassa yrityksessä useampi sähköpostiosoite tallennettuna eli yksi käyttäjä voi samassa yrityksessä olla usean sähköpostiosoitteen käyttäjä. Jotta käyttäjä näkee muiden kuin oman perusyrityksensä mahdollisesti lisätyt sähköpostit, pitää käyttäjälläolla yritykseen KH -oikeudet. Ilman KH -oikeutta näkee vain saman perusyrityksen omaavien henkilöiden sähköpostiosoitteet.

Sähköpostin lähetys eScan-palveluun

eScan -palveluun tuotava kuitti lähetetään osoitteeseen escan@netvisor.fi. Kuitin lähettämisessä tulee ottaa huomioon seuraavat asiat:

  • Lähetettävän sähköpostiviestin liite tulee olla PDF-muodossa
  • Sähköpostiviesti on hyvä otsikoida kuvaavasti. Otsikko toimii Netvisoriin tullessaan liitetiedostojen kuvauksena
  • Yhdessä sähköpostissa voi olla liitteenä useita tiedostoja. Huomioithan, että yksi tiedosto on Netvisoriin saapuessaan 1 aineisto. Jos yhdessä saapuneessa PDF- tiedostossa on useampi lasku, niin näitä ei voi enää Netvisorissa erottaa useammaksi aineistoksi, vaan aineiston kohdistaminen koskee aina yhtä "kokonaista" PDF-tiedostoa. Eri tapahtumille kohdistettavat aineistot on hyvä erotella eri tiedostoiksi
  • Kaikki sähköpostiviestin sisältämät PDF-tiedostot käsitellään eScan-dokumenteiksi. Mikäli siis sähköpostiviestissä on esimerkiksi kuvallinen allekirjoitus, luetaan myös allekirjoitus dokumentiksi eScan aineistokäsittelynäkymään
  • Yhden eScan-aineiston koko ei saa ylittää puolta megatavua, eli 512 kilotavua. Varaamme oikeuden estää suurempien tiedostojen lähettämisen
  • Viesti pitää tulla suoraan uutena viestinä lähettäjän osoitteesta, mikä on lisätty eScan sähköpostiosoiteeksi ja osoitteen pitää täsmätä. Ei pitäisi käyttää mitään edelleen ohjausta taustalla.
  • Ei pidä käyttää mitään jakelulistoja, josta viesti lähetettäisiin escan osoitteeseen.
  • Lähetettävä PDF-tiedosto ei voi olla suojattu salasanalla (aineisto voi tulla läpi, jos se on pdf, mutta sitä ei voi avata vaikka salasana olisi tiedossa. Joten käytännössä nämä pitää lähettää uudelleen ilman salasana suojausta).

Mikäli liitetiedostoa ei tuoda oikeassa muodossa, lähetetty viesti ohitetaan eikä aineistoa tuoda Netvisorin eScan-aineiston käsittelynäkymään. Tässä tilanteessa ei myöskään lähetetä eScan-aineiston lähettäjälle virheilmoitusta, mikäli aineiston tuonti on ohitettu.

Veloitus ja aineiston siirto toiselle yritykselle

Sama eScan sähköpostiosoite voidaan lisätä vain yhteen yritykseen. Aineisto voidaan siirtää yrityksestä toiseen, ja veloitus siirtyy sen yrityksen maksettavaksi, johon aineisto siirretään. Jos aineisto jää pitemmäksi aikaa alkuperäiseen yritykseen ja laskutetaan, tuplaveloitus voi muodostua siirron yhteydessä. Jos kohdeyrityksessä käyttäjällä on resurssinhallinta (matkat ja työaika) palvelu päällä, eScan-aineiston veloitus sisältyy siihen.

Skannausosoitteen edelleen ohjaus

Kysymys: Voiko e-Scan sähköpostiosoitteeseen tehdä viestin uudelleen ohjauksen?

Vastaus: Emme suosittele tätä ja jos tämän tekee, on tämä käyttäjän omalla vastuulla. Käytännössä tässä käy niin että jos lähettää osoitteesta A viestin osoitteeseen B, jossa on edelleenohjaus päällä osoitteeseen C, joka olisi Netvisorin e-scan sähköpostiosoite, niin viesti kyllä tulee perille. Mutta se tulee taustalle osoitteesta A. Eli käytännössä voi käydä niin, jos lähettäjällä osoitteesta A ei ole oikeutta lähettää viestiä, ei tämä tule perille. Tai jos henkilön A osoite viekin taustalla johonkin toiseen yritykseen, viesti menee sinne. Eli käytännössä tuo edelleen ohjaus tekee sen, että viesti tulee alkuperäisestä lähetysosoitteesta, eikä siitä mistä se on edelleen ohjattu. Tähän ei voi vaikuttaa Netvisorin puolelta.


Avainsanat: eScan, Netvisor, sähköposti, kuitti, aineisto, käyttäjä, yritys, sähköpostiosoite



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.