SISÄLTÖ

Matkalaskujen siirrossa siirretään Severassa tehdyt matkalaskut Netvisoriin kulujen maksamista varten. Matkalaskujen liitetiedostot siirtyvät matkalaskujen mukana Netvisoriin. Liitteiden yhteenlaskettu maksimikoko on 4Mt ja suuret matkalaskut on suositeltavaa jakaa pienemmiksi matkalaskuiksi. Huomioithan, että liitteen nimen maksimimerkkimäärä on 100 merkkiä.

Matkalaskujen siirrossa käytettävissä olevat laskentakohteet ovat Severan yksikkö ja työ. Laskentakohteet määritetään Netvisorissa matkalaskujen siirtoasetuksissa ja tähän löytyy ohjeet Siirtoasetukset-sivulta. 

Jos samalla matkalaskulla on sekä korvattavia että Ei-korvattavia tapahtumia, siirtyy koko matkalaskun sisältö Netvisoriin. Ei-korvattavat tapahtumarivit siirtyvät Netvisorissa suoraan Maksettu-tilaan, joten ne eivät voi vahingossa mennä maksuun. Ei-korvattavina riveinä voidaan tuoda esimerkiksi yrityksen luottokortilla maksettuja kuitteja.

Matkalaskut, joilla on Severassa ainoastaan Ei-korvattavia kuluja eivät siirry Netvisoriin. Lisäksi nollasummaisia matkalaskuja ei voi siirtää Severasta Netvisoriin, eivätkä ne näy siirtonäkymässä Netvisorin puolella. 

Matkalaskujen siirtoliittymä löytyy kohdasta Laajennokset > Severa > Matkalaskujen siirto ja siirto tapahtuu aineistosiirtonäkymän toiselta välilehdeltä.

Matkalaskujen siirtoon vaadittavat käyttöoikeudet ovat: P, E tai HH -rooli. E-roolilla on oikeus vain oman yrityshierarkiaoikeutensa mukaisien palkansaajien matkalaskujen siirtoon. HH-roolilla on oikeus kaikkien palkansaajien matkalaskujen siirtoon. 

Asetukset

Ennen matkalaskujen siirtämistä, tulee palkansaaja- ja matkakulutietojen olla linkitettynä järjestelmien välillä. Tämän lisäksi tulee Severasta löytyä siirtoon tarvittavat matkalaskun -tilat. Netvisorin tietojen linkittämisestä löytyvät ohjeet alta ja Severan osalta tarkemmat ohjeet tietojen linkityksistä sekä matkalaskun tiloista löytyvät alla olevien linkkien kautta:

Huomioi, että palkansaajalla tulee olla Matkat -palvelu aktiivisena, jotta matkalaskujen siirto Severasta Netvisoriin onnistuu kyseisen palkansaajan osalta.

Palkansaajan/käyttäjätietojen linkittäminen

Kun siirretään matkalaskuja tai työaikakirjauksia Severasta Netvisoriin tulee käyttäjät/palkansaajat linkittää toisiinsa yksilöivällä tiedolla. Täsmäytyksessä voidaan käyttää joko pelkkää palkansaajanumeroa tai henkilötunnusta ja palkansaajan numeroa yhdessä, palkansaajan numero ei voi alkaa numerolla 0. Netvisorin palkansaajien henkilötunnukset ja palkansaajien numerot voi tarkistaa kohdassa Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus.

Matkakulutietojen linkittäminen

Ennen matkakulujen siirtoa Severasta Netvisoriin tulee molemmissa järjestelmissä määritellä toisiaan vastaava numerointi käytettäville matkakuluille. Netvisorissa tämä tehdään kohdassa Palkat > Palkanlaskenta > Palkkamallien hallinta > Yrityskohtaiset palkkalajit -välilehti. Klikkaa oikean palkkalajin nimestä ja lisää palkkalajille Severan matkakuluja vastaava koodi (kuva alla, kohta 1). Lisäksi palkkalajin Lähde pitäisi olla "Matkalasku - kulurivit" (2), että tiedot linkittyvät siirrossa oikein.

Matkalaskun haun rajaaminen

Siirrettäviä matkalaskutietoja ei näytetä oletuksena siirtonäkymässä, vaan käyttäjän tulee hakea ne haluttujen hakuehtojen mukaan. Matkalaskujen hakua voidaan rajata "Maksun saaja"- ja "Päivämääräväli" -tietojen mukaan, alkupäivämäärä on pakollinen tieto (katso kuva alla, kohta 1). "Vain hyväksytyt"-valinnalla noudetaan Severasta vain hyväksytty-tilassa olevat matkalaskut (2). "Severan liiketoimintayksikkö"-valinnalla voidaan noutaa ja käsitellä vain valitun liiketoimintayksikön käyttäjien matkalaskuja siirtonäkymässä (3). Tämän rajauksen käyttäminen edellyttää, että Severassa olevat liiketoimintayksiköt on siirretty Netvisorin laskentakohteiksi. Ohjeet yksikkörakenteen siirtämisestä löytyvät tukisivuilta: Rekistereiden synkronointi. Hakuehtojen valinnan jälkeen painetaan "Hae"-painiketta, jolloin Severassa siirtovalmiina olevat matkalaskut listautuvat hakutulokseen (4).

Hakutulokset ja siirtonäkymän tarkastelu

Siirtonäkymän hakutuloksessa matkalaskutiedoista näytetään seuraavat kentät: Maksun saaja, Matkakorvaus, Kulu, Päivämäärä, Määrä, ALV%, Yksikköhinnat, Summat, Selite, Reitti, Projektit ja Liitteet, jotta ennen Netvisoriin siirtoa voidaan tarkastaa tuotavat matkalaskutiedot. Varsinaista esikatselua ei näkymässä ole kuten myyntilaskuilla, mutta tuotavat tiedot näkyvät liittymässä.


Kirjauslinkitys "Päivärahoille" ja "Muille kuluille" pitää tehdä kirjauslajilinkitys liittymässä ennen kulujen tuomista (katso kuva yllä, kohta 1). "Muiden kulujen" osalta voi myös ALV:a vielä muuttaa siirtonäkymässä. Tuotavien liitteiden määrä näytetään "Liitteet"-kohdassa (2), mutta liitteiden tietoja tässä näkymässä ei pääse tarkastamaan. Liitteet saa avattua Netvisorissa vasta tuonnin jälkeen.

Matkalaskujen siirtäminen

Matkalaskut siirretään valitsemalla ensin siirrettävät rivit siirtonäkymässä ja matkalaskujen tuonti tapahtuu sivun alareunan "Tuo valitut matkalaskut" -painikkeella (3). Matkalaskujen tuonnin jälkeen "Netvisor - Severa liittymän tietojen tuonti" -näkymässä näytetään tuotujen matkalaskujen otsikot. Otsikko-linkkiä klikkaamalla pääsee tarkastelemaan kyseisen matkalaskun tietoja tarkemmin. 

 



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.