Tämä ohje vastaa kysymykseen miten Netvisor-palvelusopimus irtisanotaan ja miten otat talteen kirjanpitoaineiston ennen irtisanomista. Ohjeessa kuvataan vaiheittain erityisesti aineiston talteenotto, irtisanomisen prosessi ja tärkeät huomioitavat asiat sen yhteydessä.
SISÄLTÖ
- Aineiston lakisääteinen säilyttäminen
- Irtisanomisen tekeminen
Aineiston lakisääteinen säilyttäminen
Vastuu kirjanpitoaineiston säilyttämisestä on kirjanpitolain nojalla kirjanpitovelvollisella eli asiakkaalla itsellään. Visma ei vastaa tai huolehdi asiakkaan kirjanpitoaineiston lakisääteisestä säilyttämisestä. Irtisanomistilanteessa suosittelemme aineistokopion ottamista kirjanpitoaineiston lakisääteistä säilytystä varten. Asiakkaan vastuulla on huolehtia aineiston lataaminen ja taltioiminen itselle, sekä aineistokopion tulee olla otettuna asiakkaan/tilitoimiston toimesta ennen irtisanomisen yhteydessä ilmoitettua viimeistä käyttöpäivää.
Mikäli ympäristöön ei ole enää pääsyä ja aineistokopiota ei ole vielä otettu, tulee Netvisor asiakaspalveluun lähettää kirjallinen pyyntö aineistokopion ottamisesta pikimmiten. Yrityksen aineisto tullaan poistamaan pysyvästi sopimussuhteen päättymisen jälkeen kohtuullisen ajan kuluessa eikä Aineisto ole välttämättä enää sopimuksen päättymisen jälkeen palautettavissa, minkä vuoksi suosittelemme aineistokopion ottamista ennen Netvisor ympäristön sulkemista. Aineistokopion ottaminen on asiakkaan vastuulla.
Irtisanomisen tekeminen
Irtisanominen tapahtuu Netvisor Storesta oikeassa yläkulmassa olevasta Palveluiden hallinta -painikkeesta. Siirry Netvisor-palvelusopimuksen irtisanomiseen -painikkeesta pääset irtisanomaan palvelun.
Suora-asiakkuuksissa Netvisor-ympäristön voi irtisanoa KH-roolin omaava käyttäjä ja tilitoimistoasiakkuuksissa TPK-roolin omaava tilitoimiston käyttäjä.
Asiakkuudet, joita laskutetaan suoraan irtisanomisaika on kolme (3) kuukautta, ellei asiakkaan kanssa ole kirjallisesti muuta sovittu. Irtisanomisaika lasketaan sen kalenterikuukauden viimeisestä päivästä, jonka aikana irtisanominen on suoritettu. Palvelu laskutetaan irtisanomisajan loppuun. Tilitoimiston laskutettavilla asiakkailla ei ole erillistä irtisanomisaikaa, vaan sopimus päättyy kuluvan kuukauden loppuun.
Tilitoimistoasiakkuuksissa asiakasympäristön ensisijainen hallinnoija ja sopimuksen toinen osapuoli on tilitoimisto. Tilitoimistoasiakkaalla itsellään ei ole sopimussuhdetta Visma Solutions Oy:n kanssa, joten irtisanomista ei tehdä Visma Solutions Oy:lle, vaan tilitoimistoon. Tilitoimisto omalta osaltaan ilmoittaa Visma Solutions Oy:lle palveluiden sulkemisesta.
Irtisanomisen tekemisen yhteydessä käyttäjän tulee valita joko automaattinen aineistokopio tai itsepalvelu.
Automaattisesti muodostettava aineistokopio (suositus)
Tilaus tehdään automaattisesti järjestelmän toimesta viimeisen käyttöpäivän päätyttyä ja aineistoa aletaan muodostaa. Kopion valmistumisesta ilmoitetaan irtisanomisen yhteydessä annetulle yhteyshenkilölle sähköpostitse. Automaattisen aineistokopion voi käydä lataamassa Netvisor -palvelusta 30 päivän ajan viimeisen käyttöpäivän jälkeen. Kirjanpitoaineiston lataukseen tarvitaan Kirjanpitäjä-rooli (KP), sekä Accounting -profiilina 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineiston lataukseen tarvitaan Palkanlaskija -rooli (P), sekä Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'. Jos yrityksessä on ollut Palkanlaskenta, Työajankirjaus ja Matkat -osiot päällä näitä ei tulisi ottaa pois käytöstä irtisanomisen yhteydessä, eli osioiden tulisi olla aktiivisena, jotta palkanlaskennan tiedot saadaan mukaan aineistokopiolle. Veloitusperuste muodostuu, kun valinta vahvistetaan irtisanomisen yhteydessä. Palvelusta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Itsepalveluna muodostettava aineistokopio
Kirjanpitoaineiston voi tilata ja ladata nykyistä aineistokopiopalvelua hyödyntäen, josta veloitetaan normaali aineistokopion hinta, hinnaston mukaisesti. Vaihtoehtoisesti aineiston voi tallentaa veloituksetta itse Netvisor -palvelusta käsin taltioiden, esimerkiksi raportti kerrallaan. Aineisto on otettava talteen ennen viimeistä käyttöpäivää. Kirjanpitoaineiston lataukseen tarvitaan Kirjanpitäjä-rooli (KP), sekä Accounting -profiilina 'Kaikki oikeudet'. Palkka-aineiston lataukseen tarvitaan Palkanlaskija -rooli (P), sekä Palkanlaskenta-profiili 'Kaikki oikeudet'. Jos yrityksessä on ollut Palkanlaskenta, Työajankirjaus ja Matkat -osiot päällä näitä ei tulisi ottaa pois käytöstä irtisanomisen yhteydessä, eli osioiden tulisi olla aktiivisena, jotta palkanlaskennan tiedot saadaan mukaan aineistokopiolle. Palvelusta veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti.
Muuten irtisanominen toimii kuten aiemminkin.
Irtisanomisen peruminen ja siirtäminen
Mikäli irtisanominen halutaan perua tai viimeistä käyttöpäivää siirtää, voidaan se tehdä Netvisor Storesta oikeassa yläkulmassa olevasta Palveluiden hallinta -painikkeesta avautuvalta sivulta. Peruuta irtisanominen -painikkeesta voi perua irtisanomisen ja painikkeen vieressä olevasta nuolesta painamalla pääsee siirtämään irtisanomista eteenpäin 1-3 kuukautta kerrallaan.
Asiakkuuden siirto
Mikäli asiakasyritys aikoo jatkaa Netvisorin käyttöä suora-asiakkaana tai toisen tilitoimiston alla, iIlmoitattehan tässä tapauksessa asiasta asiantuntijapalveluumme: tuki.netvisor@visma.com. Asiakkuuden siirrossa voidaan tilitoimiston laskuttaminen parhaassa tapauksessa katkaista heti ilman ylimääräistä vaivaa. Lisätietoa löytyy täältä: Tilitoimiston vaihto
Tietoa siirtymisestä Netvisor suora-asiakkaaksi löytyy täältä: Suora-asiakkaaksi siirtyminen
Suora-asiakkaiden sopimusehdot voi lukea täältä: Sopimusehdot
Tärkeät huomioitavat asiat
Viimeinen käyttöpäivä
Aikaisemmin viimeinen käyttöpäivä ei ole estänyt yrityksen käyttöä. Jatkossa käyttäjän toimintoja rajoitetaan, eikä palvelua voi enää käyttää. Voit aina kuitenkin vaihtaa yritystä tai kirjautua ulos palvelusta.
Jatkossa, kun käyttäjä kirjautuu yritykseen viimeisen käyttöpäivän jälkeen 30 päivän aikana, avautuu käyttäjälle:
Aineistokopiopalvelu-sivu aineistojen lataamista varten (jos oli irtisanomisen yhteydessä valittuna automaattisen aineistokopion valinta)
TAI
Sivu, jossa kerrotaan että palvelun käyttö on päättynyt
Maksuliikennesopimuksen irtisanominen
Saapuvista pankkiaineistoista veloitetaan niin kauan, kuin niitä meille automaattisten noutojen yhteydessä tulee (esim. tiliotteet, viitesuoritukset, saapuvat verkkolaskut ja suoraveloitusvaltuutukset). Pankkiaineistojen muodostuminen pankissa Netvisorin noudettavaksi loppuu, kun irtisanotte pankissa Netvisor-palvelun valtuutuksen pankkiaineistojen siirtoon. Muista sulkea myös mahdollinen pankkiin saapuvien verkkolaskujen edelleentoimitus pankista Netvisoriin, jotta ostolaskuja ei enää ohjaudu Netvisoriin. Voitte irtisanoa valtuutuksen ottamalla yhteyttä omaan pankkiinne. Huomioittehan, että pankkiliikennesopimuksen voi katkaista ainoastaan sen solminut osapuoli; sopimusten katkaisua ei voi hoitaa Visma Solutions Oy tai tilitoimisto. Visma Solutions Oy pidättää oikeuden jatkaa transaktiokustannusten veloittamista myös irtisanomisajan jälkeen, mikäli asiakas ei ole irtisanonut pankkiliikennesopimusta.
Verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto
HUOM! Alla olevat toimet katkaisevat Maventan verkkolaskuyhteyden ainoastaan Netvisorin osalta seuraavan yön aikana, mutta Maventa-verkkolaskuoperaattorin päässä yrityksen Maventa-tili jää yhä voimaan. Mikäli tili halutaan sulkea kokonaan myös Maventa-verkkolaskuoperaattorin päässä, niin olethan yhteydessä Netvisorin asiakaspalveluun tilin sulkemiseksi. Mikäli tili jää yhä voimaan Maventa-verkkolaskuoperaattorin päähän, voidaan tili linkittää uuteen laskutus-/taloushallintojärjestelmään.
Jos tiliä ei jatkossa linkitetä enää mihinkään järjestelmään ja se jätetään voimaan, ohjautuu sinne vielä mahdollisesti ostolaskuja laskuttajilta, jotka tässä tapauksessa jää huomioitta. Maventa-tili suljetaan Netvisor-palvelun sulkemisen jälkeen kohtuullisen ajan kuluessa.
Ostolaskujen vastaanotto Maventan verkkolaskuyhteyden kautta kannattaa sulkea suljettavan yrityksen osalta etukäteen haluttuna päivänä, jotta sinne ei enää ohjaudu uusia laskuja. Tarvittaessa voi sulkea kerralla myös koko Maventa verkkolaskutuksen Netvisorin osalta (myyntilaskujen lähetys ja ostolaskujen vastaanotto). Sulkeminen tapahtuu menemällä Store > Sähköiset palvelukanavat > Maventa verkkolaskutus > Muokkaa (=jos halutaan sulkea vain ostolaskujen vastaanotto, valitaan tässä näkymässä "Vain lähetys") tai > Poista käytöstä (=jos halutaan sulkea koko verkkolaskuyhteys Netvisorin osalta eli myyntilaskujen lähetys ja ostolaskujen vastaanotto).
Muokkaa -painikkeesta avautuu alla oleva näkymä, josta pääsee valitsemaan, että jatkossa halutaan enää vain lähettää myyntilaskuja, mutta ei enää vastaanottaa ostolaskuja.
Muut huomioitavat asiat
Asiakas voi minimoida irtisanomisajan laskutuksen seuraamalla alla olevia vaiheita.
Käyttäjien poistaminen
Kun Netvisor-palvelusopimus irtisanotaan, niin yrityksen ylimääräiset käyttäjät kannattaa poistaa. Poistamalla käyttäjät minimoidaan mahdollisuus ylimääräisille tapahtumaveloituksille irtisanomisajalta. Lisätiedot: Käyttäjän poistaminen.
Lisäpalveluiden, laajennosten ja rajapintapalvelun sulkeminen
Veloitamme syntyneistä tapahtumamaksuista toteuman mukaisesti ja irtisanomisajan loppuun asti, joten turhat palvelut on hyvä sulkea pois käytöstä, jottei turhia veloituksia synny. Käyttäjähallitsija tai tilitoimiston pääkäyttäjä voi sulkea ylimääräiset palvelut Netvisor Storesta (Laajennokset-välilehti sekä Palveluiden hallinta -painike) ja järjestelmäintegraatiot voi sulkea pois päältä ohjeemme mukaisesti.
Maventa-verkkolaskutus
Maventa-tili suljetaan Netvisor-palvelun sulkemisen jälkeen kohtuullisen ajan kuluessa. Mikäli yritys haluaa jatkaa Maventa-tilin käyttöä esim. toisessa järjestelmässä, siitä tulee ilmoittaa Netvisor-palvelusopimuksen irtisanomisen yhteydessä.
Ostolaskujen skannauspalvelu
Myös yrityksen käyttämät skannausosoitteet sulkeutuvat Netvisor-palvelun sulkemisen yhteydessä. Irtisanomisen yhteydessä tulee sille varattuun kenttään määrittää sähköpostiosoite, johon reititetään laskut, joita on yritetty toimittaa ostolaskujen skannausosoitteisiin (60 päivän ajan poistosta).
Myyntilaskujen automaattilähetys
Tarkista, ettei ympäristöön jää voimaan sopimuslaskutusta ja sulje myyntilaskujen automaattilähetys, Myynti > Asetukset > Laskutuksen asetukset > Automaattilähetys > Poista lähetysautomaatio käytöstä.
OP Laskulaina
Palvelun irtisanominen edellyttää, että laina on kokonaisuudessaan maksettu. Näet jäljellä olevan lainasumman Netvisor-palvelusta. Mikäli Netvisor -ohjelmisto halutaan sulkea ja OP -laskulainaa on jäljellä, pitää ensin olla yhteydessä Osuuspankkiin asiasta ja sopia asia heidän kanssaan.
Rackbeat
Rackbeat ei poistu suoraan, jos irtisanoo Netvisorin, vaan irtisanominen tulee tehdä erikseen Rackbeatin osalta. Tarkemmat ohjeet Rackbeatin irtisanominen-ohjeella.
Sähköinen allekirjoittaminen
Asiakirjojen tallentamisesta on kerrottu aineistokopio-ohjeella. Asiakirjat poistuvat Netvisorista muiden yritystietojen mukana. Kaikki asiakirjat poistetaan myös Visma Signista, jos tili on luotu Netvisorin käyttöönoton yhteydessä. Jos olette ottaneet sähköisen allekirjoituksen käyttöönne Netvisorin kautta, ja haluatte käyttäjätunnukset myös Visma Signin käyttöliittymän puolelle, täytättehän oheisen valtakirjan (Valtakirja Visma Sign -palvelun pääkäyttäjän lisäämiseen) ja tämän jälkeen ilmoittakaa lomakkeen täyttämisestä Visma Signin asiakaspalveluun: tuki.sign@visma.com.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten irtisanon Netvisor-palvelun?
Siirry Netvisor Storeen, valitse "Palveluiden hallinta" ja seuraa ohjeita.
Miten varmistaa kirjanpitoaineiston säilyminen?
Suosittelemme ladattavaksi aineistokopion ennen viimeistä käyttöpäivää.
Miten käsittelen maksuliikennesopimuksen irtisanomisen?
Ota yhteys omaan pankkiisi valtuutuksen katkaisemiseksi.
Avainsanat: kirjanpitoaineisto, aineistokopio, netvisor irtisanominen, maksuliikennesopimus, viimeinen käyttöpäivä
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback