Tässä ohjeessa käydään läpi Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja maksatukseen liittyvät käyttöoikeudet. Kyseisiä käyttöoikeuksia asetetaan ja muokataan reskontrien käyttöoikeuksista. Näkymässä voidaan myös määritellä myyntireskontran oikeudet, jotka vaikuttavat laskujen näkyvyyteen ja varastonhallintaan.

SISÄLTÖ

Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet

Voit avata näkymän ja määritellä reskontrien oikeudet valitsemalla Yrityksen asetukset > Käyttöoikeudet > Reskontrien käyttöoikeudet.

  • Varmista, että sinulla on yritykseen käyttäjähallitsija (KH) -oikeudet.
  • Huomaa, että Käyttäjähallitsija voi myös muokata omia oikeuksiaan.


Ostoreskontra

Voit avata ostoreskontran oikeuksien näkymän valitsemalla Yrityksen asetukset > Käyttöoikeudet > Reskontrien käyttöoikeudet > Ostoreskontra.

  • Valitse otsikko "Ostoreskontra", jotta käyttäjäkohtainen näkymä avautuu.
  • Varmista, että henkilöllä on yritykseen käyttöoikeus, jotta hän näkyy listalla.

Ostolaskun tiliöinti

  • Ei oikeutta tiliöintiin:
    • Aseta tämä, kun et halua, että henkilö näkee ostolaskun tiliöintirivejä.
    • Huomaa, että henkilö ei näe myöskään mahdollisia laskentakohteita.
  • Rivitietojen hallinta ilman tiliöintitietoja:
    • Aseta tämä, kun haluat, että henkilö voi määritellä ostolaskulle laskentakohteet.
    • Huomaa, että tiliöintirivit eivät ole näkyvissä.
  • Tiliöintiehdotus:
    • Aseta tämä, kun haluat, että käyttäjä voi antaa tiliöintiehdotuksen ostolaskun tiliöintiriveille.
    • Huomaa, että tiliöintiehdotus ei tee varsinaista tiliöintiä.
    • Sallii käyttäjän määrittää ostolaskulle halutut laskentakohteet.
  • Tiliöintimahdollisuus. oletuksena ei tiliöidä:
    • Aseta tämä, kun haluat antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun.
    • Huomaa, että tiliöinti-kohdassa ei ole automaattisesti ruksia.
  • Tiliöintimahdollisuus, oletuksena tiliöidään:
    • Aseta tämä, kun haluat antaa mahdollisuuden tiliöidä ostolaskun.
    • Huomaa, että tiliöinti-kohdassa on automaattisesti valittuna "tiliöi lasku".

Ostolaskujen asiatarkastusoikeus

  • Määritä asiatarkastusoikeus henkilölle, jotta hänet voidaan valita ostolaskun asiatarkastajaksi.
  • Huomaa, että samoilla oikeuksilla henkilö voi toimia myös laskun pääasiatarkastajana.

Ostolaskujen rajaus toimittajalla

  • Jätä rajaus pois, jos haluat, että käyttäjällä on asiatarkastusoikeus kaikkien toimittajien laskuihin (oletus).
  • Rajaa asiatarkastusoikeus koskemaan vain tiettyjen toimittajien laskuja käyttämällä Tarkenna-painiketta.

Ei voi selata muiden toimittajien laskuja

  • Valitse "Ei voi selata muiden toimittajien laskuja", jos haluat, että käyttäjä näkee vain hänelle sallittujen toimittajien laskut.
  • Huomaa, että jos käyttäjä on aiemmin käsitellyt laskuja ilman toimittajarajausta, hän näkee edelleen nämä aiemmin käsittelemänsä laskut myös muiden toimittajien osalta.

Asiatarkastusoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin

  • Valitse "Vain käyttäjälle kohdistetut", jos haluat rajata asiatarkastusoikeuden vain niihin ostolaskuihin, joihin käyttäjä on erikseen asetettu asiatarkastajaksi.
  • Huomaa, että jos laskulle ei ole valittu asiatarkastajaa, voi sen asiatarkastaa kuka tahansa, jonka oikeudet riittävät.
  • Tallenna oikeudet vähintään kerran painamalla näytön alareunan Päivitä tiedot -painiketta, jotta "Vain käyttäjälle kohdistetut" -valinta tulee näkyviin.
  • Ota huomioon, että valinta vaikuttaa raportointiin ja laskuluetteloon:
    • Käyttäjä näkee raporteilla ja laskuluettelolla vain ne laskut, joissa hän on ollut mukana asiatarkastusprosessissa.

Ostolaskujen hyväksyntäoikeudet

  • Aseta ostolaskujen hyväksyntäoikeus ostoreskontran oikeuksissa niille henkilöille, joiden haluat voivan hyväksyä laskuja.

Hyväksymisoikeus laskun euromääräisen rajan mukaan

  • Aseta käyttäjälle laskukohtainen euromääräinen raja, jonka puitteissa hän voi hyväksyä laskuja.
  • Huomaa, että rajan ylittäviin laskuihin käyttäjällä ei ole hyväksyntäoikeutta.
  • Älä aseta käyttäjää hyväksyjäksi laskulle (esimerkiksi muokkaamalla laskun kiertoa tai automaatiosäännöllä), jos hänen summarajansa ei riitä laskun hyväksymiseen.
  • Huomioi automaattikierto:
    • Jos käytät automaattikiertoa, jossa kyseinen käyttäjä on hyväksyjänä ja hyväksyntäraja ylittyy, kiertolistaa ei käytetä laskulla.
    • Tällöin laskun kommenttiin tulee teksti: Hyväksyntäkiertoa ei voitu asettaa koska kierron 'Luodun kierron nimi' hyväksyjän laskukohtainen hyväksyntäoikeus ei riitä.

Hyväksymisoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin

  • Valitse "Vain käyttäjälle kohdistetut", jos haluat rajata hyväksymisoikeuden vain niihin ostolaskuihin, joihin käyttäjä on erikseen valittu hyväksyjäksi.
  • Huomaa, että jos laskulle ei ole valittu hyväksyjää, voi sen hyväksyä kuka tahansa, jonka oikeudet riittävät.
  • Ota huomioon vaikutus laskuluetteloon ja raportointiin:
    • Käyttäjä näkee vain ne laskut, joissa hän on ollut hyväksyjänä.
  • Huomioi yhdistelmä asiatarkastusoikeuksien kanssa:
    • Jos hyväksynnässä on kohdistusrajoitus, mutta asiatarkastuksessa ei ole, ja käyttäjä ei ole ollut mukana laskun kierrossa, hän ei näe laskua laskuluettelon kautta.
    • Jos käyttäjä on ollut mukana asiatarkastuksessa, hän näkee laskun, vaikka hyväksyjä olisi eri henkilö.

Kohdistusrajaus asiatarkistuksen ja hyväksynnän suhteen eri.

  • Aseta asiatarkastukseen ja hyväksyntään eri kohdistusrajaukset tarvittaessa:
    • Jos asiatarkastuksessa ei ole kohdistusta, mutta hyväksynnässä on, käyttäjä näkee kaikki uudet laskut, joilla ei ole kiertoa.
    • Kun lasku on asiatarkastettu, käyttäjä näkee jatkossa vain hänelle kohdistetun laskun, jonka hän voi hyväksyä.
    • Laskuhistoriassa käyttäjä näkee ne laskut, jotka hän on käsitellyt aiemmin.

Ostolaskujen maksatusoikeudet

  • Aseta ostolaskujen maksamisoikeus ostoreskontran oikeuksissa niille henkilöille, joiden haluat voivan maksaa laskuja.
  • Huomaa, että valinta vaikuttaa myös palkanlaskentaan:
    • Jos haluat, että henkilö voi maksaa palkkalaskelmia, anna hänelle ostolaskujen maksatusoikeudet.
  • Ota huomioon vaikutus kassavirtaennusteeseen:
    • Kassavirtaennuste näkyy maksatusoikeudesta riippumatta, jos henkilöllä on kirjanpitäjän oikeudet.

Maksatusoikeus vain tietyn suuruisille laskuilla

  • Aseta käyttäjälle laskukohtainen euromääräinen maksuraja:
    • Kirjoita rajaksi suurin summa, jonka käyttäjä saa maksaa yksittäiselle laskulle.
    • Huomaa, että rajan ylittäviin laskuihin käyttäjällä ei ole maksatusoikeutta.
    • Jos kenttä on tyhjä tai rajana on nolla, rajoitus ei ole käytössä ja käyttäjä voi maksaa niin paljon kuin tilillä on käytettävissä olevaa rahaa.
  • Aseta tarvittaessa euromääräinen raja per maksupäivä:
    • Anna kenttään arvo, jos haluat rajoittaa yhden päivän aikana maksettavien summien kokonaismäärää.
    • Huomaa, että jos maksupäivänä maksettavien summien yhteismäärä ylittää rajan, maksatus ei enää onnistu.
  • Käytä samoja toimittajarajoituksia kuin asiatarkastuksessa:
    • Valitse tämä, jos haluat, että asiatarkastuksen toimittajarajaukset vaikuttavat myös maksamiseen.
    • Huomaa, että jos asiatarkastuksessa on rajattu pois tiettyjä toimittajia, maksatus ei onnistu näille toimittajille.
    • Jos asiatarkastukseen on valittu "vain käyttäjälle kohdistettu" ja käyttäjä ei ole asiatarkastanut laskua, hän ei voi maksaa kyseistä laskua.

Maksujen vahvistaminen

  • Ota maksujen vahvistamiskäytäntö käyttöön, jos et halua, että yksi henkilö voi suoraan maksaa yrityksen laskuja.
  • Toimi seuraavasti:
    1. Siirry "Maksujen vahvistamisen asetukset" -linkistä maksujen vahvistamisen asetuksiin.
    2. Määritä, monenko henkilön pitää vahvistaa maksu, jotta sen voi lähettää pankkiin.
    3. Määritä tarvittaessa henkilö, joka voi maksaa laskun suoraan ilman vahvistusmenetelmää.
  • Varmista, että sinulla on jokin seuraavista oikeuksista, jotta pääset näkymään:
    • Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK) -rooli, tai
    • Käyttäjähallitsija (KH) -rooli sekä yrityksen pääkäyttäjä -oikeus.
  • Huomaa, että maksujen vahvistaminen vaikuttaa myös:
    • tilisiirtojen maksuun
    • palkanmaksuun.

Tilisiirtojen maksaja

  • Anna tilisiirtojen maksatusoikeus henkilölle, joka maksaa tilisiirtoja Netvisorissa.
  • Huomaa, että tilisiirtojen maksajalle ei voi määritellä maksurajaa.

Tilisiirtojen hyväksyjä

  • Ota tilisiirtojen hyväksyntä käyttöön maksujen vahvistamisen asetuksissa:
    1. Siirry maksujen vahvistamisen asetuksiin (vaatii TPK- tai KH + pääkäyttäjä -oikeudet).
    2. Ota tilisiirtojen hyväksyntä käyttöön.
    3. Määritä, montako hyväksyjää tilisiirroille tarvitaan (1–3 kappaletta).
    4. Määritä myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa, kenellä on oikeus hyväksyä tilisiirtoja.
  • Huomaa, että:
    • Henkilö, joka hyväksyy tilisiirron, ei voi maksaa kyseistä tilisiirtoa.
    • Varmista, että jollain muulla käyttäjällä on maksatusoikeudet tilisiirtoihin.
    • Lisätietoja löydät ohjeesta Tilisiirtojen hyväksyntä ja maksaminen.
  • Jos yrityksessä ei ole otettu tilisiirtojen hyväksyntää käyttöön:
    • Reskontraoikeuden kohta "Tilisiirtojen hyväksyjä" ei vaikuta mihinkään.
    • Kyseinen henkilö voi myös maksaa tilisiirtoja.

Ostotilausten hyväksyjä

  • Varmista, että yrityksellä on käytössä ostotilaus-osio.
  • Anna ostotilausten hyväksyntäoikeus halutuille henkilöille.
  • Huomaa, että ostotilauksia ei voi lähettää ilman, että ne on käyty hyväksymässä.

Ostolaskun hyväksyntäkierron asettaja

  • Anna tämä oikeus henkilölle, jonka haluat voivan hallita ostolaskun kiertoa.
  • Toimi seuraavasti:
    • Määritä, kuka asiatarkistaa ja kuka hyväksyy ostolaskun.
    • Muokkaa tarvittaessa laskulle jo asetettua asiatarkistajaa tai hyväksyjää.
    • Poista tarvittaessa koko laskun kierto.
  • Huomaa, että Netvisorissa on myös automaattinen laskun kierron asetukset:

Ostolaskujen automaatiosäännöt

  • Anna tämä oikeus henkilölle, jonka haluat voivan tehdä ostolaskuautomaatiosääntöjä.
  • Huomaa, että oikeus mahdollistaa automaatiosääntöjen tekemisen, vaikka henkilöllä ei olisi hyväksyjäoikeuksia kyseiseen yritykseen.

Myyntireskontra

Myyntireskontran oikeudet

Voit avata myyntireskontran oikeuksien näkymän valitsemalla Yrityksen asetukset > Käyttöoikeudet > Reskontrien käyttöoikeudet > Myyntireskontra.

  • Määritä, näkyykö käyttäjälle tuotelistaukseen tallennettujen tuotteiden hankintahinta ja voiko hän muokata sitä:
    • Jos hankintahinta ei ole näkyvissä, näytetään lukujen tilalla * -merkki.
    • Huomaa, että valinta vaikuttaa myös varastonhallintaan ja varastotapahtumien kirjauksiin.
  • Määritä näkyvyys myyntiprovisioihin:
    • Aseta, näkyvätkö käyttäjälle myyntilaskuista maksettavat mahdolliset myyntiprovisiot.
    • Huomaa, että provisio-kohta vaikuttaa myös esimerkiksi "asiakastilasto ryhmittäin" -raporttiin, jolloin raportille tulee näkyviin provisio ja provisio katteesta.
  • Rajaa tarvittaessa käyttäjän näkyvyys myyntilaskuihin ja tilauksiin:
    • Valitse, näkeekö käyttäjä vain itse muodostamansa myyntilaskut ja mahdolliset tilaukset vai myös muiden käyttäjien tai järjestelmän automatiikan muodostamat myyntilaskut.
    • Huomaa, että tilausten näkyvyys edellyttää tilaustenkäsittely-osion käyttöönottoa.
    • Järjestelmän automatiikalla tarkoitetaan esimerkiksi sopimuslaskutusta, jossa käyttäjät voivat tallentaa laskutustietoja, mutta laskujen varsinainen muodostus ei tapahdu käyttäjän toimesta.
  • Huomioi sopimuslaskutuksen erityistilanne:
    • Jos kohta on ruksattu ja henkilö tekee manuaalisesti laskun sopimuslaskutuksen kautta, hän näkee kyseiset laskut.
    • Jos sopimuslaskutus tekee laskut automaattisesti yöajossa, käyttäjä ei näe näitä laskuja.


Kun osto- ja myyntireskontrien oikeudet on määritelty, paina näytön alareunan Päivitä tiedot -painiketta. Muuten muutokset eivät tallennu.

Viestintä

Voit ottaa viestinnän käyttöön siten, että käyttäjä alkaa saada viestejä valitsemaansa viestikanavaan, kun kaikki alla kuvatut ehdot täyttyvät.

  • Varmista, että käyttäjällä on Osto-osioon vähintään seuraavat oikeudet käyttöprofiilissa (toimintokohtaiset oikeudet):
  • Varmista, että käyttäjällä on seuraavat oikeudet:
    • Ostoreskontran perustoiminnot – muokkausoikeus
    • Ostoreskontran näkymät ja luettelot – muokkausoikeus

  • Valmisprofiileista sopivia ovat: Ostoreskontrakäyttäjä, Reskontrakäyttäjä, Yrityskäyttäjä ja Kaikki oikeudet.

  • Aseta käyttäjän omissa perustiedoissa järjestelmäviestien kanava:
    1. Avaa omat perustiedot valitsemalla oman nimen alta näkymän yläpalkista (tai anna käyttäjän perustaneen henkilön asettaa tiedot).
    2. Tarkasta kohta "Järjestelmäviestien kanava" ja aseta siihen haluttu vaihtoehto:
  • Varmista sähköpostiasetukset, jos käytät sähköpostiviestejä:
    • Avaa omat perustiedot ja tarkasta kohta "Järjestelmäviestien kanava".
    • Valitse kanavaksi Email, jotta viestejä lähetetään sähköpostitse.
    • Varmista, että sähköpostiosoite on oikein.
    • Lisää sähköpostiosoite käyttäjän osalta henkilökohtaisesti:
      • Kun lisäät osoitteen, ohjelma lähettää tähän osoitteeseen vahvistuskoodin.
      • Syötä vahvistuskoodi ohjelmaan, jotta osoitetta voi käyttää.
    • Huomaa, että:
      • Sähköpostiosoitteen vaihtaminen pitää tehdä henkilökohtaisesti, eikä se onnistu toisen henkilön toimesta.
      • Sama sähköpostiosoite voi olla käytössä vain yhdellä henkilöllä.
  • Valitse henkilökohtaiset Viestinnän ajastus -asetukset:
  • Valitse viestittävät asiat:

Alla olevat viestintäasetukset näkyvät myös reskontraoikeuksien alla.

Ilmoitus asiatarkastettavista ostolaskuista:

  • Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat, että viesti lähetetään ostolaskusta kaikille henkilöille, jotka voivat asiatarkistaa ostolaskuja kyseisessä yrityksessä.

Ilmoitus vain käyttäjälle kohdistetuista asiatarkistettavista ostolaskuista:

  • Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat, että viesti lähetetään ostolaskusta vain sille henkilölle, joka on määritelty ostolaskun asiatarkastajaksi.

Ilmoitus hyväksyttävistä ostolaskuista:

  • Ota tämä asetus käyttöön, jos haluat, että viesti lähetetään henkilölle, joka pystyy hyväksymään laskun kyseisessä yrityksessä.

Usein kysyttyjä kysymyksiä

  • Kuka voi määritellä myynti- ja ostoreskontrien oikeudet?
    • Henkilö, jolla on yritykseen käyttäjähallitsija (KH) -oikeudet. Käyttäjähallitsija voi myös muokata omia oikeuksiaan.
  • Miten rajaan ostolaskujen asiatarkastusoikeuden tiettyihin toimittajiin?
    • Avaa Ostoreskontra-oikeudet ja käytä "Ostolaskujen rajaus toimittajalla" -kohtaa sekä Tarkenna-painiketta valitaksesi toimittajat.
  • Miten rajoitan käyttäjän hyväksymisoikeuden euromääräisesti?
    • Aseta käyttäjälle ostolaskujen hyväksyntäoikeuksissa laskukohtainen euromääräinen raja. Rajan ylittäviin laskuihin käyttäjällä ei ole hyväksyntäoikeutta.
  • Miten rajoitan käyttäjän maksatusoikeuden euromääräisesti?
    • Aseta ostolaskujen maksatusoikeuksissa:
      • laskukohtainen euromääräinen maksuraja ja/tai
      • euroraja per maksupäivä.
  • Miten estän yhden henkilön maksamasta laskuja yksin?
    • Ota käyttöön maksujen vahvistamiskäytäntö "Maksujen vahvistamisen asetukset" -näkymässä ja määritä, monenko henkilön pitää vahvistaa maksu ennen pankkiin lähettämistä.
  • Miten otan tilisiirtojen hyväksynnän käyttöön?
    • Ota tilisiirtojen hyväksyntä käyttöön maksujen vahvistamisen asetuksissa, määritä hyväksyjien lukumäärä (1–3) ja anna "Tilisiirtojen hyväksyjä" -oikeus halutuille käyttäjille reskontraoikeuksissa.
  • Miten varmistan, että käyttäjä saa sähköposti-ilmoituksia ostolaskuista?
    • Varmista, että:
      • käyttäjällä on tarvittavat Osto-osion ja ostoreskontran oikeudet
      • käyttäjän perustiedoissa "Järjestelmäviestien kanava" on Email
      • sähköpostiosoite on vahvistettu
      • Viestinnän ajastus- ja viestittävät asiat -asetukset on valittu.
  • Miksi käyttäjä ei näe kaikkia ostolaskuja laskuluettelossa?
    • Tarkista, onko käytössä:
      • "Asiatarkastusoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin" tai
      • "Hyväksymisoikeus vain itselle kohdistettuihin laskuihin" tai
      • toimittajarajauksia asiatarkastuksessa tai maksatusoikeuksissa.
  • Miten rajoitan myyntilaskujen näkyvyyden vain käyttäjän omiin laskuihin?
    • Aseta myyntireskontran oikeuksissa, että käyttäjä näkee vain itse muodostamansa myyntilaskut ja tilaukset, ei muiden käyttäjien tai automatiikan muodostamia laskuja.

Avainsanat: ostolaskujen hyväksyntä, käyttöoikeudet, reskontraoikeudet, viestintäasetukset



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.