Tässä ohjeessa käsitellään kirjauspäivän ja kausilukitusten toimintaa ostolaskujen yhteydessä. Kirjauspäivä vaikuttaa tositteen päiväykseen, ja kausilukitukset säätelevät, mitä toimintoja voidaan suorittaa suljetuilla kausilla.
Ostolaskuille on lisätty laskupäivän lisäksi kirjauspäivä, jonka perusteella tositteen päiväys muodostuu. Tämä artikkeli kuvaa kirjauspäivän ja kausilukitusten toimintaa.
Voit avata lisätiedot lukituksista valitsemalla Tilikaudet > Tilikausien hallinta > Tilikausien hallinnan ohje. Lukitulla kaudella tarkoitetaan ajanhetkeä, jolloin tilikauden lukitus, ALV-lukitus tai ostoreskontran lukitus on aktiivinen. Avoimella kaudella tarkoitetaan ajanhetkeä, jolloin mikään lukituksista ei ole aktiivinen. Lue lisää lukituksista tilikausien hallinnan ohjeesta.
-
Kun käsittelet ostolaskua, toimi seuraavasti kirjauspäivän ja laskupäivän osalta:
- Anna laskulle kirjauspäivä, jos haluat, että tosite kirjautuu kirjauspäivälle.
- Huomaa, että kausilukitustarkastelu tehdään kirjauspäivää vasten.
- Jos et anna kirjauspäivää, järjestelmä käyttää laskupäivää tositteen päiväyksenä ja kausilukitustarkastelussa.
-
Kun muokkaat laskupäivää tai kirjauspäivää, toimi näin:
- Muokkaa tarvittaessa laskupäivää myös verkkolaskuilla.
- Harkitse laskupäivän muokkaamista, koska laskupäivän tulee olla sama laskun lähettäjällä ja vastaanottajalla.
- Muokkaa mieluummin kirjauspäivää, koska kirjauspäivä määrittää tositteen päivän.
-
Kun järjestelmä päivittää laskun päivämääriä automaattisesti avoimelle kaudelle (esimerkiksi hyväksynnän tai tiliöinnin yhteydessä), järjestelmä toimii seuraavasti:
- Järjestelmä asettaa uuden päivämäärän aina kirjauspäiväksi.
- Järjestelmä asettaa kirjauspäiväksi ensimmäisen avoimen kauden päivän.
-
Kun muokkaat kirjauspäivää käsin tai rajapinnan kautta, toimi näin:
- Anna kirjauspäiväksi päivämäärä, joka on avoimella kaudella.
- Varmista ennen tallennusta, että uusi kirjauspäivä ei ole lukitulla kaudella.
-
Mikäli lasku on lukitulla kaudella ja laskulla on tosite, järjestelmä toimii seuraavasti:
- Jos lasku on hyväksytty, älä tee laskulle mitään muutoksia. Järjestelmä ei salli muutosten tekemistä.
- Jos laskua ei ole hyväksytty, voit asiatarkastaa ja hyväksyä laskun. Laskun tiedot eivät muutu.
-
Mikäli lasku on lukitulla kaudella, mutta laskulla ei ole tositetta, toimi näin:
- Vahvista kirjauspäivän päivittäminen, kun järjestelmä sitä pyytää. Järjestelmä asettaa kirjauspäiväksi ensimmäisen avoimen päivän. Tämän jälkeen lasku ei ole enää lukitulla kaudella, ja voit tehdä laskulle muutoksia.
- Jos olet ohittanut lukituksen (kirjanpitäjä ja pelkkä ostoreskontran lukitus tai ALV-lukituksen ohitus), huomioi, että järjestelmä laskee ensimmäisen avoimen päivän lukituksen ohituksen mukaisesti.
-
Kun käytät pelkkää ostoreskontran lukitusta, järjestelmä toimii seuraavasti:
- Kirjanpitäjää pelkkä ostoreskontran lukitus ei koske, joten kirjanpitäjä voi toimia kuin lukitusta ei olisi.
- Jos ajat ostolaskuautomaation lukitun ostoreskontrakauden laskulle ja automaatio tekee muutoksen kirjanpitoon (esimerkiksi tiliöi laskun), järjestelmä muuttaa laskun kirjauspäivän ensimmäiselle ei lukitulle päivälle.
-
Kun tallennat ostolaskuja samalle toimittajalle samalla tilikaudella, huomioi seuraava ehto:
- Älä tallenna samalla toimittajalla useampaa laskua samalla laskunumerolla samalla tilikaudella kirjauspäivän perusteella, koska järjestelmä ei salli tätä.
Ilmoitukset
Voit tarkastella ilmoituksia ostolaskunäkymässä valitsemalla Ostot > Ostolaskut > valitse ostolasku. Mikäli laskupäivä on lukitulla kaudella ja kirjauspäivä avoimella kaudella, järjestelmä näyttää tästä ilmoituksen ostolaskunäkymässä:
Mikäli kirjauspäivää päivitetään järjestelmän toimesta esimerkiksi laskua hyväksyttäessä, järjestelmä näyttää tästä ilmoituksen:
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Kysymys: Mihin kirjauspäivä vaikuttaa ostolaskuilla?
Vastaus: Kirjauspäivä vaikuttaa tositteen päiväykseen ja siihen, mille kaudelle tosite kirjautuu kausilukitustarkastelussa.
Kysymys: Mitä eroa on laskupäivällä ja kirjauspäivällä?
Vastaus: Laskupäivä on laskun päiväys, jonka tulee olla sama lähettäjällä ja vastaanottajalla. Kirjauspäivä määrittää tositteen päivän ja sen, mille kaudelle kirjaus tehdään.
Kysymys: Voinko muokata laskupäivää verkkolaskuilla?
Vastaus: Voit muokata laskupäivää myös verkkolaskuilla, mutta muokkaamista kannattaa harkita, koska laskupäivän tulee olla sama laskun lähettäjällä ja vastaanottajalla. Kirjauspäivän muokkaaminen on suositeltavampaa.
Kysymys: Mitä tapahtuu, jos kirjauspäivä on lukitulla kaudella?
Vastaus: Jos kirjauspäivä on lukitulla kaudella, järjestelmä estää kirjauspäivän asettamisen lukitulle kaudelle. Kirjauspäivän on oltava avoimella kaudella, tai järjestelmä siirtää kirjauspäivän ensimmäiselle avoimelle päivälle, kun päivämääriä päivitetään automaattisesti.
Kysymys: Mitä voin tehdä laskulle, joka on lukitulla kaudella ja jolla on tosite?
Vastaus: Jos lasku on hyväksytty, et voi tehdä laskulle mitään muutoksia. Jos laskua ei ole hyväksytty, voit asiatarkastaa ja hyväksyä laskun, mutta laskun tiedot eivät muutu.
Kysymys: Mitä tapahtuu, jos lasku on lukitulla kaudella, mutta sillä ei ole tositetta?
Vastaus: Järjestelmä pyytää sinua vahvistamaan kirjauspäivän päivittämisen. Kirjauspäiväksi asetetaan ensimmäinen avoin päivä, minkä jälkeen lasku ei ole enää lukitulla kaudella ja voit tehdä laskulle muutoksia.
Kysymys: Vaikuttaako pelkkä ostoreskontran lukitus kirjanpitäjän toimintaan?
Vastaus: Pelkkä ostoreskontran lukitus ei koske kirjanpitäjää, vaan kirjanpitäjä voi toimia kuin lukitusta ei olisi. Jos ostolaskuautomaatio tekee muutoksen kirjanpitoon lukitun ostoreskontrakauden laskulle, kirjauspäivä muuttuu ensimmäiselle ei lukitulle päivälle.
Kysymys: Voiko samalla toimittajalla olla useampi lasku samalla laskunumerolla?
Vastaus: Samalla toimittajalla ei voi olla useampaa laskua samalla laskunumerolla samalla tilikaudella kirjauspäivän perusteella.
Avainsanat: kirjauspäivä, kausilukitukset, ostolasku, tilikausi, ALV-lukitus, ostoreskontra
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback