Laajennettu ostotilausluettelo mahdollistaa kattavan hallinnan ja haun ostotilausten parissa. Ohjeessa opastetaan perus- ja laajennetun haun käyttö, sarakevalintojen ja ryhmittelyn hallinta sekä näkymän päivitys ja vienti Exceliin.
Avaa laajennettu ostotilausluettelo valitsemalla Ostot > Avoimet ostoilaukset > Laajennettu ostotilausluettelo. Näkymä listaa kaikki ostotilaukset. Näkymän yläreunassa näkyy kolme välilehteä, joista käyttäjä navigoi Avoimien ostotilausten, ostotilasuluettelon sekä laajennetun ostotilausluettelon välillä.
Perushaku
Hakukenttä näyttää ostotilaukset, jotka vastaavat annettuja hakuehtoja.
Hae ostotilauksia kirjoittamalla hakukenttään tilausnumero, viitenumero tai toimittajan nimi.
Valitse hakukentän oikealla puolella olevasta alasvetovalikosta yksi tai useampi hakutermi, jos haluat tarkentaa perushakua.
Pidä hakuikkuna auki, kun haluat käyttää alasvetovalikosta valittuja hakuehtoja perushaussa.
Sulje hakuikkuna, kun haluat, että perushaku toimii ilman erillisiä hakutekijöitä.
Laajennettu haku
Laajennettu haku rajaa ostotilauksia yhdellä tai useammalla hakuehdolla.
Lisää hakuehtoja valitsemalla "+"-painike.
Poista hakuehtoja valitsemalla "-"-painike.
Valitse haluamasi hakuehdot ja suorita haku, jotta näkymä listaa hakua vastaavat ostotilaukset.
Tallenna haku myöhempää käyttöä varten valitsemalla "Tallenna muutokset".
Etsi tallennettu haku Avoimet ostotilaukset -näkymässä hakukenttien oikealta puolelta (kuvassa kohta "Tallennettu testihaku").
Näytä sarakkeet
Näytä sarakkeet -toiminto määrittelee, mitä tietoja näkyy ostotilauslistauksessa.
Valitse listaukseen näytettävät tiedot Näytä sarakkeet -toiminnossa.
Valitse "Päivitä näkymä", jotta sarakevalinnat tallentuvat.
Palaa näkymään myöhemmin, jolloin aiemmin tehdyt sarakevalinnat ovat ennallaan.
Ryhmittele
Ryhmittele-toiminto määrittelee, minkä perusteella ostotilauslistaus ryhmitellään tai poistaa ryhmittelyn kokonaan. Oletuksena ryhmittelyperusteena on "Käsittelyn tila".
Valitse Ryhmittele-toiminnosta, minkä perusteella haluat ryhmitellä listauksen.
Poista ryhmittely valitsemalla vaihtoehto, joka poistaa ryhmittelyn kokonaan.
Varmista muutosten tallentuminen valitsemalla "Päivitä näkymä".
Päivitä näkymä
Päivitä näkymä -toiminto tallentaa sarakkeisiin ja ryhmittelyyn tehdyt muutokset.
Tee haluamasi muutokset sarakevalintoihin.
Tee haluamasi muutokset ryhmittelyyn.
Valitse "Päivitä näkymä", jotta kaikki tehdyt muutokset tallentuvat.
Palauta oletukset
Palauta oletukset -toiminto palauttaa näkymään oletuksena olleet asetukset ja valinnat.
Valitse "Palauta oletukset", kun haluat palauttaa alkuperäiset sarake- ja ryhmittelyasetukset.
Tallenna Excel- tiedostona
Tallenna Excel- tiedostona -toiminto vie ostotilauslistauksen Exceliin.
Valitse "Tallenna Excel- tiedostona", kun haluat viedä listauksen Exceliin.
Käsittele tilauksia
Käsittele tilauksia -toiminto mahdollistaa usean ostotilauksen käsittelyn yhtä aikaa.
Rastita tilaukset, joita haluat käsitellä.
Tarkista, että sivun alareunassa aktivoituu toimintopainike "Käsittele x tilausta".
Valitse "Käsittele x tilausta" jatkaaksesi valittujen tilausten käsittelyä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten avaan laajennetun ostotilausluettelon?
Avaa laajennettu ostotilausluettelo valitsemalla Ostot > Avoimet ostoilaukset > Laajennettu ostotilausluettelo.
Miten haen ostotilauksia perushaulla?
Hae ostotilauksia kirjoittamalla hakukenttään tilausnumero, viitenumero tai toimittajan nimi ja tarvittaessa tarkentamalla hakua hakukentän oikealla puolella olevasta alasvetovalikosta.
Miten käytän laajennettua hakua ja tallennan haun?
Lisää yksi tai useampi hakuehto laajennetussa haussa "+"-painikkeella, poista ehtoja "-"-painikkeella ja tallenna haku valitsemalla "Tallenna muutokset". Tallennettu haku näkyy Avoimet ostotilaukset -näkymässä hakukenttien oikealla puolella.
Miten valitsen, mitä sarakkeita ostotilausluettelossa näytetään?
Valitse Näytä sarakkeet -toiminnossa haluamasi tiedot ja tallenna valinnat valitsemalla "Päivitä näkymä".
Miten ryhmittelen ostotilauslistauksen?
Valitse Ryhmittele-toiminnosta ryhmittelyperuste, esimerkiksi oletuksena oleva "Käsittelyn tila", ja tallenna muutokset valitsemalla "Päivitä näkymä".
Miten palautan näkymän oletusasetukset?
Valitse "Palauta oletukset", jolloin näkymään palautuvat oletuksena olleet asetukset ja valinnat.
Miten vien ostotilauslistauksen Exceliin?
Valitse "Tallenna Excel- tiedostona", jolloin listaus viedään Exceliin.
Miten käsittelen useita tilauksia kerralla?
Rastita käsiteltävät tilaukset ja valitse sivun alareunasta aktivoituva painike "Käsittele x tilausta".
Avainsanat: laajennettu ostotilausluettelo, ostotilaukset, perushaku, laajennettu haku, Näytä sarakkeet, Ryhmittele, Päivitä näkymä, Palauta oletukset, Tallenna Excel- tiedostona, Käsittele tilauksia