Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun tarjous - tilaus - toimitus - lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa esimerkiksi vasta tilauksesta.
Jos tilauksesta ei ole ennestään tehty tarjousta, vaan aloitetaan suoraan tilauksen teosta
Uusi tilaus muodostetaan
Myynnit > Tilaukset
Täältä Luo uusi -painikkeesta.
Tämän jälkeen valitaan asiakas, jolle tilausta ollaan laatimassa. Painetaan luo ja muokkaa -painiketta, mikä avaa tilauksen muokkausnäkymän. Jos hakee asiakasta, on listan alla luo linkki, josta pääsee tarvittaessa luomaan asiakkaan.
Tilauksen numerointi on juoksevaa, eli tulee aina yhtä isompana, mitä ohjelmasta aiemmin löytyvä tilaus.
Tilauksella otetaan ensin kantaa otsikkotietoihin: Minä päivänä tilaus on laadittu, mihin asti se on voimassa ja onko tilauksella jo määritetty mahdollista toimituspäivää.
Tilauksen otsikon ja muistiinpanojen avulla tilausdokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista lisätietotekstiä.
Tilauksen osoitetiedot tulevat asiakaan takanta, mutta tilaus näkymästä näitä voi vielä muokata.
Asiakkaan takana voi olla lisätty muistiinpano, joka saadaan näkyviin alla olevasta kohdasta ja tämän voi tästä tarkistaa tilauksen tekovaiheessa. Tulostetta voidaan muokata hieman, valitsemalla näytetäänkö maksuehdot (sisältäen pankkitiedot) ja mahdolliset asiakkaalle luodut lisätietokentät tulosteella.
Viitteet
Viitteemme kenttään tulee oletuksena tilauksen tekijän tiedot, mutta tämä voidaan vaihtaa.
Asiakkaan mahdollinen alennusprosenttikohdassa voidaan muuttaa halutessaan asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko tilauksesta. Oletusprosentti tulee asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti kentästä.
Huomio kenttä tulee myös asiakkaan huomio kohdasta.
Viitteenne asiakkaan viitteenne -kentästä.
Lisätiedot kohtaan voi antaa tilaukseen liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä
Valuutta, maksuehdot sekä toimitusehdot tulevat asiakkaan takaa ja näitä voi tässä vielä vaihtaa.
ALV käsittely kohta vaikuttaa ALV prosentin määräytymiseen. Oletuksena haetaan valinta asiakkaan takanta, mutta tämän voi vaihtaa tarjouskohtaisesti.
Asettelu = Mitä dokumenttiasettelua halutaan käyttää.
Projekti = Mihin projektiin tilaus liittyy.
Liitetty pdf = Mahdollinen pdf liite tilaukselle.
Tuoterivien lisääminen
Tuoterivin lisääminen aloitetaan tuoterivi -painikkeesta. Tilaukselle voidaan lisätä tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Tuotteiden asetuksista voidaan valita, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi tilaukselle voidaan lisätä kommenttirivejä.
Tuote riviltä valitaan olemassa oleva tuote tilaukselle. Listauksen lopusta voi luoda tuotteen, jos tätä ei ole vielä perustettu.
Tuoterivillä voidaan tuote vielä hinnoitella uudestaan, mikäli halutaan, ja samalla nähdään koko ajan kateprosentti. Samoin myös tuotteen varastotilanne on näkyvillä.
Määrä kenttään annetaan kappalemäärä, montako tuotetta tulee tilaukselle. Hinta ja varastotiedot tulevat tuotteen takanta, näitä voi kuitenkin vielä muokata tässä kohtaa.
Kun rivit ovat valmiit ne, näkyvät tilauksen etusivulla. Muokkaa painikkeesta voi vielä muokata rivejä ja X-painikkeesta rivin perästä voi poistaa tuoterivin.
Rivien järjestystä voi muuttaa painamalla hiiren vasen painike pohjaan ja siirtämällä rivi haluttuun kohtaan.
Näytä pdf näyttää tilauksen pdd muodossa ja tämän voi myös ladata koneelle lataa pdf painikkeesta.
Vahvista painikkeesta päästään lähettämään tilaus. Tilaus voidaan lähettää sähköpostitse. Näkymästä voidaan vielä muokata lähetystietoja ja vastaanottajan osoitetta.
Kun tilaus on lähetetty, tulee tilaksi lähetetty. Lähetysyritykset kohdasta näkee tarkemmin, milloin lähetys on tapahtunut.
Tilauksen yläreunassa on painikkeet, josta voi muodostaa tilauksesta laskun tulostaa tilauksesta pdf -tiedoston. Ladata tämän pdf tiedoston koneelle tai lähettää tämän vielä tarvittaessa uudestaan asiakkaalle sähköpostitse. Sähköposti lähtee osoitteeesta post@rackbeat.com ja tätä osoitetta ei voi vaihtaa.
Tarjouksesta muodostettu tilaus
Mikäli tilaus luodaan olemassa olevasta tarjouksesta, avataan tilausnäkymä ja etsitään listalta tarjous, mikä on jo vahvistettu. Tämän tilana on luonnos.
Avataan tilaus ja muokataan tätä tarvittaessa. Jos ei tarvitse muokata, niin vahvistetaan ja lähetetään tilaus kuten yllä oli ohjeistettu.
Luo toimitus
Tällä vahvistetaan vielä tilaus lähetettäväksi.
Luo osto
Toiminnon avulla voidaan myyntitilauksen tuoteriveistä muodostaa suoraan ostotilaus. Ostotilauksesta tarkempi ohjeistus omalla ohjesivulla.
Luo tuotantotilaus
Toiminnon avulla voidaan muodostaa tuotantotilaus, mikäli myyntitilauksen riveillä on tuotteita, joita valmistetaan itse. Tarkempi kuvaus omalla ohjesivulla.
Luo varastosiirto
Toiminnon avulla voidaan siirtää tavaroita varastosta toiseen. Tarkempi kuvaus omalla ohjesivulla.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback