Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun tarjous - tilaus - toimitus - lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa esimerkiksi vasta tilauksesta.
Tilaus siirtyy Netvisoriin, kun se on lähetetty. Tilaus menee toimittamattomiin tilauksiin. Kun tilaus toimitetaan, päivittyy tila Netvisoriin.
Luo Tilaus
Myynnit > Tilaukset
Klikkaa Luo uusi-painiketta oikeasta yläkulmasta
Valitse asiakas luettelosta (Jos sinulla on useita asiakkaita, voit painaa Näytä lisää tuloksia -painiketta nähdäksesi koko asiakasluettelon tai etsiä asiakkaan nimeä/asiakasnumeroa kirjoittamalla suoraan kenttään.) Listan lopussa on Luo painike, mikäli haluat luoda uuden asiakkaan tässä kohtaa.
Klikkaa Luo ja muokkaa -painiketta, mikä avaa tilauksen muokkausnäkymän.
Tilausnäkymä
Tilauksen numerointi on aina juoksevaa, eli seuraava tilaus tulee aina yhtä lukua suurempana, mitä ohjelmasta aiemmin löytyvä tilaus. Tilauksen numerointia ei voi enää muuttaa tilauksella. Jos tilauksia on tehty myös Netvisorissa, tulee eri numeroavaruudet huomioida, ettei tilausnumerot mene päällekkäin.
Asiakas
Asiakkaan osoitetiedot tulevat asiakaan asetuksista, mutta tilaus näkymästä näitä voi vielä muokata.
Asiakkaan takana voi olla myös lisätty muistiinpano, joka näkyy heti toimitusosoitteen alla. Muistiinpanon saa auki klikkaamalla huomiota.
Viitteet
Viitteemme kenttään tulee oletuksena tilauksen tekijän tiedot, mutta tämä voidaan vaihtaa.
Asiakkaan mahdollinen alennusprosenttikohdassa voidaan muuttaa halutessaan asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko tilauksesta. Oletusprosentti tulee asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti kentästä.
Toimitusvastaavaksi voidaan valita joku Rackbeatin käyttäjä työntekijälistaukselta.
Viitteenne- kentän tieto tulee asiakkaan asetuksista. Lisätiedot kohtaan voi antaa tilaukseen liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä. Teksti näkyy Netvisorissa Sisäiset lisätiedot-kentässä, eli ei tule lähtemään laskun mukana asiakkaalle.
Lisää kenttiä tilaukselle saa klikkaamalla nuolipainiketta alaspäin. Tilaukselle voi määrittää maksuehdot ja toimitusehdot. Voidaan ottaa kantaa näytetäänkö tilauksen tulosteella maksuehdot (sisältäen pankkitiedot) ja mahdolliset asiakkaalle luodut lisätietokentät.
ALV käsittely kohta vaikuttaa ALV prosentin määräytymiseen. Oletuksena haetaan valinta asiakkaan asetuksista mutta tämän voi vaihtaa tilaus kohtaisesti.
Asettelu = Mitä dokumenttiasettelua halutaan käyttää.
Projekti = Mihin projektiin tilaus liittyy. Huom! Tieto ei liiku Netvisoriin vaan on ainoastaan Rackbeatin sisäisessä käytössä. Jos Netvisorissa on tuotteen tai asiakkaan takana oletuslaskentakohde, nousee oletuskohde automaattisesti laskulle ja kirjanpidon tositteelle mukaan.
Liitetty pdf = Mahdollinen pdf liite tilaukselle.
Muistiinpanot
Otsikko ja muistiinpanokenttien avulla tilausdokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista tekstiä.
Tässä määritellään myös tilauspäivä ( automaationa kuluva päivä) ja toimituspäivä
Tuoterivien lisääminen
Tuoterivin lisääminen aloitetaan tuoterivi -painikkeesta. Tilaukselle voidaan lisätä tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Tuotteiden asetuksista voidaan valita, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi tilaukselle voidaan lisätä kommenttirivejä.
Tuote riviltä valitaan olemassa oleva tuote tilaukselle. Listauksen lopusta voi luoda tuotteen, jos tätä ei ole vielä perustettu.
Tuoterivillä voidaan tuote vielä hinnoitella uudestaan, mikäli halutaan, ja samalla nähdään koko ajan kateprosentti. Samoin myös tuotteen varastotilanne on näkyvillä.
Määrä kenttään annetaan kappalemäärä, montako tuotetta tulee tilaukselle. Hinta ja varastotiedot tulevat tuotteen takanta, näitä voi kuitenkin vielä muokata tässä kohtaa.
Tilaukselle ei voi lisätä negatiivisen määrän omaavaa tuotetta, mikäli tuote on varastoitava. Tämä kuitenkin onnistuu laskulle ja pitäisi tehdä sinne, mikäli halutaan laskulle mukaan negatiivinen rivi, joka vähentää laskun summaa.
Kun rivit ovat valmiit ne, näkyvät tilauksen etusivulla. Tuoterivin perästä kolme pistettä-painikkeesta voi muokata tai poistaa tuoterivin.
Rivien järjestystä voi muuttaa viemällä hiiri harmaiden nuolikuvakkeiden päälle ja pitämällä hiiren vasenta painiketta pohjassa siirtäen rivin haluamaasi kohtaan.
Näytä pdf näyttää tilauksen pdf-muodossa ja tämän voi myös ladata koneelle lataa pdf painikkeesta.
Vahvista painikkeesta päästään lähettämään tilaus. Tilaus voidaan lähettää sähköpostitse. Näkymästä voidaan vielä muokata lähetystietoja ja vastaanottajan osoitetta.
Kun tilaus on vahvistettu siirtyy se Netvisoriin.
Lähetyksen jälkeen eteesi tulee ko. tilaus.
Lähetysyritykset kohdasta näkee tarkemmin, milloin lähetys on tapahtunut.
Tilauksen yläreunassaon painike toiminnot, josta avautuu alasvetovalikko. Täältä voi ladata tämän pdf tiedoston koneelle tai lähettää tämän vielä tarvittaessa uudestaan asiakkaalle sähköpostitse. Sähköposti lähtee osoitteeesta post@rackbeat.com ja tätä osoitetta ei voi vaihtaa. Tätä kautta voi luoda laskun, Luoda toimituksen, Luoda oston, Luoda tuotantotilauksen tai varastonsiirron. Myös täältä saa peruttua tilauksen tai poistaa tilauksen kokonaan. Mikäli tilaus perutaan tilaus menee arkistoiduksi. Jos tilaus poistetaan, tilausta ei saa enään takaisin. Jos tilaus on vahvistettu ja se poistetaan tilaus jää Netvisoriin kuitenkin toimittamaton tilaan. Tässä kohtaa tilausten numeroinnista jää puuttumaan poistettu tilausnumero.
Mikäli tilaus on vahvistettu ja lähetetty asiakkaalle ja tilausta tulee päästä muokkaamaan, niin tilauksen voi avata uudelleen tilauslistauksen kolmen pisteen kautta Avaa uudelleen toiminnolla.
Kun tilaus on vahvistettu, näkyvät tilauksella olevat tuotteet varattuina varastossa.
Tilauslistauksen toiminnolla Näytä rivit-painikkeella saadaan tilauksen tuoterivit avattua, jolloin saadaan nopea näkymä mitä tuotteita milläkin tilauksella on.
Tilauksen toiminnot:
Luo toimitus
Tällä vahvistetaan vielä tilaus lähetettäväksi. Valitse tilauksen rivit keräiltäväksi.
Luo osto
Toiminnon avulla voidaan myyntitilauksen tuoteriveistä muodostaa suoraan ostotilaus. Ostotilauksesta tarkempi ohjeistus omalla ohjesivulla.
Luo tuotantotilaus
Toiminnon avulla voidaan muodostaa tuotantotilaus, mikäli myyntitilauksen riveillä on tuotteita, joita valmistetaan itse. Tarkempi kuvaus omalla ohjesivulla.
Luo varastosiirto
Toiminnon avulla voidaan siirtää tavaroita varastosta toiseen. Tarkempi kuvaus omalla ohjesivulla.
Tilaukset- luettelo
Tarjouksen ja Tilauksen eri tilat
Vahvistettu
Luonnos > Tavara ei näy varattuna
Lähetetty > Tarjous/tilaus on lähetetty asiakkaalle ja tavara näkyy varattuna varastossa
Toimitettu
Ei lähetetty > Lähetysrivejä ei ole vielä luotu
Valmis lähetettäväksi > Lähetysrivit Rackbeatissa on luotu, mutta lähetystä asiakkaalle ei vielä ole tehty
Toimitettu > Tuotteet on toimitettu asiakkaalle
Osittain toimitettu > Tilauksen osa tuotteista on toimitettu, osa toimittamatta
Laskutettu
Ei laskutettu > Laskua ei ole muodostettu
Laskutettu > Lasku on muodostettu
Kirjattu > Lasku on muodostettu ja siirretty Netvisoriin. Lasku tulee vielä lähettää Netvisorista asiakkaalle.
Tilausluettelossa on mahdollista tehdä toimenpiteitä tilauksille massana
Yhdistä toimitukseksi: Mikäli valittuna on esim kaksi saman asiakkaan tilausta, tekee tämä toiminto näistä tilauksista yhden lähetyksen eli yhdistää tilausten lähetykset. Valitut tilaukset ei saa olla tilassa Valmis lähetettäväksi, mikäli jokin tilaus on tässä tilassa muuttuu massatoiminto harmaaksi.
Muuta toimitukseksi tekee valituista tilauksista lähetykset. Valitut tilaukset ei saa olla tilassa Valmis lähetettäväksi, mikäli jokin tilaus on tässä tilassa muuttuu massatoiminto harmaaksi.
Luo jälkitoimitus: luo valituista tilauksista jälkitoimitukset. Jälkitoimitus peruuttaa tilauksen josta ollaan tekemässä jälkitoimistusta ja luo uuden tilauksen toimittamattomilla tuotteilla. Jälkitoimituksen kanssa tulee huomioida, että mikäli osa tilauksesta on toimitettu, mutta ei laskutettu, ei jälkitoimituksen jälkeen tätä peruutettua tilausta pysty enää laskuttamaan. Tällöin tulee tehdä manuaalinen lasku, näille ennen jälkitoimitusta toimitetuille tuotteille.
Muuta laskuksi: Muodostaa valituista tilauksista laskut. Tilaukset ei saa olla laskutuksen osalta tilassa Valmis laskutukseen (tällöin tilauksista on jo muodostettu laskuluonnokset).
Luo ostohdotus: Mikäli tuote on varastosta loppu, voidaan tällä toiminnolla luoda ostotilaus haluttujen tilauksien tuotteille.
Luo koontilasku: Tällä toiminnolla voidaan luoda kahden saman asiakkaan tilauksista koontilaskut.
Poista: Toiminnolla voit poistaa tilauksia mitkä on luonnos vaiheessa.
Rackbeatin puolella ei ole erillistä myyjäprovisiota tilauksille tai laskuille, mutta jos myyjäkentän nimi on täysin sama, mitä Netvisorin myyjätieto ja siellä on myyjälle provisio, niin tätä voi käyttää. Rackbeatin tilaukselta ja laskulta luetaan Viitteemme ja myyjä -kentät ja jos niistä löytyy Netvisorin myyjä, tulee tämä tieto Netvisoriin ja provisio tulee myyjätiedon provisoprosentin mukaan.
Rakennuspalvelun myynti
Rakennuspalvelun käänteisen alv:n käsittelyä ei suoraan ole Rackbeatissa, mutta käänteinen alv voidaan käsitellä seuraavasti
- Asiakkaan taakse rackbeatissa asetetaan verokäsittely komy 0, tällöin laskulle ei tulostua alvia
- Tuotteen taakse tulee laittaa oikea hinta. Jos samalla tuotetta tulee käyttää välillä alv 24% ja välillä käänteisellä alvilla, niin oletuksena Rackbeat käyttää nettohintaa, mutta sitten rakennuspalvelun käänteiselle asiakkaalle voidaan asettaa asiakaskohtainen hinta, jossa hinta on syötetty ilman alv:n osuuksia. Jos voidaan tehdä asiakasryhmätasolla (eli kiinnittää käänteisen rakennuspalvelun alv:n asiakkaat yhteen asiakasryhmään), niin myös asiakasryhmälle voidaan asettaa poikkeava hinta.
- Rakennetaan oma tulostusasettelu käänteisen alv:n asiakkaille. Asettelu voidaan kiinnittää asiakkaan taakse tai valita asettelu, kun syötetään käännetyn alv:n piirissä olevaa tilausta. Tälle asettelulle voidaan hyödyntää asettelupohjalla olevaa Maksuehto-kenttää siihen, että kirjaamme sinne käännetyn alv:n verotekstin tilaukselle mukaan.
- Netvisorissa asiakaskortille syötetään käänteisen alv:n verotekstit, joten kun lasku siirretään Rackbeatistä Netvisoriin, niin Netvisorissa alv-laskelma ja tositteen alv-kirjaukset tulee muodostumaan oikein. (esimerkkikuva alla)
- Jos Maksuehto pitää olla näkyvissä, eikä sitä kenttää voida hyödyntää, niin sitten on vaihtoehto lisätä kiinteä liite asettelu-pohjalle, jossa veroteksti on oletuksena aina mukana.
Katteen laskenta tarjouksella/tilauksella
Toimii varastonarvostusperiaatteen mukaan. Esim. fifo > Kun lisää tarjoukselle/tilaukselle tuotteen ja jos tuotetta on hankittu monella eri hankintahinnalla, niin kate näyttää sen mukaisen hankintahinnan/katteen mistä erästä fifo-periaatteen mukaan tavaraa myytäisiin.
ALV muutos 1.9.2024
Mikäli yrityksellä on avoimia tilauksia elo-syyskuun vaihteessa, yrityksen on itse varmistettava, että tapahtumilla on oikea ALV-kanta. Itse ALV-kantaa hallinnoidaan Rackbeatissä tuoteryhmillä, joille voidaan päivittää käsin tai Excelillä oikeat ALV-kannat.
Avointen tapahtumien osalta: Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja se on toimitettu, mutta ei vielä laskutettu. Toimituksen jälkeen muutetaan ALV-kanta 24 -> 25,5. Muutos ei heijastu laskulle. Eli se lasku menee alkuperäisen tilausrivin mukaisena. Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja tehdään alv-kannan päivitys 24 -> 25,5. Sen jälkeen haetaan tuote uudestaan tilausriville -> uusi alv päivittyy riville. Tämä pätee, jos tilaus on luonnos. Kertaalleen vahvistetun tilausrivin alv-prosenttia ei saa muutettua. Eli jos vahvistettu tilaus avataan uudelleen ALV-kannan muutosta varten, on vanha rivi poistettava ja sitten lisättävä uusi rivi.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback