Tässä ohjeessa neuvotaan, miten luodaan ja hallinnoidaan tilauksia Rackbeatissa. Ohje kattaa tilauksen luomisen, muokkaamisen, lähettämisen ja Netvisoriin siirtämisen.

SISÄLTÖ

Rackbeatin myyntiprosessi perustuu ketjuun tarjous - tilaus - toimitus - lasku. Jokainen porras ei ole pakollinen, eli ketju voidaan aloittaa esimerkiksi vasta tilauksesta. 

Tilaus siirtyy Netvisoriin, kun se on lähetetty. Tilaus menee toimittamattomiin tilauksiin. Kun tilaus toimitetaan, päivittyy tila Netvisoriin.

Tilauksen luominen

  • Mene Myynnit > Tilaukset

  • Klikkaa Luo uusi -painiketta oikeasta yläkulmasta.
  • Valitse asiakas luettelosta (Jos sinulla on useita asiakkaita, voit painaa Näytä lisää tuloksia -painiketta nähdäksesi koko asiakasluettelon tai etsiä asiakkaan nimeä/asiakasnumeroa kirjoittamalla kenttään.) Listan lopussa on Luo -painike, mikäli haluat luoda uuden asiakkaan tässä kohtaa.

  • Klikkaa Luo ja muokkaa -painiketta, joka avaa tilauksen muokkausnäkymän. 

Tilausnäkymä

Tilauksen numerointi on aina juoksevaa, eli seuraava tilaus tulee aina yhtä lukua suurempana, mitä ohjelmasta aiemmin löytyvä tilaus. Tilauksen numerointia ei voi enää muuttaa tilauksella. Jos tilauksia on tehty myös Netvisorissa, tulee eri numeroavaruudet huomioida, ettei tilausnumerot mene päällekkäin.

Asiakas

Asiakkaan osoitetiedot tulevat asiakaan asetuksista, mutta tilaus -näkymässä voit vielä muokata niitä. 

Asiakkaan takana voi olla myös lisätty muistiinpano, joka näkyy heti toimitusosoitteen alla. Muistiinpanon saa auki klikkaamalla huomiota.

Viitteet

  • Viitteemme -kenttään tulee oletuksena tilauksen tekijän tiedot, mutta tämä voidaan vaihtaa.
  • Asiakkaan mahdollinen alennusprosentti -kohdassa voit muuttaa halutessasi asiakkaan saamaa alennusprosenttia koko tilauksesta. Oletusprosentti tulee asiakastiedoista asiakkaan alennusprosentti kentästä.
  • Toimitusvastaavaksi voit valita jonkun Rackbeatin käyttäjän työntekijälistaukselta.
  • Viitteenne -kentän tieto tulee asiakkaan asetuksista. Lisätiedot -kohtaan voit antaa tilaukseen liittyviä lisätietoja. Kentän maksimipituus on 80 merkkiä. Teksti näkyy Netvisorissa Sisäiset lisätiedot -kentässä eli se ei lähde laskun mukana asiakkaalle.

Lisää kenttiä tilaukselle saa klikkaamalla nuolipainiketta alaspäin.  Tilaukselle voi määrittää maksuehdot ja toimitusehdot. Voit ottaa kantaa näytetäänkö tilauksen tulosteella maksuehdot (sisältäen pankkitiedot) ja mahdolliset asiakkaalle luodut lisätietokentät. 

  • ALV-käsittely -kohta vaikuttaa ALV prosentin määräytymiseen. Oletuksena haetaan valinta asiakkaan asetuksista, mutta tämän voi vaihtaa tilaus kohtaisesti.
  • Asettelu = Mitä dokumenttiasettelua halutaan käyttää.
  • Projekti = Mihin projektiin tilaus liittyy. Huom! Tieto ei liiku Netvisoriin, vaan on ainoastaan Rackbeatin sisäisessä käytössä. Jos Netvisorissa on tuotteen tai asiakkaan takana oletuslaskentakohde, nousee oletuskohde automaattisesti laskulle ja kirjanpidon tositteelle mukaan.
  • Liitetty pdf = Mahdollinen pdf-liite tilaukselle.

Muistiinpanot

Otsikko ja muistiinpanokenttien avulla tilausdokumenttiin voidaan lisätä vapaamuotoista tekstiä.

Tässä voit määritellä myös tilauspäivän ( automaattisesti se on kuluva päivä) ja toimituspäivä

Tuoterivien lisääminen

Tuoterivin lisääminen aloitetaan tuoterivi -painikkeesta. Tilaukselle voidaan lisätä tuoterivejä joko yksi kerrallaan tai useita valitsemalla pakettituotteen lisäys. Tuotteiden asetuksista voidaan valita, mitkä tuotteet kuuluvat tiettyyn pakettiin. Lisäksi tilaukselle voidaan lisätä kommenttirivejä.

  • Valitse Tuote -kentästä olemassa oleva tuote tilaukselle. Listauksen lopusta voit luoda tuotteen, jos tätä ei ole vielä perustettu. Tuoterivillä voidaan tuote vielä hinnoitella uudestaan, mikäli halutaan, ja samalla nähdään koko ajan kateprosentti. Samoin myös tuotteen varastotilanne on näkyvillä. 
  • Määrä -kenttään annetaan kappalemäärä, montako tuotetta tulee tilaukselle. Hinta ja varastotiedot tulevat tuotteen takanta, näitä voi kuitenkin vielä muokata tässä kohtaa.
  • Kun tuotetta lisätään tilaukselle, tuotteen valinnan jälkeen Kentät valikko aktivoituu näkymän yläreunaan Yleinen otsakeen viereen. Täältä pääsee tarvittaessa muuttamaan haluttuja kenttiä:

HUOM! Tilaukselle ei voi lisätä negatiivisen määrän omaavaa tuotetta, mikäli tuote on varastoitava. Tämä kuitenkin onnistuu laskulle ja pitää tehdä sinne, mikäli halutaan laskulle mukaan negatiivinen rivi, joka vähentää laskun summaa. 

Kun rivit ovat valmiit, ne näkyvät tilauksen etusivulla.

Tuoterivin perästä kolme pistettä-painikkeesta voit muokata tai poistaa tuoterivin. 

Rivien järjestystä voi muuttaa viemällä hiiri harmaiden nuolikuvakkeiden päälle ja pitämällä hiiren vasenta painiketta pohjassa siirtäen rivin haluamaasi kohtaan. 

Näytä pdf -painike näyttää tilauksen pdf-muodossa ja tämän voi myös ladata koneelle Lataa pdf -painikkeesta.

Vahvista -painikkeesta lähetät tilauksen. 

Tilaus voidaan lähettää sähköpostitse. Näkymästä voi vielä muokata lähetystietoja ja vastaanottajan osoitetta.

Kun tilaus on vahvistettu, siirtyy se Netvisoriin. Lähetyksen jälkeen eteesi tulee kyseinen tilaus. 

Lähetysyritykset -kohdasta näet tarkemmin, milloin lähetys on tapahtunut. 

Tilauksen yläreunassa on toiminnot -painike, josta voit 

  • Ladata tilauksen pdf-tiedoston koneelle tai lähettää sen vielä tarvittaessa uudestaan asiakkaalle sähköpostitse. Sähköposti lähtee osoitteesta post@rackbeat.com ja tätä osoitetta ei voi vaihtaa.
  • Luoda laskun
  • Luoda toimituksen
  • Luoda oston
  • Luoda tuotantotilauksen tai varastonsiirron. 
  • Perua tilauksen
  • Poistaa tilauksen kokonaan.

Mikäli tilaus perutaan, tilaus menee arkistoiduksi. Jos tilaus poistetaan, tilausta ei saa enää takaisin. Jos tilaus on vahvistettu ja se poistetaan, tilaus jää Netvisoriin kuitenkin toimittamaton -tilaan. Tässä kohtaa tilausten numeroinnista jää puuttumaan poistettu tilausnumero. 

Mikäli tilaus on vahvistettu ja lähetetty asiakkaalle ja tilausta pitää muokata, niin tilauksen voi avata uudelleen tilauslistauksen kolmen pisteen kautta Avaa uudelleen -toiminnolla.

Kun tilaus on vahvistettu, näkyvät tilauksella olevat tuotteet varattuina varastossa.

Tilauslistauksen Näytä rivit -painikkeella saadaan tilauksen tuoterivit avattua, jolloin saat nopean näkymän mitä tuotteita milläkin tilauksella on.

Tilauksen toiminnot

Luo toimitus

Tällä vahvistetaan vielä tilaus lähetettäväksi. Valitse tilauksen rivit keräiltäväksi.

Luo Lasku

Kun tilaus on vahvistettu, voidaan tästä muodostaa sille suoraan lasku. Voidaan valita laskutetaanko kaikki tuoterivit vai pelkästään toimitetut rivit. Jos halutaan laskuttaa toimitetut rivit, pitää tilaukselle tehdä lähetys/toimitus. 

Luo osto

Luo osto -toiminnon avulla voidaan myyntitilauksen tuoteriveistä muodostaa suoraan ostotilaus. Ostotilauksesta tarkempi ohjeistus Rackbeat ostotilauksen luominen -ohjeessa.

Luo tuotantotilaus

Luo tuotantotilaus -toiminnon avulla voit muodostaa tuotantotilauksen, mikäli myyntitilauksen riveillä on tuotteita, joita valmistetaan itse. Tarkempi ohjeistus Rackbeat Tuotanto / Tuotantotilaukset -ohjeessa.

Luo varastosiirto

Luo varastosiirto -toiminnon avulla voit siirtää tavaroita varastosta toiseen. Tarkempi ohjeistus Rackbeat Varastosiirrot -ohjeessa.

Kopioi tilaus

Tämä kopio tilauksen tiedot uuteen tilaukseen

Peruuta

Tämä peruuttaa tilauksen. Huom. tämä lähettää myös poistosanoman tilauksesta Netvisoriin ja peruuttaa tämän sieltä, mikäli tilaus oli siirtynyt Netvisoriin. 

Poista

Poistaa koko tilauksen.



Tilaukset -luettelo

Alla on kuvattu tarjouksen ja tilauksen eri tilat

Vahvistettu

  • Luonnos = Tavara ei näy varattuna
  • Lähetetty = Tarjous/tilaus on lähetetty asiakkaalle ja tavara näkyy varattuna varastossa

Toimitettu

  • Ei lähetetty = Lähetysrivejä ei ole vielä luotu
  • Valmis lähetettäväksi = Lähetysrivit Rackbeatissa on luotu, mutta lähetystä asiakkaalle ei vielä ole tehty
  • Toimitettu = Tuotteet on toimitettu asiakkaalle
  • Osittain toimitettu = Tilauksen osa tuotteista on toimitettu, osa toimittamatta

Laskutettu

  • Ei laskutettu = Laskua ei ole muodostettu
  • Laskutettu = Lasku on muodostettu
  • Kirjattu = Lasku on muodostettu ja siirretty Netvisoriin. Lasku tulee vielä lähettää Netvisorista asiakkaalle.

Tilausluettelon massatoiminnot 

Rackbeatissa on mahdollista tehdä toimenpiteitä tilauksille massana.

  • Yhdistä toimitukseksi: Mikäli valittuna on esim. kaksi saman asiakkaan tilausta, tekee tämä toiminto näistä tilauksista yhden lähetyksen eli yhdistää tilausten lähetykset. Valitut tilaukset ei saa olla tilassa "Valmis lähetettäväksi". Mikäli jokin tilaus on tässä tilassa, muuttuu massatoiminto harmaaksi. 
  • Muuta toimitukseksi: Valinta tekee valituista tilauksista lähetykset. Valitut tilaukset ei saa olla tilassa "Valmis lähetettäväksi". Mikäli jokin tilaus on tässä tilassa, muuttuu massatoiminto harmaaksi.
  • Luo jälkitoimitus: Toiminto luo valituista tilauksista jälkitoimitukset. Jälkitoimitus peruuttaa tilauksen, josta ollaan tekemässä jälkitoimitusta ja luo uuden tilauksen toimittamattomilla tuotteilla. Jälkitoimituksen kanssa tulee huomioida, että mikäli osa tilauksesta on toimitettu, mutta ei laskutettu, ei jälkitoimituksen jälkeen tätä peruutettua tilausta pysty enää laskuttamaan. Tällöin tulee tehdä manuaalinen lasku näille ennen jälkitoimitusta toimitetuille tuotteille.
  • Muuta laskuksi: Toiminto muodostaa valituista tilauksista laskut. Tilaukset ei saa olla laskutuksen osalta tilassa Valmis laskutukseen (tällöin tilauksista on jo muodostettu laskuluonnokset).
  • Luo ostohdotus: Mikäli tuote on varastosta loppu, voit tällä toiminnolla luoda ostotilaus haluttujen tilauksien tuotteille. 
  • Luo koontilasku: Tällä toiminnolla voit luoda saman asiakkaan vähintään kahdesta tilauksesta koontilasku.
  • Poista: Toiminnolla voit poistaa tilauksia mitkä on luonnos vaiheessa. 

HUOM! Sen jälkeen, kun tilaus on osittain toimitettu, niin tilausta ei saa poistettua/muokattua. Mikäli tälläiselle tilaukselle halutaan tehdä muutos esim. toimittamattoman rivin hintaan ja uutta tilausvahvistusta ei tarvitse lähettää, niin tulisi keräillä toimittamaton/keräilemätön rivi, muodostaa tilauksesta lasku ja muokata hintaa laskulla. Mikäli osittain toimitetun tilauksen haluaa kuitenkin poistaa ilman, että siitä tehdään laskua, niin tilaus pitää peruuttaa. Kun osa tilauksesta on toimitettu, niin jo toimitettu määrä pitää kirjata manuaalisesti takaisin varastoon. Jos osittain toimitetusta halutaan laskuttaa tämä jo toimitettu tuote ja tämän jälkeen perutaan loppu tilaus, niin ensin tulee tehdä lasku toimitetuille riveille ja sen jälkeen perutaan loppu tilaus. Peruminen pitää tehdä laskun luonnin jälkeen, koska jo peruutettua tilausta ei voi laskuttaa.

Rackbeatin puolella ei ole erillistä myyjäprovisiota tilauksille tai laskuille, mutta jos myyjä -kentän nimi on täysin sama, mitä Netvisorin myyjä -tieto ja siellä on myyjälle provisio, niin tätä voi käyttää. Rackbeatin tilaukselta ja laskulta luetaan Viitteemme- ja myyjä -kentät ja jos niistä löytyy Netvisorin myyjä, tulee tämä tieto Netvisoriin ja provisio tulee myyjätiedon provisoprosentin mukaan.


Tilaus toimitetaan useammalla laskulla

Jos halutaan, että tilaus laskutetaan osissa useammalla laskulla, niin tämä voidaan tehdä. Tilauksella pitää olla useampi rivi, jotka toimitetaan ja laskutetaan erissä tai sitten toimitetaan yhdestä rivistä vain osa ja loput myöhemmin.

Tehdään tilaus, jossa on halutut rivit ja määrät. 

Vahvistetaan tilaus. Tällöin tilaus siirtyy Netvisoriin

Toimitetaan tilaus, eli avataan tilaus ja toiminnot > luo toimitus

Jos lähetetään vain osa, niin valitaan ne rivit, mitä kerätään ja/tai muutetaan määrää rivin osalta pienemmäksi, mitä toimitetaan. Painetaan rivin perästä kerää -painiketta. 

Vahvistetaan keräily.

Luodaan lasku toimitetuille riveille ja lähetetään se Netvisoriin. Painetaan vahvista.

Avataan sitten tilaus uudestaan, kun toimitetaan loput. Toiminnot ja luo toimitus

Kerätään sitten loput tai myös tässä kohtaa vain osa riveistä tai tiputetaan määrää pienemmäksi, eli kerätään riveistä vain osa. Vahvistetaan keräily ja luodaan lasku toimitetuille riveille ja lähetetään se Netvisoriin. Nyt tästä tuli uusi lasku.

Tällä tavalla voidaan yksi tilaus laskuttaa monella laskulla. 



Rakennuspalvelun myynti

Rakennuspalvelun käänteisen alv:n käsittelyä ei suoraan ole Rackbeatissa, mutta käänteinen alv voidaan käsitellä seuraavasti

  • Asiakkaan taakse rackbeatissa asetetaan verokäsittely komy 0, tällöin laskulle ei tulostua alvia
  • Tuotteen taakse tulee laittaa oikea hinta. Jos samalla tuotetta tulee käyttää välillä alv 24% ja välillä käänteisellä alvilla, niin oletuksena Rackbeat käyttää nettohintaa, mutta sitten rakennuspalvelun käänteiselle asiakkaalle voidaan asettaa asiakaskohtainen hinta, jossa hinta on syötetty ilman alv:n osuuksia. Jos voidaan tehdä asiakasryhmätasolla (eli kiinnittää käänteisen rakennuspalvelun alv:n asiakkaat yhteen asiakasryhmään), niin myös asiakasryhmälle voidaan asettaa poikkeava hinta.
  • Rakennetaan oma tulostusasettelu käänteisen alv:n asiakkaille. Asettelu voidaan kiinnittää asiakkaan taakse tai valita asettelu, kun syötetään käännetyn alv:n piirissä olevaa tilausta. Tälle asettelulle voidaan hyödyntää asettelupohjalla olevaa Maksuehto-kenttää siihen, että kirjaamme sinne käännetyn alv:n verotekstin tilaukselle mukaan.
  • Netvisorissa asiakaskortille syötetään käänteisen alv:n verotekstit, joten kun lasku siirretään Rackbeatistä Netvisoriin, niin Netvisorissa alv-laskelma ja tositteen alv-kirjaukset tulee muodostumaan oikein. (esimerkkikuva alla)
  • Jos Maksuehto pitää olla näkyvissä, eikä sitä kenttää voida hyödyntää, niin sitten on vaihtoehto lisätä kiinteä liite asettelu-pohjalle, jossa veroteksti on oletuksena aina mukana.


Katteen laskenta tarjouksella/tilauksella

Katteen laskenta tarjouksella/tilauksella toimii varastonarvostusperiaatteen mukaan. Esim. Fifo > Kun lisää tarjoukselle/tilaukselle tuotteen ja jos tuotetta on hankittu monella eri hankintahinnalla, niin kate näyttää sen mukaisen hankintahinnan/katteen, mistä erästä Fifo-periaatteen mukaan tavaraa myytäisiin.

ALV muutos 1.9.2024

Mikäli yrityksellä on avoimia tilauksia elo-syyskuun vaihteessa, yrityksen on itse varmistettava, että tapahtumilla on oikea ALV-kanta. ALV-kantaa hallinnoidaan Rackbeatissä tuoteryhmillä, joille voidaan päivittää käsin tai Excelillä oikeat ALV-kannat.


Avointen tapahtumien osalta: Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja se on toimitettu, mutta ei vielä laskutettu. Toimituksen jälkeen muutetaan ALV-kanta 24 -> 25,5. Muutos ei heijastu laskulle. Eli se lasku menee alkuperäisen tilausrivin mukaisena. Jos tilaus on tehty ALV 24 %, ja tehdään alv-kannan päivitys 24 -> 25,5. Sen jälkeen haetaan tuote uudestaan tilausriville -> uusi alv päivittyy riville. Tämä pätee, jos tilaus on luonnos. Kertaalleen vahvistetun tilausrivin alv-prosenttia ei saa muutettua. Eli jos vahvistettu tilaus avataan uudelleen ALV-kannan muutosta varten, on vanha rivi poistettava ja sitten lisättävä uusi rivi.

Avainsanat: Rackbeat tilaus, tilauksen luominen, tilausnäkymä, tilausluettelo



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.