SISÄLTÖ

Netvisoriin on mahdollista tuoda palkansaajien lomatietoja myös Excel-tuontipohjalla sen sijaan, että luvut syötetään ohjelmaan manuaalisesti. Tässä käyttöohjeessa opastetaan tarkemmin miten tuontipohja toimii. Tuontipohja löytyy käyttöliittymästä valikosta Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Tuo lomatietoja. Löydät tuontipohjan myös valikosta Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Lomavuosien hinnat ja lomapalkkalaskelmat > Tuo lomatietoja. Tuontipohja on suunniteltu työkaluksi käyttöönoton yhteyteen. Sillä ei siis voi yliajaa ohjelmassa jo olevia kaikkia lomasaldoja tai nollata niitä.

Tuontipohjan lataaminen täytettäväksi

Ennen tuontipohjan lataamista tulee Netvisorissa olla seuraavat asiat valmiina:

  • palkansaajat työsuhteineen lisättyinä
  • palkkamallit otettuina käyttöön
  • lomalaskentatavat lisättyinä
  • palkansaajat tulee olla liitettyinä haluttuihin palkkamalleihin ja lomalaskentatapoihin
  • lomalaskentatavan tulee olla asetettavissa palkansaajalle

Tuontipohja ladataan aina siitä yrityksestä, johon tietoja ollaan tuomassa. Voit halutessasi valita tuontipohjan lataamisen yhteydessä tietyt lomavuodet ja tiettyjen palkkamallien palkansaajat esitäytetyksi pohjalle. Mikäli valintoja ei tehdä, tehdään palkansaajien ja lomavuosien valinnat pohjalle täyttövaiheessa manuaalisesti. Huomioithan, että esitäyttö lisää tuontipohjalle vain ne palkansaajat valituilta palkkamalleilta, joilla on työsuhde voimassa lataushetkellä tai se on alkamassa tulevaisuudessa.

Tuontipohjan täyttäminen

Ladattu ja tallennettu tuontipohja avautuu Exceliin. Tarvittaessa salli tiedoston muokkaaminen (katso kuva alla) ja täytä sen jälkeen tuotavat tiedot.

Tiedot täytetään palkansaajakohtaisesti lomavuosittain. 

Tyhjiä rivejä ei tarvitse poistaa, tyhjät rivit jätetään tuonnissa vain huomioimatta. 

Jäljellä olevat lomasaldot

Tallenna kunkin lomanmääräytymisvuoden kohdalle maksamattomien lomapäivien lukumäärä. Tallenna myös maksamattomien lomapäivien määrää vastaava lomapalkan ja -rahan määrä euroissa.

Lomavuosien lomalaskentatavat ja hinnat

Valitse lomavuosittain haluttujen lomalaskentatapojen kohdalta käytettävä laskentasääntö pudotusvalikosta. Mikäli käytät valintaa "käyttäjän syöttämä arvo", lisää myös käytettävät kiinteät vuosilomapäivän ja lomarahapäivän hinnat omiin sarakkeisiin. Käyttäjän syöttämät arvot vuosilomapäivien hinnoille ja lomarahapäivien hinnoille menevät käyttöliittymässä näkymälle Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Lomavuosien hinnat ja lomapalkkalaskelmat.

Tuontipohjan palauttaminen täytettynä Netvisoriin

Kun tuontipohja on täytetty ja tallennettu, voit tiputtaa tiedoston raahaamalla sen Netvisor-käyttöliittymän näkymälle Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Tuo lomatietoja. Vaihtoehtoisesti voit klikata palautusnäkymän ikonia, jolloin saat valittua excel-tiedoston hakemistostasi.

Mikäli kaikki on kunnossa tuontia varten, näytetään ilmoitus "lomatiedot ovat valmiita tuontia varten". 


Näkymää voi halutessaan suodattaa niin, että näkymällä näytetään vain tyhjät rivit. Tyhjällä rivillä tarkoitetaan riviä, jossa ei ole mitään tuotavaa dataa. Tyhjiä rivejä ei ole tarpeen poistaa, vaan ne jätetään tuonnissa huomiotta. Tuonti vahvistetaan lopuksi painikkeesta "tuo lomatiedot":

Tuonnin jälkeen tiedot ovat ohjelmassa. Näkymällä Palkat > Lomat > Lomien hallinta > Lomapalkkavelka > "kaikki tiedot" näkyy sarakkeessa info-tieto "lomatietojen tuonti", mikäli tiedot on tuotu Excel-tuontipohjalla:

Ilmoitukset ja virhetilanteet

Ohjelma tulkitsee lomatietojen tuontipohjan dataa ja ilmoittaa käyttäjälle käyttöliittymässä, mikäli tuotava data sisältää virheitä. Mikäli tuontia ei voida suorittaa virheitä sisältävän datan vuoksi, näytetään ilmoitus "tuonnin estäviä virheitä":

Ohjelma näyttää liittymässä lokeroittain missä virheitä on:

Virheet korjataan Excel-tuontipohjaan, jonka jälkeen sen tuonti tehdään uudestaan. Tyypillisimpiä virhetilanteita:

  • tuontipohjalle on annettu kiinteitä hintoja, mutta laskentasääntö on valitsematta
  • laskentasäännöksi valittu "käyttäjän syöttämä arvo", mutta hintatiedot ovat tyhjät
  • arvoja on annettu riville, joka ei kohdistu keneenkään palkansaajaan
  • lomavuosi on valitsematta
  • kenttään on syötetty muuta kuin numeraalista tietoa

Mikäli tuontipohjassa ei ole varsinaisia tuontia estäviä virheitä, mutta se sisältää dataa johon käyttäjän halutaan kiinnittävän erityistä huomiota, näytetään oranssi ilmoitus. Tuontipohja on suunniteltu käytettäväksi lomatietojen tuontiin Netvisorin käyttöönoton yhteydessä silloin, kun ohjelmassa ei ole vielä lomakertymiä tallennettuna. Tämän vuoksi oranssi ilmoitus näytetään silloin, kun tuontipohja palautetaan ja ohjelmassa on jo arvoja. Tuotavat tiedot yliajavat ohjelmassa olevia arvoja osittain. Mikäli ohjelmassa on jo lomatietoja ja tuonti tehdään oranssista ilmoituksesta huolimatta, yliajautuvat tiedot seuraavasti

  • päättyneiden lomavuosien tuotava data tuodaan könttänä kyseisen lomavuoden maaliskuulle
  • kuluvan lomavuoden tuotava data tuodaan kuluvan lomavuoden huhtikuulle

Huomaa, että mikäli ohjelmassa oli aiemmin kuukausikohtaisia arvoja eri kuukausilla, nämä jäävät edelleen voimaan poikkeuksina maalis- ja huhtikuu yllä mainitun logiikan mukaisesti.

Käyttöoikeudet

Lomatietojen tuonti -toiminnallisuus vaatii palkanlaskija-roolin (P) ja palkanlaskennan toimintokohtaisista oikeuksista muokkausoikeuden kohtaan "lomat ja poissaolot".





Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.