Tässä ohjeessa käydään läpi laskutusintegraation parhaat käytänteet, jotka on hyvä huomioida uutta integraatiota suunnitellessa. Tämä ohje sopii tilanteisiin, josssa myyntilaskut halutaan tuoda Netvisorin myyntireskontraan reskontraseurantaa varten. Mikäli ei ole tarvetta laskujen reskontraseurannalle tai myyntilaskuja ei ole tarpeen lähettää asiakkaalle, on myös vaihtoehtona tuoda pelkkä tositeaineisto kirjanpitoon.

SISÄLTÖ

Asiakas- ja tuotetietojen päivittäminen ennen myyntilaskujen tuontia

Ennen myyntilaskujen tai -tilausten tuontia rajapinnan yli laskulla tai tilauksella esiintyvien tuotteiden ja asiakkaiden tulee olla perustettuna Netvisoriin.

Myyntilaskulla tai -tilauksella tuodut asiakas- ja tuotetiedot eivät perusta uusia asiakkaita tai tuotteita eivätkä päivitä näiden tietoja Netvisoriin, vaikka niitä käytetään tuotavalla laskulla tai tilauksella.

Asiakas- ja tuotetietojen päivitykseen on käytettävä erillisiä resursseja ja tämä on hyvä tehdä aina ennen laskujen tai tilausten tuomista

Tarkemmat kuvaukset asiakas- ja tuotetietojen päivityksestä löydät alta:

 Suositellut toimintatavat:

  1. Netvisoriin luodaan kullekin asiakkaalle ja tuotteelle omat kortit

  2. Asiakkaiden ja tuotteiden linkitykseen myyntilaskuihin käytetään Netvisor-ID:tä (sanomalla palautuva NetvisorKey kentän arvo)

  3. Ennen myyntilaskun tuontia tarkistetaan, onko Netvisorissa jo luotuna tarvittavat asiakkaat ja tuotteet. Jollei ole, luodaan ne.

Kummassa järjestelmässä asiakas- ja tuotetiedot pääasiallisesti hallinnoidaan?

  • Jos rekisterit hallinnoidaan Netvisorissa, silloin riittää että integraatio hakeaa asiakas- ja tuotetiedot Netvisorista (customerlist.nv, productlist.nv, getcustomer.nv, getproduct.nv).

  • Jos rekisterit hallinnoidaan toisessa järjestelmässä, silloin integraation tulee perustaa uudet ja päivittää olemassaolevien rekisterien muutokset rajapinnan kautta (customer.nv, product.nv)

Laskujen tuonnissa huomioitavaa

Laskunumerointi

Missä järjestelmässä laskunumero laskulle muodostetaan? Mikäli laskuja luodaan useammassa järjestelmässä, tulee eri järjestelmissä luoduilla laskuilla olla eri laskunumeroavaruudet. Noudata oheista ohjetta:

https://support.netvisor.fi/fi/support/discussions/topics/77000285520

Laskujen tila

Laskut voi tuoda rajapinnan kautta joko tilassa “Lähettämätön” tai “Avoin”. Valitse laskujen tilaksi lähettämätön, jos aiot lähettää laskut Netvisorista. Tämä mahdollistaa laskun automaattisen lähetyksen ja joustavuuden muokata laskua ennen lähetystä. Kun laskut tuodaan lähettämätön -tilassa, se mahdollistaa myös laskujen lähettämisen factoringiin. Jos laskut on jo lähetetty muualla, tuo ne avoimina.

Asiakastiedot laskulle

Kun tuodaan pelkkä invoicingcustomeridentifier -tieto, käytetään laskulla Netvisorin asiakaskortilta löytyviä osoitetietoja. Jos myyntilaskusanomalla tuodaan muita asiakastietoja, käytetään niitä laskulla asiakaskortin tietojen sijaan. Huomioithan, että verkkolaskustandardi edellyttää että laskulla on täydelliset asiakkaan postiosoitetiedot, jotta laskun lähetys verkkolaskuna onnistuu (oheisessa ohjeessa tarkemmin).

Laskun summa

Jos laskun summa tuodaan SalesInvoiceAmount -elementissä, Netvisor käyttää aina tuotua summaa. Poikkeuksena jos laskun summa annetaan nollana tai tyhjänä elementtinä, Netvisor laskee summan automaattisesti laskuriveistä.

Huomioi erityisesti jos rajapinnan kautta tuodaan laskun summa SalesInvoiceAmount, mutta ei rivisummia. Tällöin Netvisor laskee rivisummat yksikköhinnan ja kappalemäärän perusteella ja pyöristää ne kahteen desimaaliin. Tämä voi aiheuttaa pyöristyseroja rajapinnasta tuodun laskun summan ja Netvisorin laskuriveiltä laskeman summan välille (asiakkaalle laskun maksettavana summana näkyy SalesInvoiceAmount -elementissä tuotu summa).

Jos lasku tuodaan lähettämätön -tilassa, suosituksena tuoda SalesInvoiceAmount tyhjänä elementtinä tai arvolla 0, jolloin Netvisor laskee laskun summan laskuriveiltä.

Jos lasku tuodaan avoin -tilassa, suositellaan valmiiksi lasketun loppusumman tuontia SalesInvoiceAmount -elementissä.

Tuodaanko laskun mukana tosite?

Suosituksena on että Netvisorin annetaan muodostaa tosite myyntilaskulle. Mikäli myyntilaskusanomalla ei erikseen tuoda tositerivejä (salesinvoicevoucherlines -aggregaatti), tällöin Netvisor muodostaa itse tositteen myyntilaskulle. Mikäli kuitenkin tosite halutaan tuoda myyntilaskusanomalla, on hyvä huomioida että mikäli tosite tuodaan “Lähettämätön”-tilaiselle laskulle, estää se laskun muokkaamisen Netvisorissa.


Sallitaanko laskulle osasuoritukset? Ks. Tarkemmin kohta suorituksen käsittely

Missä hyvityslaskut ja niiden kohdistus tehdään?

Hyvityslasku on mahdollista tuoda rajapinnasta, ja myös kohdistaa alkuperäiseen laskuun rajapintaresurssilla matchcreditnote.nv. Hyvityslaskun tuontia koskien ks. salesinvoice.nv dokumentaatio.

Suoritusten käsittely

Miten suoritusten käsittely toteutetaan? Jos suoritukset tulevat viitesuorituksina pankista, ei suoritusta tuoda rajapinnan kautta.

Jos puolestaan suoritusten vastaanotto hoidetaan kokonaan toisessa ohjelmistossa, tulisi suoritustieto tuoda laskuille rajapinnan kautta endpointilla salespayment.nv ja kohdistaa laskulle.

Jotta myyntilasku kuittaantuu maksetuksi, tulee laskulta löytyä suoritus. Jos laskun tila muutetaan vain maksetuksi, on lasku täsmäytyksessä edelleen avoin ja poikkeaa kirjanpidon saldosta. Lasku tulkitaan maksetuksi vasta, kun sille kirjatut suoritukset ja laskun summa ovat yhtä suuret.

Jos suorituksia tuodaan rajapinnasta, tutustu tarkemmin ohjeeseen rajapinnan kautta tuotavista suorituksista.

Sallitaanko laskulle osasuoritukset? Kun rajapinnan kautta tuo laskuja, niin tällöin tuotavalla myyntilaskusanomalla tulee ottaa kantaa osasuorituksen kohdistumiseen elementissä:expectpartialpayments.Kun elementille antaa arvoksi 1, hyväksyy lasku osasuoritukset.

Mikäli osasuorituksia ei sallita, jos laskulle tuotava myyntisuoritus ei vastaa sentilleen laskun summaa, jää suoritus kohdistumattomiin viitesuorituksiin ja pitää kohdistaa manuaalisesti.

Oletuksena rajapinnan kautta tuotu myyntilasku ei salli osasuorituksia, vaikka osasuoritukset olisi yrityksen Netvisor-asetuksissa muutoin sallittu.



Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei

Send feedback
Pahoittelut, että emme voineet auttaa. Anna palautetta, jotta voimme parantaa tätä artikkelia.