Tässä ohjeessa käydään läpi ostolaskuintegraation parhaat käytänteet, jotka on hyvä huomioida uutta integraatiota suunnitellessa. Ostolaskujen ja toimittajien käsittelyyn liittyvät resurssit löydät täältä
Ostolaskujen tuonti Netvisoriin
Ostolaskujen tuontiin käytettävät resurssit:
Ostolaskun tuonnista rajapinnan yli peritään verkkolaskun transaktiomaksu. Tarkempi hinnasto löytyy täältä
Huomaathan seuraavat rajoitukset suunnitellessasi ostolaskujen käsittelyä rajapinnan yli:
Ostolaskuille voidaan tuoda rajapinnan yli vain yksi liite, jota käsitellään ostolaskun kuvana. Ostolaskulle voi tuoda myös liitetiedostoja dokumentaation mukaan. Liitteen InvoiceSource -kentän arvo täytyy olla finvoice, jotta liitetiedosto voidaan tuoda.
Toimittajatiedot eivät päivity automaattisesti ostolaskun tietojen perusteella vaikka toimittaja löytyisi Netvisorin toimittajaluettelosta. Ostolaskusanomalla on siis annettava kaikki toimittajatiedot erikseen.
Ostolaskun tuonnin yhteydessä luodaan toimittajakortti, jos toimittajatietoa ei löydy Netvisorista. Ostolaskun tuonnissa toimittajan kohdistus tapahtuu seuraavasti:
Haetaan toimittajat, joissa nimi täsmää saapuneen laskun kanssa ja Y-tunnus on sama kuin laskulla.
Haetaan toimittajat, joissa Y-tunnus täsmää saapuneen laskun kanssa.
Haetaan toimittajat vendorcode:n perusteella
Haetaan toimittajat, joissa nimi täsmää saapuneen laskun kanssa.
Mikäli mikään näistä ei täyty, luodaan järjestelmään uusi toimittaja.
Ostolaskuja voi tuoda myös suuremmissa erissä. Ohjeet erätuontiin löydät täältä.
Ostolaskujen nouto Netvisorista
Ostolaskujen noutoon käytettävät resurssit:
Ostolaskujen noudon rajoitukset:
Pystyy noutamaan Netvisorissa olevat ostolaskun tiliöintirivit, ei nouda ostolaskun laskurivejä
Ostolaskun Finvoice-aineistoa ei pysty noutamaan.
Ostolaskujen asiatarkastus, hyväksyntä ja tiliöinti rajapinnan yli
Ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja tiliöintiin käytettävät resurssit:
Ostolaskun hyväksynnän tilan päivittäminen ja tiliöinti
Ostolaskun asiatarkastus- ja hyväksyntäkierron tuonti
Jotta ostolaskujen asiatarkastus, hyväksyntä ja/tai tiliöinti onnistuu rajapinnan kautta, tulee rajapintatunnukset luoneella käyttäjällä olla Netvisorissa oikeudet ostolaskujen asiatarkastukseen, hyväksyntään ja/tai tiliöintiin. Mikäli käyttöoikeudet eivät ole kunnossa, ei em. toimenpiteet onnistu ja tapahtumat jäävät virheeseen. Käyttäjällä tulee olla vähintään Ostoreskontran käyttäjän profiili sekä myynti- ja ostoreskontrien oikeuksissa ostolaskujen asiatarkastus- ja hyväksyntäoikeudet sekä tiliöintioikeus.
Käyttöoikeudet määritetään Netvisorissa Yritysvalikko > Myynti- ja ostoreskontrien oikeudet. Oikeudet määritetään sen mukaan, mitä toimenpiteitä käyttäjän ostolaskuille on tarpeen tehdä. Esimerkiksi jos käyttäjä tiliöi, asiatarkastaa sekä hyväksyy ostolaskuja, tulee oikeudet määrittää näin:
Ostolaskun tiliöinti: Tiliöintimahdollisuus, oletuksena tiliöidään tai Tiliöintimahdollisuus, oletuksena ei tiliöidä
Valinta kohtaan: Ostolaskujen asiatarkastaja
Valinta kohtaan: Ostolaskujen hyväksyjä
Jos ostolaskuja ei asiatarkasteta ollenkaan ja ostolaskuille tehdään pelkästään hyväksyntä, tulee käyttäjälle silti asettaa oikeus sekä asiatarkastaa että hyväksyä ostolaskut.
Ostolaskujen kiertolistat tulee Netvisorissa joko poistaa kokonaan käytöstä tai tarkistaa kiertolistat niin, että kiertolistassa on sellaiset käyttäjät, jotka myös toisessa järjestelmässä asiatarkastavat/hyväksyvät kyseiset laskut. Mikäli asiatarkastusta/hyväksyntää yritetään tehdä sellaisen käyttäjän toimesta, joka ei ole kiertolistalla, tulee virheilmoitus.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback