Ohjeessa käsitellään vanhojen palkansaajien tietojen poistamista ja anonymisointia, Netboxin uusia ominaisuuksia sekä palkansaajien liitteiden massapoistoa palkanlaskentajärjestelmässä.
SISÄLTÖ
- Tiivistelmä uusista toiminnallisuuksista
- Palkansaajan tietojen poistaminen
- Uudet Netbox toiminnallisuudet
- Palkansaajan liitteiden massapoisto
- Usein kysyttyjä kysymyksiä
Tiivistelmä uusista toiminnallisuuksista
Järjestelmään on lisätty toiminnallisuuksia vanhojen palkansaajien tietojen anonymisoimiseksi ja poistamiseksi. Samalla Netbox-viestien hallintaa on parannettu massatoiminnoilla ja palkansaajien liitteille on luotu massapoistomahdollisuus.
Palkansaajan tietojen poistaminen
Toiminto on tarkoitettu vanhojen palkansaajien tietojen poistamiseen. Tällä hetkellä kyseessä on palkansaajan henkilötietojen anonymisointi ja vain tietyn datan poistaminen. Palkanmaksukirjauksia ei poisteta, jotta raportit pysyvät ehjinä, mutta niihin linkattu henkilö anonymisoidaan.
Voit suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkansaajat > Palkansaajatoiminnot > Poista entisten palkansaajien tietoja.
Miten?
- Avaa palkansaajalistaus.
- Valitse "Palkansaajatoiminnot" oikeasta yläreunasta.
- Valitse "Poista entisten palkansaajien tietoja".
- Valitse palkansaajat, joiden tiedot haluat poistaa. Näkymä näyttää ryhmät, joissa käyttäjällä on poistettavaa dataa.
- Paina "Poista tiedot".
- Hyväksy toiminto.
- Odota prosessin valmistumista.
Kuka kykenee?
- Vain palkanlaskijat voivat käyttää toiminnallisuutta.
Mitä voidaan poistaa?
Voit poistaa sellaisten palkansaajien tiedot, joilla täyttyvät seuraavat ehdot:
- Palkansaaja ei ole aktiivinen.
- Palkansaajalla ei ole voimassaolevia työsuhteita.
- Palkansaajan viimeisimmän työsuhteen päättymispäivän tilikauden viimeisestä päivästä on kulunut 10 vuotta.
Lopputulos:
Seuraavat tiedot poistetaan kokonaan:
- Netbox viestit ja liitteet
- Palkansaajan liitteet
- Palkkalaskelmiin liittyvät tiedostot
- Tulorekisteri-ilmoituksiin liittyvät tiedostot
- Palkanmaksuihin liittyvien tilisiirtojen aineistot
- Kulumaksuihin liittyvien tilisiirtojen aineistot
- Kansainvälisiin tilanteisiin liittyvät tiedot
- Työaikakirjauksien liitteet
- Palkansaajan lisäämät matkalaskujen liitteet
- Lomapalkkalaskelmien tiedostot
- Työsuhteiden sisäiset kommentit, ammattinimike, ammattiluokka, päättymissyy.
- Palkansaajan muutoshistoria. HUOM. Tyhjentää samalla käyttäjän muutoshistorian!
Seuraavat tiedot anonymisoidaan:
- Palkansaajan henkilötiedot
Seuraavat näkymät näyttävät edelleen palkansaajan palkkatietoja, mutta nimellä "Poistettu palkansaaja":
- Lomapalkkavelka
- Lomakertymät
- Pidetyt ja maksetut (lomat)
- Lomavuosien hinnat ja lomapalkkalaskelmat
- Palkanlaskentaprosessi
- Palkkalaskelmat ja -jaksot
- Työajan tehohallinta
- Työajan hyväksyntä
- Velvoitteet/ Kuukauden seurantanäkymä
- Tilitykset
- Palkanlaskennan raportit
- Työaikaraportit
- Palkkatietoilmoitukset
- Palkkalistat
- Palkkakortit
- Palkkojen hyväksyntä
- Palkkatietoilmoitusten täsmäytys
- Avoimet matka- ja kululaskut
- Matka- ja kulukirjaus
- Hyväksy matka- ja kululaskuja
- Maksatusnäkymä
Uudet Netbox toiminnallisuudet
- Käytä uutta kategoriaa: Kaikki viestit.
- Suorita massa-arkistointi tai massapoisto valitun kategorian mukaan. Toiminto käsittelee kaikki näkymään ladatut viestit.
- Valitse, haluatko näyttää tai piilottaa poistetut viestit.
- Rajaa viestejä päivämäärän mukaan.
Palkansaajan liitteiden massapoisto
Voit poistaa vähintään vuoden vanhoja palkansaajan liitteitä massana. Samalla voit vaihtaa liitteen kategoriaa. Voit poistaa vain kategorisoituja liitteitä; kategorisoimattomat liitteet on ensin kategorisoitava.
Voit suorittaa toiminnon valitsemalla Palkat > Palkansaajalistaus > valitse palkansaajat > Toiminnot > Poista tietoja > Poista palkansaajien liitteitä.
- Avaa palkansaajalistaus.
- Valitse haluamasi palkansaajat.
- Valitse toiminnoista "Poista tietoja".
- Valitse "Poista palkansaajien liitteitä".
- Tarkastele avautuvasta modaalista poistettavien liitteiden määriä ryhmiteltynä.
- Poraudu tarvittaessa linkistä palkansaajan tietoihin tarkastelemaan liitteitä.
Kuka?
- Vain palkanlaskija voi poistaa liitteitä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
K: Poistuvatko palkanmaksukirjaukset, kun palkansaajan tiedot poistetaan?
V: Ei, palkanmaksukirjauksia ei poisteta, jotta raportit eivät hajoa. Henkilötiedot vain anonymisoidaan.
K: Voiko kuka tahansa poistaa palkansaajan liitteitä?
V: Ei, vain palkanlaskijalla on oikeus poistaa liitteitä.
Avainsanat: anonymisointi, palkansaajan poisto, Netbox, massapoisto, liitteet, palkanlaskija, henkilötiedot
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback