Ohjeessa käsitellään palkka-avoimuusraportoinnin käyttöönottoa ja asetuksia, työntekijäryhmien hallintaa, palkansaajan työsuhteen ryhmätietoa sekä massamuokkausta ja validointia. Ohjeistusta ja toiminnallisuuksia täydennetään sitä mukaa kun palkka-avoimuusdirektiivin kansallinen täytäntöönpano etenee.
Palkka-avoimuusraportoinnin asetukset
Avaa näkymä valitsemalla Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Palkka-avoimuusraportoinnin asetukset.
Asetussivu jakautuu kahteen osioon: Palkka-avoimuusilmoitus erillisilmoituksella ja Työntekijäryhmien hallinta.
Palkka-avoimuusilmoitus erillisilmoituksella
Valitse, ilmoitetaanko palkka-avoimuustiedot erillisilmoituksella.
Ei ilmoiteta Palkka-avoimuusraportointi ei ole käytössä.
Ilmoitetaan Palkka-avoimuusraportointi on aktiivinen. Tämä valinta tekee työntekijäryhmien hallinnasta pakollista. Järjestelmä näyttää huomautuksen: "Työntekijäryhmät vaaditaan raportin muodostamiseen."
Tämän hetken tiedon mukaan palkka-avoimuusdirektiivin mukainen sukupuolten välistä palkkaeroa koskeva tieto toimitetaan tulorekisteriin työnantajan erillisilmoituksella vuonna 2027 alkaen. Ilmoitusväli on 1 tai 3 vuotta työnantajan koosta riippuen.
Työntekijäryhmien hallinta
Avaa näkymä valitsemalla Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Palkka-avoimuusraportoinnin asetukset > Työntekijäryhmien hallinta.
Hallitse tässä osiossa palkka-avoimuusraportoinnissa käytettäviä työntekijäryhmiä.
Ei ryhmiä Yhtään ryhmää ei ole vielä määritelty.
Ilmoitetaan
Avaa Työntekijäryhmien hallinta -modaali valitsemalla Hallitse. Täällä voit luoda ja muokata ryhmiä.
Lisää ryhmä painamalla +Lisää uusi ryhmä. Ryhmän nimessä tuetaan tekstiä, numeroita, erikoismerkkejä ja päivämäärää.
Poista ryhmiä Työntekijäryhmien hallinnassa “Poista”-painikkeella.
Kun olet lisännyt ryhmiä, ne näkyvät listattuina asetussivulla ja sivulla näytetään ryhmien kokonaismäärä (kpl).
Hyödynnä työnvaativuusryhmää palkka-avoimuusraportoinnissa. Lisätietoa raportoinnista täydentyy myöhemmin.
Raportointilogiikka
Kun olet aktivoinut palkka-avoimuuden raportoinnin, järjestelmä toimii seuraavasti:
Työntekijäryhmä-tieto muuttuu pakolliseksi palkansaajan tiedoissa. Tallenna tieto ennen kuin palkansaajan tietoja voidaan hyödyntää tulevissa palkka-avoimuuden raportoinnissa.
Työntekijäryhmä palkansaajan työsuhteella
Avaa näkymä valitsemalla Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus > valitse palkansaaja > Työsuhteet-välilehti > valitse työsuhde.
Työntekijäryhmä-kenttä näkyy työsuhteen hallinnassa ainoastaan silloin, kun olet aktivoinut palkka-avoimuusraportoinnin Palkanlaskennan asetuksista.
Työntekijäryhmä
Valitse pudotusvalikosta ryhmä, johon palkansaaja kuuluu. Valikossa näkyvät kaikki Palkanlaskennan asetuksissa luodut työntekijäryhmät. Kenttä on pakollinen, kun palkka-avoimuusraportointi on käytössä. Kun perustat uuden palkansaajan, täytä tämä kenttä pakollisena tietona.
Massamuokkaus: Aseta työntekijäryhmä
Avaa näkymä valitsemalla Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus.
Aseta työntekijäryhmä usealle palkansaajalle kerralla massamuokkaustoiminnolla.
Valitse palkansaajat palkansaajalistauksesta.
Avaa massamuokkaustoiminto ja valitse Muokkaa työsuhteen tietoja > Aseta työntekijäryhmä.
Valitse ryhmä, joka asetetaan kaikille valituille palkansaajille.
Käytä toimintoa esimerkiksi tilanteissa, joissa haluat päivittää samaan ryhmään kuuluvien henkilöiden tiedon kerralla.
Validointi ja varoitukset
Avaa näkymä valitsemalla Palkat > Henkilöstö > Palkansaajalistaus.
Kun palkka-avoimuusraportointi on aktivoitu, järjestelmä valvoo automaattisesti tietojen kattavuutta. Jos palkansaajilta puuttuu pakollinen työntekijäryhmätieto, palkansaajalistaus näyttää varoitusilmoituksen “Työntekijäryhmä puuttuu”.
Päivitä puuttuvat ryhmätiedot yksittäiseltä palkansaajalta työsuhteen hallinnassa tai useammalle kerralla massamuokkaustoiminnolla.
Käyttöoikeudet
Ominaisuudet vaativat palkanlaskijan roolin (P-rooli).
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Milloin Työntekijäryhmä-kenttä tulee näkyviin työsuhteen hallintaan?
Kenttä näkyy vain, jos palkka-avoimuusraportointi on aktivoitu kohdassa Palkat > Asetukset > Palkanlaskennan asetukset > Palkka-avoimuusraportoinnin asetukset.
Mitä tapahtuu, jos palkansaajalta puuttuu työntekijäryhmätieto?
Palkansaajalistaus näyttää varoitusilmoituksen, ja tieto on täydennettävä ennen raportin muodostamista. Päivitä tieto yksitellen tai massamuokkaustoiminnolla.
Voiko työntekijäryhmiä muokata jälkikäteen?
Kyllä. Lisää ja muokkaa ryhmiä Palkanlaskennan asetuksissa Hallitse-painikkeesta avautuvassa Työntekijäryhmien hallinta -modaalissa.
Avainsanat: palkka-avoimuusraportointi, työntekijäryhmät, massamuokkaus, validointi, palkansaaja, työsuhde, erillisilmoitus