Moni yritys on ilmoittanut yhdeksi inhokkityökseen laskumuistutusten lähettämisen. Netvisorissa on nyt tarjolla toiminnallisuus, joka mahdollistaa tämän työvaiheen jättämisen Netvisorin huoleksi, jolloin yrityksen työntekijät voivat käyttää osaamistaan muihin - yrityksen toimintaa paremmin edistäviin tehtäviin.
Tuomme lähiviikkoina Netvisorin myyntiosioon uuden toiminnallisuuden, jonka avulla voit jättää myyntilaskujen muistuttamisen Netvisorin tehtäväksi. Ominaisuus löytyy “Myynti > Korko ja perintä > Automaattiset muistutukset” ja sen aktivointi on tehty parilla klikkauksella. Aktivoinnin yhteydessä tutustut opastetusti ominaisuuteen ja asiakkaat siirretään valmiiksi yleisiin sääntöihin, joiden pohjalta muistutukset lähetetään asiakkaille. Tällä varmistetaan se, että kaikki kotimaiset asiakkaat - yritys ja kuluttaja - tulevat muistutusten piiriin. Ulkomaiset asiakkaatkin voidaan ottaa mukaan, mutta tämä käyttäjän on tehtävä itse.
Palvelu itsessään on maksuton, mutta jokaisesta lähetetystä muistutuksesta veloitetaan 0,25€ (alv 0 %) transaktiomaksu. Tämä maksu tulee normaalin transaktiomaksun lisäksi. Automaation tuottamaan arvoon nähden hinta on pieni laskua kohden. Voit säästää tällä omaa aikaasi, vähentää muistuttamisesta aiheutuvaa tuskaa, nopeuttaa saatavien kiertoaikaa, sekä vähentää jopa tilitoimistosi palvelumaksuja, mikäli he ovat hoitaneet muistuttamisen tähän asti.
Apua! Mitä jos en haluakaan muistuttaa kaikkia asiakkaitani samalla rytmillä?
Ei hätää, sillä käyttäjä voi tehdä muistutustoiminnallisuuden avulla juuri niin monta erillistä sääntöä kuin itse haluaa. Jos sinulla on esimerkiksi asiakkaita kenelle ei saa mennä muistutuksia ollenkaan, niin nämä asiakkaat voidaan ottaa pois aktiivisista säännöistä ja hoitaa näiden muistuttaminen manuaalisesti. Jos haluat, voit muokata myös yleisten sääntöjen asetuksia yrityksen toimintaa paremmin palveleviksi.
Miten palvelua käytetään?
Palvelu löytyy “Myynti” - valikosta, Korko- ja perintäosion alta.
Ensimmäisenä avautuu sivu, josta palvelu voidaan ottaa käyttöön. Palvelun käyttöönoton voivat tehdä ne henkilöt, joilla on jokin seuraavista käyttöoikeuksista kyseiseen yritykseen:
- Tilitoimiston pääkäyttäjä (TPK)
- Käyttäjähallitsija (KH)
- Yrityksen pääkäyttäjä
Sivulla näkyy valmiiksi myös yleiset säännöt, joihin asiakkaat on asetettu asiakaskortilla olevien tietojen perusteella.
Käyttöönoton yhteydessä käyttäjältä kysytään vahvistus, sillä palvelun käytöstä muodostuu transaktiokustannuksia.
Ne asiakkaat - joilla on asiakaskortilla valittuna kohta “henkilöasiakas” - asetetaan henkilöasiakkaiden yleiseen sääntöön. Muut asiakkaat menevät oletuksena yritysasiakkaiden yleiseen sääntöön. Jos maatieto on jotain muuta kuin Suomi - nämä tulkitaan ulkomaisiksi asiakkaiksi ja jätetään sääntöjen ulkopuolelle. Nämä asiakkaat löytyvät kohdasta “Automaatio estetty”. Nämäkin asiakkaat voidaan käyttäjän toimesta lisätä haluttuun sääntöön. Uuden säännön luominen aloitetaan oikealla olevasta “Luo uusi” -painikkeesta.
VINKKI: Voit luoda ns. “VIP”-asiakkaille oman säännön, jossa ei ole mukana esimerkiksi perintäkuluja. Voit halutessasi antaa näille asiakkaille myös enemmän aikaa laskujen maksamiseen, ennen kuin muistutus lähetetään.
Sääntöjen muokkaus tapahtuu oikealla olevan paneelin kautta. Voit lisätä lähetettäville laskuille perintäkulun, määritellä kuinka monen päivän kuluttua muistutus lähetetään ja summan, jonka alle jääviä laskuja ei muistuteta. Voit vaikuttaa myös siihen lähteekö muistutus verkkolaskuna, sähköpostilla vai perinteisen paperipostin kautta.
Myös henkilöasiakkaiden sääntöjä voi muokata asetusten osalta. Huomaathan kuitenkin, että henkilöasiakkaiden ja yritysasiakkaiden perintään liittyvä laki eroaa toisistaan. Siksi myös annetut oletusarvot ovat henkilö- ja yritysasiakkailla erilaiset.
Välilehdellä “Kohdistetut asiakkaat” näet, mitkä asiakkaat kuuluvat minkäkin säännön piiriin. Tämän näkymän kautta voit myös siirtää asiakkaita toiseen sääntöön valitsemalla halutut asiakkaat ja painamalla alareunan “Tee valituille” -painiketta. Asiakkaiden siirto toiseen sääntöön onnistuu myös asiakaslistauksen massatoiminnoista sekä asiakaskortin “lisätiedot” -välilehdeltä.
Lisäksi asiakkaan sääntöjä voi hallita rajapinnan kautta, eli kun tuot uusia asiakkaita tai muokkaat olemassa olevia, niin säännön asettaminen on mahdollista customer.nv-resurssin avulla. Nämä lisätään automaattisesti yleisiin sääntöihin edellä mainittujen periaatteiden mukaisesti.
Sääntökohtaiset tapahtumat löytyvät säännön kolmannelta välilehdeltä. Automaation läpinäkyvyyden varmistamiseksi, pääset näkemään täältä kaiken, mitä automaatio on tehnyt kyseisen säännön kohdalla. Täällä voidaan rajata tapahtumia vaikka laskukohtaisesti, jolloin nähdään onko jokin tietty lasku lähetetty onnistuneesti muistutuspalvelun toimesta. Laskujen käsittelyhistoriaan jää myös merkintä automaation toimenpiteistä.