Netvisor -ohjelmassa on mahdollisuus lähettää dokumentteja sähköisesti allekirjoitettavaksi. Palvelu on tehty yhteistyössä Visma Sign -ohjelman kanssa. Asiakirjojen toimittaminen ja allekirjoittaminen sähköisesti Visma Signin avulla vähentää paperin kulutusta ja päästöjä. Lisäksi asiakirjat pysyvät näin tallessa ja saatavilla. 

Yritysvalikon kautta lähetettävien kutsujen näkyvyys voidaan valita lähettäjän toimesta joko lähetysvaiheessa tai myöhemmin. Vaihtoehdot ovat henkilökohtainen tai julkinen, joista julkinen näkyy kaikille yrityksen Netvisor-käyttäjille, henkilökohtainen näkyy vain lähettäjälle.

Uuden allekirjoitettavan asiakirjan luominen

Allekirjoitettavaa asiakirjaa luodessa tähdellä merkityt kentät ovat pakollisia:
- Asiakirjan nimi: Kentän maksimipituus on 100 -merkkiä. 

- Sisäinen kuvaus: ei näy lomakkeen vastaanottajille.

- Asiakirjan mukana lähetettävä viesti: Viestin merkkirajoitus 840 merkkiä. Viesti välittyy henkilökohtaisen viestin perään.

1. Anna allekirjoitettavan asiakirjan tiedot: 

- Kentän maksimipituus on 100 -merkkiä.

2. Lisää allekirjoitettava asiakirja: 

- Liitteen tulee olla pdf-muodossa ja kokorajoitus liitteelle on 15 MB tai 350 sivua.

3. Lisää allekirjoittaja

-Tarkistathan allekirjoittajan sähköpostiosoitteen oikeellisuuden. Jos sähköpostiosoitteessa on kirjoitusvirhe, kutsu ei lähde kyseiselle henkilölle eikä sähköpostiosoitetta voi muokata kutsun lähettämisen jälkeen. Tällöin on lähetettävä uusi kutsu.

4. Kutsujan tiedot:
-Kutsujan sähköpostiin lähetetään viesti, kun asiakirja on allekirjoitettu, hylätty tai siihen annetaan palaute.

5.Kutsun näkyvyys:

-Asiakirjan näkyvyys voidaan asettaa joko julkiseksi tai henkilökohtaiseksi. Julkinen näkyy kaikille yrityksen Netvisor-käyttäjille, henkilökohtainen näkyy vain kutsun tekijälle. Kutsun lähettäjä voi vaihtaa näkyvyystilan myöhemminkin.

6. Lähetä kutsu allekirjoittajille:
-Lähetä kutsu: Aineisto lähetetään allekirjoittajille eikä lomaketta voi enää tämän jälkeen muokata.
-Tallenna luonnoksena: Aineisto ei vielä lähde allekirjoittajalle ja kutsua voidaan muokata ennen lähetystä. Luonnoksen pääsee lähettämään avaamalla luonnoksen Sähköinen allekirjoittaminen näkymässä, jolloin avautuu Allekirjoitettava asiakirja -näkymä, jossa kutsun voi lähettää.

-Allekirjoitus on voimassa: Kun kutsun voimassaoloaika umpeutuu, menee dokumentti hylätty -tilaan, mikäli tätä ei ole allekirjoitettu. Huomiothan voimassaoloaikaa asettaessa, että voimassaoloajan umpeutumisen jälkeen ko. kutsua ei voi muokata ja se pitää lähettää kokonaan uudestaan kaikille allekirjoittajille. Suosittelemme laittamaan riittävän pitkän voimassaoloajan kutsulle. Kuluvaa päivää ei voi asettaa voimassaoloajaksi.

Allekirjoituksen näkyminen Netvisorissa

Kun asiakirja on allekirjoitettu, tulee tämä näkyviin Netvisoriin noin tunnin sisällä allekirjoituksesta. Palvelu hakee allekirjoituksia noin tunnin välein palvelimelta, joten tieto allekirjoittamisesta ei välttämättä päivity reaaliaikaisesti.

Asiakirja näkyy allekirjoitettuna, kun kaikki kutsun henkilöt ovat allekirjoittaneet kyseisen asiakirjan. Allekirjoituksen tilaa voi seurata sekä Sähköinen allekirjoittaminen-näkymässä että tilikausiarkistossa. Allekirjoituskutsun lähettäjä saa sähköpostitse ilmoituksen, kun kaikki ovat allekirjoittaneet asiakirjan.

Kutsun Allekirjoitettu -status perustuu sähköpostiosoitteisiin eikä nimiin. Esimerkiksi, jos samalle henkilölle on lähetetty kutsu useampaan sähköpostiin, asiakirja tulkitaan allekirjoitetuksi vasta, kun se on allekirjoitettu kaikkien sähköpostien kautta.

Ohjelinkki: Sähköinen allekirjoitus