Det är möjligt att importera kvitton till Netvisor inte bara via e-post utan också med Visma Scanner mobilapp. Appen kan laddas ner till iPhone från AppStore eller till Android-enheter från Google Play Store. Visma Scanner möjliggör mer detaljerad information och automation. Netvisor skapar automatiskt antingen en verifikation eller en reseräkning från materialet, om användaren har angett nödvändig information när kvittot togs. Om all nödvändig information inte har angetts i mobilappen, importeras kvittot till Netvisors eScan-materialhanteringsvy, där det måste hanteras av användaren.

INNEHÅLL

Visma Scanner användar-ID och debiteringsgrund

Användning av Visma Scanner mobilapp kräver ett Netvisor användar-ID. Inga separata behörigheter eller roller behövs för att skapa Visma Scanner-ID, det räcker att personen är en Netvisor-användare och kan logga in i företagets Netvisor-miljö. Det räcker med Ingen rättighet-profil. Om personen som använder Visma Scanner har Tjänsten Resor aktiv, debiteras inte Visma Scanner separat. Annars används eScan-prissättning som debiteringsgrund. Om resor tjänsten läggs till mitt i månaden och kvitton redan har skickats via appen, debiteras dessa normalt per sändning. Efter att resor tjänsten har aktiverats ingår debiteringen i resor tjänstens pris. 

Obs. ID kan inte skapas av någon annan, det måste alltid göras själv. Användaren ser endast de kvitton som hen själv har skickat från Visma Scanner appen, materialhantering sker i Netvisors webbläsarversion.

Observera att om bilden i appen inte har kopplats till något material i Netvisor inom 6 månader från bildens datum, tas bilden automatiskt bort från appen. Detta innebär att bilder också tas bort från Netvisors Obehandlade material -vy.

Visma Scanner installation och funktioner

När du loggar in i appen, välj först Netvisor som programvara. Logga in i kvittoskannern med användar-ID och lösenord. Innan du laddar ner appen, logga in i Netvisor och skapa ett användar-ID och lösenord för mobilappen. Öppna Netvisor-vyn Tillägg > eScan-inställningar och skapa inloggningsuppgifter. Detta måste göras själv, det kan inte göras av någon annan. 

Från vyn Tillägg > eScan-inställningar kan du också återställa ett glömt lösenord för mobilappen genom att klicka på 'Uppdatera användar-ID' bredvid den skapade e-postadressen.

För inloggningsuppgifter måste användaren ha en befintlig e-postadress och lösenordet måste skapas enligt instruktionerna nedan:

  • Minst åtta tecken långt
  • Innehåller minst en siffra
  • Innehåller minst ett specialtecken
  • Innehåller minst en liten och stor bokstav

Efter att ha skapat ID, ladda ner mobilappen till din telefon antingen från App Store eller Google Play Store. Du hittar appen genom att klicka på ikonerna nedan. För tablet-enheter fungerar mobilappen endast med iOS-operativsystemet.

Appens språk bestäms av telefonens operativsystems språk.

Efter att ha laddat ner appen, logga in i mobilappen och välj det företag du vill överföra kvitton till. Om kvitton skannas till flera företag, måste användaren först logga ut från Visma Scanner och efter att ha loggat in igen välja det nya företag som kvitton ska skickas till.

Det är möjligt att ge följande information i samband med att en bild tas med Visma Scanner:

  • Betalningsdag
  • Ytterligare information:
    • Slutsumma
    • Moms-specifikation per skattesats
    • Valuta (Standard är tom, men om automatisk tolkning är aktiverad i inställningarna, identifieras detta från kvittot/skannad bild). 
    • Betalningsmetod
    • Kostnadstyp
    • Kalkyleringsobjekt
  • Beskrivning/kommentar. Här kan du ge en beskrivning på 200 tecken. Själva scanner tillåter att mata in en beskrivning på 255 tecken, men i Netvisor begränsas detta till 200 tecken i escan beskrivningsvyn. När raden tas för redigering visas 255 tecken. 


Om inloggning till Visma Scanner inte lyckas (t.ex. du har en ny telefon)

  • Ta bort Visma Scanner -app från din telefon
  • Ta bort ditt Visma Scanner -ID från Netvisor. Tillägg - Netvisor eScan - eScan-inställningar - Vänster sida, punkt 1. -> Inaktivera användar-ID
  • Stäng av telefonen och starta den igen
  • Lägg till Visma Scanner -användar-ID till dig själv igen. Tillägg - Netvisor eScan - eScan-inställningar - Vänster sida, punkt 1. -> Skapa inloggningsuppgifter för dig själv
  • Ladda ner Visma Scanner -app till din telefon igen
  • Logga in med dina nya ID som du skapade ovan


If you cannot login to Visma Scanner (e.g. you have a new phone)

  1. Remove Visma Scanner -app from your phone
  2. Disable your Visma Scanner -user ID from Netvisor. Log into Netvisor, then Extensions - Netvisor eScan - eScan settings - Left side of the page, step 1. -> Disable user ID
  3. Power off your phone and restart it
  4. Add Visma Scanner -user ID to Netvisor again. Extensions - Netvisor eScan - eScan settings - Left side of the page, step 1. -> Create login IDs for yourself
  5. Install Visma Scanner -app to your phone again
  6. Log in with your new user ID you created in step four



Ge feedback om instruktionen

Visma Scanner lösenordsändring

Det glömda lösenordet för Visma Scanner kan återställas genom att logga in i Netvisor via webbläsaren. Under Tillägg > Netvisor eScan > eScan-inställningar klicka på länken "Uppdatera användar-ID" (bild nedan, punkt 1).

Spara ett nytt lösenord i fälten "Lösenord" och "Bekräfta lösenord" (bild nedan, punkt 1). Klicka sedan på knappen "Uppdatera användar-ID" (bild nedan, punkt 2).

 Observera att lösenordet fortfarande måste skapas enligt den ursprungliga instruktionen:

  • Minst åtta tecken långt
  • Innehåller minst en siffra
  • Innehåller minst ett specialtecken
  • Innehåller minst en liten och stor bokstav

Visma Scanner kostnadstyper/lönekategorier

Kostnadstyp och lönekategori betyder samma sak. Hantering av kostnadstyper/lönekategorier som visas i Visma Scanner sker i Netvisor. Om företaget har Netvisors Lön-sektion aktiverad, visas kostnadstyper/lönekategorier i Visma Scanner enligt lönekategorier. Då kan nya kostnadstyper/lönekategorier läggas till i vyn Lön > Löneberäkning > Lönemodellhantering >Företagsspecifika lönekategorier -fliken > Lägg till ny lönekategori Observera att lönekategorins "Källa" måste vara "Reseräkning - kostnadsrad" för att kostnadstypen ska visas i Visma Scanner.

Om företaget inte har Lön-sektionen aktiverad, kan kostnadstyper/lönekategorier som visas i Visma Scanner hanteras från "Tillägg > eScan-materialhantering" -vyn. Klicka på "Företagsspecifika funktioner" -knappen och välj "Hantera kostnadstyper" från den öppnade menyn. Du kan lägga till kostnadstypen och standardkontot från länken "Lägg till ny kostnadstyp" . Kostnadstypen kan redigeras eller tas bort via pilknappen i den sista kolumnen på raden. Det använda bokföringskontot kommer från kostnadstypvalet. Detta kräver att användaren har minst "Redigeringsrättighet" i funktionella rättigheter i Accounting-sektionen för hantering av grunddata och import av grunddata.

Visma Scanner avstämningskonto 

För att använda Visma Scanner måste ett önskat avstämningskonto definieras, om man vill att verifikationer ska skapas automatiskt i Netvisor. Kvittoskannerns avstämningskonto läggs till i Netvisor under Standardkonton som används i bokföring -vyn, mer detaljerade instruktioner finns via länken.


Visma Scanner betalningsmetod 

Betalningsmetoderna på listan är de som har lagts till för det specifika företaget i Netvisor. Betalningsmetoder kan läggas till från Försäljning > grunddata och inställningar > Betalningsmetoder -vyn.

Automatisk verifikationsskapande

Netvisor försöker automatiskt skapa en bokföringspost från det skannade materialet, om minst följande information har angetts i mobilappen:

  • Betalningsmetoden är något annat än "Bokför reseräkning". Fältet får inte heller lämnas tomt.
  • Kostnadstyp
  • Slutsumma
  • Moms%
  • Betalningsdag

Systemets skapade verifikationer bokförs på verifikationstypen "Pump Importerade händelser". Bokföringskontot väljs baserat på den kostnadstyp som användaren har valt i mobilappen. Motbokningen görs alltid till det avstämningskonto som har definierats i Netvisors standardkonton för kvittoskannern (Visma Scanner). Om avstämningskontot inte har ställts in i Netvisor, kan systemet inte automatiskt skapa en bokföringspost, utan dokumentet måste hanteras manuellt.

Informationen i Beskrivning -fältet som ges i Visma Scanner (Kommentar -fältet på iPhone) läggs till i den automatiska verifikationsskapningen både i verifikationens "Radbeskrivning" -fält och "Beskrivning" -fält. Om verifikationen inte skapas automatiskt när kvittot importeras, sparas informationen i Beskrivning -fältet i eScan-materialhanteringen i bilagans beskrivning, och informationen sparas inte i Beskrivning eller Radbeskrivning -fälten. Beskrivningen som ges i Visma Scanner måste i detta fall läggas till manuellt i verifikationens Beskrivning och Radbeskrivning -fält för att denna information ska visas på materialkopian.

För att verifikationen ska skapas automatiskt, måste momsen specificeras korrekt i Scanner. Om bokföringskontot har en momsbehandling vald och detta är i konflikt med den moms som anges i det importerade materialet, kan verifikationen inte skapas korrekt. Till exempel, om momsidentifieringen "Ingen momsbehandling" har valts för kontot, räcker det inte för att hantera moms 0% på kvittot, utan rätt moms % måste anges vid skanning. Till exempel, om köpesumman är 100 € och momsen för alla rader är 0%, anges hela summan 100 € i "moms 0%" -fältet. Alltså, i momsfältet anges alltid den summa som den specifika momsbehandlingen tillämpas på. Om momsen som tillämpas är 24%, anges 100 € i "moms 24%" -fältet och Netvisor beräknar momsandelen för verifikationen baserat på detta. 

Om denna specifikation saknas, skapas inte verifikationen automatiskt och ett meddelande visas: "En verifikation kan inte skapas baserat på kvittots prisuppdelning.”

Betalningsmetoder kan hanteras i Netvisors gränssnitt i försäljningsgrunddata, på fliken "Hantera betalningsmetoder". Försäljningsgrunddata nås från Försäljning > Grunddata och inställningar > Försäljningsgrunddata.

Automatisk reseräkningsskapande

Netvisor skapar automatiskt en ny reseräkning från det importerade materialet, om minst följande information har angetts i mobilappen:

  • Betalningsmetoden är "Bokför reseräkning". Fältet får inte heller lämnas tomt.
  • Kostnadstyp
  • Slutsumma
  • Moms% (Momsbeloppet måste anges helt korrekt eller samma summa som slutsumman.)
  • Beskrivning/Kommentar. Detta blir reseräkningens titel.

I mobilappen är det också möjligt att välja en obekräftad reseräkningsrad i Netvisor för att lägga till kvittot till en redan befintlig obekräftad reseräkning för användaren och importera kvittot till den specifika raden. 

Ta bort och Uppdatera -knappar

Ta bort -knappen kan användas för att ta bort material från appen. Obs! Om materialet är under Obehandlade material-rubriken i Netvisor, tas materialet också bort från Netvisor. Om materialet däremot har behandlats, påverkar inte borttagning av material från appen de material som har gjorts i Netvisor.

Uppdatera -knappen kan användas för att uppdatera materialets information, och om materialet är under Obehandlade material -rubriken i Netvisor, uppdateras informationen också i Netvisor. Om materialet däremot har behandlats, påverkar inte redigering av materialet i appen de material som har gjorts i Netvisor.

Om obehandlat material har tagits bort från Netvisor, uppdateras denna information också till scanner och det specifika materialet tas bort från scanner skickade vy.

Manuell materialhantering i gränssnittet

Om nödvändig ytterligare information inte har angetts i mobilappen för att uppnå automation, är det möjligt att hantera materialet färdigt från eScan-hanteringsvyn antingen som verifikation, reseräkning, försäljningsfaktura eller inköpsfaktura. Under bokföringen är det fotograferade kvittot alltid synligt och bokföringen är enkel att göra. 


Scanner inställningar

Scanner inställningar nås från menyn i det övre högra hörnet. Här visas följande information. 

Arkiv vyn visar skickade kvitton och historik. Skickad vy visar alla kvitton som har skickats till Netvisor och historik kvitton som redan har behandlats i Netvisor.

Företag menyn kan användas för att byta kvittoscanner till ett annat företag, om man har rättigheter till flera företag. 

Inställningar kan användas för att slå på eller av automatisk tolkning av kvitton och kan ta ställning till om appen ska skicka anonym information för vidareutveckling, vilket används för att uppdatera appen.

Ge feedback kan användas för att ge feedback om programmet.

Information visar bland annat avtalsinformation och vilken version av appen som används.

Logga ut. Denna punkt kan användas för att logga ut från appen, varefter lösenordet måste anges igen för att logga in.


Nyckelord: Visma Scanner, Netvisor, mobilapp, installation, användar-ID, automation, kvittoskanner, reseräkning, verifikation, moms-specifikation, lösenordsändring, kostnadstyper, avstämningskonto, betalningsmetod, materialhantering, inställningar



This article has been translated using an AI-based translation tool.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.