I denna hjälp instrueras hur man använder NetBox för säker kommunikation och överföring av löneinformation. Hjälpen går igenom hantering av notifikationer, att skicka meddelanden, svara, arkivera samt sökfunktioner.

INNEHÅLL

NetBox är ett säkert kommunikationsverktyg för överföring av löneinformation. Funktionen är tillgänglig för alla Netvisor-användare när företaget har antingen Lön- eller Resor-tjänsten aktiverad. Med GDPR är det inte längre tillåtet att skicka känsliga personuppgifter via oskyddad e-post, så NetBox har skapats för detta behov. Med funktionen kan Netvisor-användare skicka löneräknare löne-material som läkarintyg, helt säkert och i enlighet med GDPR.

Bilagor i NetBox som innehåller känslig information (t.ex. läkarintyg) bör förstöras omedelbart efter att de inte längre behövs.

Netboxens notifikationer och e-postkommunikation

Netvisors toppmeny > NetBox-ikon

I meddelandefördelningen ingår alltid automatiskt alla personer som hanterar löne-material, och det är inte nödvändigt att fundera på vem materialet ska skickas till, till exempel på grund av semesterersättningar. NetBox är varken en e-post eller en chatt-tjänst, utan en kommunikationsmodul inbyggd i Netvisor.

Du hittar NetBox i Netvisors toppmeny. Ikonen visar antalet inkommande meddelanden om det finns nya olästa meddelanden i NetBox. Om fler än en person kan läsa NetBox-meddelanden i företaget, försvinner antalet nya meddelanden när en användare har öppnat meddelandena.

Mitt namn > Mina grundinställningar > Kommunikation > Meddelandeämnen

Löneräknaren kan om så önskas få e-postnotifikationer om meddelanden som anländer till NetBox. Aktivera notifikationen enligt följande:

  1. Klicka på ditt namn på Netvisors startsida.
  2. Välj Mina grundinställningar.
  3. Gå till fliken Kommunikation.
  4. Gör valen under Meddelandeämnen.

Valet är företagspecifikt, så till exempel revisionsbyråns löneräknare kan välja från vilket kundföretags meddelanden som anländer till NetBox han vill ha notifikationer.

Det bör noteras att påminnelsemeddelanden om NetBox-meddelanden som kommer till e-post skickas från programmet ungefär var femtonde minut. Om företagets användare med löneräknare-roll öppnar NetBox innan påminnelsemeddelandet har hunnit skickas, skickar programmet det inte längre. Detta beror på att programmet då tolkar meddelandet som läst och inte längre påminner om ett redan läst meddelande.

Skicka meddelande

Du kan skriva ett nytt meddelande längst ner i NetBox-vyn. Gör följande:

  1. Ange en rubrik för meddelandet.
  2. Skriv meddelandetexten.
  3. Lägg till bilaga vid behov genom att dra filen direkt till textområdet eller klicka på gem-ikonen och välja den önskade filen från filerna.

  1. När meddelandets innehåll är klart, klicka på Skicka-knappen.
  2. Vänta tills meddelandet har skickats, och stäng inte vyn för tidigt. Om vyn stängs för snabbt skickas inte meddelandet till mottagaren.

När du har skickat meddelandet visas det i några sekunder i grönt, då kan meddelandets sändning fortfarande avbrytas. Meddelandet som skickas i NetBox visas för alla personer som har löneräknare-roll i det aktuella företaget.

Svara på meddelande

Du kan svara på ett meddelande enligt följande:

  1. Klicka på den blå pil-ikonen vid meddelandet.
  2. Skriv texten i det öppnade textfältet.
  3. Dra bilagan till textfältet eller lägg till den från gem-ikonen.
  4. Skicka meddelandet genom att klicka på den gröna knappen.

När löneräknaren svarar på användarens meddelande, ser meddelandet förutom den ursprungliga avsändaren även alla andra användare med löneräknare-roll.

Arkivera meddelanden

När meddelandets innehåll har behandlats, arkivera det från Arkivera-knappen som visas i meddelandetråden. Vi rekommenderar arkivering också för att nya meddelanden ska kunna tas emot när det finns många meddelanden.

I det arkiverade meddelandet finns arkiverarens namn kvar, så det är lätt att se vem som har behandlat ärendet. Både meddelandets ursprungliga avsändare och löneräknare kan ta bort arkiverade meddelanden och bilagor, så lagringstiden för känslig information kan begränsas.

Sökfunktioner

Välj med sökfunktionerna vilken typ av meddelanden som ska visas. Dessutom kan du använda ett sökord eller en del av ett ord för att hitta ett specifikt meddelande.

Vanliga frågor

Vilka begränsningar har satts för bilagor?

Den maximala tillåtna storleken för en bilaga är 10 megabyte och alla vanliga bild- och textfiltyper samt Excel-filer stöds som bilagetyper. Flera bilagor kan läggas till i ett meddelande. NetBox meddelar om ett fel vid tillägg av bilagor om det inte kan sparas.

Kan löntagare använda NetBox?

NetBox kan användas av personer som har lagts till i Netvisors "Användare och roller"-listning och som kan logga in på Netvisor via en webbläsare på datorn. NetBox kan användas för att skicka känslig information och löntagaren kan lita på att meddelanden endast kan läsas av användare som har tilldelats löneräknare-roll i det aktuella företaget.

Varför fungerar inte NetBox?

Om användaren har tillräckliga rättigheter att se meddelanden som skickats till NetBox, men det inte händer, prova en annan webbläsare. Även att uppdatera webbläsaren, tömma cacheminnet och ta bort cookies kan lösa problemet. Om ingen av följande åtgärder löser problemet kan du skicka en supportförfrågan till tuki.netvisor@visma.com. Kom ihåg att ge detaljerad information om alla relevanta uppgifter och bifoga en skärmdump av problemet. Detta påskyndar och underlättar undersökningen av ärendet.

Nyckelord: NetBox, kommunikation, datasäkerhet, GDPR, löne-material, bilagor, löneräknare, e-postnotifikation

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.