INNEHÅLL

Allmänt

Netvisor möjliggör, förutom att leverera kvitton skapade med Visma Scanner, även möjligheten att skapa ett verifikat eller en reseräkning. Ju mer information som fylls i samband med att bilden tas med Visma Scanner, desto snabbare kan bokföraren behandla informationen till bokföringen, men det är också möjligt att bara importera en bild och bokföraren kan hantera resten.

Tjänsten erbjuder antingen en fast månadsavgift (=personen som använder skannern har rese-tjänsten aktiv) eller en händelsebaserad fakturering, där eScan-prissättning används som debiteringsgrund. Om rese-tjänsten aktiveras mitt i månaden, debiteras transaktionsavgiften för kvitton som importeras fram till aktiveringsdagen samt debitering för rese-tjänsten för hela månaden. 

Du hittar en introduktionsvideo om kvittoskannern via följande länk: Visma Scanner - Så här använder du kvittoskannern

Lägga till konto i kontoplanen

För eScan-material skapas ett mellanliggande konto i bokföringens kontoplan Ekonomihantering > Bokföringsinställningar > Kontoplan > Nytt konto. Detta görs till exempel i resultaträkningen under gruppen inköp och namnges exempelvis som Ej levererade bankkortskvitton.

För det aktuella kontot aktiveras saldoövervakning, så att man kan följa de transaktioner som bokförs till och från kontot och matcha dem med varandra.

Lägga till uppföljningsobjekt

För detta mellanliggande bokföringskonto läggs olika uppföljningsobjekt till efter behov Ekonomihantering > Bokslut > Uppföljningsobjekt. Med dessa uppföljningsobjekt kan man till exempel följa upp vems kostnader och/eller saknade kvitton det handlar om. Genom kontoutdraget kan man med hjälp av bankkortnumret matcha kostnaden till ett specifikt uppföljningsobjekt och det tillhörande bokföringskontot (8888 Ej levererade bankkortskvitton) i resultaträkningen utan momsbehandling.

Visma Scanner avstämningskonto

För att ett verifikat ska kunna skapas automatiskt i Netvisor, sätts det tillagda bokföringskontot "8888 Ej levererade bankkortskvitton" som avstämningskonto för användning av Visma Scanner: Ekonomihantering > Bokföringsinställningar > Konton som används i standardkonteringar > Kvittoskanner (Visma Scanner) avstämningskonto. 

Hantera kostnadstyper

Följande kostnadstyper finns automatiskt i applikationen / Netvisor:

  • Boendekostnader (7820)
  • Biljetter (7800)
  • Övriga kostnader (7860)
  • Parkeringskostnader (7850)
  • Taxikostnader (7810)

Utöver dessa kan kostnadstyper läggas till i Netvisor specifikt för företaget.

Om företaget har Netvisors Lön-sektion aktiverad, kommer kostnadstyperna till Visma Scanner enligt lönearter. Instruktioner för att skapa en ny kostnadstyp för rese- och kostnadsregistreringar finns att läsa via följande länk: Skapa en ny kostnadstyp för rese- och kostnadsregistreringar.

Om företaget inte har Lön-sektionen aktiverad, kan kostnadstyper som visas i Visma Scanner hanteras från Tillägg > eScan materialhantering -vyn:

  1. Tryck på "Företagsspecifika funktioner" -knappen
  2. Öppna "Hantera kostnadstyper" -valet från den öppnade menyn
  3. Kostnadstyp och standardkonto kan läggas till via "Lägg till ny kostnadstyp" -länken

Kostnadstypen kan redigeras eller tas bort via pilknappen i den sista kolumnen på raden. Det bokföringskonto som ska användas kommer efter kostnadstypvalet.

Om företaget har löner aktiverade, kräver åtkomst till vyn minst läsrättigheter i löneberäkningsrättigheterna

Förberedelserna är därefter klara och varje användare av Visma Scanner i företaget kan skapa sina egna Visma Scanner användarkonton och ladda ner applikationen till sin telefon. Separata instruktioner för att ta i bruk Visma Scanner finns via denna länk: Instruktioner för användning av appen.

Behandling av inkommande material till bokföring

Alternativ 1. Automatisering 

Ett verifikat skapas automatiskt i bokföringen när minst följande information har skrivits i applikationen i samband med kvittot:

  • Slutsumma
  • Moms 
  • Betalningssätt (något annat än "Registrera reseräkning")
  • Kostnadstyp
  • Betalningsdag

Kontot "8888 Ej levererade bankkortskostnader" hämtas av systemet från bokföringens standardkonteringar och kontot "7850 Parkeringskostnader" från kostnadstyper.


Systemets skapade verifikat bokförs på verifikationsarten "Pump Importerade händelser". Bokföringskontot väljs baserat på den kostnadstyp som användaren valt i mobilapplikationen. Motbokningen görs alltid till det avstämningskonto för kvittoskanner (Visma Scanner) som är definierat i bokföringens standardkonteringar. Om avstämningskontot inte har ställts in i Netvisor, kan systemet inte automatiskt skapa bokföringsposten, utan dokumentet måste behandlas manuellt.

Informationen i fältet Beskrivning som ges i Visma Scanner (fältet Kommentar på iPhone) läggs till vid automatisk verifikatskapande både i verifikatets "Radbeskrivning" -fält och "Beskrivning" -fält. Om verifikatet inte skapas automatiskt vid kvittoimport, sparas informationen i fältet Beskrivning vid eScan-materialhantering i bilagans beskrivning, och informationen sparas inte i fälten Beskrivning eller Radbeskrivning. Beskrivningen som ges i Visma Scanner måste i detta fall läggas till manuellt i verifikatets fält Beskrivning och Radbeskrivning för att denna information ska synas på materialkopian.

För att verifikatet ska skapas automatiskt, måste momsen specificeras korrekt i Scanner. Om den momsbehandling som valts bakom bokföringskontot är i konflikt med den moms som tillämpas på det importerade materialet, kan verifikatet inte skapas korrekt. Till exempel räcker inte momsidentifieringen "Ingen momsbehandling" bakom kontot för hantering av kvitto med moms 0%, utan rätt moms % måste anges vid skanning. Till exempel, om köpesumman är 100 € och momsen för alla rader är 0%, anges hela summan 100 € i fältet "moms 0%". Alltså anges alltid den summa i momsfältet som den aktuella momsbehandlingen tillämpas på. Om momsen som tillämpas är 24%, anges 100 € i fältet "moms 24%" och Netvisor beräknar momsandelen för verifikatet baserat på detta.

 


OBS! Uppföljningsobjekt kan inte automatiskt läggas till i verifikatet, så om de används måste informationen läggas till manuellt i verifikatet. Dessa verifikat kommer till bokföraren under "Ogranskade konteringar" om användarrättigheterna har ställts in korrekt.

Alternativ 2. Manuell behandling

Behandling av eScan-material till bokföring från Obehandlade material -vyn Tillägg > eScan materialhantering

Minst räcker det med att ta ett foto av kvittot och skicka det till Netvisor. I detta fall är det bra för bokföraren att regelbundet gå igenom dessa material och behandla dem till bokföring med "Skapa nytt verifikat" -funktionen

Vid behov kan kvitton också bifogas till en befintlig inköpsfaktura (kreditkortsfaktura) som bilaga.

Alternativ 3. Reseräkning

Netvisor skapar automatiskt en ny rese- eller kostnadsräkning från det importerade materialet om minst följande information har angetts i mobilapplikationen:

  • Slutsumma
  • Moms
  • Betalningssätt är "Registrera reseräkning"
  • Kostnadstyp
  • Kommentar/beskrivning

Observera att momsen måste vara exakt densamma som på det skannade kvittot, annars skapas inte reseräkningen automatiskt i Netvisor.

Detaljerade instruktioner för "Bifoga eScan-material till reseräkning" samt "Skapa ny rese- och kostnadsregistrering" finns via följande länk: Skapa ny rese- och kostnadsregistrering.

Behandling av betalning till bokföring från kontoutdrag

När kostnaderna har konterats till bokföringen antingen automatiskt vid Visma Scanner-överföringen eller från "Obehandlade material" -vyn, kan betalningstransaktionen konteras direkt från kontoutdraget till det mellanliggande kontot "8888 Ej levererade bankkortskvitton". Om företaget använder uppföljningsobjekt, bokförs transaktionen vid denna punkt också till rätt uppföljningsobjekt och matchas i den interna saldoövervakningen.

Rapportering

Saknade kvitton syns till exempel på uppföljningsobjektsrapporter; Ekonomihantering > Bokföringsrapporter; Kontosaldon -rapporten, där man direkt kan se från vilken användare och hur stort kvittot är som saknas. Från "Visa objekt" -rullgardinsmenyn väljs "Uppföljningsobjekt" för att visas.

Genom att klicka på uppföljningsobjektet får man en mer detaljerad vy över händelserna och om den interna saldoövervakningen har aktiverats, får man också information om tidigare händelser.

Se utbildningsvideo via följande länk: Balansövervakning

Nyckelord: Visma Scanner, Netvisor, kvitto, bokföring, automatisering, kontering, reseräkning, uppföljningsobjekt

 

This article has been translated using an AI-based translation tool. The contents or wording of these instructions may differ from those in other instructions or in the software.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.