Den här instruktionen handlar om att bevara och kopiera material för företagets bokföring och löneadministration i Netvisor-tjänsten. Instruktionen beskriver hur man erhåller en materialkopia automatiskt eller som självbetjäning, nödvändiga användarrättigheter, debiteringsgrunder samt innehållet i materialkopian.

INNEHÅLL

Allmänt

Företaget ansvarar alltid för att bevara materialet. Vid uppsägning rekommenderar vi att en materialkopia tas för den lagstadgade bevaringen av bokföringsmaterialet. Vänligen läs noggrant igenom instruktionen nedan samt vår uppsägningsinstruktion noggrant. Vid uppsägning ska användaren välja antingen en automatisk materialkopia (rekommendation) eller självbetjäning. Observera att materialkopian inte kan laddas ner som sådan till en ny Netvisor-miljö. Materialkopian genereras alltid på finska.

Schemalagd automatiskt genererad materialkopia (rekommendation):

Beställningen görs automatiskt av systemet efter den sista användningsdagen och materialet börjar genereras. Observera följande:

  • Den automatiska materialkopian är avgiftsbelagd (samma transaktionsavgift som vid självbetjäning). Se mer detaljerad information i prislistan.
  • Du får ett meddelande om att kopian är klar via e-post till den kontaktperson som angavs vid uppsägningen.
  • Ladda ner den automatiska materialkopian från Netvisor-tjänsten inom 30 dagar efter den sista användningsdagen.
  • Se till att du har nödvändiga rättigheter: För bokföringsmaterialet behövs rollen Bokförare (KP) och Accounting-profilen 'Alla rättigheter'. För löneinformationen behövs rollen Löneräknare (P) och Löneberäkning-profilen 'Alla rättigheter'.
  • Debiteringsgrunden bildas när valet bekräftas vid uppsägningen.
  • I den automatiska materialkopian kommer även löneinformationen att inkluderas, om detta någon gång har varit i bruk i företaget. Denna nedladdning kräver löneräknarens rättigheter.

Materialkopia som tas som självbetjäning:

Du kan beställa och ladda ner bokföringsmaterialet genom att använda den nuvarande automatiska materialkopieringstjänsten (avgiftsbelagd) eller genom att manuellt spara rapporter och information gratis. Gör så här:

  • Starta nedladdningen av materialet innan den sista användningsdagen.
  • Ladda ner den färdiga materialkopian från Netvisor-tjänsten inom 30 dagar efter den sista användningsdagen.
  • Se till att du har tillräckliga rättigheter: För bokföringsmaterialet behövs rollen Bokförare (KP) och Accounting-profilen 'Alla rättigheter'. För löneinformationen behövs rollen Löneräknare (P) och Löneberäkning-profilen 'Alla rättigheter'.
  • Observera att tjänsten debiteras enligt den gällande prislistan.

Med hjälp av Netvisors materialkopieringstjänst kan du ladda ner räkenskapsmaterial som finns i Netvisor till din egen arbetsstation. Vanligtvis behövs en materialkopia när användningen av Netvisor upphör. Materialkopieringstjänsten är tillgänglig för alla företag utan separat aktivering och för att nedladdningen ska kunna göras måste Netvisor-tjänsten vara aktiv vid nedladdningstillfället. I materialkopian kommer även löneinformationen att inkluderas, om du har rättigheter att generera detta och löneberäkningen någon gång har varit i bruk i företaget. Om företaget tidigare har varit i ett annat paket och inköpsfakturor har haft bilagor eller bilder, kommer dessa att inkluderas i materialkopian även i Light-paketet. I endast Payroll-paketet får du även med bokföringsmaterialet, om det har varit i bruk tidigare.

Användarrättigheter

Materialkopian är uppdelad i bokförings- och löneadministrationsmaterial. För att ladda ner bokföringsmaterialet behövs rollen Bokförare (KP), samt Accounting-profilen 'Alla rättigheter'. För att ladda ner löneinformationen behövs rollen Löneräknare (P), samt Löneberäkning-profilen 'Alla rättigheter'. Om användaren har alla ovan nämnda användarrättigheter kan han eller hon ladda ner både bokförings- och löneadministrationsmaterialet på en gång.

Räkenskapsperiodens status

Räkenskapsmaterialet sparas i det skick det är vid tidpunkten för materialkopiering. Gör så här för att säkerställa att informationen är komplett:

  1. Försegla räkenskapsperioden åtminstone.
  2. För materialet till räkenskapsperiodsarkivet efter avslutningen av räkenskapsperioden, så att rapporterna om sammanställningen av årsredovisningen automatiskt sparas.
  3. Om du vill ha rapporterna om sammanställningen av årsredovisningen för en pågående räkenskapsperiod på kopian, ta rapporterna manuellt från Netvisor och lägg till dem i materialkopian i efterhand ELLER spara rapporterna i räkenskapsperiodsarkivet innan nedladdningen.

Bekanta dig med det exakta innehållet i materialkopian under Materialkopians innehåll.

Debitering

När den automatiska materialkopian väljs vid uppsägningen bildas debiteringsgrunden för den sista tjänstefakturan. Den faktiska kopian genereras efter uppsägningstiden.

Observera följande i debiteringen:

  • Undvik dubbel debitering: Välj inte den automatiska kopian om du har tagit materialkopian själv precis innan uppsägningen.
  • Vid självbetjäning debiteras enligt prislistans transaktionsavgift per månad (se prislistan).
  • Materialkopians pris inkluderar hela företagets material inklusive alla räkenskapsperioder, vilket innebär att priset inte är räkenskapsperiodspecifikt.
  • Du kan beställa materialkopian så ofta som behövs under en månad utan extra debitering (t.ex. en räkenskapsperiod i taget).
  • Debiteringen bildas endast en gång per månad oavsett vem som gör beställningen.
  • Debiteringsgrunden bildas när materialkopian är helt klar.

Materialkopians innehåll

Följande information sparas i materialkopian per räkenskapsperiod:

  • Försäljningsfakturor (pdf), bilagor till försäljningsfakturor
  • Inköpsfakturor (bilder och bilagor). Inkluderar också obehandlade, nya inköpsfakturor och avvisade fakturor.
  • Bilagor till verifikationer
  • Kontoutdrag (även kontoutdrag från för närvarande inaktiva bankkonton under tidsperioden).
  • Information om årsredovisningen (från räkenskapsperiodsarkivet):
    • Huvudbok och Dagbok
    • Skuld- och fordringsförteckning
    • Balansspecifikation, Resultaträkning och Balansräkning
    • Förteckning över använda konton
    • Årsredovisningsdokument (om gjort i räkenskapsperiodsarkivet)
    • Andra dokument av typen bilagor från räkenskapsperiodsarkivet
  • Periodisk skattedeklaration (Momsdeklaration, Arbetsgivarprestationer)
  • Inkomstskattedeklarationsformulär
  • ??
  • Byggbranschdeklarationer (från och med 8.3.2024)
  • Årsdeklarationens sammanställning och mottagarspecifika specifikation
  • HRM (om det har varit i bruk):
    • Löneintyg, Lönekort, Lönespecifikationer, Lönelistor
    • Reseräkningar med bilagor
    • Företagsspecifika lönearter
    • Arbetstidsrapporter (inkl. dagspecifikation)
    • Lönedeklarationer och Separata deklarationer
    • Betalningslistor, Avräkningar, Förskott, Bikostnadsperiodisering
    • Semesterlöneskuldsrapporter och Semestertillväxt
    • Bilagor för anställda (Personuppgifter/Ej personuppgifter)
    • Netbox-meddelanden och bilagor (som separat zip-fil)
  • Dokument för elektronisk signatur
    • Offentliga dokument (med valet Känslig information)
    • Obs: Personliga dokument inkluderas inte. Ändra dem till offentliga eller spara manuellt.

Arbetstidsregistreringar skrivs ut på sida 2 av lönespecifikationens PDF-utskrift, om de inte har uteslutits i inställningarna. Företagets verifikationer till noter från räkenskapsperiodsarkivet kommer som en egen mapp. Elektroniskt signerade formulär inkluderas om de finns i räkenskapsperiodsarkivet. Flytta andra signerade formulär till räkenskapsperiodsarkivet först.

Om materialet inte har körts till räkenskapsperiodsarkivet (men räkenskapsperioden är avslutad), kommer följande dokument med i kopian: Använda konton, Dagbok och Huvudbok, Skuld- och Fordringsförteckning, Balansräkning (lång och kontospecifik), Balansspecifikation, Verifikationstyper samt Resultaträkning (lång och kontospecifik).

Om räkenskapsperioden inte är avslutad, kommer samma information med i kopian, men bokföringen av vinst/förlust saknas i huvud- och dagboken. För en pågående räkenskapsperiod inkluderas de verifikationer som finns. Gamla inköpsfakturor inkluderas även i Light-paketet, om inköpssidan har varit i bruk tidigare.

Materialkopian stöder de vanligaste filformaten (.doc, .pdf, .jpg, .xls osv.). Andra filtyper ändras till .dat. Du kan ändra filändelsen manuellt (t.ex. .dat -> .zip), så öppnas filen normalt.

Exempel på mappstruktur för en räkenskapsperiod i den färdiga materialkopian:

Ladda ner materialkopian

Utför beställningen och nedladdningen av materialkopian enligt följande steg. Se till att du är inloggad i Netvisor och har valt rätt företag.

  1. Öppna vyn genom att välja Företagsmeny > Ladda ner räkenskapsmaterial.

  2. Skapa en ny beställning genom att klicka på "Ny materialbeställning".

  3. Välj först det material som ska beställas (bokföring och/eller löneberäkning) i det öppnade fönstret. Välj därefter önskade räkenskapsperioder genom att kryssa i kryssrutan framför räkenskapsperioden.

  4. Kontrollera att e-postadressen är korrekt för meddelandet och bekräfta beställningen. Observera att du endast kan beställa material som du har användarrättigheter för.

  5. Följ beställningens framsteg i kolumnen Beställningens status. Du kan använda Netvisor normalt under nedladdningen. Om du vill avbryta beställningen innan den är klar, gör det från denna vy (avbruten beställning debiteras inte).

  6. När beställningen är klar (du får ett e-postmeddelande), ladda ner materialet till din dator från Beställningsvyn. Materialet sparas som en zip-mapp. Nedladdningslänken är giltig i 60 dagar efter att den är klar.

Observera vid nedladdning och filer:

I den nedladdade materialmappen hittar du filen filelist.html, där bland annat inköpsfakturor med verifikationsnummer listas. Filer som har fel listas i FailedFiles.txt-filen och visas i filförteckningen i rött. Ladda ner dessa filer manuellt från Netvisor. Finvoice e-fakturans visningsfiler Finvoice.xsl och Finvoice.dtd kan vid behov laddas ner från Finanssialas webbplats, om de saknas.

Vanliga frågor

Hur lång är nedladdningstiden för materialkopian?

Den automatiska materialkopian kan laddas ner i 30 dagar från den sista användningsdagen. Självbetjäningstagna kopior kan laddas ner i 60 dagar från att de är klara.

Vilka är de nödvändiga användarrättigheterna för att ladda ner kopian?

Nedladdning av bokföringsmaterialet kräver rollen "Bokförare" och alla rättigheter i Accounting-profilen. Nedladdning av löneinformationen kräver rollen "Löneräknare" och alla rättigheter i Löneberäkning-profilen.

Vad händer om beställningen avbryts innan den är klar?

Avbrytande av beställningen innan den är klar innebär att det inte bildas någon debitering.

nyckelord: uppsägning, materialkopia, nedladdning av räkenskapsmaterial, bevarande av material, hållbarhet av material, arkiv, Netvisor-material, bokföringsmaterial, löneadministrationsmaterial


Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.