Bokslut kan signeras elektroniskt och inbjudningar kan skickas direkt via räkenskapsperiodsarkivet.
Inbjudan kan skickas från länken "Kalla undertecknare" för önskat dokument, som har skapats genom att bilda och arkivera bokslutet i bokslutets sammanställnings vy.
Elektronisk signatur lyckas med ett finskt personnummer. Dessutom kan undertecknaren identifiera sig med BankID (för Sverige och Norge) eller NemID (dansk användare). Språket för signeringsinbjudan kan vara finska, engelska eller svenska.
Länken leder till vy för skapande av elektronisk signeringsinbjudan. Här kan du redigera informationen om det dokument som ska signeras i punkt 1. Här kan du om du vill redigera namnet på det utgående dokumentet samt lägga till ett meddelande som skickas med dokumentet. Teckenbegränsningen för meddelandet som skickas med dokumentet är 840 tecken och meddelandet överförs efter det personliga meddelandet. Dessutom kan du lägga till en intern beskrivning som inte skickas till mottagaren av inbjudan.
När signeringsinbjudan görs direkt via räkenskapsperiodsarkivet behöver du inte lägga till dokumentet separat i punkt 2.
I punkt 3 kan du lägga till önskade undertecknare. Undertecknarnas information läggs automatiskt till inbjudan när informationen har matats in i bokslutets inställningar vy. Om detta inte har gjorts måste informationen om de personer som ska signera läggas till manuellt, lägg till undertecknare från avsnittet. Du kan redigera informationen om en undertecknare som redan finns i skapandet av inbjudan genom att välja "Redigera undertecknare" från rutan bredvid undertecknarens namn. Du kan också ändra ordningen på undertecknarna genom att ta tag i kolumnen framför undertecknarens namn och dra undertecknaren till önskad plats. Detta bör beaktas när du väljer "Tvinga signeringsordning enligt ovanstående". Då skickas inbjudan till nästa person först när den föregående personen har signerat den.
I punkt 4 kan du redigera avsändarens information. Automatiskt kommer inbjudans skapares information hit, men vid behov kan dessa fortfarande redigeras här.
Inbjudans synlighet kan också definieras separat i punkt 5. Genom att dra Kalla är- rutan kan du definiera om alla som har rätt till räkenskapsperiodsarkivet kan se inbjudan eller om detta görs privat. Om inbjudan markeras som personlig, kan endast inbjudans skapare se detta i Netvisor.
När all information har kontrollerats och lagts till kan inbjudan skickas eller sparas som ett utkast. Inbjudan kan visas i följande status:
Utkast: - När dokumentet har skapats men ännu inte skickats
Skickat: - Dokumentet är i sändningskön. Sändningen sker under nästa automatiska behandling.
Mottaget: Mottagaren har ännu inte signerat blanketten. Blanketten har överförts till undertecknaren/undertecknarna.
Signerad: Alla undertecknare har signerat dokumentet.
Arkiverad: Materialet har manuellt satts i arkiveringsstatus. Detta görs från den nedåtriktade triangeln bakom raden på fliken alla dokument med elektroniska signaturer.
Avvisad: Om dokumentet inte signeras inom giltighetstiden går dokumentet till avvisad status.
För närvarande möjliggör elektronisk signatur inte återutsändning av blanketten, så det är viktigt att vara särskilt uppmärksam på korrektheten av e-postadresserna. Om bokslutsblanketten har gått till fel adress finns det två alternativ för att rätta till detta. Antingen sparas materialet på datorn och görs manuellt en ny elektronisk signatur via vy för elektronisk signatur (klicka på företagets namn och välj elektronisk signatur från menyn) och välj avsändare igen. Sedan kan den signerade blanketten manuellt bifogas till räkenskapsperiodsarkivet som en bilaga till räkenskapsperioden.
Det andra alternativet är att bryta räkenskapsperiodsarkiveringen och skapa bokslutsmaterialet igen. Här måste du komma ihåg att detta gör arkivreferensnumret igen.
Du kan dock göra en påminnelse till befintliga undertecknare om någon av dem ännu inte har signerat blanketten. Detta görs genom att öppna inbjudan och klicka på klockikonen framför personen som ännu inte har signerat inbjudan. Påminnelsen kan göras så länge inbjudan är giltig. Om inbjudan blir avvisad måste en helt ny inbjudan göras.
Det kommer att debiteras för elektronisk signatur enligt prislistan per undertecknare. Om du också skickar ett textmeddelande kommer det att debiteras för elektronisk signatur + textmeddelande. Vid signering via e-post debiteras endast elektronisk signatur. Debiteringen sker för sändningen av materialet, inte för om materialet slutligen signeras eller inte.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback