Denna guide handlar om granskning av inköpsfakturor, godkännandecirkulation, skapande och hantering av cirkulationslistor samt användarrättigheter. Innehållet ger instruktioner om hur inköpsfakturor granskas, godkänns, och hur cirkulationslistor skapas, hanteras och redigeras.

INNEHÅLL

Användarrättigheter för hantering av cirkulationslistor

Man kan komma åt vyn om man har minst redigeringsrättigheter för grundfunktioner och vyer och listor i leverantörsreskontran i funktionsspecifika rättigheter, samt har rättigheter att ställa in godkännandecirkulation för inköpsfakturor i försäljnings- och leverantörsreskontrorättigheter. 

Granskning

Granskarens uppgift är att kontrollera innehållet i inköpsfakturan och jämföra det med den skannade bilden eller e-fakturan som eventuellt bifogas fakturan. Nödvändiga korrigeringar ska göras på fakturan i detta skede. 

Huvudgranskare

Om mer än en granskare väljs för fakturan, måste en av dem väljas som huvudgranskare. Om det bara finns en granskare, är denne automatiskt huvudgranskare. Huvudgranskaren kan granska fakturan för andra granskare som är definierade i cirkulationen, till exempel i en situation där någon av de definierade användarna i cirkulationen är förhindrad att göra granskningen. Om fakturan inte är konterad och granskaren har konteringsrättigheter för inköpsfakturan, föreslås automatiskt kontering av fakturan för denne. Om konteringen ändras efter granskningen, uppdateras ändringarna på fakturans verifikat vid godkännandet.

Vem kan granska fakturan?

  • Fakturan kan granskas av en användare som är inställd som granskare i inköpsfakturacirkulationen.
  • Fakturan får granskas av en användare som har rättigheter för granskning av inköpsfakturor i försäljnings- och leverantörsreskontran. 

Godkännandecirkulation och betalning av inköpsfakturor

Godkännandecirkulationen för inköpsfakturan innebär att fakturan går genom vissa granskare till en specifik godkännare och vidare till betalning. 

Skapande av cirkulationslista

(Purchases > Invoices > Circulation lists for invoices) Skapandet av cirkulationslistor börjar med att trycka på den relevanta knappen.  En namn ges till cirkulationslistan och en eller flera granskare samt fakturagodkännare definieras för den. Om det finns fler än en granskare, är det möjligt att tvinga granskningsordningen enligt den inställda ordningen. Om rutan "Tvinga granskningsordning enligt den inställda ordningen" är markerad, kan inköpsfakturan först granskas av den person som är högst upp på listan och först därefter av nästa person på listan. Huvudgranskaren för inköpsfakturan (stjärnmärke framför namnet) är längst ner på listan och i den tvingade granskningsordningen kan huvudgranskaren granska fakturan först sist.

  

Hanteringsvy för cirkulationslistor

Hanteringen av cirkulationslistor sker via hanteringsvyn för cirkulationslistor. Från vyn kan man välja att visa alla cirkulationslistor för företaget eller alternativt cirkulationslistor enligt en specifik leverantör.  

På sidan visas Standardcirkulation (1) som är inställd för företaget eller leverantören samt möjligheten att redigera inställningen, cirkulationens namn (2), Godkännare inställd för cirkulationen (3), Granskare inställda för cirkulationen (4) och deras ordning, om sådan är inställd, samt information om när ändringar senast gjordes i cirkulationen och av vem (4). Dessutom kan man från den radbaserade funktionsknappen utföra åtgärder på cirkulationslistan samt se leverantörer kopplade till cirkulationslistan.


  

Leverantörens cirkulationslistor

En egen cirkulationslista kan skapas för leverantören, vilket innebär att fakturor från den specifika leverantören hanteras med hjälp av denna cirkulationslista. Cirkulationslistan måste vara aktiv och definierad som standardcirkulation för leverantörens cirkulationslista.   

Användarrättigheter för granskning och godkännande av inköpsfakturor

Granskning eller godkännande av inköpsfakturor kräver följande rättigheter från användaren. Från funktionsspecifika inställningar:

  • Grundfunktioner för leverantörsreskontran (redigering)
  • Vyer och listor för leverantörsreskontran (redigering)

Dessutom måste rättigheter för granskning och/eller godkännande av inköpsfakturor samt vid behov användarspecifika begränsningar definieras från försäljnings- och leverantörsreskontrorättigheter. För att ställa in godkännandecirkulation för inköpsfakturor och för att komma åt vyn Circulation lists for invoices krävs att punkten "Godkännandecirkulationsinställare för inköpsfakturor" är vald i reskontrorättigheterna.

Redigering av cirkulationslista på inköpsfaktura 

Cirkulationslistan kan redigeras på inköpsfakturan om:

  • Användaren har rättigheten "Godkännandecirkulationsinställare för inköpsfakturor".
  • Användaren inte har loggat in i Netvisor via en snabb länk.
  • Fakturan är i status obehandlad eller granskad. Om fakturan är avvisad vid granskningen kan cirkulationslistan endast redigeras för godkännaren, fakturan måste återställas till obehandlad för att cirkulationslistan även ska kunna redigeras för granskaren
  • Dessutom, om en huvudgranskare eller godkännare har ställts in för fakturan, är valet redigera cirkulation, annars är valet ställ in cirkulation

Borttagning av cirkulationslista på inköpsfaktura

Om cirkulationen tas bort från inköpsfakturan, annulleras samtidigt tidigare granskningar av inköpsfakturan. Speciellt om inköpsfakturan har flera granskare och cirkulationen tas bort mitt i granskningscirkulationen, det vill säga inköpsfakturan är redan delvis granskad, annulleras tidigare gjorda granskningar vid borttagning av cirkulationen. Inköpsfakturan måste granskas igen för de annullerade granskarnas del.

Nyckelord: granskning, huvudgranskare, godkännandecirkulation, cirkulationslista, inköpsfaktura


Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.


Hjälpte det här svaret? Ja Nej

Send feedback
Vi beklagar att vi inte kunde vara till hjälp. Lämna gärna feedback och hjälp oss att förbättra den här artikeln.