Du kan behandla inköpsfakturor genom att sakgranska, kontera och godkänna fakturor när du har nödvändiga rättigheter i reskontran. I denna anvisning går vi igenom stegen för sakgranskning, godkännande och kontering samt vilka krav de har.
Du kan öppna behandlingen av inköpsfakturor genom att välja Ekonomiförvaltning > Leverantörsreskontra > Inköpsfakturor > välj faktura.
Du kan sakgranska, kontera och godkänna inköpsfakturor när du har tillräckliga rättigheter i försäljnings- och inköpsreskontrornas rättigheter. I de funktionsspecifika rättigheterna (Företagsmeny > Användare och roller > klicka på användarens namn > funktionsspecifika rättigheter) måste du ha minst redigeringsrättigheter till inköpsreskontrans grundfunktioner och vyer och listor i inköpsreskontran. Vi rekommenderar också redigeringsrätt till hanteringen av leverantörer om leverantörernas uppgifter behöver korrigeras.
Fakturans sakgranskare ska kontrollera att fakturan i inköpsreskontran är befogad och inte innehåller fel.
Du kan få inköpsfakturor som kräver åtgärder listade i ett e-postmeddelande och själv välja tidpunkt. Kommunikation om inköpsfakturor sker enligt denna anvisning: Kommunikation om inköpsfakturor.
Börja behandlingen av en inköpsfaktura med att sakgranska och kontera fakturan (om du har rätt att kontera fakturor). Du kan behandla inköpsfakturan antingen via listan över öppna inköpsfakturor/inköpsfakturalistan eller genom att gå till fakturans uppgifter genom att välja fakturans nummer.
Individuell behandling av fakturor
När du vill behandla en specifik inköpsfaktura kan du gå till fakturans uppgifter genom att välja dess nummer i fakturalistan.
På vänstra sidan om fakturan finns godkännandestatus (1). I början av behandlingen är status Ny faktura. Statusen ändras när behandlingen av fakturan fortskrider.
På samma rad går det att se om fakturan är konterad (2).
På samma rad går det att se hur mycket av det totala fakturabeloppet som hittills har betalats (3).
På högra sidan av raden finns en grön knapp (4) med vilken du kan sakgranska eller godkänna fakturan direkt, beroende på reskontrornas behörigheter. Med samma knapp kan du också avvisa fakturan.
På samma rad finns dessutom knappen Inköpsfakturans funktioner (5).
Fakturadag: Den dag då fakturan är daterad.
Bokföringsdag: Som standard fakturadatumet. Med detta fält fås fakturan till bokföringen för önskat datum. Verifikatet skapas utifrån bokföringsdagen.
Vår referens: Informationen läses från e-fakturameddelandet i fältet: <SellerReferenceIdentifier>Viitteemme</SellerReferenceIdentifier>
Er referens: Informationen läses från e-fakturameddelandet i fältet:<OrderIdentifier>Er referens</OrderIdentifier>
Referensnummer/Meddelande: Om e-fakturan innehåller ett giltigt referensnummer visas detta i referensnummerfältet. Om den mottagna fakturan har en ogiltig referens, ändras fakturans referensnummerfält till ett meddelandefält och informationen visas i det. En faktura kan inte ha både ett referensnummer och ett meddelandefält. Vid e-fakturering läses inte meddelandefältet. E-fakturans referens läses från meddelandets EpiRemittanceInfoIdentifier-fält.
Beräknad betalningsdag: Programmet visar här förfallodagen, enligt fakturans betalningsvillkor, som beräknad betalningsdag. Om förfallodagen gått ut, är den beräknade betalningsdagen denna dag. Om betalningsvillkoret inkluderar kassarabatt, visas förfallodagen för kassarabatten som den beräknade betalningsdagen. Dagen kan redigeras manuellt och detta påverkar kassaflödesprognosen. Fältet försvinner när fakturan är betald. Om förfallodagen infaller på veckoslut, visas nästa vardag som beräknad förfallodag. Om så önskas kan användaren ändra den beräknade betalningsdagen till veckoslut eller en helgdag.
Längst till höger går det att spara bilagor till fakturorna. Fakturans behandlingshistorik lagrar alla steg i hanteringen av fakturan samt användarens egna eventuella kommentarer, som kan skrivas i ett fält som reserverats för det.
Fakturans tilläggsuppgift: I det här fältet går det att ange en intern kommentar om inköpsfakturan. För att detta fält ska visas bör följande punkt vara vald i reskontrans behörigheter: person som ställer in godkännandecirkulationen för inköpsfakturor. Utan detta visas inte fältet för tilläggsuppgifter på fakturan. Med bokförarens behörighet kan fältet tas fram via länken Redigera. Fältet för tilläggsuppgifter visas också om du är sakgranskare eller har godkännanderätt till den aktuella fakturan. För att kunna ange önskad text i fältet måste du ha redigeringsrättigheter till inköpsreskontrans grundfunktioner samt vyer och listor.
Redigera faktura
Du kan redigera fakturans basuppgifter med hjälp av funktionen Redigera (6) när följande villkor uppfylls.
Fakturan har inte ett verifikat för låst momsperiod eller låst räkenskapsperiod.
Om fakturan inte har godkänts kan den redigeras när något av följande villkor uppfylls:
Du är fakturans godkännare.
En godkännare för fakturan har inte angivits och du har behörighet att godkänna fakturor.
Du är fakturans sakgranskare.
Fakturans sakgranskare har inte ställts in men du har rätt att sakgranska fakturorna.
Du har rätt att ställa in cirkulation.
Om fakturan har matats in manuellt kan den som skapade fakturan redigera den. För andra användare kräver redigering bokförarbehörighet.
Med bokförarens behörighet kan en redan godkänd faktura redigeras.
Om fakturan redan har godkänts och innehåller ett verifikat kan betalningsvillkoret inte längre redigeras. Fakturan måste returneras till obehandlad eller sakgranskad om betalningsvillkoret ska ändras.
Byte av bankkonto
Det går att byta bankkonto för en faktura om det finns flera bankkonton att välja mellan bakom leverantören och följande villkor uppfylls.
Situation 1:
Fakturan är obehandlad.
Fakturan har skapats antingen av dig själv eller så är du bokförare.
Situation 2:
Fakturan har behandlats men har inga betalningar.
Du är bokförare.
Det vill säga obehandlade egna fakturor eller bokförarbehörighet gör det möjligt att byta bankkonto för fakturan. Det går att byta bankkonto på en e-faktura och en faktura i skanningstjänsten utan bokförarbehörighet, om fakturan är obehandlad och du har behörighet att sakgranska den ifrågavarande fakturan.
Det går att byta bankkonto för en faktura i en låst period om verifikatet inte ändras i bakgrunden på grund av detta byte. Bankkontots valuta eller valutakurs får alltså inte ändras. För ett inhemskt bankkonto är ändringen möjlig.
Sakgranska faktura
1. Start:
Starta sakgranskningen genom att klicka på den gröna knappen Sakgranska faktura.
2. Avvisning:
Välj den mindre knappen bredvid knappen Sakgranska faktura.
Välj Avvisa faktura i menyn som öppnas.
4. Kommentering:
Lägg vid behov till kommentarer på fakturan.
Skriv kommentarerna i kommentarsfältet.
Spara kommentarerna, så visas de i fakturans behandlingshistorik.
Det är frivilligt att lägga till kommentarer.
5. Kontering:
Kontera fakturan i samband med sakgranskningen om du inte behöver ändra konteringsuppgifterna och du har behörighet att kontera inköpsfakturor.
Automatiserad kontering fungerar enligt följande:
Om du har fått konteringsmöjlighet och standardinställningen är att fakturor konteras, väljs punkten Kontera faktura automatiskt.
Om det inte är standard att kontera, måste Kontera faktura väljas manuellt för att konteringen ska ske.
6. Bokföringsverifikat:
Kontera fakturan så att den får ett bokföringsverifikat.
Konteringen kan utföras före sakgranskningen, i samband med sakgranskningen eller efter den.
Om konteringen sker före sakgranskningen, kommer verifikatet att markeras som esitiliöity/preliminärt konterad. Markeringen i verifikatet bekräftas när fakturan har konterats och sakgranskats.
7. Behandlingshistorik:
När inköpsfakturan har sakgranskats kommer den att få en markering i behandlingshistoriken.
Vyn visas på högra sidan av skärmen.
I markeringen kommer också sakgranskarens eventuella kommentarer att synas.
Cirkulationslistor
Vid behandling av inköpsfakturor kan mångsidiga cirkulationsprocesser skapas, vilket möjliggör att fakturan behandlas av flera olika sakgranskare. Processen kan automatiseras på önskat sätt med hjälp av inköpsfakturaautomation.
1. Granskningscirkulationens grund:
En inköpsfaktura kan ställas in att ha en cirkulation med flera sakgranskare.
Cirkulationen kan fungera automatiskt, villkorligt enligt angivna regler.
2. Exempel på granskningscirkulation:
Cirkulationen kan till exempel ställas in att innehålla två sakgranskare.
Personen som är markerad med en stjärna (*) fungerar som huvudsakgranskare.
Huvudsakgranskaren har rätt att granska inköpsfakturan i granskningscirkulationen när som helst.
Huvudsakgranskaren kan granska hela fakturan på en gång.
3. Tvinga granskningsordning:
Om alternativet Tvinga granskningsföljd enligt inställningarna är aktiverat, fortskrider granskningscirkulationen i ordning, med början från personen högst upp på listan.
Huvudsakgranskaren (stjärna) placeras längst ner på listan och granskar fakturan sist, för sin egen del, om granskningsordningen är påtvingad.
4. Huvudsakgranskarens val:
Huvudsakgranskaren kan välja att granska fakturan endast för sin egen del eller i sin helhet.
Om huvudsakgranskaren granskar hela fakturan, går den direkt till godkännandestadiet utan att alla sakgranskare har granskat den.
Alla sakgranskare förblir synliga på cirkulationslistan.
Alla sakgranskare som har rättigheter kan fortfarande se fakturan, även om de inte har granskat den ännu.
Fakturans sakgranskare måste ha sakgranskningsbehörighet i försäljnings- och inköpsreskontrorna. Dessutom måste du ha redigeringsbehörighet för inköpsreskontrans grundläggande funktioner och redigeringsbehörighet för inköpsreskontrans vyer och listor för att kunna sakgranska fakturan.
När sakgranskningar görs via snabblänken eller i Netvisor mobilapplikationen, finns inte valet av granskningsomfattning (egen del vs. helhet) tillgängligt. Även om huvudsakgranskaren granskar fakturan och den går vidare, kan en annan sakgranskare fortfarande utföra granskningen innan godkännande.
Godkännande
1. Godkännare:
Godkänn inköpsfakturan när du har godkännandebehörighet.
En inköpsfaktura kan endast godkännas av en person. Godkännande är möjligt först när fakturan har sakgranskats.
2. Sakgranskning och godkännande samtidigt:
Utför sakgranskning och godkännande samtidigt om du har båda behörigheterna.
Om du har behörighet att både sakgranska och godkänna, kan du utföra båda åtgärderna samtidigt. När du godkänner fakturan anses den samtidigt vara sakgranskad.
3. Kontering vid godkännande:
Välj Kontera faktura om du vill kontera fakturan i samband med godkännandet och du har konteringsbehörighet.
När alternativet Kontera faktura är valt, kommer fakturan automatiskt att konteras vid godkännandet.
Fakturarad jämförelse: Om fakturan har kommit som en e-faktura, visas en knapp för fakturarad jämförelse i fakturaradssektionen. Med denna funktion kan du jämföra tidigare mottagna fakturor från samma leverantör och deras fakturarader med varandra. Som standard visas den aktuella fakturan och även de två senast mottagna fakturorna från samma leverantör. Om det finns fler fakturor tillgängliga, kan du välja önskad faktura från listan för att jämföra fakturaraderna med den aktuella fakturan.
Konteringsrader
Konteringsraderna på en faktura kan användas för att påverka följande uppgifter:
MOMS-procent (1)
Momskod (2)
Bokföringskonton (3)
Kostnadsställen (4)
Radförklaring (maxlängd 200 tecken)
Bokföringens standardkonton hämtas direkt från leverantörens uppgifter. Men om du vill använda ett annat bokföringskonto går det att välja på konteringsraden. Mer information om momskoder finns här: Arvonlisäveron käsittely ja järjestelmän ALV-tunnisteet
Summan på fakturan som mottagits i Netvisor kan ändras genom att redigera konteringsraderna. Fakturans konteringsrader bestämmer fakturans summa i Netvisor. I samband med att fakturan godkänns ändras fakturans summa så att den motsvarar konteringsraderna.
Det går att uppdatera konteringen för en inköpsfaktura via en inköpsfakturarad.
Fakturans verifikat uppdateras i tre fall, om fakturan är konterad:
1) Fakturan sakgranskas
2) Fakturan godkänns
3) Fakturans uppgifter uppdateras efter godkännandet (Kontera faktura eller Spara raderna)
Om fakturan har ett verifikat, så uppdateras verifikatet också när du sparar konteringsraderna, om det har gjorts ändringar på konteringsraderna.
Om fakturan är godkänd och har ett verifikat, så kräver redigering av inköpsfakturans verifikationsrader bokförarbehörighet, om du inte vill returnera fakturan till obehandlad eller sakgranskad. Om fakturan är esitiliöity/preliminärt konterad och i Ny- eller Sakgranskad-status, så kräver redigering av konteringsraderna (inkl. tillägg av standardkonton, kostnadsställen och räkenskapsobjekt) bokförarroll och konteringsmöjlighet från försäljnings- och inköpsreskontrornas behörigheter eller sakgranskare-behörighet och konteringsmöjlighet för inköpsfakturor.
Rubriknivån för konteringsraderna har funktionsknappar:
Lägg till rad: infogar en tom rad under befintliga rader.
Programmet hämtar MOMS-procent och momskod till den nya raden enligt logiken nedan:
1. Programmet tittar på leverantörens standardbokföringskonto och momskoden bakom detta konto samt leverantörens standard momsprocent (måste stämma överens med radens momskod). Om det finns en momskod bakom kontot, där det inte kommer MOMS-procent, hämtas noll som procent.
2. Om detta inte finns, tittar programmet på leverantörens land och momskoden bestäms utifrån det. T.ex. Finland = KOOS och till exempel Sverige = EUOS
Engångskontera fakturaraderna: Med den här funktionen kan du kombinera alla rader med samma MOMS-procent och momskod till en konteringsrad. Det gör det lättare att behandla fakturor som har många fakturarader.
För att kunna göra en engångskontering krävs konteringsbehörighet och att följande villkor uppfylls:
Fakturan är obehandlad eller sakgranskad.
Fakturan kan redan vara konterad.
Fakturan är inte godkänd och konterad.
Fakturan är inte periodiserad.
Fakturan är inte i en period med låst MOMS.
Leverantörsreskontran är inte låst för den ifrågavarande månaden.
Engångskontering kan inte göras via en snabblänk, utan du måste logga in på Netvisor. Engångskontering nollställer eventuella räkenskapsobjekt på fakturan samt bokföringskonton som inte är standardkonton bakom leverantören.
OBS! När du har tryckt på Engångskontera fakturaraderna kan engångskonteringen inte ångras eller tidigare konteringsrader återställas.
Kopiera från första raden: kopierar uppgifterna från fakturans första konteringsrad till de andra raderna. Det går att kopiera bokföringens standardkonton samt eventuella räkenskapsobjekt och projekt, beroende på om de har sparats tidigare i företagets uppgifter.
Gör för valda:
Ta bort rader: raderar valda rader.
Dela rader: om du vill dela upp fakturans summa på flera rader, gör så här:
Markera raden med ett kryss i rutan.
Ändra summan för den synliga raden.
Välj knappen Gör för valda.
Välj funktionen Dela rader.
Systemet beräknar automatiskt skillnaden mellan den ändrade summan och den ursprungliga summan på den nya raden. Uppdelningen ska göras innan fakturan konteras.
Allokera rader: den här funktionen låter dig specificera aktiviteten för räkenskapsobjekten på raden. Om du till exempel vill att raden i fråga ska delas i två delar för ett specifikt räkenskapsobjekt kan du göra det med den här funktionen. Detta måste göras innan fakturan konteras och godkänns.
Periodisera raderna: funktionen kan användas för att ställa in konteringsradspecifik periodisering. Det går att göra endera en fakturaspecifik eller radspecifik periodisering för fakturan. Båda kan inte vara i användning samtidigt. Om raden behöver raderas eller allokeras, måste periodiseringen först raderas. Mera information om radspecifik periodisering finns här. Om fakturans summa är noll och endast innehåller rader med nollsumma, kan fakturan inte periodiseras.
Partiellt momsavdrag / Minska partiell MOMS: fakturaraden delas upp i två delar. Den ursprungliga MOMS-procenten blir kvar på en rad och den MOMS-fria delen med en summa på 0 kommer på den andra raden. För delningen anges den MOMS-fria delens andel av summan, till exempel 40 %. Som standard föreslår systemet delningens relationstal, som fastställts i bokföringens basuppgifter. Partiellt momsavdrag måste göras innan fakturan är godkänd och konterad. Efter det kan detta inte längre göras.
Länka till resehantering: fakturaraden kan tilldelas en reseräkning som användaren gjort.
Kontera inköpsfaktura
Du kan kontera en inköpsfaktura om du har konteringsbehörighet i försäljnings- och inköpsreskontrorna. Om du har behörighet att godkänna en faktura kan du kontera den samtidigt som du godkänner den. Du kan också kontera endast den aktuella inköpsfakturan separat.
Om inköpsfakturan inte ännu har sakgranskats och den konteras, visas markeringen esitiliöity/preliminärt konterad, men inget verifikat finns ännu tillgängligt. Verifikatet bildas när fakturan har sakgranskats. Det skapade verifikatet kan därefter ses under punkten Konterad på fakturan. Via verifikatsnumret kan du gå vidare till själva verifikatet.
Om fakturans verifikat tas bort av misstag, måste fakturans kontering göras om från början. Detta kräver att fakturan returneras till obehandlad status, varefter den måste sakgranskas, godkännas och konteras på nytt.
Inköpsfakturans funktioner
Funktionerna i den här menyn varierar beroende på statusen för fakturan som behandlas.
Skapa automatiseringsregel för leverantör: du kan skapa en automatiseringsregel om det ännu inte har skapats en regel för automatisk hantering av den ifrågavarande leverantörens inköpsfakturor.
Ge regeln ett namn.
Definiera kriterierna som gör att fakturan behandlas automatiskt.
Välj om fakturan ska sakgranskas och/eller godkännas automatiskt när kriterierna uppfylls.
Observera att fakturor inte kan skickas till betalning via denna funktion.
Ange en månad efter vilken automatiseringsregeln inte längre är giltig.
Länken är inaktiv om inköpsfakturaautomationen inte är aktiverad i företaget. Mer information om automation finns här.
Historik över automatiserade händelser: visar vilka händelser som har utförts på fakturan om företaget använder inköpsfakturaautomation.
Kopiera en inköpsfaktura: en inköpsfaktura kan kopieras om fakturan har gjorts manuellt. En bokförare kan kopiera en inköpsfaktura som kommit från skanningstjänsten. En faktura mottagen via e-fakturering kan inte kopieras.
Koppla till eScan-dokument: en faktura kan läggas till ett eScan-material som skickats till Netvisor. Det ifrågavarande materialet kan också länkas till en inköpsfaktura från eScan-materialets behandlingskö.
Ställ in periodiseringsregel: du kan periodisera hela inköpsfakturan till önskade månader.
Välj önskad starttid och sluttid för periodiseringsregeln.
Se till att räkenskapsperioderna är skapade i Netvisor om periodiseringen görs över flera räkenskapsperioder.
När periodiseringsregeln har skapats bildas det i samband med sakgranskningen och konteringen av fakturan en separat verifikation och periodiseringsverifikat för fakturan.
Redigera periodiseringsregeln vid behov i samma meny som öppnas via knappen Inköpsfakturans funktioner.
Ta bort periodiseringsregeln vid behov i samma meny.
Om periodiseringen är gjord, men fakturan ännu inte har ett verifikat för inköpsfakturan, visas texten Förperiodiserad på fakturan. Radspecifik periodisering kan göras separat via konteringsraderna. Fördelningskurvor kan redigeras eller läggas till via bokföringens inställningar. Här finns mer detaljerade anvisningar.
Visa betalningar: visar betalningsmaterial som skickats till banken från leverantörsreskontran samt de betalningar som gjorts i anslutning till fakturan.
Ta bort faktura: raderar fakturan från leverantörsreskontran.
Om fakturan har behandlats (till exempel har status Godkänd) måste fakturans status först returneras till obehandlad för att det ska gå att radera den.
Borttagning av inköpsfakturan kräver minst redigeringsbehörighet för leverantörsreskontrans grundläggande funktioner och läsbehörighet för leverantörsreskontrans vyer och listor när fakturan är i obehandlad status.
Leverantörens tidigare betalningar: vyn återgår till inköpsfakturalistan och listar alla leverantörens fakturor daterade före fakturan i fråga.
Sammanslå leverantörsuppgifter: om samma leverantör har skapats i systemet flera gånger kan leverantörsuppgifterna kombineras till en leverantör. Sammanfogningen av leverantörsuppgifterna behandlas i större detalj i denna anvisning.
Byt leverantör: du kan byta leverantör på följande villkor:
Endast en person med bokförarens behörigheter kan byta leverantör på en e-faktura.
Utan bokförarens behörighet kan leverantören på en faktura ändras om du har sakgranskningsbehörighet eller behörighet att godkänna fakturan eller behörighet att skicka den till betalning, samt fakturan har skapats manuellt eller kommit via skanningstjänsten.
Om fakturan redan har godkänts kan leverantören inte längre bytas trots existerande bokförarbehörigheter.
Exportera inköpsfakturaraderna till Visma Severa: om mjukvarugränssnittet från Netvisor till Severa är i bruk kan inköpsfakturaradernas uppgifter överföras härifrån. Detaljerade anvisningar finns här.
Allokera rader till en inköpsorder: om företaget använder inköpsorder kan en inköpsfaktura allokeras till en inköpsorder här. Detaljerade anvisningar finns här.
Allokerade inköpsorder: visar om en inköpsfaktura har allokerats till en inköpsorder eller flera inköpsorder.
Välj inköpsfakturarader som ska visas i resehanteringen. du kan välja vilka inköpsfakturarader som visas i resehanteringen. Det finns en egen anvisningssida för detta. Detta blir valbart för fakturan om du har minst sakgranskningsbehörighet för fakturan. Inköpsfakturan måste vara obehandlad för att kunna länkas till en reseräkning. Sakgranskade eller godkända inköpsfakturor kan inte längre allokeras.
Länkade reseräkningar: visar reseräkningar som länkats till inköpsfakturan.
Vidarefakturera inköpsfakturarader: med den här funktionen går det att generera en försäljningsfaktura från en inköpsfaktura. Detaljerade anvisningar finns här.
Länka lagerhanteringsinformation: om företaget har lagerhantering kan denna meny användas för att bokföra produkter från inköpsfakturan till lagret.
Produkten blir synlig om inköpsfakturans rubrikfält för produkter matchar en befintlig produkt.
Bokföringen gör en anskaffningstransaktion i lagret och dess status blir som standard Behandlad.
Denna länk blir synlig om du har sakgranskningsbehörighet eller godkännandebehörighet för fakturan samt behörighet för lagerhantering.
Returnera som obehandlad: återställer fakturan till dess ursprungliga status. Fakturans status ändras till Ny faktura.
Om fakturan har ett verifikat makuleras detta.
En person med rollen bokförare kan ändra alla fakturor i en öppen period.
Fakturans sakgranskare kan returnera sina egna sakgranskade fakturor.
Om en och samma person har varit både sakgranskare och godkännare, kan hen returnera den godkända fakturan till obehandlad.
Om fakturan ännu inte har sakgranskats helt, kan den inte returneras till obehandlad. Om en sådan faktura ska returneras som obehandlad måste cirkulationen ändras, en ny huvudsakgranskare läggas till och hen måste sakgranska fakturan i sin helhet. Därefter kan fakturan returneras som obehandlad. Alternativt kan du vänta tills alla sakgranskare i den ursprungliga cirkulationen har sakgranskat fakturan.
Returnera som sakgranskad: returnerar en godkänd faktura till statusen Sakgranskad.
En person med rollen bokförare kan ändra alla fakturor i en öppen period.
Fakturans godkännare kan returnera sina egna godkända fakturor.
Om fakturan har godkänts direkt utan sakgranskning, kan den inte returneras till sakgranskning. Fakturan kan returneras till obehandlad.
Ställ in betalningsförbud: förhindrar betalning av den här leverantörens fakturor i Netvisor. Betalningsförbudet raderas i samma meny.
Visa Finvoice-innehåll: visar det mottagna e-fakturameddelandet om fakturan har anlänt som en e-faktura.
När fakturan har konterats och sakgranskats kan den godkännas genom att klicka på den gröna knappen Godkänn. Fakturan är därefter klar för betalning.
Behandling av fakturor via fakturalistningen
Du kan behandla fakturor direkt från listningen på följande sätt:
Markera rutorna (1) för de fakturor som ska behandlas.
Vänta tills den gröna knappen Behandla aktiveras.
Välj delen Behandla... faktura på knappen om du vill gå direkt till den faktura som ska behandlas. Om flera fakturor har valts växlar vyn till den första av dem.
Med knappen bredvid behandlingsknappen (pil upp) kan fakturor behandlas som ett stort parti.
Massbyte av sakgranskare/godkännare
Du kan byta sakgranskare eller godkännare massvis för valda fakturor.
Välj önskade fakturor från listan.
Öppna menyn bredvid knappen Behandla faktura längst ner.
Välj funktionen för att byta sakgranskare eller godkännare massvis.
Om du till exempel har valt 3 fakturor, gör så här:
Välj först den sakgranskare som ska ersättas i vyn som öppnas.
Kontrollera hur många fakturor ändringen påverkar. Om sakgranskaren som ska ersättas inte har varit med i fakturans cirkulation, ersätts hen inte av en ny sakgranskare.
Välj önskad ny sakgranskare i fältet Ny sakgranskare.
Välj knappen Byt för att spara uppgifterna.
Fakturans behandlingshistorik får ett meddelande om byte av sakgranskare/godkännare och vem som utfört bytet.
Du kan inte göra ett massbyte så att du själv blir sakgranskare eller godkännare av fakturor. Om detta önskas ska du öppna inköpsfakturan en i taget och redigera fakturans cirkulation.
Sakgranska/godkänn fakturor massvis
Du kan sakgranska och godkänna valda inköpsfakturor massvis på följande sätt:
Välj fakturorna i listan.
Välj menyn bredvid knappen Behandla x faktura (pil upp).
Välj om du vill sakgranska eller godkänna de valda fakturorna.
I menyn visas de valda fakturorna och deras antal som du kan sakgranska eller godkänna på en gång.
Personen blir synlig som sakgranskare eller godkännare när följande villkor uppfylls:
Fakturan är inte i en låst period (det får inte finnas någon låsning av momsperiod, låsning av leverantörsreskontra och räkenskapsperioden får inte vara stängd).
Personen är med i fakturans cirkulation eller om ingen cirkulation har valts, har personen rätt att sakgranska/godkänna fakturorna ifråga.
Om en påtvingad cirkulation är vald för sakgranskning kan du sakgranska fakturan massvis om du är nästa sakgranskare i cirkulationen. Om den föregående sakgranskaren i cirkulationen ännu inte har sakgranskat fakturan kan du inte göra detta heller massvis.
Godkännande lyckas massvis även för fakturor i en låst momsperiod, om fakturorna redan har ett verifikat.
OBS! Kontering är inte möjligt massvis. Kontering måste göras faktura för faktura. Sakgranskning/godkännande av inköpsfakturor massvis gör inte kontering och verifikat för fakturorna, även om du har konteringsbehörighet.
Bokföring av separat MOMS-faktura
Om till exempel ett importköp åtföljs av en separat tull- eller fraktfaktura där endast MOMS-andelen faktureras, kan den bokföras med momskoden 100 % skatt. Det går att göra på samma sätt när skattens andel bokförs med en memorialverifikation.
Radspecifik periodisering
Radspecifik periodisering för en inköpsfaktura görs på följande sätt:
Välj de konteringsrader som ska periodiseras.
Välj Gör för valda > Periodisera rader.
Du kan periodisera en rad också så här:
Välj Periodisera rad ur radmenyn för den aktuella konteringsraden.
Det går att göra endera en fakturaspecifik eller radspecifik periodisering för fakturan, båda kan inte vara i användning samtidigt. Om en fakturaspecifik periodisering skapats för fakturan och du vill göra en radspecifik periodisering, måste du godkänna raderingen av den gamla periodiseringen i periodiseringsvyn som öppnas. Detsamma gäller om en rad redan har periodiserats och du vill lägga till den raden i en annan periodiseringsregel.
När periodiseringen har skapats förhindras borttagning och allokering av konteringsrader för de periodiserade raderna samt i menyn Gör för valda. Periodiseringen måste först raderas om du vill allokera eller ta bort periodiserade rader. Preliminär kontering är inte tillåten om fakturan är periodiserad. Uppföljningsobjekt i periodiseringar kan följas upp i vyn Ekonomiförvaltning > Bokslut > Uppföljningsobjekt för periodisering.
Problem med kontering i mobilanvändning
I Netvisor Mobile visas inte förslag på kontering för inköpsfakturor, vilket kan leda till att konteringar försvinner när fakturan sakgranskas eller godkänns i mobilen. Detta problem är känt och finns på produktutvecklingens lista, men det finns ännu ingen tidsplan för när det ska åtgärdas.
Problemet kan kringgås på följande sätt:
Skapa en automatiseringsregel för önskade företag och leverantörer så att konteringarna bevaras.
Spara eller byt bokföringskonto och spara raderna innan mobilanvändning.
Sakgranska fakturan i mobilen, då bildas ett verifikat och konteringarna bevaras.
Nyckelord: sakgranskning, godkännande, kontering
Momsbehandling på inköpsfakturor
I Netvisor tillämpas fakturaradsspecifik MOMS-beräkning, vilket är det sätt att beräkna mervärdesskatt som följer den europeiska standarden. Det innebär att skattegrunden beräknas (vid behov per skattesats) från fakturans MOMS-fria radbelopp. Och från denna skattegrund beräknas MOMS och fakturans slutbelopp. Detta kan inte påverkas med inställningar.
Radvis beräkning: programmet beräknar först varje fakturarads MOMS-fria belopp (antal × enhetspris) och avrundar det till två decimaler.
Beräkning av MOMS: därefter beräknas mervärdesskatten för varje rad utgående från radens MOMS-fria belopp och även denna MOMS-andel avrundas till två decimaler.
Totalsumma: fakturans totala MOMS är summan av dessa radvisa, avrundade MOMS-andelar.
Vanliga frågor
Fråga: Vilka behörigheter behöver jag för att kunna sakgranska, kontera och godkänna inköpsfakturor?
Svar: Du behöver tillräckliga behörigheter i försäljnings- och inköpsreskontrornas behörigheter samt minst redigeringsbehörighet i inköpsreskontrans grundläggande funktioner och i vyer och listor för inköpsreskontran. För sakgranskning och godkännande krävs dessutom separata sakgransknings- och godkännandebehörigheter.
Fråga: Hur konterar jag en inköpsfaktura och när bildas verifikatet?
Svar: Du kan kontera en inköpsfaktura på fakturans konteringsrader när du har konteringsbehörighet. Om du konterar fakturan innan sakgranskning markeras fakturan som esitiliöity/preliminärt konterad och det egentliga verifikatet bildas när fakturan sakgranskas. Verifikatet ser du i fakturans avsnitt Konterad.
Fråga: Kan jag redigera en godkänd faktura?
Svar: Du kan redigera en godkänd faktura med bokförarens behörighet. Om fakturan är godkänd och har ett verifikat kan du inte redigera betalningsvillkoret utan att först returnera fakturan till obehandlad eller sakgranskad.
Fråga: Hur gör jag om jag vill returnera fakturan till obehandlad eller sakgranskad?
Svar: Välj i menyn Inköpsfakturans funktioner antingen Returnera som obehandlad eller Returnera som sakgranskad. En bokförare kan returnera alla fakturor i en öppen period. Sakgranskaren och godkännaren kan returnera sina egna fakturor enligt anvisningen.
Fråga: Kan jag behandla flera fakturor samtidigt?
Svar: Du kan behandla fakturor massvis via fakturalistningen. Du kan byta sakgranskare eller godkännare massvis samt sakgranska eller godkänna flera fakturor på en gång. Kontering kan inte göras massvis utan måste göras faktura för faktura.
Fråga: Hur periodiserar jag inköpsfakturans belopp på flera månader?
Svar: Du kan ställa in en periodiseringsregel för hela fakturan via menyn Inköpsfakturans funktioner eller göra radspecifik periodisering på konteringsraderna genom att välja Gör för valda > Periodisera rader eller Periodisera rad. Fakturaspecifik och radspecifik periodisering kan inte vara i användning samtidigt.
Fråga: Varför försvinner konteringarna när jag sakgranskar fakturan i mobilen?
Svar: I Netvisor Mobile visas inte konteringsförslag, vilket kan leda till att konteringar försvinner i samband med sakgranskning eller godkännande. Du kan kringgå problemet genom att skapa en automatiseringsregel, spara bokföringskontot och raderna innan mobilanvändning eller sakgranska i mobilen så att verifikatet bildas och konteringarna bevaras.
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.