Smart formulär - Import av bokföringsdata

Denna guide handlar om att överföra bokföringsdata från externa system till Netvisor med hjälp av ett smart formulär. 

INNEHÅLL

• Allmänt
• Grundläggande funktioner på formuläret
• Verktyg för konvertering av kontonummer

Allmänt

Med importformuläret för bokföringsdata kan du importera bokföringsverifikat till Netvisor. Formuläret är utformat för att användas vid överföring av data från exempelvis ett externt system till Netvisor när det finns kalkylobjektsdata eller moms-ID i det material som ska importeras. Användningsprincipen för formuläret är att antingen mata in eller kopiera verifikatdata till formuläret, kontrollera data innan sändning och efter sändning kontrollera data igen, till exempel via Netvisors verifikationsgranskning (Ekonomihantering > Verifikationslista). Formuläret har också ett verktyg för konvertering av kontonummer, som kan användas för att konvertera kontonummer i det material som ska importeras när det har funnits en annan kontoplan i det andra systemet än i Netvisor. 

Innan du använder det smarta formuläret måste förberedelserna för användningen vara gjorda. Gå först igenom de allmänna instruktionerna för smarta formulär, som finns här: Smarta Excel-formulär.

Det smarta formuläret för import av bokföringsdata behöver resursen accounting.nv, som används för att importera bokföringsmaterial till Netvisor (verifikat). Kom ihåg att lägga till användarrättigheter till formuläret. Användarrättigheter för API-resurser kan hanteras från sidan Användarrättigheter för API-resurser.

Grundläggande funktioner på formuläret

Importformuläret för bokföringsdata består av två delar: "Verifikatets grunddata" (se bild nedan, punkt 1) och "Verifikatradens data"(2) -fält, obligatoriska fält på formuläret är markerade med en röd stjärna. Byte av verifikat är färgkodat på formuläret, vilket innebär att efterföljande verifikat är markerade med olika färger.

Byte av verifikat påverkas av att någon av verifikatets grunddata: Verifikationsnummer, Verifikatets datum, Verifikationskategori eller Momsgrund har ändrats. Verifikatets grunddata kan antingen matas in endast på verifikatets första rad eller på varje verifikatrad. Om data matas in på varje rad måste grunddata vara identiska för att raderna ska hamna på samma verifikat. Tabellen nedan innehåller "Verifikatets grunddata" -fält och deras ytterligare information:

När du vill att Netvisor automatiskt ska skapa momsregistreringar för verifikatet vid import av verifikat måste verifikatet importeras med momsgrund brutto. Om verifikatet importeras med momsgrund netto måste även verifikatraden som ska bokföras på momsskuldkontot göras manuellt på formuläret eller alternativt måste verifikatet korrigeras via Netvisors användargränssnitt efter import.

Obligatoriska fält i verifikatradens data är: Kontonummer, Radbelopp och Momsprocent. Tabellen nedan innehåller mer detaljerad information om "Verifikatradens data" -fält:

Tillåtna moms-ID:

Efter att ha matat in verifikationsdata importeras formulärets data till Netvisor med knappen "Skicka verifikat" eller om kontonumren i det material som ska importeras fortfarande behöver konverteras för att matcha Netvisors kontoplan innan materialet skickas, se instruktionen nedan Verktyg för konvertering av kontonummer.

Vid import av data meddelar formuläret efter sändning om lyckade eller felaktiga överföringar av verifikatrader. Lyckade överföringar markeras med grönt på formuläret och raderna låses för redigering för att förhindra att dessa rader av misstag skickas igen. Misslyckade överföringar markeras med rött och i kolumnen "Sändningsstatus" anges orsaken till den misslyckade sändningen. För dessa misslyckade verifikatrader kan felaktig information korrigeras och informationen skickas igen. Felet kan bero på att formuläret saknar någon obligatorisk information, kontonumret saknas i Netvisors kontoplan eller att någon information är i fel format. Alla rader i verifikatet måste vara korrekta för att verifikationsdata ska kunna skickas till Netvisor.

Efter sändning kan användaren fortsätta att hantera felaktiga överföringar genom att ta bort lyckade överföringar från formuläret med knappen "Rensa OK överföringar" eller endast visa lyckade överföringar genom att ta bort felaktiga överföringar med knappen "Rensa felaktiga överföringar".

Verktyg för konvertering av kontonummer

Formulärets verktyg för konvertering av kontonummer finns på fliken "Ersätt kontonummer -inställningar" . I verktyget läggs kontonummer från ett annat system till i kolumnen "Ersätt kontonummer" samt deras motsvarigheter i Netvisor i kolumnen "Ersättande kontonummer". När ersättande och ersättande kontonummer har ställts in på fliken "Ersätt kontonummer -inställningar" -och verifikationsmaterialet har kopierats till fliken "Import av bokföringsmaterial" -kan kontonumren i materialet konverteras genom att trycka på knappen "Konvertera kontonummer" . Innan materialet importeras till Netvisor bör materialet fortfarande kontrolleras.

Nyckelord: Import av bokföringsdata, Netvisor, Smart formulär, Verifikat, Kontonummer, Moms-ID, Verktyg för konvertering av kontonummer

Hjälpte det här svaret? Ja Nej