E-postkommunikation i Netvisor

Denna hjälp handlar om Netvisors e-postkommunikation, skyddsåtgärder och arbetsmetoder. Med hjälp av denna hjälp kan du säkerställa att meddelanden som skickas från Netvisor når mottagarna säkert och att du utnyttjar skyddsmekanismerna för e-postkommunikation.

Du kan leverera material och ta emot meddelanden från Netvisor via e-post. All kommunikation som skickas från tjänsten levereras centralt med funktionsspecifika intervall. Till exempel förmedlas försäljningsfakturor från tjänsten en gång i timmen.

I alla meddelanden som Netvisor skickar används Netvisors egen adress noreply@netvisor.fi som avsändaradress. I kommunikation som skickas via kundreskontra, såsom försäljningsfakturor och fakturapåminnelser, visas det skickande företagets namn som avsändarnamn för att möjliggöra bättre anpassning av utseendet.

Du kan ange din egen adress som svaradress (Reply-To) i kundreskontrans inställningar. Du kan öppna inställningarna genom att välja Försäljning > Basinformation och inställningar > E-postens följebrev > Avsändarens e-postadress.

Skräppostkommunikation via e-post, återkommande identitetsstölder och så kallade "social engineering"-bedrägerier har ökat avsevärt. Netvisor agerar ansvarsfullt när det gäller informationssäkerhet och tjänsten förbättras aktivt för att möta nya hot och skydda kunderna.

För e-postkommunikation används den moderna och till växande krav skalbara Amazon Web Services Simple Email Services-tjänsten (AWS SES). Med hjälp av denna tjänst skalar Netvisor till ökande meddelandemängder och utvecklas för att anpassa sig till kundernas användningssätt samt kraven för smidig e-postkommunikation.

För att säkra e-postkommunikationen följer Netvisor flera standarder som upprätthåller informationssäkerhet.

• Med hjälp av Sender Policy Framework (SPF)-poster publiceras information till mottagande e-postservrar om servrar som kan leverera e-post till dem i Netvisors namn. På så sätt accepteras och levereras endast meddelanden som skickas från Netvisors servrar i Netvisors namn. Detta förhindrar att en potentiellt skadlig avsändare utger sig för att vara Netvisor eller kunden.
• Meddelanden levereras alltid med Netvisors egen e-postadress noreply@netvisor.fi så att meddelandets verkliga ursprung kan verifieras.
• E-postmeddelanden som signeras med en digital signatur enligt DomainKeys Identified Mail-standarden (DKIM) kan verifieras av vilken mottagande e-postlåda som helst. Informationen som behövs för att skapa signaturen finns endast hos Netvisor, så externa parter kan inte signera sina meddelanden i Netvisors namn.
• DMARC-poster berättar för mottagarna hur e-postkommunikation som skickas i Netvisors namn ska behandlas. För närvarande leder misslyckade SPF- och DKIM-kontroller till att meddelandet styrs till mottagarens skräppostlåda, och i framtiden är rekommendationen att meddelanden som misslyckas med kontrollerna avvisas direkt.

Dessa utvecklingsåtgärder är inte konkret synliga för meddelandets avsändare eller mottagare, men moderna e-posttjänster för mottagare av e-postkommunikation drar nytta av dem.

Observera att mottagarnas e-posttjänster kan skilja sig avsevärt från varandra. Av denna anledning kan meddelanden nå en kund, men inte alls en annan. Netvisor hoppas på samarbete både med mottagarna och Netvisors expertservice.

Du kan säkerställa att dina meddelanden tas emot framgångsrikt med följande åtgärder:

• Se till att du skickar e-post till en verklig och korrekt skriven adress. Skicka inte meddelanden till dina kunders noreply-adresser.
• Om leveransen av en försäljningsfaktura som skickas via e-post till mottagaren misslyckas, skickar Netvisor ett felmeddelande till fakturans avsändare. För att felmeddelandet ska kunna skickas måste företaget ha en egen e-postadress sparad som avsändaradress. Du kan göra detta genom att välja Försäljning > Inställningar > Faktureringsinställningar > E-postens följebrev.
• Om mottagaren upplever svårigheter med att ta emot meddelanden, be mottagaren att tillåta meddelanden från adressen noreply@netvisor.fi och lägga till adressen bland tillåtna avsändare.
• Kontrollera med mottagaren om de använder ett separat skräppostfilter för att ta emot meddelanden. Individuella filter kan inte beaktas i Netvisor, så mottagaren måste konfigurera filtret så att det accepterar meddelanden som skickas från adressen noreply@netvisor.fi.
• Kontrollera med mottagaren om de använder en separat reläserver ("relay") som Microsoft Exchange för att ta emot meddelanden. I vissa fall skickar servern samma meddelande till den verkliga mottagaren igen, vilket resulterar i att meddelandet avvisas på mottagarens sida eftersom reläservern inte är bland Netvisors tillåtna avsändare.
• Om problemen upprepas för en viss kund och du inte kan lösa dem med ovanstående åtgärder, be mottagaren om meddelandets referensinformation ("email headers"), eventuella skräppostfilterkonfigurationer samt deras loggar för meddelandets avvisning och skicka dem till Netvisors expertservice på adressen tuki.netvisor@visma.com.

Vanliga frågor

Hur säkerställer jag att e-post som skickas från Netvisor kommer fram?

• Kontrollera att mottagarens adress är korrekt och att du inte använder mottagarens noreply-adress.
• Be mottagaren att tillåta meddelanden från adressen noreply@netvisor.fi och lägga till adressen bland tillåtna avsändare.
• Kontrollera att ditt företag har en egen avsändande e-postadress sparad för felmeddelanden gällande försäljningsfakturor.

Varför använder Netvisor adressen noreply@netvisor.fi som avsändare?

• Adressen noreply@netvisor.fi säkerställer att meddelandets ursprung kan identifieras och att SPF-, DKIM- och DMARC-skydd fungerar korrekt.
• I kundreskontrans meddelanden visas ditt företags namn som avsändarnamn, men den tekniska avsändaradressen är alltid Netvisors egen adress.

Vad gör jag om sändningen av en försäljningsfaktura via e-post misslyckas?

• Netvisor skickar ett felmeddelande till fakturans avsändare om leveransen misslyckas.
• Spara en egen e-postadress för ditt företag som avsändaradress genom att välja Försäljning > Inställningar > Faktureringsinställningar > E-postens följebrev så att felmeddelandet kan levereras.

Hur kan mottagarens skräppostfilter eller reläserver blockera meddelanden?

• Ett separat skräppostfilter kan avvisa eller flytta meddelanden till skräppost om det inte accepterar meddelanden från adressen noreply@netvisor.fi.
• En separat reläserver ("relay"), såsom Microsoft Exchange, kan skicka meddelandet vidare på ett sätt som gör att det inte längre ser ut att komma från Netvisors tillåtna servrar, vilket leder till att meddelandet avvisas.

Hur ska jag agera om meddelanden inte kommer fram till en viss kund?

• Kontrollera först att adressen är rättstavad samt mottagarens inställningar för skräppostfilter och reläserver.
• Om problemet kvarstår, be mottagaren om meddelandets referensinformation ("email headers"), konfigurationer för skräppostfiltret och loggar över avvisningen av meddelandet och skicka dem till adressen tuki.netvisor@visma.com.

Nyckelord: e-postkommunikation, Netvisor, SPF, DKIM, DMARC, informationssäkerhet, skräppostskydd, e-postmottagning.

Hjälpte det här svaret? Ja Nej