Denna hjälp handlar om Netvisors e-postkommunikation, skyddsåtgärder och arbetsmetoder. Du får reda på hur du kan säkerställa att meddelanden som skickas från Netvisor når mottagarna säkert och hur du kan utnyttja skyddsåtgärder för e-postkommunikation.
Som en kommunikationskanal erbjuder vi våra kunder möjligheten att leverera material samt ta emot meddelanden från Netvisor via e-post. All kommunikation som kommer från vår tjänst levereras centralt med funktionsspecifika intervall. Till exempel förmedlar vi försäljningsfakturor från tjänsten varje timme. I alla meddelanden vi skickar använder vi Netvisors egen noreply@netvisor.fi-adress som avsändaradress. I kommunikation som skickas via kundreskontra, såsom försäljningsfakturor och fakturapåminnelser, vill vi erbjuda våra kunder bättre anpassning av utseendet genom att ange avsändarens namn som det skickande företagets namn. Dessutom erbjuder vi våra kunder möjligheten att ange sin egen adress som svaradress (Reply-To) i kundreskontrans inställningar (Försäljning > Basinformation och inställningar > E-postens följebrev > Avsändarens e-postadress).
Under de senaste åren har skräppostkommunikation via e-post, återkommande identitetsstölder och så kallade "social engineering"-bedrägerier ökat avsevärt. Vi vill att Netvisor ska agera ansvarsfullt när det gäller informationssäkerhet och förbättrar våra tjänster aktivt för att möta nya hot, för att skydda våra kunder. För e-postkommunikation använder vi den moderna och skalbara Amazon Web Services Simple Email Services-tjänsten (AWS SES). Med hjälp av vår moderna samarbetspartner kan vi säkerställa att vår tjänst skalar till ökande meddelandemängder och utvecklar den för att anpassa sig till våra kunders användningssätt samt kraven för smidig e-postkommunikation.
För att säkra vår e-postkommunikation följer vi flera standarder som upprätthåller informationssäkerhet. Med hjälp av Sender Policy Framework (SPF) publicerar vi information till mottagande e-postservrar om servrar som kan leverera e-post till dem i Netvisors namn. På så sätt berättar vi att endast meddelanden som skickas från våra servrar i Netvisors namn ska accepteras och levereras. Detta innebär att en potentiellt skadlig avsändare inte kan utge sig för att vara Netvisor, eller i värsta fall vår kund. Av samma anledning, för att ni ska kunna säkerställa meddelandets verkliga ursprung, levereras våra meddelanden alltid med Netvisors egen e-postadress noreply@netvisor.fi. Som en annan skyddsåtgärd signerar vi våra e-postmeddelanden digitalt enligt DomainKeys Identified Mail-standarden (DKIM). Signaturen kan verifieras av vilken som helst mottagande e-postlåda. Informationen som behövs för att göra signaturen är endast i vår ägo – på så sätt kan vi säkerställa att externa parter inte kan signera sina meddelanden i Netvisors namn. Utöver de tidigare och för att stödja deras funktion har Netvisor DMARC-poster som berättar för mottagarna hur e-postkommunikation som skickas i Netvisors namn ska behandlas. För närvarande leder misslyckande med SPF- och DKIM-kontroller till att meddelandet styrs till mottagarens skräppostlåda, men i framtiden kommer vi att rekommendera direkt avvisning av meddelanden som misslyckas med kontrollerna. Dessa utvecklingsåtgärder är inte konkret synliga för meddelandets avsändare eller mottagare, men moderna e-posttjänster för mottagare av e-postkommunikation kommer säkert att uppskatta dem.
Observera att mottagarnas e-posttjänster kan skilja sig avsevärt från varandra. Av denna anledning kan meddelanden nå en kund, men inte alls en annan. Vi hoppas på samarbete både med mottagarna och Netvisors expertservice. Här är några tips för att säkerställa att dina meddelanden tas emot framgångsrikt:
• Se till att du skickar e-post till en verklig och korrekt skriven adress. Skicka inte meddelanden till dina kunders noreply-adresser.
• Om leveransen av en försäljningsfaktura som skickas via e-post till mottagaren misslyckas, skickar vi ett felmeddelande till fakturans avsändare. För att felmeddelandet ska kunna skickas måste företaget ha en egen e-postadress sparad som avsändaradress: Försäljning > Inställningar > Faktureringsinställningar > E-postens följebrev.
• Om mottagaren upplever svårigheter med att ta emot meddelanden, be dem att tillåta meddelanden från adressen noreply@netvisor.fi och lista adressen bland tillåtna avsändare.
• Kontrollera med mottagaren om de använder ett separat skräppostfilter för att ta emot meddelanden. Vi kan inte ta hänsyn till individuella filter, så de måste konfigureras för att acceptera meddelanden som skickas från noreply@netvisor.fi-adressen.
• Kontrollera med mottagaren om de använder en separat reläserver ("relay") som Microsoft Exchange för att ta emot meddelanden. I vissa fall skickar servern samma meddelande till den verkliga mottagaren igen, vilket resulterar i att meddelandet avvisas på mottagarens sida eftersom reläservern inte är bland Netvisors tillåtna avsändare.
• Om problemen upprepas för en viss kund och tidigare tips inte hjälper, be mottagaren om meddelandets referensinformation ("email headers"), eventuella skräppostfilterkonfigurationer samt deras loggar för meddelandets avvisning, och skicka dem till Netvisors expertservice på adressen tuki.netvisor@visma.com
Nyckelord: e-postkommunikation, Netvisor, SPF, DKIM, DMARC, informationssäkerhet, skräppostskydd, e-postmottagning.
Hjälpte det här svaret? Ja Nej
Send feedback