Denna hjälp beskriver inköpsfakturaautomation och dess användning i Netvisor. Med inköpsfakturaautomation kan du bland annat definiera att inköpsfakturor blir sakgranskade, godkända eller satta i betalningsförbud direkt utifrån villkor. Med automationen kan du också till exempel kontosätta inköpsfakturor eller allokera/hänföra dem till inköpsorder enligt företagets definierade regler. Inköpsfakturaautomation hanteras i delen Inköp > Inköpsfakturor > Automatisk hantering.

Med automationen kan du bland annat automatiskt ställa in att en inköpsfaktura är sakgranskad och/eller direkt godkänd. Du kan även göra kontering och inställning av kostnadsobjekt med hjälp av funktioner och önskade villkor. Med hjälp av automation kan du också med hjälp av önskade villkor t.ex. fastställa betalningsförbud för fakturor. Om företaget använder inköpsorderdelen kan till exempel en inköpsfaktura konteras och allokeras/hänföras till en inköpsorder med hjälp av automation.

För att få tillgång till vyn krävs rättigheten Automationsregler för inköpsfakturor i reskontrarättigheterna för ifrågavarande företag. Dessutom måste du ha minst redigeringsrättighet till leverantörsreskontrans vyer och listor.

Automationen aktiveras genom att trycka på knappen automation inte i bruk, varvid den blir grön och texten ändras till automation i bruk. Automationsbehandlingen fungerar inte om fakturan har summan noll eller är en kreditfaktura.

Behandlingshistoriken för inköpsfakturaautomation sparas i 13 månader. Äldre historikposter kommer att tas bort. Markeringar som automationen gör i inköpsfakturans historik sparas ändå så länge fakturan finns kvar. Om inköpsfakturaautomation körs på en faktura i en låst leverantörsreskontraperiod och detta medför en ändring i bokföringen, till exempel konterar fakturan, ändras fakturans bokföringsdag till den första olåsta dagen.

​

​
​

En automationsregel för inköpsfakturor kan kopieras via länken Kopiering av regler.

​

​

Från vyn kan du kopiera gemensamma regler till ett annat företag som du har rättigheter till.

Välj befintliga automationsregler i företaget från listan och klicka på Kopiera regler till annat företag. I den vy som öppnas visas de företag som användaren har rättigheter till.

Om användaren inte har rättighet till inköpsfakturaautomation i det andra företaget kopieras inte regeln och ett felmeddelande visas efter kopieringsförsöket (Inga rättigheter till automationsregler).

Om det finns något att observera vid kopieringen visas dessa och användaren ska sedan göra nödvändiga korrigeringar/ändringar. Uppgifterna kan kopieras till urklipp för att sparas.

​

​

Om du kopierar en befintlig regel till samma företag kan du få samma regel till företaget, som du sedan kan göra en liten önskad ändring i denna nya kopia.

Från vyn kan du också kopiera leverantörsspecifika regler inom företaget och till ett annat företag. På så sätt kan du lägga till en befintlig regel till en ny leverantör. Du kan ange från vilket datum reglerna ska börja gälla och välja hur leverantörer eller kostnadsobjekt allokeras/hänförs.

​

​
​

Gemensamma regler är regler för automationshantering som gäller för alla leverantörers inköpsfakturor. Vid behov kan reglerna även göras leverantörsspecifikt. Innan du aktiverar tjänsten och börjar använda den lönar det sig att fundera på ett alternativ som lämpar sig bättre för ditt ändamål. En gemensam regel är lättare att hantera, om samma funktion lämpar sig för flera leverantörer med samma villkor. Reglerna öppnas från pilen som pekar nedåt och visar beskrivningen av regeln och dess giltighetstid. Om regeln är föråldrad visas den som en orange "boll". Detta ger också en notifikation i widgeten Undantag och anmärkningar på startsidan, ”föråldrade regler för inköpsfakturaautomation”. Notifikationen kan kvitteras bort genom att förlänga regelns giltighetstid eller genom att ta bort den föråldrade regeln.

​

​

Regelordning

Du kan ändra ordningen på reglerna genom att klicka på musens vänstra knapp och hålla den nere på regelraden samt sedan dra regeln under önskad rad. Regelnumret visas framför regelraden och reglerna granskas alltid från det lägsta numret och uppåt. Till exempel här lönar det sig att först göra undantagen och de allmänna reglerna längre ned med större nummer. Regeln går alltid enligt nummerordning, även om leverantören har en regel definierad, granskas den först utgående från dess systemnummer. Om ett bindestreck visas som ordningsnummer på raden körs inte den raden för vald leverantör.

Om funktionen i regeln redan har utförts med en tidigare regel, kommer en regel som kommer senare inte att göra/köra över samma funktion. Ändrar till exempel inte bokföringskontot eller kostnadsobjekten. Vyn gör det möjligt att först köra allmänna regler, sedan leverantörsspecifika och till sist åter gemensamma regler. Dessa behandlas enligt ordningsnumret.

Redigera, ta bort regel och transaktioner

En regel kan redigeras genom att öppna den önskade regeln från pilen som pekar nedåt och klicka på knappen Redigera. Från denna vy kommer du även till leverantörslänkningen och härifrån kan du definiera regeln aktiverad för önskade leverantörer.

Du kan radera en regel genom att gå till Redigera regel och där klicka på Ta bort regel. Knappen Transaktioner visar regelns redigeringar och till exempel orsaken till att regeln inte fungerade för önskad faktura. Till exempel i regeln nedan stämde inte fakturakanalen och därför behandlades inte fakturan med hjälp av regeln. Transaktioner kan sökas med hjälp av datum och t.ex. faktura.

​

​
​

Skapandet av en ny regel inleds med att ge regeln ett namn och, om så önskas, en beskrivning.

Giltighetstiden ska fastställas från den dag regeln gäller. Om ett slutdatum inte fastställs gäller regeln tills vidare. Om fakturan redan existerar i systemet kommer automationsregeln inte att behandla den, även om giltighetsdatumet fastställs till ett datum i det förflutna.

​

​
​

Det måste skapas minst en funktion i avsnittet Funktioner. Om det finns flera funktioner kan regeln tas bort med knappen efter raden. När du skapar funktioner är det bra att tänka igenom ordningen, dvs. om samma objekt för funktionen redan har fastställts tidigare. Som exempel på detta fungerar inte till exempel konteringsregeln, om konteringen redan är fastställd med en överordnad regel. Eller om för många funktioner utförs med samma regel, av vilka inte alla uppfylls, på vilket sätt blir då en del inte utförda.

Villkor: Här väljer du villkoret när regeln ska köras.

​

​
​

Ställ in cirkulationslista: Du kan välja en redan existerande automationscirkulation för fakturan. För hantering av cirkulationslistorna krävs av reskontrarättigheterna rättigheten ”Person som ställer in godkännandecirkulationen för inköpsfakturor”. Du hittar detaljerade instruktioner om godkännandecirkulation på en egen hjälpsida här. Med hjälp av cirkulationslistorna kan du även bygga upp en avvikande godkännandecirkulation för vikariat. I detta fall måste du ge regeln som skapats en önskad giltighetsperiod under vilken denna regel är giltig. Detta snabbar upp handläggningstiden för fakturan, eftersom de önskade fakturorna kan godkännas direkt. Ett exempel är till exempel administrativa fakturor, såsom hyra och faktura för internetuppkoppling, som upprepas med regelbundna mellanrum. Automationsregeln åsidosätter företagets eventuella standardcirklulationslista. Om fakturan redan är sakgranskad och cirkulationslistan körs på nytt med automationsregeln hämtas endast godkännaren för cirkulationen. Sakgranskningen syns i fakturans behandlingshistorik, vem som gjort den, men visas inte separat på cirkulationslistan. Automationsregeln kontrollerar att de hittade användarna har tillräckliga rättigheter att fungera som sakgranskare/godkännare. Om ens en användare saknar nödvändiga rättigheter avslutas regelns behandling med fel.

I automationens transaktionshistorik visas texten: Avvikande godkännandecirkulation lades till fakturan varje gång händelsen har behandlats med denna automationsregel som ställer in cirkulationen för fakturan.

Ställ in faktura i betalningsförbud: Detta försätter fakturan i betalningsförbud och den kan inte betalas utan att förbudet tas bort. Detta rekommenderas till exempel i en situation där man kan anta att det kommer många fakturor eller varor från leverantörerna som det är nödvändigt att kontrollera manuellt.

Bokför avrundningsskillnaden automatiskt: Om fakturan har differenser på några cent kan dessa bokföras direkt som avrundningsdifferenser på inköpsfakturans konteringsrader. Detta sparar arbetstid vid konteringen. Händelsen syns på inköpsfakturans konteringsrad och kan sedan konteras antingen manuellt eller med hjälp av en automationsregel som konterar fakturan. På en eventuell avrundningsdifferensrad visas radspecifik förklaring: Avrundningsdifferens bokförd automatiskt.

För avrundningsdifferensregeln kan ett kostnadsobjekt ges genom att dessutom ställa in funktionen Ställ in kostnadsobjekt för vald rad och behandla den rad vars förklaring är Avrundningsdifferens bokförd automatiskt.
​
​Ställ in bokföringsdag: Regeln låter dig fastställa bokföringsdatum till månaden före eller efter fakturadatum.
​
Med denna regel kan du enkelt styra önskade fakturor att registreras automatiskt antingen månaden före eller månaden efter fakturadatum. Denna funktion ska ställas in i behandling av fakturan före fakturans konteringsfunktion. Om konteringen sker automatiserat, ska en egen separat regel göras efter denna regel. Programmet flyttar inte fakturan till en låst period med detta villkor utan ger då ett felmeddelande i behandlingshistoriken. Bokföringsdag är på låst period. Dessutom om det finns andra villkor i samma regel körs inte dessa då.

Kontera faktura: Konterar fakturan automatiskt. Konteringen görs enligt alternativet fakturans standardkontering. Om fakturan inte sakgranskas samtidigt med hjälp av regeln, görs en preliminär kontering. Konteringen syns när fakturan är sakgranskad och konterad.

Godkännande: Du kan välja om fakturan ska gå direkt till sakgranskad, godkänd eller avvisad. Regeln kan inte köras flera gånger i följd, så om du vill att fakturan ska godkännas måste du göra en regel som godkänner den direkt och du får inte ha en separat sakgranskningsregel före detta.

Avbryt automationen och för till manuell hantering: Med hjälp av detta alternativ tillämpas inte automation och fakturorna enligt den regeln måste behandlas helt manuellt. Det är till exempel bra när en ny leverantör skickar en första faktura, så att leverantören och riktigheten hos fakturan som hen skickat kan granskas innan de tas med i automationskretsen.

Periodisera faktura: Med denna funktion kan du automatiskt göra en periodisering som gäller hela fakturan. Välj från listan den periodiseringsregel som du vill använda. OBS! Periodisering en månad – 1 period från bokföringsdagens månad kan inte göras med denna regel.

Spara konteringsförslagen automatiskt: Om raden innehåller ett konteringsförslag som härstammar från AI, kan du välja från vilken sannolikhetsprocent och uppåt förslag sparas på inköpsfakturaraden. Regeln fungerar framöver även i samma regel i fråga om funktionen som konterar fakturan. I en regel där både kontering och detta konteringsförslag finns samtidigt konteras de rader där förslaget överstiger det angivna värdet till detta bokföringskonto. De rader där förslaget inte räcker till konteras antingen till leverantörens standardkonto eller till företagets standardkonto för inköp i bokföringsinställningarna. Verifikatet syns när fakturan dessutom är sakgranskad, men om konteringsraderna ändras på inköpsfakturan påverkar det verifikatet.

Om denna funktion är först i reglerna och det senare i reglerna ges ett kostnadsobjekt, kommer kostnadsobjektet från denna konteringsförslagsregel. Om du till exempel vill ha ett önskat kostnadsobjekt på alla rader måste denna regel vara före regeln som sparar konteringsförslagen automatiskt. Om båda finns i samma regel och aseta kaikille laskuriveille laskentakohde används, sätts kostnadsobjektet utifrån denna konteringsförslagsregel.

​

Fastställ bokföringskonton för fakturans samtliga rader: Detta väljer önskat bokföringskonto som standard för inköpsfakturan. Kontot måste vara aktivt i kontoförteckningen. Regeln fungerar tillsammans med regeln Fastställ bokföringskonton för valda fakturarader i samma regel. Då kör radspecifik behandling bokföringskonton på de rader där regeln träffar och resterande rader behandlas med denna Fastställ bokföringskonton för alla rader, förutsatt att regelns villkor uppfylls. Om det finns separata regler som fastställer bokföringskonton för alla rader och en annan regel som fastställer dem endast för valda rader och du vill att samma bokföringskonto ska läggas på övriga rader måste regelordningen vara sådan att först körs Fastställ bokföringskonto för alla fakturarader och därefter regeln som fastställer bokföringskonton för valda fakturarader.

Fastställ kostnadsobjekt för alla fakturarader: Med hjälp av detta kan ett önskat befintligt kostnadsobjekt visas på inköpsfakturans konteringsrad. Du hittar detaljerade instruktioner om kostnadsobjekt på en egen hjälpsida här. Du kan välja endast ett kostnadsobjekt under en kostnadsobjektsrubrik, men du kan välja flera kostnadsobjekt om de är under olika rubriker. Med hjälp av kostnadsobjekten visas de aktuella konteringarna i objektrapporterna och via detta kan du följa upp exempelvis verksamhetsställets transaktioner. Om en tidigare körd regel har lagt till ett kostnadsobjekt, till exempel genom att kontera enligt mallfaktura med en regel, kommer denna Fastställ kostnadsobjekt-regel inte att lägga ett annat kostnadsobjekt på denna rad om den körs senare i ordningen.

Kontera fakturaraderna enligt mallfakturan: Det här alternativet är praktiskt för återkommande, exempelvis administrativa fakturor. Välj mallfaktura från det första fältet, detta visar fakturanumret och leverantörens namn. Mallfakturan måste ha kommit som en e-faktura till det aktuella företaget för att du ska kunna välja den från listan. Mallfakturan får inte konteras som engångskontering, annars fungerar inte automationen i bakgrunden. Denna regel skapar inget verifikat på fakturan, utan tar de konteringsrader som hämtas enligt regeln synliga på inköpsfakturans konteringsrader. Om du också vill skapa ett verifikat rekommenderar vi att du gör en automationsregel efter denna där fakturan konteras. Att verifikatet syns kräver också att fakturan åtminstone är sakgranskad, annars blir den i preliminär konteringsstatus.

​

​

Det andra fältet innehåller valet om moms, bokföringskonton och kostnadsobjekt också ska fastställas utifrån en mallfaktura. Vid behov kan du välja bland alternativen nedan.

​

​

Det sista fältet fastställer på vilken grund uppgifterna på mallfakturan ska kombineras med konteringen, det vill säga om du ska använda produktkoden, produktnamnet och/eller någondera av dessa. Dessutom är det möjligt att använda radförklaring i allokeringen/hänföringen. Om du använder produktkod, produktnamn eller radförklaring måste dessa finnas både på exempelfakturan och på den nya inkommande fakturan för att programmet ska kunna allokera dem sinsemellan. Om till exempel produktkoden är tom görs ingen allokering.

​

​

Vid behov kan du använda flera mallfakturor här, men de produkter som står först i regeln kontosätts först och med följande villkor kontosätts de produkter som inte hittades på föregående mallfaktura. På så sätt kan mallfakturor länkas till en regel om det är nödvändigt att jämföra produkter från flera fakturor. Observera dock att om konteringsraden som motsvarar en produkt redan har behandlats enligt den tidigare regeln, ändrar inte tilläggsreglerna konteringen av produktraden i fråga. Med andra ord lönar det sig att ta reglernas ordning i beaktande. Om endast en del av raderna i fakturan stämmer överens med mallfakturan/-fakturorna i konteringsregeln, ska dessa rader behandlas. Rader som inte stämmer överens med regeln ska inte konteras och inga åtgärder vidtas för dem.

Ange radförklaring för alla fakturarader: Detta gör att du med hjälp av automationen kan ställa in en radförklaring på inköpsfakturornas konteringsrader eller åsidosätta förklaringen som följde med e-fakturan. Här kan du välja mellan att som förklaring ge produktens produktnamn, kod eller en egen förklaring. Om du väljer en egen förklaring och lämnar den tom kommer det inte att finnas någon separat radförklaring för en inköpsfaktura som har framgångsrikt behandlats med denna regel. På inköpsfakturan lämnas radförklaringsfältet tomt, men när du konterar fakturan och åtminstone sakgranskar den kommer leverantörens namn, faktura och sedan fakturanummer att visas som radförklaring på verifikatet. Regeln bör köras före fakturans eventuella konteringsregel.

Kontera fakturaraderna som engångspost: Med denna funktion kan du slå ihop på en konteringsrad alla de rader som har samma MOMSSATS och Momskod. Detta underlättar hantering av fakturor med många fakturarader. Detta nollställer samtidigt eventuella kostnadsställen på fakturan.
​

Periodisera fakturarader: Utvalda rader i inköpsfakturan kan periodiseras med önskad periodiseringsregel. Villkor för periodisering kan vara en radförklaring, produktkod eller produktens namn. Regeln kan framöver köras i samma regel som konteringsregeln eller kan köras även på en redan konterad faktura.

Allokera/hänföra fakturarader: Önskade fakturarader kan allokeras/hänföras med en befintlig allokeringsregel. Villkor för allokering kan vara en radförklaring, produktkod eller produktens namn. Allokeringsregeln kan framöver köras i samma regel som konteringsregeln eller kan också köras på en redan konterad faktura.

Partiell momsavdrag (%): Du kan välja momsfri andel av fakturaradens summa. Villkoret kan vara en förklaring, produktkod eller ett produktnamn som är det önskade värdet, eller som börjar eller slutar med eller innehåller det önskade värdet. Regeln kan framöver köras i samma regel som fakturans kontering eller kan köras även på en redan konterad faktura.

Ställ in moms på fakturaraderna: Detta låter dig mata in önskade samma värden antingen för alla rader eller bara för enskilda rader baserat på förklaringen, produktnamnet eller produktkoden. Radspecifikt kan regeln också köras endast för önskad Moms­kod-rad eller önskad MOMSSATS-rad. Regeln kan framöver köras i samma regel som konteringsregeln eller kan köras även på en redan konterad faktura.

Ställ in bokföringskonto för valda fakturarader: Med denna funktion kan du ge önskat bokföringskonto endast för en konteringsrad på inköpsfakturan. Regeln kan begränsas till att gälla alla rader eller så kan du välja att raden måste ha en viss förklaring, produktkod eller produktnamn för att denna funktion ska användas. Förklaring, produktkod och namn kan dessutom begränsas så att det måste stämma exakt, eller börja med ett visst värde, sluta med ett visst värde eller innehålla ett visst ord. Begränsningen kan också göras så att Momskod måste vara ett visst värde eller MOMSSATS måste vara ett visst värde. I regeln finns ingen begränsning för hur många rader med funktionen Ställ in bokföringskonto för valda fakturarader som kan väljas. Dessutom kan denna radspecifika bokföringskontofunktion framöver användas i flera regler. Dessa behandlas enligt regelns nummerordning. Regeln kan framöver köras i samma regel som konteringsregeln eller kan köras även på en redan konterad faktura.

​

​

Ställ in kostnadsobjekt för valda fakturarader: Med denna funktion kan du ge önskat kostnadsobjekt antingen för alla rader eller endast för den rad där det finns en viss artikel, produktkod eller produktnamn. Detta kan också begränsas utifrån Momskod eller MOMSSATS. I regeln finns ingen begränsning för hur många radspecifika kostnadsobjekt som kan väljas genom att skapa nya funktioner Ställ in kostnadsobjekt för valda fakturarader. Dessutom kan detta radspecifika kostnadsobjekt framöver användas i flera regler. Dessa behandlas enligt regelns nummerordning. Om raden redan har ett kostnadsobjekt ändrar regeln inte detta, men sätter kostnadsobjekt på en rad där det ännu inte finns, om regelns villkor uppfylls. Regeln kan framöver köras i samma regel som konteringsregeln eller kan köras även på en redan konterad faktura.

​

​
​

Försätt leverantören i betalningsförbud: Du kan med regeln försätta den leverantör som regeln gäller i betalningsförbud. Kan användas exempelvis när du skapar ny leverantör, när du vill försäkra dig om att leverantören är korrekt. Betalningsförbudet förhindrar betalning av leverantörens samtliga fakturor.

​

Ställ in faktura i betalningsförbud: Med denna funktion kan du ställa in betalningsförbud på fakturor, vilket påverkar endast betalning av kreditfakturor. Om detta har gjorts kan kreditfakturor inte betalas till banken om regelns villkor uppfylls.

​

Anteckna som anknuten till inköpsfakturan: För att denna egenskap ska fungera måste inköpsorder-delen vara aktiverad i företaget. Den behöver vara först i regelröret om du vill utföra radspecifika funktioner för inköpsfakturan och inköpsordern. Tilldelning kan vid behov göras mellan olika leverantörer, därför lönar det sig att vara uppmärksam på fältet villkor och definiera detta tillräckligt noggrant. Om inköpsordern har status inköpsförslag eller arkiverad kan fakturan inte tilldelas till inköpsordern via automation.

​

För att denna egenskap ska fungera måste inköpsorder-delen vara aktiverad i företaget.

Länka inköpsfakturarader till inköpsordern: Du kan välja om regeln automatiskt ska länka inköpsfakturaraderna till inköpsordern. Statusen på den inköpsorder som ska länkas måste vara godkänd eller skickad för att länkningen ska ske. Om inga preciseringar valts sker länkning som standard enligt produktkod + produktnamn. Funktionen länkar inköpsfakturaraderna till inköpsorderraderna om:

-Det finns som mest 20 gånger fler inköpsorderrader att länka än det finns inköpsfakturarader.

-Den sammanlagda summan av de inköpsorderrader som ska allokeras/hänföras är som mest dubbelt så stor som summan av de inköpsfakturarader som ska allokeras/hänföras.

-Inköpsfakturan tilldelas som mest fem inköpsorder.
​
Länka inköpsfakturarader till inköpsorder med hänsyn till restorder: Denna regel fungerar som regeln Länka inköpsfakturarader till inköpsorder. I denna regel lönar det sig att använda villkoret Ostolaskun rivisummat eroavat ostotilauksen rivisummista korkeintaan (%) jälkitilaus huomioiden eller Ostolaskurivien määrät eroavat ostotilausrivien määristä korkeintaan (%) jälkitilaus huomioiden.

Kopiera kontosättningsuppgifter från inköpsordern till inköpsfakturaraderna: Du kan välja att kopiera inköpsorderns bokföringskonton och/eller endast eventuella kostnadsobjekt från inköpsordern till inköpsfakturan (konteringar kan läggas färdigt på inköpsorderraderna i uppgörandeskedet). För att göra tilldelningen måste inköpsordern och inköpsfakturan innehålla exakt samma produkt. Produktkoden eller produktnamnet måste stämma exakt. Om dessa inte stämmer görs ingen tilldelning även om villkoren i övrigt är uppfyllda.

Kopiera enhetspriser från inköpsfakturan till inköpsorderraderna. Då uppdateras de korrekta inköpspriserna från fakturaraderna till inköpsorderraderna och även till lagerhanteringen.

​

Du måste välja minst ett villkor. Här definierar du under vilket/vilka villkor den automatiska behandlingen ska utföras.

​

​
​

​
​

Fakturans summa: Fastställ fakturans summaintervall. Fakturan måste ligga inom detta summaintervall för att bli behandlad med den skapade regeln. Summaintervall kan vid behov anges flera.

Vår referens/Er referens: Definiera att fältet Vår referens/Er referens måste innehålla viss text för att regeln ska vara giltig. Eller vår referens inleds eller avslutas med en önskad text eller innehåller en önskad text.

Till fältet Er referens läses det första inställda värdet från följande fält i denna ordning:

"/Finvoice/DeliveryDetails/WaybillIdentifier"

"/Finvoice/InvoiceDetails/OrderIdentifier"

"/Finvoice/InvoiceDetails/BuyerReferenceIdentifier"

Till fältet Vår referens läses värdet från fältet SellerReferenceIdentifier.

Referensnummer/meddelande: Detta låter dig specificera om referensen/meddelandet måste stämma överens helt för att regeln ska vara giltig eller om den önskade första- eller slutdelen är tillräcklig. Du kan även ange att referensen/meddelandet måste innehålla önskade siffror/bokstäver.

Fakturanummer: Du kan välja att fakturanumret måste stämma exakt för att regeln ska vara giltig eller räcker det att början eller slutet har ett önskat värde. Du kan också definiera att fakturanumret måste innehålla önskade siffror/bokstäver.

Avtalskod: Använd uppgiften Avtalskod som villkor för utförande av funktionen. Till fältet Avtalskod läses värdet från fältet AgreementIdentifier.

Leverantörens bankkonto (IBAN): Ange här leverantörens bankkonto i IBAN-format som måste stämma överens för att regeln ska gälla. Flera konton kan väljas och det räcker att ett av dessa stämmer.

Frekvens: Du kan definiera med hur många veckors mellanrum regeln ska upprepas. Ange ett datum i fältet Från och med. Definitionen hur ofta fakturan upprepas och från och med när regeln ska träda i kraft. Notera här att även om du ställer in starten av en regel i det förflutna tillämpas regeln inte på fakturor som redan har tagits emot. Regeln fungerar endast för fakturor som kommer efter att regeln skapats. I Från och med-datumet ska du gärna ställa in antaget fakturadatum eftersom uppföljningen av regelns frekvens baseras på det. Det finns en tolerans på några dagar i frekvensen. Det vill säga att om du har en faktura som upprepas varje månad, får fakturans datum kasta +-3 dagar. Om avvikelsen i frekvensen är t.ex. en vecka fungerar inte identifieringen och på grund av detta fungerar inte regeln. Om en faktura hanteras med ett upprepningsvillkor behandlar inte samma automationsregel en annan faktura under samma period. Det vill säga att till exempel en regel som upprepas varje månad kan hantera max. en faktura i månaden. Här tittar man på fakturadatumet, inte när fakturan ankommit.

Fakturans källa: E-faktura, skanningstjänst eller manuell. Via vilken kanal tas alltså fakturor emot som hanteras med denna automationsregel. Vid behov kan du välja fakturor som tas emot via flera kanaler. Inköpsfakturaautomation tar fakturan för behandling om det är en e-faktura eller om leverantören i en skannad faktura har identifierats ”starkt”, det vill säga med minst namn och FO-nummer. E-fakturans uppgifter anses vara mer tillförlitliga än skannade fakturors, varvid automatiken är striktare vad gäller skannade fakturor. För e-faktura räcker identifiering endast med FO-nummer.

Leverantören har en faktura med samma nummer: Välj om det måste finnas en faktura med samma nummer hos leverantören för att regeln ska fungera. Här kan också alternativet nej väljas.

Fakturans summa och fakturaradens summa skiljer sig från varandra (€): Definiera här differensintervallet inom vilket funktionen utförs. Exempelvis om du vill registrera avrundningsdifferensen under avrundningsskillnader i inköpsfakturans konteringsrader för mindre än fem cent, anger du värdena 0–0.05 i fälten.

I nätfakturameddelandets rubrikfält hittar du teckensträngen: Den kan användas för att hämta information på upp till 70 tecken från finvoice-meddelandet på inköpsfakturan. Informationen hämtas från meddelandet före fakturaradfältena. Lösningen är inte beroende av teckenstorleken, det vill säga till exempel ordet Villmanstrand i meddelandet kan också sökas med sökkriteriet villmanstrand. Sökvillkoret, t.ex. PB 55, behandlas som ett sökvillkor, om det är på en rad i villkoret. Med andra ord måste villkoret stämma överens helt, och inte t.ex. endast ordet PB. Egenskaper kan sökas från flera ställen i meddelandet genom att lägga in flera ord under villkorspunkten.

Om du använder flera villkorsrader räcker det att ett av dessa stämmer. Om den första raden till exempel innehåller PB 55 och den andra raden ordet Villmanstrand räcker det att Villmanstrand finns någonstans i meddelandet före fakturaradsuppgifterna.

I nätfakturameddelandets rader hittas teckensträng: Denna kan användas för att söka tecken och siffror från fakturans invoicerow-raders innehåll. Det maximala antalet tecken som kan användas är 70. Lösningen är inte beroende av teckenstorleken, det vill säga till exempel ordet Villmanstrand på produktlinjen i meddelandet kan också sökas med sökkriteriet villmanstrand. Sökvillkoret, t.ex. PB 55, behandlas som ett sökvillkor, om det är på en rad i villkoret. Med andra ord måste villkoret stämma överens helt, och inte t.ex. endast ordet PB. Egenskaper kan sökas från flera ställen på produktlinjerna i meddelandet genom att lägga in flera ord under villkorspunkten.

​

Fakturaradens produktkod: Du kan ange ett villkor att produktkoden måste helt stämma överens eller börja/sluta eller innehålla önskade tecken för att den aktuella regeln ska träda i kraft. Visning av produktkoden kräver e-faktura eller tilldelning av inköpsorder till inköpsfakturan där uppgifterna hämtas från inköpsordern. Beroende på regelns funktion behandlar detta villkor alla fakturarader om en rad har denna produktkod.

Fakturaradens produktnamn: Du kan ange ett villkor att produktnamnet måste helt stämma överens eller börja/sluta eller innehålla önskade tecken för att den aktuella regeln ska träda i kraft. Visning av produktkoden kräver e-faktura eller tilldelning av inköpsorder till inköpsfakturan där uppgifterna hämtas från inköpsordern. Beroende på regelns funktion behandlar detta villkor alla fakturarader om en rad har detta produktnamn.

Fakturaradens förklaring: Du kan ange ett villkor att förklaringen måste helt stämma överens eller börja/sluta eller innehålla önskad text för att den aktuella regeln ska gälla. Beroende på regelns funktion behandlar detta villkor alla fakturarader om en rad har denna förklaring.

Fakturaradens kostnadsobjekt: Du kan ange ett villkor enligt vilket fakturaradens kostnadsobjekt ska överensstämma med kostnadsobjektet som angetts i villkoret. Beroende på regelns funktion behandlar detta villkor alla fakturarader om en rad har detta kostnadsobjekt.

Fakturarader saknar kostnadsobjekt: Villkoret kan ställas in att utlösas antingen när uppgiften saknas på alla rader eller när den saknas på minst en rad. På så sätt kan ofullständigt konterade inköpsfakturor styras t.ex. till ekonomiavdelningen för komplettering redan före normal cirkulationslista, vilket minskar korrigeringsvarv i sakgranskning och godkännande.

Fakturarader saknar bokföringskonto: Villkoret kan ställas in att utlösas antingen när uppgiften saknas på alla rader eller när den saknas på minst en rad. På så sätt kan ofullständigt konterade inköpsfakturor styras t.ex. till ekonomiavdelningen för komplettering redan före normal cirkulationslista, vilket minskar korrigeringsvarv i sakgranskning och godkännande.

​

Leverantör skapades i samband med fakturan: Du kan definiera ett villkor för att ta ställning till om regeln fungerar, om leverantören skapades samtidigt med att fakturan utfärdades. Med andra ord, om leverantören t.ex. skapas automatiskt och du vill att dessa fakturor ska styras till manuell kontroll väljer du alternativet Ja under punkten Skapad.

​

Bankkonto skapat i samband med fakturan: Du kan definiera ett villkor för att ta ställning till om ett nytt bankkonto har skapats i samband med fakturans ankomst. Villkoret är i kraft så länge bankkontot inte har bekräftats. Bekräftelse av bankkonto kan göras antingen från fakturan eller från leverantörens bankkontohantering och båda sätt bekräftar bankkontot. Med detta kan du t.ex. skapa en automationsregel där fakturan sätts i betalningsförbud när ett nytt bankkonto ankommer, så att det nya kontots riktighet kan kontrolleras noggrannare.

​

Inköpsordern har status: Du kan definiera status för inköpsordern så att automationen tar den i beaktande. Du kan välja mellan godkänd eller skickad till leverantörer.

Leveransstatus: Definiera vad som ska vara leveransstatus för att villkoret ska uppfyllas. Du kan välja mellan ej levererad, delvis levererad, levererad och överlevererad.

Yhdistä ostotilaus: Du kan definiera villkoret när inköpsordern ska tilldelas inköpsfakturan. Alternativen för koppling är att inköpsordernummer motsvarar fakturans Er referens, inköpsordernummer har markerats som hörande till fakturan eller att inköpsorderns Vår referens motsvarar fakturans Er referens.

Inköpsorderns summa skiljer sig från inköpsfakturans summa med högst (%): Du kan fastställa hur mycket summan får skilja sig i procent för att automationsbehandlingen ska fungera. Inköpsordrar förutsätter att inköpsorder-delen används i företaget.

Antal inköpsorder (st): Du kan fastställa intervallet hur många inköpsorder det ska finnas för att regeln ska fungera.

​

Kohdista ostotilausrivit ostolaskuriveihin: Du kan välja som villkor om inköpsordern ska anslutas till inköpsfakturan om inköpsorderns produktkod, artikel och/eller produktnamn och kod överensstämmer. Först kontrolleras normal produktkod och normalt produktnamn och om dessa inte stämmer kontrolleras leverantörsspecifik kod och leverantörsartikel. Inköpsordern måste vara godkänd och skickad/utskriven.

Inköpsfakturaraderna har motsvarande inköpsorderrader: Kan väljas som villkor från alternativen För alla inköpsfakturarader finns motsvarande inköpsorderrader, för alla inköpsorderrader finns motsvarande inköpsfakturarader och slutligen för vissa inköpsfakturarader finns motsvarande inköpsorderrader. Motsvarighet betyder att inköpsfakturans och inköpsorderns produkt och produktnamn stämmer exakt per faktura/inköpsorderrad. Raden behandlas inte om t.ex. produktkoden stämmer men produktnamnet är ett annat.

Inköpsfakturans radsummor skiljer sig från inköpsorderns radsummor med högst (%): Du kan fastställa ett maximalt procentvärde som en inköpsorder och inköpsfaktura får skilja från varandra för att inköpsordern och inköpsfakturan ska länkas till varandra. Här jämförs summor inklusive moms. Inköpsordern visar i summafälten summor exklusive moms, men på inköpsorderraderna visas summor inklusive moms som måste ligga inom önskat procentintervall. Med detta villkor bör funktionen Länka inköpsfakturarader till inköpsorder användas. Funktionen länkar inköpsfakturaraderna till inköpsorderraderna om:

Raderna allokeras/hänförs som standard enligt produktkod + produktnamn. Först kontrolleras normal produktkod och normalt produktnamn och om dessa inte stämmer kontrolleras leverantörsspecifik kod och leverantörsartikel. Om du vill ändra detta måste funktionen Kohdista ostotilausrivit ostolaskuriveihin tas med i regeln och sedan kan allokeringssättet ändras nedan.

​

​

Inköpsfakturans radsummor skiljer sig från inköpsorderns radsummor med högst (%) med hänsyn till restorder: Detta fungerar som villkoret ovan men beaktar också restorder. Med detta villkor bör funktionen Länka inköpsfakturarader till inköpsorder med hänsyn till restorder användas. Här jämförs summor inklusive moms. Inköpsordern visar i summafälten summor exklusive moms, men på inköpsorderraderna visas summor inklusive moms som måste ligga inom önskat procentintervall. Med detta villkor bör funktionen Länka inköpsfakturarader till inköpsorder användas. Funktionen länkar inköpsfakturaraderna till inköpsorderraderna om:

Raderna allokeras/hänförs som standard enligt produktkod + produktnamn. Först kontrolleras normal produktkod och normalt produktnamn och om dessa inte stämmer kontrolleras leverantörsspecifik kod och leverantörsartikel. Om du vill ändra detta måste funktionen Kohdista ostotilausrivit ostolaskuriveihin tas med i regeln och sedan kan allokeringssättet ändras nedan.

Mängderna på inköpsfakturaraderna skiljer sig från mängderna på inköpsorderraderna med högst (%): Du kan fastställa ett maximalt procentvärde av produkternas antal på inköpsfakturaraderna och inköpsorderraderna som får skilja. Om differensen ligger inom procentvärdet kopplas inköpsordern och inköpsfakturan till varandra. Här bör funktionen Länka inköpsfakturarader till inköpsorder användas. Mängden kontrolleras från fältet mängd på inköpsfakturaraden och värdet levererad mängd på inköpsordern.

Mängderna på inköpsfakturaraderna skiljer sig från mängderna på inköpsorderraderna med högst (%) med hänsyn till restorder: Fungerar som villkoret ovan men beaktar restorder. Här jämförs produkternas antal på inköpsfakturaraderna och inköpsorderraderna. Här bör funktionen Länka inköpsfakturarader till inköpsorder med hänsyn till restorder användas. Mängden kontrolleras från fältet mängd på inköpsfakturaraden och värdet levererad mängd på inköpsordern. Restorder med hänsyn till går även igenom sådana inköpsfakturarader där levererad mängd är noll.

Inköpsorderraderna har kvalitetsavvikelser: Om företaget tillämpar kvalitetshantering på inköpsordern kan du i villkoren definiera om det får eller inte får förekomma kvalitetsavvikelser i inköpsordern för att kopplingen ska ske. Det är till exempel möjligt att förhindra koppling om inte alla produkter i inköpsordern är prima.

När du har gått igenom valen av alla funktioner och villkor ska du klicka på knappen Spara. Vid behov kan en rad tas bort med knappen som finns efter raden. Om en rad förblir röd när du trycker på knappen Spara betyder det att uppgifterna för den raden saknas. Du ska antingen lägga till dem eller radera den raden helt.

Efter knappen Spara kommer du till ett val där du kan välja vilka leverantörer som ska länkas till regeln. Du kan välja antingen de valda leverantörerna eller företagets hela leverantörsregister. Därefter ska du ytterligare spara vyn.

Om du väljer valda leverantörer. Det här alternativet rekommenderas för regler som innehåller funktioner med anknytning till godkännande av inköpsfakturor. På det här sättet säkerställer du att det inte kan uppstå missbruk vid nya leverantörer.

​

​

OBS! Om automationsreglerna inte uppfylls förbigås regeln i fakturahanteringen. Fakturan kommer då att finnas kvar i systemet som en ny faktura och måste hanteras manuellt. I loggen Transaktioner för den leverantörsspecifika regeln kommer då att visas att villkoren för inköpsfakturaautomationen inte är uppfyllda.

​

Gemensamma och leverantörsspecifika regler kan användas samtidigt. Den första rutan innehåller gemensamma, den mellersta leverantörsspecifika och den nedersta rutan igen gemensamma regler. Reglerna granskas utifrån regelns ordningsnummer, det vill säga nummer 1 alltid först, även om det står i de allmänna reglerna och bakom leverantören står regel nummer 2.

För att du ska kunna välja en leverantörsspecifik regel ska du först välja önskad leverantör från leverantörslistan.

​

​

Du kan sedan skapa den önskade regeln för leverantören med knappen Ny leverantörsspecifik regel. Detta öppnar en liknande vy som från de allmänna reglerna, valen är desamma som de som visas ovan. Skillnaden är alltså att en leverantörsspecifik regel endast gäller den leverantören. Den allmänna regeln gäller däremot för alla leverantörer.

​

​

Sammandrag

Vyn visar mottagna fakturor för önskad period, hur många fakturor som har behandlats med de skapade automationsreglerna samt eventuella undantag som kan ha förekommit i automationen.

​

​
​

Den här vyn kan motta förslag på en mottagen leverantörsfaktura för vilken en automationsregel kunde bildas. Om information visas här kan du från den texten gå vidare till den föreslagna regelvyn. Om det behövs kan du ännu ändra villkoren och funktionerna för regeln här.

Transaktioner

Från historiken ser du vilka fakturor som har behandlats av automationen och vilka fakturor som eventuellt har förflyttats till manuell hantering när villkoren inte har uppfyllts. Fakturaspecifik information finns även på inköpsfakturan.

Best Practices

Allmänna anmärkningar och best practices för att skapa regler

Exempelfunktioner: Fakturahantering på övre nivå

Ställ in godkännandecirkulation = åsidosätt leverantörens cirkulationslista

Denna funktion kan användas för att välja önskad fakturacirkulationslista med hjälp av automation. Det vill säga att du får önskad sakgranskare och godkännare för fakturorna, som definieras i cirkulationslistan. I exemplet nedan har ”Önskad cirkulationslista för företaget” valts som cirkulationslista och e-fakturor, skanningstjänst och manuella fakturor, med andra ord alla nya fakturor, som villkor. Vid behov kan villkoren ändras, exempelvis så att ett visst summaintervall för fakturorna används som villkor.

​

​

Varje gång du trycker på Spara-knappen efter en regel kommer du till valet av leverantörer. Därifrån kan du välja de valda leverantörerna och välja de leverantörer du vill att regeln ska tillämpas på eller alla leverantörer.

Valda leverantörer: Det här alternativet rekommenderas för regler som innehåller funktioner med anknytning till godkännande av inköpsfakturor. På det här sättet säkerställer du att det inte kan uppstå missbruk vid nya leverantörer.

Hela leverantörsregistret: Observera att även efter det att regeln har skapats kommer nya leverantörer som lagts till i leverantörsregistret att utnyttja regeln.

​

​
​

Nu har även giltighetstid lagts in i cirkulationslistan. I detta fall kan du t.ex. för vikariat göra en cirkulationslista som gäller till en viss dag. När giltighetstiden upphör är den aktuella regeln inte längre i kraft. I exemplet nedan löper giltighetstiden ut den 29 september 2017, och efter det fungerar regeln inte längre automatiskt.

​

​

Fastställande av betalningsförbud för en faktura (viktig funktion, om man kan anta att det kommer många fakturor eller varor från leverantörerna som det är nödvändigt att kontrollera manuellt). I exemplet nedan har en faktura belagts med betalningsförbud och som villkor fastställts alla fakturor över 100 €. Villkoret kan naturligtvis vara även något annat.

​

​

​

Med den här funktionen kan du automatiskt ställa in att en faktura är sakgranskad, godkänd direkt eller förkastad direkt om det behövs. Som villkor ska du ange ett tillämpligt villkor. När det uppfylls antecknas fakturan direkt som godkänd.

​

​

Avbryta automation och överföring till manuell hantering (det är till exempel bra när en ny leverantör skickar en första faktura så att leverantören och riktigheten hos fakturan som hen skickat kan granskas innan de tas med i automationskretsen). I det här fallet gör alltså automationen inget på den här fakturan.

​

​
​

Nedan ett exempel i vilket avrundningsskillnaden mellan fakturan och fakturaraderna bokförs automatiskt. Som villkor har använts differensen mellan summan på fakturan och fakturaraderna. I exemplet används en maximal skillnad på 10 cent, men du kan fastställa önskad differens, varvid automatiken redovisar avrundningsdifferenserna. Registrering av avrundningsdifferensen ändrar inte fakturans summa. På inköpsfakturans konteringsrader visas en rad för avrundningsdifferens och fakturan kan sedan konteras antingen manuellt eller med hjälp av en automationsregel som konterar fakturan.

​

​

I exemplet nedan skulle fakturan konteras om produktkoden på fakturaraden endast innehåller exempelkoden 1234. Det är en bra idé att tänka på ett villkor som passar dig och som innehåller bestämda produktkoder eller namn, av vilka du kan välja flera till villkoret i fall du vill automatisera fakturor som innehåller vissa produktkoder eller namn.

​

​
​

Ställ in samma bokföringskonto för alla fakturarader samtidigt. Regeln låter dig placera ett aktivt bokföringskonto som standard på fakturans konteringsrad med önskat villkor. Nedan ett exempel på hur du ställer in konto 4000. Om reglerna inte omfattar automatisk kontering kan du fortfarande ändra kontot manuellt i samband med manuell kontering. Som villkor ska du ta ett villkor som lämpar sig för företaget.

​

​
​

Med hjälp av detta kan ett önskat befintligt kostnadsobjekt visas på inköpsfakturans konteringsrad. Du hittar detaljerade anvisningar om kostnadsobjekten på en egen hjälpsida här. Du kan välja endast ett kostnadsobjekt under en kostnadsobjektsrubrik, men du kan välja flera kostnadsobjekt om de är under olika rubriker. Med hjälp av kostnadsobjekten visas de aktuella konteringarna i objektrapporterna och via detta kan du följa upp exempelvis verksamhetsställets transaktioner.

Villkoret ska vara ett för företaget lämpligt villkor, t.ex. ett kostnadsställe som fastställs utifrån produkten eller artikeln på fakturaraden.

​

​
​

Välj mallfaktura från det första fältet, detta visar fakturanumret och leverantörens namn. Mallfakturan måste ha kommit som e-faktura till företaget för att du ska kunna välja den från listan.

Det andra fältet innehåller valet om moms, bokföringskonton och kostnadsobjekt också ska fastställas utifrån en mallfaktura. Vid behov kan du välja bland alternativen nedan.

​

​

Det sista fältet fastställer på vilken grund uppgifterna på mallfakturan ska kombineras med konteringen, det vill säga om du ska använda produktkoden, produktnamnet och/eller någondera av dessa. För att du ska få produktkoden eller produktnamnet måste fakturan ha mottagits som e-faktura. Eller att inköpsordern har tilldelats inköpsfakturan, där denna information hämtats från inköpsordern.

​

​

Du kan vid behov använda flera fakturor som mall från vilken konteringen görs. Om mer än en faktura har använts, görs ett försök att kontera utifrån den första fakturan och om det lyckas kommer de andra raderna inte längre att betraktas i konteringen. Nedan ett exempel där två mallfakturor används och villkoret är fakturans summa, som bör vara mellan 100 € och 110 €. Om du vill kontera exempelvis en internetfaktura vars summa är samma varje månad kan du ta en redan tidigare konterad faktura som exempel och använda den som mallfaktura.

Regeln åsidosätter uppgifterna som finns bakom leverantören. Det vill säga om leverantören har uppdaterats efter att regeln skapades, så ska regeln uppdateras med en ny faktura.

​

​

Leverantör

Försätt leverantören i betalningsförbud (behändigt t.ex. när du skapar ny leverantör och vill försäkra dig om att leverantören är korrekt). Betalningsförbudet förhindrar betalning av leverantörens samtliga fakturor.

Nedan ett exempel. Som villkor har fastställts att betalningsförbud uppstår om leverantören skapas samtidigt med fakturan.

​

​

Därefter för Spara-knappen alltid till val av leverantörer. I det här fallet lönar det sig att välja alla leverantörer, eftersom detta då omfattar även framtida nya leverantörer, som kommer att bildas automatiskt utifrån den första e-fakturan eller fakturan från skanningstjänsten.

​

​

Tilldelning av faktura och inköpsorder på övre nivå

Inköpsfakturan och inköpsordern tilldelas (krävs som första i regelröret, om du vill utföra radspecifika funktioner för inköpsfakturan och inköpsordern). Denna egenskap kräver att inköpsorder-delen är aktiverad i företaget. Tilldelning kan vid behov göras mellan olika leverantörer, därför lönar det sig att vara uppmärksam på fältet villkor och definiera det tillräckligt exakt.

Tilldelning av faktura- och inköpsorderrader

Med denna funktion kan du länka en inköpsfaktura och en inköpsorder. Som villkor kan du välja att inköpsordernumret stämmer överens med era referensuppgifter på fakturan, att inköpsordernumret är märkt som hörande till fakturan eller att inköpsorderns Vår referens motsvarar fakturans Er referens. För att tilldelningen ska göras måste inköpsordern och inköpsfakturan innehålla exakt samma produkt. Produktkoden eller produktnamnet måste stämma exakt. Om dessa inte stämmer görs ingen tilldelning även om villkoren i övrigt är uppfyllda.

​

​

Kopiera kontosättningsuppgifterna från inköpsordern till inköpsfakturaraderna:

Du kan välja att kopiera inköpsorderns bokföringskonton eller endast eventuella kostnadsobjekt från inköpsordern till inköpsfakturan. (Du kan lägga konteringarna färdigt på inköpsorderraderna i samband med uppgörande av ordern). Nedan ett exempel. Som villkor kan du t.ex. välja att inköpsordernumret stämmer överens med era referensuppgifter på fakturan eller alternativt har inköpsordernumret antecknats som tillhörande fakturan.

​

​

Samtidigt kan du ta ställning till om enhetspriser ska kopieras från inköpsfakturan till inköpsorderraderna. I detta fall uppdateras de korrekta inköpspriserna från fakturaraderna till inköpsorderraderna och även till lagerhanteringen.

​

​
​

Betalningsautomation kan användas för att föra inköpsfakturor direkt till betalning med hjälp av en automationsregel. Funktionen kan till exempel användas för regelbundet återkommande fakturor, vars belopp är standard (eller inom en viss variationsbredd) och hanteringen är den samma från månad till månad (hyror, fasta tjänsteavgifter, telefonräkningar).

Betalningsautomation kan göras endast som leverantörsspecifik regel och användaren ska ha rättigheter att betala och godkänna inköpsfakturor. Ingendera rättigheten får innehålla några tillsatta gränser. Tills vidare är också betalningar utanför SEPA-området avgränsade från automation. I detta fall får företaget inte heller använda betalningsbekräftelse, i annat fall fungerar inte betalningsautomationen.
​
Om en inköpsfaktura ska betalas via automation måste förfallodagen vara minst 72 timmar i framtiden. Detta för att automationen har denna fördröjning i överföringen till banken. Då är det fortfarande möjligt att annullera om ett fel i automationen upptäcks.

När regeln behandlar en faktura ligger fakturan kvar i banktrafikkön i 72 timmar. Under denna tid kan du ta bort fakturan från betalning, om du upptäcker något som ska korrigeras. Du kan ta bort fakturan från fakturavyn (blå infotext). Fakturor som behandlas av regeln inkluderas även i inköpsfakturakommunikationen och om dessa fakturor som behandlas av betalningsautomationen skickas även ett meddelande via e-post till de användare som innehar företagets betalningsbehörighet om valet ”Automatiskt betalade inköpsfakturor” är aktiverat i kommunikationsinställningarna (egna basuppgifter).

​

​

Nedan anvisning för uppgörande av betalningsregel

Punkterna 4–6 är obligatoriska uppgifter när du vill göra en betalningsregel. Utan dessa uppgifter är det inte möjligt att spara regeln. Observera också att fakturan ska ha status godkänd för att den ska kunna exporteras till betalning. Därför bör även godkännande läggas till i regeln nedan, om fakturan inte redan har godkänts av en annan regel. Så för att betalningsautomation ska fungera måste fakturan först godkännas via automation.

​

​
​

F: Måste fakturan vara godkänd innan automationsregeln kan betala den?

S: Det måste den. Ett godkännande kan läggas till som en funktion i samma regel, om inte en separat regel har gjorts för godkännandet.

F: Hur ofta genererar automationen betalningsmaterial?

S: Alltid när en faktura som kan överföras till betalning går igenom reglerna. En betalning väntar 3 dygn (72 h) innan materialet skickas till banken. Under denna tid kan fakturan tas bort från betalningskön i fakturavyn.

F: Kan betalningsautomationen köras efter att fakturan har godkänts av användaren?

S: Automation kan inte köras på nytt för en godkänd faktura, men om fakturan är obehandlad eller enbart sakgranskad kan automation köras på öppna inköpsfakturor och genom att kryssa för fakturan och trycka nedtill på knappen ”Kör automationsregler för fakturorna”.

F: Tar betalningsautomationen i beaktande betalningsförbud som ålagts leverantören/fakturan?

S: Ja.

F: Gäller betalningsautomationen alla ifrågavarande leverantörs fakturor (e-faktura, skannad faktura, manuell faktura, faktura importerad via gränssnittet)?

S: Ja, om detta inte separat har avgränsats i regeln.

F: Går även alla utländska fakturor genom betalningsautomation?

S: Nej, det gör de inte. Endast fakturor/betalningar inom SEPA-området kan behandlas av betalningsautomation.

F: Kan automationen beakta eventuell kassarabatt i betalningen?

S: Ja. Standardbetalningsvillkoret bakom leverantören ska innehålla en kassarabatt. Detta måste även ställas in innan fakturan mottagits/matats in i Netvisor. Fakturan ska även vara godkänd innan kassarabatten har gått ut.

F: Om kunden har en policy för bekräftelse av betalningar vid utbetalning, hur kommer betalningsregeln som skapats med automationsregeln att fungera?

S: Betalningsautomationen fungerar inte, om företaget använder betalningsbekräftelse.

F: Om en betalning som skickats genom betalningsautomation fastnar i ett fel, vad händer?

S: Ett meddelande om detta visas i företagets banktrafikvy och betalningen ska föras manuellt till betalning, om den inte har betalats på annat sätt. Betalarna får inte ett separat e-postmeddelande över en felbetalning, men betalarna får ett meddelande om betalningar som lyckas.

F: Det är inte möjligt att styra kreditfakturor eller nollsummefakturor till cirkulation. Vad händer om du ovanpå detta tar företagets standardcirkulation med på cirkulationslistorna?

S: Om regeln för automation inte uppfylls (t.ex. gäller en kreditfaktura eller nollsummafaktura) används företagets standardcirkulationslista. Om regeln för automation uppfylls kommer detta att åsidosätta standardcirkulationslistan.

F: Automationen har gett följande felmeddelande: ”Leverantören i skannad faktura kunde inte identifieras tillräckligt tydligt”. Vad beror det här på?

S: Felet uppstår om ingen leverantör kan hittas vars namn och FO-nummer stämmer överens med fakturauppgifterna. Uppgifterna måste stämma fullständigt överens. Om leverantören i Netvisor till exempel är Elisa och det står Elisa Oyj på fakturan, så är detta en skillnad. I detta fall måste leverantörskortet uppdateras så att det stämmer överens med fakturans leverantör. Dessutom kan du kontrollera att det inte finns blanksteg i slutet av leverantörsnamnet eller FO-numret i Netvisors leverantörskort, eftersom ett tomt tecken också kan orsaka samma fel.

F: AI har gjort ett konteringsförslag, varför har konteringsregeln ställt in ett annat konto?

S: Om AI har gjort ett konteringsförslag för fakturan ska konteringsförslaget först sparas med hjälp av en automationsregel så att konteringsregeln konterar fakturan med förslaget från AI. Först ska regeln ”Spara konteringsförslag automatiskt” göras och därefter regeln ”Kontera”. Om regeln ”Spara konteringsförslag automatiskt” saknas kommer regeln ”Kontera” att kontera fakturan enligt standardkontot och inte enligt konteringsförslaget.

Nyckelord: automation, inköpsfakturaautomation, automationsregel

​

Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.