I den här hjälpen beskrivs hur en inköpsorder allokeras/hänföras till en inköpsfaktura. Allokeringen/hänföringen möjliggör länkning av beräkning av kostnadsobjekt och produktrader som används på inköpsordern till inköpsfakturan.
INNEHÅLL
Allokering/hänföring av inköpsorder till inköpsfaktura
Du kan öppna allokerings-/hänföringsvyn genom att välja Inköp > Inköpsorder > välj inköpsorder > Allokera/hänför faktura eller Inköp > Inköpsfakturor > välj inköpsfaktura > Funktioner > Allokera/hänför rader.
En inköpsorder kan allokeras/hänföras till en mottagen inköpsfaktura. Inköpsordern måste vara skickad eller lokalt utskriven för att allokeringen/hänföringen ska kunna göras. Allokering av faktura skapar ingen lagerbokning i bakgrunden, utan raderna måste behandlas i vyn Mottagning av leverans och där definieras när inköpsorderns rader har anlänt till lagret. I vyn kan du radvis ange när respektive produkt har anlänt till lagret, och du behöver inte vänta tills inköpsfakturan anländer.
Allokering/hänföring av inköpsorder kräver läs- eller redigeringsrättigheter till inköpspris, som kan ställas in i rättigheterna för försäljnings- och leverantörsreskontra samt rättighet till sakgranskning och/eller godkännare. För att lägga till eller ändra rättigheter krävs KH-rättigheter. För att kunna göra allokeringen/hänföringen eller komma till den här vyn måste du dessutom ha redigeringsrättigheter till inköpsorder.
Inköpsordern kan länkas till en inköpsfaktura, varvid inköpsfakturan får de beräkning av kostnadsobjekt och produktrader som används på inköpsordern. Allokeringen/hänföringen görs från inköpsordervyn via länken ”Allokera/hänför faktura”. Efter länken ”Allokera/hänför faktura” visas hur många rader på inköpsordern som är länkade till inköpsfakturan.
Du kan också gå till allokerings-/hänföringsvyn via knappen Funktioner på inköpsordern eller inköpsfakturan genom att välja ”Allokera/hänför rader...”.
Om rader redan är länkade visas de under Länkade inköpsorder.
I exempel fallet allokeras/hänförs inköpsorder 25 till inköpsfaktura 1616. Inköpsordern visas till höger och inköpsfakturan till vänster.
Gör så här när du söker inköpsfakturor i allokerings-/hänföringsvyn:
Klicka på knappen ”Lägg till inköpsfakturor”.
Sök inköpsfakturor som finns i systemet. Som standard söker du fakturor från samma leverantör, och status är Obehandlad.
Om inköpsfakturan inte hittas i systemet, kontrollera fakturans status och ändra den vid behov.
Välj rätt inköpsfaktura.
Klicka på ”Lägg till valda inköpsfakturor”.
2. Betald. Visar först hur mycket av inköpsfakturan som är betald och efter / den totala summan på inköpsfakturan.
3. Länkad. Visar i valuta hur mycket av inköpsordersumman som har länkats till inköpsfakturan och efter / den totala summan på inköpsfakturan.
4. Leveransstatus. Visar leveransstatus:
”Levererad” när alla rader på inköpsfakturan har markerats som levererade.
”Dellevererad” när en del av raderna har levererats.
”Ej levererad” när inga rader har behandlats.
Allokering/hänföring av inköpsorder till inköpsfaktura uppdaterar inte leveransstatus, utan uppdateringen görs i vyn Mottagning av leverans. Genom att klicka i fältet Leveransstatus öppnas vyn Mottagning av leverans.
5. Länkad. Visar som belopp hur mycket av inköpsordern som har länkats till inköpsfakturan. Det första värdet är det länkade beloppet och efter / hela inköpsorderns belopp.
Länkning av händelser
Själva länkningen görs enligt följande:
Välj på endera sidan (inköpsfaktura eller inköpsorder) en rad som du allokerar/hänför.
Välj på den andra sidan den rad eller de rader som du allokerar/hänför till.
Klicka på knappen ”Spara ändringar och länka rader”.
I exemplet nedan har en inköpsfakturarad länkats till tre rader på inköpsordern. Länkningen sparas när du klickar på knappen ”Spara ändringar och länka rader”.
Efter att länkningen har sparats är raderna länkade med varandra. Bredvid knappen ”Spara” finns en uppåtriktad triangel, som när du klickar på den öppnar två nya alternativ för länkning:
”Ta bort länkningar från valda rader” tar bort redan befintliga länkningar. Du kan använda detta om länkningen ursprungligen gjorts felaktigt. Länkningen kan tas bort från alla rader eller bara från den valda raden.
”Ersätt i alla nya länkningar inköpsfakturarader med inköpsorderrader” ersätter faktura- och konteringsrader på inköpsfakturan med rader från inköpsordern. På så sätt får inköpsfakturorna också de beräkning av kostnadsobjekt som används på inköpsordern. Fakturaradsuppgifter på inköpsfakturan kan bara ersättas med valda raduppgifter från inköpsordern om inköpsfakturan är obehandlad.
OBS. Val av rader fungerar enligt följande logik:
Välj först på endera sidan en rad som du allokerar/hänför.
Välj sedan på den andra sidan de rader du allokerar/hänför till.
Välj inte alla rader samtidigt, eftersom systemet då inte kan avgöra vilken rad som allokeras/hänförs till vilken, speciellt om artikelkoder och benämningar inte är desamma.
Med hjälp av automatisering av inköpsfakturor kan allokeringen/hänföringen automatiseras.
Obs. Om rader ersätts måste perioden vara öppen. Annars skulle allokeringen/hänföringen också lyckas för en inköpsfaktura på en låst period.
OBS! På en inköpsfaktura som hänför sig till en inköpsorder FÅR man INTE använda funktionen engångskontering. Detta tar permanent bort kopplingen mellan inköpsfakturarader och konteringsrader och förhindrar att konteringsuppgifterna ärvs från allokeringar/hänföringar från inköpsordern (kontering och beräkning av kostnadsobjekt).
Prishantering ersätter i alla nya allokeringar/hänföringar inköpsfakturarader med inköpsorderrader.
Funktionen ”Ersätt i alla nya allokeringar/hänföringar inköpsfakturarader med inköpsorderrader” fördelar inköpsfakturans summa mellan valda inköpsorderrader enligt deras MOMS-fria totalsumma.
Exempel:
Antag att den totala summan på inköpsfakturan är 1000 euro och att inköpsordern har följande rader:
| Antal | Enhetspris | MOMS-fri summa |
Rad 1 | 2 | 50 € | 100 € |
Rad 2 | 4 | 25 € | 100 € |
Rad 3 | 4 | 150 € | 600 € |
Rad 4 | 4 | 50 € | 200 € |
Till inköpsfakturan allokeras/hänförs inköpsorderraderna 1–3.
Summan på de nya inköpsfakturaraderna beräknas med formeln:
Inköpsfakturans summa * (inköpsorderradens MOMS-fria summa / inköpsorderradernas sammanlagda MOMS-fria summa)
Varvid:
Inköpsfakturans summa: 1000 €
Inköpsorderradernas sammanlagda MOMS-fria summa: 800 €
| Antal | MOMS-fri summa | Andel av inköpsorderradernas summa | Ny inköpsfakturarads summa | Ny inköpsfakturarads enhetspris |
Rad 1 | 2 | 100 € | 100 € / 800 € = 0,125 | 1000 € * 0,125 = 125 € | 125 € / 2 = 62,50 € |
Rad 2 | 4 | 100 € | 100 € / 800 € = 0,125 | 1000 € * 0,125 = 125 € | 125 € / 4 = 31,25 € |
Rad 3 | 4 | 600 € | 600 € / 800 € = 0,75 | 1000 € * 0,75 = 750 € | 750 € / 4 = 187,50 € |
Leverans av inköpsorder
Du kan öppna behandlingen av leverans av en inköpsorder genom att välja Inköp > Inköpsorder > välj inköpsorder > Allokera/hänför faktura > hantering av leverans eller Inköp > Inköpsorder > välj inköpsorder > Mottagning av leverans.
En inköpsorder kan ställas som helt levererad i länkning-/allokerings-/hänföringsvyn för faktura. Vid inköpsordern finns valet ”Behandla hela inköpsordern som levererad”. Då blir hela inköpsordern levererad.
Om bara en del av produkterna har anlänt, behandla delleveransen i vyn Mottagning av leverans. När inköpsordern är helt levererad kan du arkivera den, varvid den försvinner från inköpsordervyn.
Från menyn ovan kan du ta bort inköpsordern från listan. Om du väljer inköpsfakturan på samma ställe tas inköpsfakturan bort från länkning-/allokerings-/hänföringsvyn.
Med valet ”Uppdatera inköpsorderradernas enhetspris från länkade inköpsfakturarader” kan du uppdatera ett nytt enhetspris till vald inköpsorder från den länkade inköpsfakturan. Uppdateringsfunktionen kräver följande:
Länkning av händelser måste först göras.
På en inköpsfaktura som hänför sig till en inköpsorder FÅR MAN INTE använda funktionen engångskontering. Detta tar permanent bort kopplingen mellan inköpsfakturarader och konteringsrader och förhindrar att konteringsuppgifterna ärvs från allokeringar/hänföringar från inköpsordern (kontering och beräkning av kostnadsobjekt).
På inköpsfakturan krävs e-fakturarader (Fakturarader) för de rader vars inköpspris ska uppdateras. Enbart den ursprungliga konteringsraden från skanningstjänsten kan inte användas eftersom den inte har begreppen ”Antal” eller ”Enhetspris”.
Nedan ett exempel på detta vad gäller inköpsfakturan.
Om e-fakturarader saknas, det vill säga om fakturan har kommit via skanningstjänsten eller fakturan har matats in manuellt, gör så här:
Öppna vyn Länkning av händelser.
Välj uppåtpilknappen efter knappen ”Spara ändringar och länka rader”.
Välj ”Ersätt i alla nya allokeringar/hänföringar inköpsfakturarader med inköpsorderrader”.
Om leverantören inte kan skicka e-faktura, tillåt inte samlingsfakturering utan kräv en faktura per inköpsorder. Eftersom funktionen för att ersätta inköpsorderrader på inköpsfakturan tar bort alla fakturaradsuppgifter och ersätter dem med de valda inköpsorderraderna, kan ersättningsfunktionen inte användas för flera inköpsorder på samma faktura.
Från leverantören måste man kräva en faktura per inköpsorder (vid delleverans är flera fakturor möjliga) eller övergång till e-fakturering. Problemet uppstår när leverantören fakturerar med en faktura som innehåller samlade uppgifter från flera inköpsorder.
Om enhetspriserna på inköpsordern uppdateras på detta sätt, visas uppdateringen i inköpsorderns behandlingshistorik. Prisuppdateringen går, utöver inköpsorderraden, även in i lagret som inköpspris för den aktuella anskaffningspartiet.
Nedan finns en översiktsbild där inköpsordern är länkad till tre inköpsfakturor (i exemplet finns en separat inköpsfaktura för frakt och ytbehandling) och själva varan har fakturerats med en inköpsfaktura.
Om fakturering för en inköpsorder kommer via skanning enligt delleveranserna, till exempel separat för rad 1 och 2 av rad 3 i bilden, kan du göra så här:
Ersätt samma radsinnehåll från den aktuella inköpsordern på båda fakturorna.
Ta manuellt bort rader som inte hör till delleveransfakturan.
Ändra vid behov radspriserna.
Dessa åtgärder behövs om prisuppdatering krävs på inköpsordern eller i lagret för den aktuella partiet.
Om du bara vill länka rader exempelvis som information till hanteraren av leverantörsreskontra om en mottagen immateriell tjänst, är det inte nödvändigt att skapa e-fakturarader, utan det kan räcka med att använda enbart konteringsrader för att informationen ska gå vidare till inköpsfakturans godkännare.
Vid e-fakturering behövs inget manuellt arbete, och allokeringen/hänföringen kan automatiseras med automationsregler i leverantörsreskontran.
Om en inköpsorder har allokerats/hänförts till en inköpsfaktura visas uppgiften i vyn Öppna inköpsorder eller via Inköpsorderlista i fältet ”Orderrader allokerade/hänförda”.
Vanliga frågor
Fråga: Vilka förutsättningar krävs för att allokera/hänföra en inköpsorder till en inköpsfaktura?
Svar: Allokeringen/hänföringen kräver att inköpsordern är skickad eller lokalt utskriven. Dessutom behövs läs- eller redigeringsrättigheter till inköpspris, rätt till sakgranskning och/eller godkännare samt redigeringsrättigheter till inköpsorder. För att lägga till eller ändra rättigheter krävs KH-rättigheter.
Fråga: Uppdaterar allokeringen/hänföringen av inköpsorder till inköpsfaktura lagerbokningar eller leveransstatus?
Svar: Allokeringen/hänföringen skapar ingen lagerbokning och uppdaterar inte leveransstatus. Mottagning av leverans och leveransstatus hanteras i vyn Mottagning av leverans.
Fråga: När kan jag använda funktionen ”Ersätt i alla nya allokeringar/hänföringar inköpsfakturarader med inköpsorderrader”?
Svar: Du kan använda funktionen när du vill ersätta faktura- och konteringsrader på inköpsfakturan med rader från inköpsordern och få de beräkning av kostnadsobjekt som används på inköpsordern till inköpsfakturan. Inköpsfakturan måste vara obehandlad, och perioden måste vara öppen om rader ersätts.
Fråga: Varför får man inte använda funktionen engångskontering på en inköpsfaktura som hänför sig till en inköpsorder?
Svar: Engångskontering tar permanent bort kopplingen mellan inköpsfakturarader och konteringsrader och förhindrar att konteringsuppgifter ärvs från allokeringar/hänföringar från inköpsordern (kontering och beräkning av kostnadsobjekt). Därför får engångskontering inte användas på en inköpsfaktura som hänför sig till en inköpsorder.
Fråga: Hur uppdaterar jag enhetspriset på inköpsorderrader från inköpsfakturan?
Svar: Gör först länkning av händelser. Kontrollera att engångskontering inte har använts på inköpsfakturan och att det finns e-fakturarader (Fakturarader) på inköpsfakturan. Välj därefter i länkning-/allokerings-/hänföringsvyn ”Uppdatera inköpsorderradernas enhetspris från länkade inköpsfakturarader”.
Fråga: Hur gör jag om inköpsfakturan kommit via skanningstjänsten och inte har e-fakturarader?
Svar: Öppna vyn Länkning av händelser, välj triangeln bredvid knappen ”Spara ändringar och länka rader” och välj ”Ersätt i alla nya allokeringar/hänföringar inköpsfakturarader med inköpsorderrader”. På så sätt får du inköpsorderns rader på inköpsfakturan.
Fråga: Varför rekommenderas inte samlingsfakturering om leverantören inte skickar e-fakturor?
Svar: Funktionen för att ersätta inköpsorderrader tar bort alla fakturaradsuppgifter på inköpsfakturan och ersätter dem med rader från vald inköpsorder. Det är inte möjligt att ersätta flera inköpsorder på samma faktura. Därför bör man kräva en faktura per inköpsorder eller gå över till e-fakturering.
Nyckelord: inköpsorder, allokering/hänföring, inköpsfaktura, leverans
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.