Denna hjälpartikel beskriver hur en Inköpsorder behandlas i Netvisor och Rackbeat. Hjälpen berättar om hantering av Inköpsorder, fält i ordern och allokering av Inköpsorder till inköpsfaktura.
INNEHÅLL
Hantering av Inköpsorder
När Inköpsorder har skickats till Netvisor är den i status ej levererad på Netvisors sida.
När Inköpsorder tas emot på Rackbeats sida ändras ordern till levererad på Netvisors sida.
När det kommer en inköpsfaktura på Inköpsorder allokeras den på Netvisors sida. Då överförs inköpsfakturan till Rackbeat och Inköpsorder arkiveras.
Inköpsfakturan betalas på Netvisors sida.
Från listan får man en översiktsvy över aktiva Inköpsorder. Listan kan granskas antingen på rubriknivå eller orderradsnivå. Om man vill granska på orderradsnivå ändrar knappen Visa rader listan.
Sök enligt nummer = Orders kan sökas enligt ordernummer eller del av ordernummer
Sök enligt produkter = Orders kan filtreras enligt en viss produkt. När en produkt väljs här filtreras de orders fram i tabellen nedan som har en rad med denna produkt.
Fält i Inköpsorder
Filter
Genom att söka fram orderlistan för Inköpsorder enligt en viss produkt och filtrera enligt statusen ”Ej mottagen” får man en rapport över ej levererade produkter från orderlistan för Inköpsorder.
Per sida = Hur många orders som visas åt gången
Arkiverad = Om man söker arkiverade eller aktiva orders. Inköpsorder arkiveras när en inköpsfaktura allokeras till den. Om det alltså inte överförs någon inköpsfaktura till Rackbeat antingen via integration eller manuellt, blir Inköpsorder kvar i listan Ej arkiverad.
Skickad = Filtrerar orders baserat på om ordern är utkast eller bokförd
Fakturerad = Filtrerar orders baserat på om ordern är fakturerad eller inte
Status = Filtrerar orders baserat på om ordern är Ej mottagen, Klar för mottagning, delvis mottagen eller Mottagen.
Leverantör = Filtrerar fram orders för en viss leverantör
Från och med datum = Söker enligt orderdatum fram de orders vars orderdatum är angivet datum eller senare
Till och med datum = Söker enligt orderdatum fram de orders där orderdatum är det angivna eller ett tidigare datum
Leveransdatum från och med = Söker bland orderns förväntade leveransdatum de orders där förväntat leveransdatum är det angivna datumet eller senare
Leveransdatum till och med = Söker bland orderns förväntade leveransdatum de orders där förväntat leveransdatum är det angivna datumet eller tidigare
Rubrik = Söker i orderns rubrikfält
Tilläggsuppgifter = Söker i orderns Tilläggsuppgifter
Kolumner i orderlista
Följande kolumner från bilden nedan kan väljas att visas i listan när den är ordnad enligt rubriknivå:
När listan är ordnad enligt radnivå kan följande kolumner väljas att visas:
Radåtgärder i listan
Radåtgärderna är tillgängliga endast när listan är ordnad enligt rubriknivå.
Kryss = Avbryter ordern. Systemet ber ännu om en bekräftelse på att ordern ska avbrytas
Bock = Om leverantören har bekräftat ordern. Systemet ber ännu om en kvittering för åtgärden:
Om denna funktion används syns leverantörens bekräftelse i kolumnen ”Godkänd”.
Tumme upp = Internt godkännande av inköpsförslag. Godkännarens namn visas i kolumnen Godkänd i listan.
Papper och + = Skapa invoice. Denna funktion skapar manuellt en inköpsfaktura på ordern. Användning rekommenderas inte. En inköpsfaktura som skapats manuellt överförs inte till Netvisor.
Varuvagn = Klar för mottagning. Detta skapar en väntande mottagning på ordern. Används till exempel när leverantören har meddelat att varorna har skickats från dem. Då kan man i lager förbereda sig på varornas ankomst och mottagningen syns i mobilappen.
Penna och block = Edit. Med denna kan Inköpsorder redigeras. Den används till exempel om leverantören meddelar uppdaterat pris eller leveransdatum för produkterna.
Två papper = Kopieringsfunktion. Detta skapar en identisk kopia av Inköpsorder med ett nytt ordernummer.
Papper och förstoringsglas = Öppnar Inköpsorder för närmare granskning.
Papperskorg = Delete av Inköpsorder
Öppna på nytt = Om en Inköpsorder som skickats till leverantören måste kunna redigeras ska Inköpsorder öppnas på nytt med funktionen ”Öppna på nytt” i listan. Därefter kan Inköpsorder redigeras och efter edit skickas ordern på nytt till leverantören.
Om man vill ta bort mottagna rader från Inköpsorder-vyn (de syns i Rapporter --> Lager-transaktioner) görs detta så här:
Allokera Inköpsorder och faktura till varandra i Netvisor
Skapa manuellt inköpsfaktura för orders i Rackbeat och bokför den där.
Allokering av Inköpsorder till inköpsfaktura
Inköpsorder skickas till Netvisor.
Inköpsorder allokeras i Netvisor till inköpsfaktura. Instruktioner för allokering finns här: Allokering av Inköpsorder till inköpsfaktura.
När Inköpsorder har allokerats till inköpsfaktura överförs inköpsfakturan till Rackbeat inom nästa hela timme.
Om radpriserna på inköpsfakturan har varit andra priser än på Inköpsorder korrigeras priserna i värdet på Rackbeats lager. Inköpsorder visar fortfarande de priser som har matats in på ordern, men lagerrapporterna visar lagervärdet enligt raderna på inköpsfakturan.
Om det finns endast en rad på inköpsfakturan som länkas till flera rader på Inköpsorder kan Rackbeat inte läsa detta korrekt och överför en nollinvoice till Rackbeat. Då lyckas till exempel inte arkivering av Inköpsorder, eftersom inköpsfakturan inte har något identifierat pris. Om en sådan situation uppstår på inköpsfakturan ska raderna från Inköpsorder först föras över till inköpsfakturan och de överförda raderna ska allokeras till Inköpsorder. Efter denna hantering överförs invoice korrekt till Rackbeat och Inköpsorder kan arkiveras normalt.
Om Inköpsorder i Netvisor allokeras till en inköpsfaktura som har kommit via scanning service och som då bara har en rad, måste man för Inköpsorder och inköpsfakturan från scanning service välja alternativet ”Ersätt i alla nya allokeringar raderna på inköpsfakturan med raderna på Inköpsorder”. Därmed överförs inköpsfakturan korrekt till Rackbeat.
Om ersättningen med raderna på Inköpsorder inte valdes och allokeringen gjordes direkt överförs inköpsfakturan till Rackbeat med belopp noll och Inköpsorder arkiveras inte. Detta kan rättas genom att delete nollinvoice i Rackbeat. Gå sedan till allokeringen på Netvisors sida. Lös upp allokeringen > spara uppgifterna > gör om den med valet ”Ersätt i alla nya allokeringar raderna på inköpsfakturan med raderna på Inköpsorder”.
Till slut blir Inköpsorder arkiverad på Rackbeats sida. Därmed får inköpsfakturorna i Rackbeat ett nytt nummer. Numret på den delete inköpsfakturan faller i detta fall bort, men fakturanumret i Netvisor syns i Rackbeat i fälten ”Anteckningar” och ”Fakturanummer i Netvisor”.
Om Inköpsorder inte kan allokeras fullständigt till inköpsfakturan på Netvisors sida blir Inköpsorder inte arkiverad på Rackbeats sida. I detta fall borde man på Rackbeats sida skapa inköpsfaktura manuellt från Inköpsorder. Då försvinner Inköpsorder från listan (den blir arkiverad). Om varor fortfarande faktiskt är på väg ska man i faktureringen välja levererade rader. När alla lagerövervakade produkter har anlänt väljer man alla rader. Detta arkiverar Inköpsorder. På Netvisors sida lönar det sig också att manuellt arkivera resterande Inköpsorder vars rader inte längre allokeras.
Nyckelord: Rackbeat Inköpsorder, orderhantering, mottagning av Inköpsorder, allokering av Inköpsorder
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.