Denna instruktion handlar om att skapa balansspecifikationer i Netvisor. Öppna verktyget för balansspecifikationer genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokföring > Bokslut > Balansspecifikation.
Balansspecifikationen som ingår i bokslutsrapporten är en färdig rapport där du kan definiera önskad specifikationsnivå. Observera att verktyget för balansspecifikationer hämtar realtidsinformation om balansens poster, så färdigställ balansspecifikationsrapporten och arkivera den i räkenskapsperiodsarkivet innan du börjar göra balansspecifikationer för den nya räkenskapsperioden.
Gör balansspecifikationen senast i samband med bokslutet.
Det rekommenderas att uppdatera balansspecifikationen månadsvis.
I balansspecifikationen listas innehållet i varje balansräkningskonto i detalj, med undantag för eget kapital.
Du kan redigera balansspecifikationen genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokföring > Bokslut > Balansspecifikation.
Markera verifikat som öppna poster i Bokföringsrapporter > Kontosaldon-rapporten.
Utnyttja markeringen öppna poster, så att öppna poster specificeras i balansspecifikationen.
Observera att händelseallokeringar och uppdatering av öppna poster för den nya räkenskapsperioden också påverkar verktyget för balansspecifikationer för den föregående räkenskapsperioden.
Säkerställ att balansspecifikationerna per räkenskapsperiodens sista dag är arkiverade innan ändringar görs för den nya räkenskapsperioden.
Specifikationen kan göras på:
Kontogruppsnivå
Kontonivå
Kontots uppföljningsobjektsnivå
Nedan en exempelbild på en balansspecifikation.
1. Exempel på uppföljningsobjekt
2. Exempel på ospecificerad-post.
3. Exempel på ofördelad-post
Inställningar för balansspecifikation
Öppna inställningarna för balansspecifikation genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokslut > Inställningar för bokslut > Inställningar för balansspecifikationer
I balansspecifikationen kan det endast finnas en upprättare, en granskare och en godkännare.
Definiera om ingångssaldo och periodförändring ska visas i balansspecifikationen.
Definiera om konton och uppföljningsobjekt med nollsaldo ska visas.
Om alternativet "Visa ingångssaldo och periodförändring" är valt:
Säkerställ att saldot i varje kolumn på den aktuella raden är noll för att raden ska tolkas som ett nollsaldo.
Observera att raden döljs enligt inställningen "Visa rader med nollsaldo" endast om alla kolumner är noll.
Om radens utgående saldo är noll, men det har funnits ett ingångssaldo, tolkas raden inte som ett nollsaldo och raden visas i balansspecifikationen.
Om alternativet "Visa ingångssaldo och periodförändring" inte används:
Säkerställ att radens utgående saldo är noll för att raden ska tolkas som ett nollsaldo.
Som standard visas inte rader med nollsaldo och uppföljningsobjekt med nollsaldo i inställningarna för balansspecifikationer.
Öppna balansspecifikationsrapporten genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokslut > Balansspecifikation.
Balansspecifikationen öppnas i vyn för den valda tidsperioden på den specifikationsnivå som senast användes.
Om du specificerar transaktioner till kontonivå visas kontonas saldon i den intilliggande kolumnen.
Om du specificerar kontot på objekt- eller transaktionsnivå visas siffrorna på sin egen plats som indragna transaktioner.
Stäng specifikationsnivån och återgå till konto- eller gruppnivå genom att klicka på radlänken på transaktions- eller objektnivå.
Visa balansspecifikationen på kontonivå enligt följande:
Klicka på rubriken under vilken de konton du vill visa finns.
Granska de konton och deras saldon som summan består av.
Utnyttja balansspecifikationen genom att via länkarna på verifikatraderna gå direkt till verifikaten.
Öppna och stäng specifikationsnivån genom att trycka på pilknapparna bredvid rubriken.
Utnyttja att den specifikationsnivå som sparats för räkenskapsperioden lagras i systemets minne och att den tidigare specifikationsnivån är standard när en ny tidsperiod rapporteras.
Specifikation på uppföljningsobjektsnivå
I rullande bokföring under räkenskapsperioden är det rekommenderat att använda kontots interna uppföljningsobjekt om det finns många transaktioner och det finns behov av specifikation för kontots saldo.
Rikta uppföljningsobjekt direkt i samband med transaktionsbokföringen, eller öppna bokföringskontots transaktionsvy i Bokföringsrapporter > Kontosaldorapporten och rikta uppföljningsobjekten.
Om uppföljningsobjekt har använts på kontot visas uppföljningsobjektets rubrik under kontots nummer i balansspecifikationen och under denna visas de valda verifikaten som markerats som öppna, specificerade.
Observera att uppföljningsobjekten listas i alfabetisk ordning i balansspecifikationen.
Specifikation på transaktionsnivå
Välj önskad balansräkningsgrupp och gå ner till transaktionsnivå till kontospecifika bokningar, där kontots transaktioner som är "markerade som öppna" samt transaktioner för den rapporterade perioden visas.
Markera transaktionsradsvis de transaktioner som du vill ha med i balansspecifikationen. De transaktioner som är markerade som Ja i kolumnen Markera som öppna tas med i balansspecifikationen.
Hantera markeringar för öppna poster enligt följande:
Utnyttja att verifikat som markerats under punkten öppen post visas specificerade i balansspecifikationen.
Observera att transaktionen kan vara antingen på konto- eller uppföljningsobjektsnivå.
Om du vill ta bort ett verifikat från specifikationen, avmarkera punkten öppen post.
Observera att transaktionen specificeras i balansspecifikationen även om verifikatet är från en annan räkenskapsperiod.
Hämta i så fall önskad räkenskapsperiod och avmarkera den öppna posten på den aktuella raden.
Om du vill markera transaktioner som är äldre än den period som behandlas som öppna, gör så här:
Öppna balansspecifikationen.
Gå via länkarna i balansspecifikationen direkt till kontospecifika bokningar.
Gå från stället som visas i bilden ovan till föregående räkenskapsperiods transaktioner.
Du kan göra samma sak via rapporten Kontosaldon:
Öppna Bokföringsrapporter > Kontosaldon för önskad tidsperiod.
Gå till kontotransaktionsvyn för önskat konto.
Välj länken "Gå till redigeringsläge" i vyns rubrikdel.
Välj "Markera transaktioner öppna".
Markera i den öppnade vyn de transaktioner som du vill markera som öppna.
Om summan av de valda öppna transaktionerna inte stämmer överens med kontots utgående saldo, rapporterar systemet skillnaden i balansspecifikationsvyn som en egen rad "ospecificerad".
Öppna vid behov kontotransaktionsvyn via länken ospecificerad.
Granska i kontotransaktionsvyn ingångssaldot som summan av tidigare perioders omarkerade transaktioner.
Granska som rader rapportperiodens omarkerade transaktioner.
Kontrollera statusen för raden ospecificerad enligt följande:
Om texten ospecificerad har en grön bock efter sig är allt i sin ordning.
Om raden har en uppmärksamhetssymbol, gå igenom de ospecificerade transaktionerna.
Observera att texten ospecificerad inte kommer med på pdf-filen som genereras utifrån balansspecifikationen.
Observera hur summan för ett verifikat som markerats som öppet hanteras i balansspecifikationen:
Balansspecifikationen visar alltid verifikatets totala summa som markerats som en öppen post, inte den öppna summan.
Observera att balansspecifikationen inte beräknar verifikatets återstående öppna summa om andra transaktioner har allokerats till det.
Säkerställ att alla verifikat som hör till samma transaktion är markerade som öppna, så att summan ospecificerad stämmer.
Läs mer om allokering av transaktioner i anvisningen om saldouppföljning av kontotransaktioner.
Ofördelad post i balansspecifikationen
En rad ofördelad visas i balansspecifikationen om ett uppföljningsobjekt har valts för kontot och inte alla bokföringsrader har tilldelats ett uppföljningsobjekt.
Utred ofördelade bokningar enligt följande:
Öppna Bokföringsrapporter > Kontosaldon för det aktuella kontot.
Välj "Visa uppföljningsobjekt" > Sök i rapporten.
Klicka på posten ofördelad.
Granska de bokföringsrader som visas och som inte har allokerats till ett uppföljningsobjekt.
Observera att raden ofördelad visas på balansspecifikationens pdf-utskrift.
Om saldot på raden ofördelad är noll visas raden inte på pdf-utskriften.
Om inget verifikat har använt uppföljningsobjekt och det inte heller är avsett att användas, ta bort valet ofördelad från balansspecifikationen enligt följande:
Ta bort det aktuella uppföljningsobjektet från kontot i uppföljningsobjektens konton.
Gör ändringen i vyn Bokföringsinställningar > Uppföljningsobjekt.
Gamla transaktioner i balansspecifikationen
F: Jag håller på att göra en balansspecifikation för år 2020. Transaktionerna för år 2019 är dock synliga. Hur får jag bort dem från balansspecifikationen när de inte hör dit?
S: Ta bort gamla transaktioner från balansspecifikationen enligt följande:
Observera att gamla transaktioner visas eftersom de någon gång tidigare har markerats som öppna.
Öppna balansspecifikationen.
Gå till kontospecifika bokningar genom att klicka på kontots namn.
Byt räkenskapsperiod tills du hittar de önskade verifikaten.
Klicka skjutreglaget i kolumnen Markera som öppna från Ja till Nej för de verifikat som du inte vill ha med i balansspecifikationen. De rader som är markerade som öppna i kolumnen Markera som öppna tas med i balansspecifikationen.
Ändra och nollställ uppföljningsobjekt
F: Hur nollställer jag ett befintligt uppföljningsobjekt? Nu visas ingångssaldot för föregående räkenskapsperiod som ingångssaldo, inte den innevarande räkenskapsperiodens ingångssaldo?
S: Gör så här om ett uppföljningsobjekt har använts på kontot och du vill nollställa uppföljningsobjektet:
Utnyttja till exempel följande uppföljningsobjekt på kontot:
Räkenskapsperiodens ingångssaldo 1.1
Räkenskapsperiodens tillägg
Räkenskapsperiodens avdrag
Räkenskapsperiodens avskrivningar 25 % utgiftsrest
Korrigera situationen manuellt med ett verifikat enligt följande:
Skapa ett verifikat på samma konto i början av räkenskapsperioden.
Flytta saldona till uppföljningsobjekten så att du i detta exempel för över saldona till objektet "Ingångssaldo 1.1".
Kontots saldon i utgångsläget:
Skapa ett verifikat på samma konto så att du flyttar saldon med uppföljningsobjekt:
Slutligen är kontots saldo så här:
Vanliga frågor
F: Var hittar jag verktyget för balansspecifikation i Netvisor?
S: Öppna verktyget för balansspecifikation genom att välja Ekonomiförvaltning > Bokföring > Bokslut > Balansspecifikation.
F: När måste balansspecifikationen göras?
S: Gör balansspecifikationen senast i samband med bokslutet. Det är rekommenderat att uppdatera balansspecifikationen till exempel månadsvis.
F: Varför visas raden ospecificerad i balansspecifikationen?
S: Raden ospecificerad visas om summan av de valda öppna transaktionerna inte stämmer överens med kontots utgående saldo. Från raden kan du gå till kontotransaktionsvyn för att kontrollera omarkerade transaktioner.
F: Varför visas raden ofördelad i balansspecifikationen?
S: Raden ofördelad visas om ett uppföljningsobjekt har valts för kontot men inte alla bokföringsrader har tilldelats ett uppföljningsobjekt.
F: Hur tar jag bort transaktioner från en gammal räkenskapsperiod ur balansspecifikationen?
S: Öppna balansspecifikationen, gå till kontospecifika bokningar, byt räkenskapsperiod och välj Nej i skjutreglaget för de verifikat som du inte vill ha med i balansspecifikationen i kolumnen Markera som öppna.
F: Hur nollställer jag ett uppföljningsobjekt om ingångssaldot visas från fel räkenskapsperiod?
S: Skapa ett verifikat på samma konto i början av räkenskapsperioden och flytta saldona till uppföljningsobjekten så att saldona allokeras till önskat uppföljningsobjekt, till exempel "Ingångssaldo 1.1".
F: Visas rader med nollsaldo i balansspecifikationen?
S: Som standard visas inte rader med nollsaldo. Du kan ändra inställningen i vyn Inställningar för bokslut och definiera om konton och uppföljningsobjekt med nollsaldo ska visas.
F: Varför visar balansspecifikationen verifikatets totala summa markerad som öppen post och inte den öppna summan?
S: Balansspecifikationen visar alltid verifikatets totala summa som markerats som en öppen post. Balansspecifikationen beräknar inte verifikatets återstående öppna summa om andra transaktioner har allokerats till det.
F: Hur specificeras öppna försäljningsfakturor i balansspecifikationen?
S: Det rekommenderas inte att specificera öppna försäljningsfakturor i balansspecifikationen. Fordringar specificeras i Kundreskontrans fordringslista (över), som hör till övriga bokslutsrapporter.
Nyckelord: Balansspecifikation, uppföljningsobjekt, ospecificerad, ofördelad
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.