I denna instruktion behandlas hantering av löne- och reseförskott, deras betalning, behandling ur inkomstregistrets perspektiv, avdraget av löneförskott på lönespecifikationen samt korrigering av felaktiga löneförskottssaldon.
Allmänt om löneförskott
I Netvisors funktionen Löne- och reseförskott hanteras och betalas löne- och reseförskott. I denna användarhandbok beskrivs löneförskott och deras hantering samt korrigering av löneförskottssaldo ur ett programtekniskt perspektiv, och anvisningen tar inte ställning till gällande anvisningar från skattemyndigheten eller inkomstregistret. Kontrollera alltid de aktuella anvisningarna från nämnda myndigheter.
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Löner > Löneberäkning > Löne- och reseförskott.
Netvisors löneförskott är netto i programmet och betalningsmaterialet som bildas av löne- och reseförskott behandlas som girering. Konteringen av löneförskott i löneberäkningen följer den konteringsinställning som har angetts i inställningarna för lönetypen Löneförskott.
Observera att när löneförskott betalas i sektionen Löne- och reseförskott beräknas inga lönebikostnader.
Kontrollera eller redigera konteringsinställningarna genom att välja Löner > Löneberäkning > Lönemodellens hantering > Företagsspecifika lönetyper > klicka på lönetypen Löneförskott > Bokföringsinställningar.
Löneförskott-funktionen kan användas på två olika sätt beroende på om lönetypen Löneförskott har tilldelats en inkomsttyp i lönetypens inställningar eller inte.
Om lönetypen inte har tilldelats en inkomsttyp bildas ingen anmälan av löneuppgifter som skickas till inkomstregistret.
Kontrollera inkomsttypens inställning genom att välja Löner > Löneberäkning > Lönemodellens hantering > Företagsspecifika lönetyper > klicka på lönetypen Löneförskott > inkomsttyp.
Programvarans standardlönetyp "Löneförskott" kan inte läggas till manuellt på lönespecifikationen via rullgardinsmenyn "lägg till ny lönetyp rad".
Hantering av förskott när lönetypen Löneförskott har tilldelats en inkomsttyp för inkomstregisterrapportering
När du vill betala ett löneförskott till en löntagare och inkomsttypen är definierad, gör följande:
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Löner > Löneberäkning > Löne- och reseförskott.
Klicka på funktionen "Lägg till nytt löne- eller reseförskott".
Välj löntagare och förskottstyp från den öppnade vyn.
Ange förfallodag (nuvarande dag eller en dag i framtiden).
Ange det belopp som ska betalas samt en frivillig förklaring.
Välj önskad åtgärd vid sparandet:
Överför till betalning: Betalningen måste bekräftas under Löner > Löneberäkning > Betala löner.
Spara och markera som betald: Välj detta om pengarna redan har betalats till löntagaren som en separat girering.
Välj inkomstregisterrapportering:
Skicka anmälan av löneuppgifter som bildas av förskottet till inkomstregistret.
Lämna anmälan av löneuppgifter som bildas av löneförskottet oskickad. Om anmälan lämnas oskickad, förblir den i funktionen Anmälan av löneuppgifter i Netvisor med status oskickad.
Observera att inkomsttypen för lönetypen Löneförskott måste vara densamma som den inkomsttyp från vilken förskottet senare dras av på den faktiska lönespecifikationen.
Hantering av förskott när lönetypen Löneförskott inte har tilldelats en inkomsttyp för inkomstregisterrapportering
När du vill betala ett löneförskott till en löntagare utan inkomsttypsdefinition, gör följande:
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Löner > Löneberäkning > Löne- och reseförskott.
Klicka på funktionen "Lägg till nytt löne- eller reseförskott".
Välj löntagare och förskottstyp från den öppnade vyn.
Ange förfallodag (nuvarande dag eller en dag i framtiden).
Ange det belopp som ska betalas samt en frivillig förklaring.
Välj åtgärd vid sparandet:
Överför till betalning: Betalningen måste bekräftas under Löner > Löneberäkning > Betala löner.
Spara och markera som betald: Välj detta om pengarna redan har betalats till löntagaren som en separat girering.
Ingen av valen bildar en anmälan av löneuppgifter.
Avdrag på lönespecifikationen
När ett löneförskott har lagts till för en löntagare och nästa gång en lönespecifikation skapas för löntagaren, skapar programmet automatiskt en lönetypsrad Löneförskott på lönespecifikationen. Lönetypens belopp är det betalda löneförskottets summa eller löneförskottssaldots summa. Löneförskottet minskar nettolönen utan minustecken.
När lönespecifikationen har skapats och löneförskottsraden har skapats på lönespecifikationen, visas saldon för mottaget och avdraget löneförskott på listvyn för Löne- och reseförskott för den aktuella löntagaren (se bild nedan).
Du kan manuellt redigera beloppet för det avdragna löneförskottet som visas på lönespecifikationen i lönespecifikationens lönetypredigeringsvy. Då bildas den återstående icke avdragna delen av förskottet automatiskt på nästa lönespecifikation som skapas.
Förskottsaldons listvy
Du kan öppna vyn eller utföra funktionen genom att välja Löner > Löneberäkning > Löne- och reseförskott.
I funktionen visas mottagna och avdragna förskott samt löneförskottssaldo per löntagare.
Om mottaget löneförskott är mer än avdraget löneförskott, överförs löneförskottssaldot automatiskt som avdrag på nästa lönespecifikation som skapas.
Om mottaget löneförskott är mindre än avdraget löneförskott, överförs löneförskottssaldot automatiskt som tillägg på nästa lönespecifikation som skapas.
Korrigering av löneförskottssaldon
Felaktiga situationer med löneförskott beror oftast på att lönetypen Löneförskott har lagts till manuellt på lönespecifikationen och att programmets Löneförskott-sektion inte har använts vid hantering av löneförskottet.
Situation 1: Extra löneförskott med minustecken (ökar beloppet som ska betalas)
Detta innebär att mer löneförskott har dragits av från löntagaren än vad som har betalats till honom i Netvisors funktionen "Löne- och reseförskott".
Exempel på lönespecifikationsrader:
Löneförskott -500
Betalas 500
Korrigera situationen enligt följande:
Lägg till ett förskott av samma storlek som den rad som bildas på lönespecifikationen för löntagaren i funktionen Löne- och reseförskott.
Markera löneförskottet som betalt.
Ta bort den skapade lönespecifikationen och skapa den igen efter sparandet. Förskottet bildas inte längre på lönespecifikationen.
Kontrollera i listvyn att "löneförskottssaldo" är noll för personen.
Situation 2: Extra löneförskott med plustecken (minskar lönen som ska betalas)
Detta innebär att mer löneförskott har lagts till i Netvisor än vad som har dragits av.
Korrigera situationen enligt följande:
Låt programmet hantera förskottet genom en löneberäkning för att nollställa förskottssituationen.
Om du vill att förskottet som visas på lönespecifikationen inte ska synas för löntagaren, döljer du lönetypen Löneförskott under skapandet och utskriften av lönespecifikationen via lönemodellens formatering.
Justera summan på lönetypsraden "Betalas" till önskat belopp i löneberäkningsprocessens flik löneräknare vy genom att klicka på "penna och block" bredvid lönetypsraden.
Framöver kommer förskottet inte längre att visas på lönespecifikationen, och på detta sätt tolkar programmet det som hanterat.
Användning av löneförskott i löneberäkningen
Löne- och reseförskott används i situationer där löntagaren får en del av sin intjänade lön till sitt förfogande innan den egentliga överenskomna löneutbetalningsdagen. Som standard används löneförskott inte för att korrigera felaktiga belopp eller avdrag i löneberäkningen och inte heller för återkrav av löner. Löneförskott lämpar sig endast för att betala lön i förskott, vars belopp dras av i delar eller helt från följande lönespecifikationer som betalas.
För felaktiga situationer och korrigering av lönespecifikationer finns en egen anvisning: Korrigering av lönespecifikation
Uppgifter på lönespecifikationen kan korrigeras antingen i följande löneberäkning, genom återkrav och obefogad förmån eller genom att skapa en tilläggsspecifikation. Uppgifterna på den ursprungliga lönespecifikationen kan redigeras om dess anmälan av löneuppgifter makuleras, varefter den ursprungliga specifikationen kan öppnas för redigering igen.
Uppgifter i anmälan av löneuppgifter korrigeras enligt inkomstregistrets anvisningar antingen med en ersättande anmälan eller genom makulering.
Reseförskott
Du kan utföra funktionen genom att välja Löner > Löneberäkning > Löne- och reseförskott > Lägg till nytt löne- eller reseförskott.
Välj typ: Reseförskott.
Ange vid behov den faktiska betalningsdagen i fältet "Förklaring". Observera att betalningsdagen inte kan vara tidigare än den aktuella dagen.
Välj Spara och markera som betald.
När löntagaren skapar nästa reseräkning kan det betalda reseförskottet dras av från denna.
Kontrollera att den reseräkning som ska avräknas har status "Reseräkningar som väntar på betalning" så att den syns i betalningsvyn. Reseräkningen överförs till att vänta på betalning när den "Godkänns och överförs till betalning". När reseräkningen har godkänts och överförts till betalning visas den aktuella reseräkningen i status "Reseräkningar som väntar på betalning".
Du kan öppna vyn genom att välja Resor > Reseräkningar och kostnadsräkningar > Betala rese- och kostnadsräkningar.
Gör följande i betalningsvyn:
Öppna uppgifterna om det reseförskott som ska allokeras genom att klicka på kryssrutan framför löntagarens namn.
Allokera reseförskottet med reseräkningens belopp så att saldot på raden "Betalas" blir noll.
Kontrollera att löntagaren har ett kontonummer sparat för att kunna gå vidare till bekräftelsevyn.
Välj det konto som ska användas och välj Fortsätt till bekräftelsevyn.
Skicka materialet normalt till banken. Inga pengar överförs till löntagaren eftersom det belopp som ska betalas är noll. Betalningstransaktionen allokerar reseräkningen och reseförskottet till varandra och programmet skapar ett verifikat för transaktionen. I samband med betalningstransaktionen är det möjligt att skicka den bildade anmälan av löneuppgifter till inkomstregistret eller hoppa över att skicka anmälan av löneuppgifter till inkomstregistret.
Till slut visas raderna som betalda. Via reseräkningslistan kan du visa betalda reseräkningar genom att i den avancerade sökningen välja att visa betalda reseräkningar. Verifikatet bildas direkt när reseräkningen har markerats och allokerats mot reseförskottet, och beloppet 0 euro har överförts till betalning.
Användarrättigheter
Vyn "Löne- och reseförskott" kräver redigeringsrättighet i löneberäkningens funktionsspecifika rättigheter under "Personregister" > "Löntagarnas hantering".
Med rollen Löneräknare (P) kan man hantera alla löntagare.
Utan rollen Löneräknare (P) kan förskott hanteras för de löntagare som användaren har godkännanderättighet för enligt företagshierarkin.
I rättigheterna för försäljnings- och inköpsreskontra måste det finnas rättighet till "Betalning av inköpsfakturor och löner" för att kunna överföra förskottet till betalning.
Vanliga frågor
Hur hanterar jag löne- eller reseförskott?
I Netvisors vy för löne- och reseförskott (Löner > Löneberäkning > Löne- och reseförskott) hanteras och betalas löneförskott.
Beräknas lönebikostnader från löneförskott?
Nej, det görs inte. När löneförskott betalas i Löne- och reseförskott-sektionen beräknas inte lönebikostnader, och förskotten är netto i programmet.
Kan lönetypen Löneförskott läggas till manuellt på lönespecifikationen?
Nej, det kan den inte. Programvarans standardlönetyp "Löneförskott" kan inte läggas till manuellt via menyn "lägg till ny lönetyp rad". Den bildas automatiskt när förskott hanteras i funktionen Löne- och reseförskott.
Hur rapporteras löneförskott till inkomstregistret?
Om lönetypen Löneförskott har tilldelats en inkomsttyp kan anmälan skickas i samband med sparandet av förskottet. Om ingen inkomsttyp har definierats, bildas ingen anmälan av löneuppgifter.
Hur korrigerar jag ett felaktigt löneförskottssaldo?
Om saldot är felaktigt på grund av manuella tillägg kan du korrigera det genom att lägga till motsvarande förskott i funktionen Löne- och reseförskott och markera det som betalt, eller låta det extra förskottet gå genom en löneberäkning och manuellt justera det belopp som ska betalas.
För vilket syfte är löneförskott avsett?
Löne- och reseförskott används i situationer där löntagaren får en del av sin intjänade lön till sitt förfogande innan den egentliga överenskomna löneutbetalningsdagen, vilket sedan dras av från nästa lön som betalas.
Nyckelord: löneförskott, reseförskott, löneberäkning, inkomstregister, förskottssaldo
Denna artikel har översatts med hjälp av ett AI-baserat översättningsverktyg. Innehållet eller formuleringen i dessa instruktioner kan avvika från dem i andra instruktioner eller i programvaran.